101 modalitati de a-ti organiza viata. Lectii din managementul de proiect

101 modalitati de a-ti organiza viata. Lectii din managementul de proiect

LEADERSHIP

  1. Fii prietenos: O abordare sincera si prietenoasa fata de angajatii tai iti poate aduce multe beneficii.
  2. Atunci cand te angajezi intr-un proiect nou la locul de munca, transmite conducerii in ce masura iti vei folosi autoritatea pentru a executa proiectul. Asigura-te ca ai autoritatea necesara inainte de a incepe proiectul.
  3. A fi orientat spre oameni nu inseamna ca nu poti fi orientat si spre sarcini (sau vice-versa)
  4. Unul-la-unul: Organizeaza cu regularitate intalniri unul-la-unul cu membrii echipei si fa din aceasta un obicei. Aplica acest principiu si in relatia cu copiii tai, ii face sa se simta speciali.
  5. Nimeni nu apreciaza un micro-manager. Nu sta tot timpul pe langa membrii echipei tale.
  6. Faptul ca acorzi autonomie nu inseamna ca vei pierde controlul asupra progresului proiectului.
  7. Invata cum sa iti conduci oamenii( este mai greu decat suna, crede-ma!), iar restul treburilor tale vor fi mai usor de facut.
  8. Ca si leader, va trebui sa tii intotdeauna echipa unita, de a le da sentimentul ca „suntem impreuna in asta”. De exemplu, in rolul de cap al familiei poti suda relatiile prin alocarea unui timp pentru jocurile de masa, povesti, picnicuri etc.
  9. Ramai vizibil – Ca si leader trebuie sa fii vizibil atat in momentele bune cat si in cele rele.
  10. Reputatia ta depinde de credibilitatea si integritatea cu care esti perceput. Un lucru de baza pentru leaderi este sa se asigure ca promisiunile facute, sunt si tinute. O actiune odata asumata, trebuie pusa in practica.
  11. Personalitatea: Inspira si influenteaza personalitatea ta echipa pe care o conduci ?
  12. Focuseaza-te pe urmatoarele zone pentru a iti imbunatati competentele de leadership:
  • Ia initiativa;
  • Foloseste-ti carisma pentru a-i influenta pe ceilalti;
  • Condu cu scop si angajament;
  • Elaboreaza o strategie orientata spre rezultate;
  • Cultiva o atitudine optimista;
  • Dezvolta-ti increderea in tine – in special in zonele de slabiciune ( de exemplu, daca esti deosebit de nervos in prezenta unor persoane cu un limbaj agresiv si intimidant, creaza-ti un plan de a-i aborda , si abordeaza-i cu multa incredere si control);
  • Cultiva empatie astfel incat sa cresti si sa incurajezi propria echipa.
  • Invata sa identifici castigatorii;
  • Invata sa vezi imaginea de ansamblu;
  • Dezvolta-ti obiectivele personale si examineaza-le la intervale regulate de timp;
  1. Flexibilitate: Desi este un lucru bun sa fii ferm in deciziile pe care le iei, este important sa fii suficient de flexibil pentru a realiza cand planurile trebuie sa se schimbe. Vezi planificarea ca un proces continuu. In acest fel poti schimba cursul la jumatatea distantei fara prea multe pagube. Esti deschis la planificarea continua si actualizarea planului?

MANAGEMENTUL PERSONALULUI

  1. Fii alaturi de echipa ta. Cand angajatii tai sunt indreptatiti, au curajul de a lua singuri decizii.
  2. Nu lasa membrii echipei sa te intimideze. Nu te simti prost atunci cand le ceri explicatii.
  3. Aloca sarcini in conformitate cu competentele. Este fiecare membru al echipei competent in zona lui de actiune? Daca nu, ai probleme.
  4. Gaseste solutii creative: (Poveste japoneza) O fetita purta tot timpul incaltarile invers, pana cand tatal i-a desenat pe fiecare pantof cate o jumatate de “smiley face”, care sa poata fi completat doar atunci cand se incalta corect. Iata, problema rezolvata. Atat de simplu este atunci cand suntem creativi.
  5. Cand pui presiune pe echipa sa livreze mai repede decat este omeneste posibil, nu fi surprins atunci cand o sa vezi un produs de slaba calitate.
  6. Clarifica regulile pentru toata lumea.
  7. Cladeste incredere: Construieste incredere in cadrul echipei aratand fiecarei persoane cat de importanta este.
  8. Conform cartii “Cum sa-ti pastrezi cei mai buni angajati” (Harvard Business School) pastrarea celor mai buni angajati ar trebui devina nucleul strategiei. Us sfat foarte important din carte si pe care leaderii ar trebui sa il puna in practica cu regularitate este “Lasa cei mai buni oameni ai tai sa performeze, conteaza pe ei si ofera recompense in cat mai multe moduri posibile”
  9. Nu pune banii pe primul loc. Ar trebui sa existe un efort al managerului, sau al executivului care sa demonstreze ca in prima instanta ar trebui sa fie familia, echipa, etc
  10. Spune multumesc, ofera sprijin, si arata apreciere pentru munca bine facuta.
  11. Recompenseaza jucatorii cheie cat mai des posibil. Oamenii in general nu lucreaza pentru oameni carora nu le pasa de ei.
  12. Provoaca. Incurajeaza-ti membrii echipei sa iasa din zona lor de confort. Acest lucru ii va ajuta sa vada cat de departe pot merge.

RECUNOASTEREA

  1. Recompensarea functioneaza mai bine decat cicalirea. O recompensa precum o moneda sau o nota de apreciere – atata timp cat angajatii tai percep asta ca un simbol al recunoasterii.

RELATIA DINTRE: RESPONSABILITATI, ABILITATI, MOTIVATIE

  1. Sunteti responsabil pentru proiectul tau. Acest lucru nu inseamna sa nu delegati. Dati de lucru membrilor echipei tale si asigurati-va ca isi stiu responsabilitatile si atributiile, dispun de resursele necesare si pot duce la bun sfarsit proiectul.
  2. Trebuie sa ai o atitudine prin care sa demonstrezi ca proiectul iti apartine.
  3. Minimizeaza supravegherea angajatiilor.  Libertatea este motivanta, importanta, si construieste incredere de ambele parti.
  4. Pentru a motiva trebuie sa imputernicesti. Motivatia implica nu numai entuziasm si completarea sarcinilor, ci si dispunerea de instrumente benefice pentru a finaliza.
  5. Responsabilitatea fata de sine. Clarificati obiectivele, va ajuta in progresul tau.

COMUNICARE

  1. Comunicarea clara si deschisa este o conditie prealabila pentru un mediu de lucru sanatos si orientat spre rezultate.
  2. Mentine-i informati. O lipsa de informatii este un teren fertil pentru zvonuri si barfe. Pastrati echipa informata.
  3. Daca aveti dubii, intrebati! Nu va abtineti de la a pune intrebari incomode- acest lucru va va ajuta la rezolvarea neintelegerilor, salvand timp si bani.
  4. Ofera feedback direct membrilor echipei tale si nu prin terte persoane.
  5. Pune intrebari si asculta sugestii.
  6. Feedback: da feedback, si atunci cand este nevoie, cere feedback! Fii deschis! (Nu te astepta ca toate feedback-urile sa fie placute si pozitive)
  7. Asculta! Este tot timpul important sa asculti, dar mai ales in momentele dificile. Fii atent la nuante!
  8. Fii deschis! Nu ar trebui sa treci cu vederea plangerile, ci sa fii indeajuns de accesibil pentru ca membrii echipei sa iti comunice intarzieri ce s-ar putea ivi in proiect.
  9. Discutii fata-n fata: Organizeaza frecvent intalniri cu membrii echipei tale (sau membrii familiei tale). (A sta in fata televizorului cu familia nu inseamna ca ai o discutie fata-n fata).

MORAL

  1. Mandrie: Ai citit povestea japoneza a omului de servici care a descris lucrarea sa ca fiind „Contributia la progresul tarii sale”? Logica lui – daca directorii nu au toaletele curate, acestia ar putea sa nu fie productivi. Acelasi gen de mandrie ar trebui sa il adopti in proiectele tale.
  2. Pastreaza-ti simtul umorului: ajuta – in special in situatiile in care se simte o tensiune exagerata.
  3. Distreaza-te la munca. Vei avea o minte proaspata si in plus, iti vei reincarca bateriile.
  4. Sarbatoreste realizarile, chiar si micile performante. Sarbatorind la fiecare ocazie ivita, indeamna echipa catre progres.
  5. Ofera remarci pozitive cand un membru al echipei tale realizeaza ceva maret.
  6. Ajuta-i pe ceilalti. Daca un membru al echipei are un blocaj mental, il puteti ghida sa treaca peste.

SELF-MANAGEMENT

  1. Foloseste nerabdarea in avantajul tau. Canalizeaza energiile create pentru a rula procesul mai repede.
  2. Amanarile nu fac managerii de proiect mai buni. Gaseste o modalitate de a invinge slabiciunile din jurul tau pentru a-ti atinge obiectivele.
  3. Disponibilitatea pentru proiect 24 din 7 nu este calea cea mai eficienta pentru realizarea obiectivelor. Te va coplesi. Cheia este de a programa si a stabili limite.
  4. Iti place ceea ce faci? Daca nu, de ce o mai faci? Banii nu compenseaza indeajuns faptul ca esti prins intr-un rol care nu iti place.
  5. Fii tot timpul informat! Cunoaste nu numai ceea ce se intampla in organizatia ta, dar si modificarile din alte organizatii care pot avea impact asupra membrilor echipei tale.
  6. Analizeaza la final! Acest lucru ofera perspective valoroase pentru referinte viitoare.
  1. Intreaba-te:
  • Stiu ce se asteapta de la mine?
  • Pot efectua ceea ce se asteapta de la mine?
  • Astept, in schimb, recunoastere?

STRES

  1. Fa din stres un aliat! Recunoaste-l ca un avertisment  pentru a lua masuri.
  2. Un element cheie in gestionarea stresului este preluarea controlului. Sentiment de neajutorare creste stresul. Asadar, ia masuri care sa reflecte ca tu detii controlul asupra intregii situatii – chiar daca acel mic control este doar reactia ta la stres.

ORGANIZAREA PERSONALA

  1. .Nimic nu este mai presus decat organizarea. Tine un sistem de evidenta bine organizat, spre exemplu, stocarea cronologica a documentelor iti va economisi timp si stres atunci cand vei cauta o informatie.
  2. Tine un jurnal zilnic in care sa notezi cele mai importante evenimente ale zilei. Apoi, acorda o ora sambata seara sa-ti analizezi saptamana. Ce ai facut gresit? Ce ai facut corect? Ce ai face diferit  data viitoare intr-o situtie asemanatoare? Aceasta practica te va ajuta sa cresti pe termen lung atat professional cat si personal.
  3. Fa-ti liste zilnice cu activitati ”de facut”. Taie-le cu o linie si sterge-le in mod constient din mintea ta pe cele pe care le-ai finalizat. Tine un ”catalog” personal si noteaza-te saptamanal.
  4. Cumpara un planificator, si acum chiar foloseste-l.

PLANIFICAREA

  1. Planifica dinainte. Înainte de a plonja cu capul inainte în muncă, petrece ceva timp planificand proiectul.
  2. Descompune munca in sarcini: Descompunere proiectul in sarcini mai mici (și in mini-sarcini dacă este necesar) te asiguri de faptul că ai o abordare sistematică.
  3. Vizibil si la vedere: Trasarea unei diagrame sau a unui graphic cu progresul activitatilor si punerea acestuia intr-un loc vizibil, pe perete sau desktopul PC-ului, te asiguri ca progresul este tot timpul vizibil.
  4. Infrastructura: Un server de încredere pune bazele unei munci eficiente. O infrastructură buna și un echipament bun asigura o buna realizare a oricarei sarcini.
  5. Un plan “pas cu pas” este cea mai buna cale de a te asigura ca stii  mereu unde vrei sa ajungi.
  6. In managementul de proiect, cea mai mare parte a lucrarilor/activitatilor se intampla dupa faza de planificare. Cât de bine este implementat acest plan depinde de cat de specifice si aprofundate au fost facute planificarea și documentația. O planificare  gresita nu poate duce decat la o implementare gresita.
  7. planificare corecta realizata de unul singur nu asigura intotdeauna o buna implementare a proiectului. Calitatea de a fi urmat de ceilalti este vitala in aceasta situatie. Ca lider, managerul de proiect se asigură că echipa respecta planul.
  8. Ca manager de proiect, trebuie sa te asiguri ca toata lumea urmareste specificatiile functionale si ghidul de stiluri, ca folosesc conventiile de denumire si versiunile de control potrivite, si ca fisierele rezerva sunt salvate pe server. Regulile sunt utile doar în măsura în care sunt puse în aplicare și respectate.
  9. Fii pregatit: Cunoaste foarte bine ce ai de facut. Asta nu inseamna ca trebuie sa spui tot ce stii. Fiind intotdeauna pregatit te ajuta nu doar sa raspunzi rapid ci sis a transmiti ca stii despre ce vorbesti.
  10. Intelege obiectivele: Un proiect este cu adevărat de succes doar atunci când se întâlnesc nevoia pentru care a fost creat. Identificarea domeniului de aplicare și cerințele de la început și, de asemenea, recunoscând că, în lumea reală, acestea pot schimba este un bun punct de plecare.
  11. Insusirea noțiunilor de bază încă de la început: Cea mai importantă parte a ciclului de viață a unui proiect este identificarea cerințelor sale.

CONFLICTE

  1. Gestionarea conflictelor (in special cele din interiorul echipei) inca din stadiul de incipit – inainte de se ajunge la o criza de proportii.
  2. Cea mai buna metoda de a face fata situatiilor neplacute – elimina conflictele din fasa.
  3. Amintesteti ca nu exista  doi oameni care sa vada situatia cu aceeasi pereche de ochi – ei vad lucrurile diferit. Acest aspect te va ajuta sa intelegi diferentele de puncte de vedere și în cele din urmă sa rezolvi conflictele în echipa ta.
  4. Creeaza diagrama echipei si mentine-o actualizata: O diagrama a echipei este un cod de conduita dezvoltata de echipa de management de proiect si mai tarziu adoptata sau modificata de catre echipa de proiect. Aceasta defineste asteptarile reciproce ale fiecarui membru in parte. Ca manager de proiect, ai grija ca echipa sa actioneze in concordanta cu acest cod.

MANAGEMENTUL RISCULUI

  1. Nu exista proiecte cu risc zero. Nu exista o viata lipsita de riscuri.
  2. Daca vrei sa intelegi riscurile pe deplin, identifica atat cauzele sale cat si efectele sale.
  3. Cum raspunzi la riscuri? Sunt patru metode:
  • Răspunsuri agresive: Poti obține evitarea prin eliminarea sau modificarea unei cauze, sau prin ruperea legăturii cauză-risc, astfel încât amenințarea nu mai este posibilă.
  • Terță parte: Ai implică o terță parte pentru a gestiona riscul.
  • Reducerea riscului
  • Poti accepta riscul creand un plan de recuperare.
  1. Atunci cand un proiect intampina problem, trebuie sa luati masuri pentru a intampina riscurile si recuperarea daunelor.
  2. Liste de verificare pentru riscuri: problemele apar in general din cauza omisiunilor. O lista de verificare reduce potentialul de a uita component cheie.

MUNCA/VIATA

  1. Ia o pauza. Cand te simti coplesit o sa fi mult mai capabil sa rezolvi situatiile dupa o scurta pauza.
  2. Dormi suficient. Nu exista niciun substituent pentru somn.
  3. Planificati din timp vacantele.
  4. Gestioneaza vacanta ta ca pe un proiect, in cazul in care iti place sa faci multe lucruri, o sa ai timp sa le gestionezi si organizezi pe toate.
  5. Mananca mese sanatoase si nutritive pentru a scoate ce e mai bun din tine.
  6. O viata personala sanatoasa, se traduce intr-o persoana echilibrata.
  7. Nu neglijati copiii sau familia.

CLIENTI SI STAKEHOLDERI

  1. Tine-i pe stakeholderi la curent: Informeaza-i pe stakeholderi și pe sponsori cu privire la pregres. Acest lucru devine foarte important atunci când apar probleme neprevazute sau noi riscuri; ca in cazul in care apar intarzieri.
  2. Ințelege nevoia: In timpul lucrului la proiect, te ajuta daca intelegi ce nevoie va indeplini respectivul proiect. Uneori descrierea proiectului nu se va potrivi cu nevoia clientului. Asigura-te ca ceea ce faci este in conformitate cu scopul final.
  3. Cand sa renunti si cand sa iti pastrezi opiniile: Odata ce ai pornit un proiect, clientul va dori de cele mai multe ori sa subsumezi schimbari sis a adaugi sarcini. Uneori, cerintele sunt justificate și este posibilă subsumarea fara a aduce intarzieri proiectului. Proiectul tavanului din capela Sixtină al lui Michelangelo Buonarroti este un exemplu clasic. Proiectul initial implica crearea a 12 picturi. La momentul finalizării proiectului, peste 300 de picturi au fost create, costand-ul pe artist sanatatea si tineretea sa.
  4. Atunci cand stakeholderii nu raspund la informatii sau nu in maniera asteptata, creeaza alternative, metode de comunicare proactiva pentru a evita incurcaturi.
  5. Nu uita sa intrebi, „De ce anume doreste clientul sa fie capabil ca rezultat al proiectului?”. Vorbind de situațiile din viața de zi cu zi, de fiecare data cand lucrezi la ceva anume, pune-ti intrebarea legata de ceea ce astepti sa indeplinesti ca urmare a acestei activitati. Raspunsul la aceasta intrebare poate varia de la unul simplu la unul complex.

DINCOLO DE GRANITE

  1. Fie ca lucrezi cu echipe offshore sau doar cu un grup divers acasa, mediul proiectelor din ziua de azi este multicultural. Fii deschis și constient de tipurile de culture ale stakeholderilor. Nu este de ajuns sa respectam culturile colegilor, ci trebuie sa le intelegem si sa le experimentam. Stabilește o iesire in oras cu echipa sau invata o noua expresie din limba lor.
  2. Relatii interculturale globale: (Elizabeth Larson, PMP and Richard Larson, PMP)
  • Planifica timp suplimentar pentru modelarea cerintelor cand lucrezi intercultural.In timp ce modelarea este un instrument excelent pentru depășirea unor probleme de comunicare inter- culturale , proiectele de management multi- culturale pot necesita timp suplimentar pentru a obține cerințele și să se asigure că faptele importante sunt înțelese.
  • Este importanta planificarea timpului suplimentar pentru intelegerea cerintelor cand se lucreaza in medii multiculturale.
  • Intalnirile pentru a dezvolta relatiile salveaza timp si bani pe termen lung. In unele culturi, sarcinile sunt finalizate pe baza stabilirii relatiilor si a increderii, mai mult decat pe baza unor termene stabilite anterior. Incercarea de a te concentra pe sarcini inainte de a petrece timp cu clientii poate duce la cerinte incomplete. Desi nu poate fi o practica standard in toata lumea, atunci cand managerii de proiect lucreaza in alte culturi, planificarea unei intalniri fata-n fata duce la economie de timp si bani pentru proiect si pentru organizatie.

ZEN-UL DIN PROJECT MANAGEMENT

  1. Zen este o forma de auto-investigare care își are rădăcinile în China și Japonia . Este o fuziune de indian budism și taoism . Abordarea Zen este una care trece dincolo de complexitate pentru a merge direct la centrul problemei. Zen promoveaza cunoasterea prin experienta interioara si disciplina. În modul Zen, individul ajunge sa isi cunoasca pe deplin propria natura dincolo de intelectual, barierele culturale, norme și de orice altceva care sta in calea de a vedea esența. Cel care vede natura esențială a lucrurilor are înțelepciune . Înțelepciunea conduce în mod natural la compasiune . Înțelepciune și compasiunea sunt în inima naturii noastre esentiale.
  2. Ce este o abordare inteleapta? Este acea abordare care ne ofera abilitatea de a vedea clar lucrurile si care minimizeaza probabilitatea ca noi sa fim reactivi si ineficienti in atingerea scopurilor si obiectivelor noastre. Intelepciunea reprezinta sinteza cunostintelor intr-un mod activ si practic. O persoana inteleapta trece prin viata cu calm, neafectata de haosul din jur. O persoana inteleapta face alegeri, nu este inconstient condusa si reactiva.
  3. „Doar acea persoana care invata sa se relaxeze este capabilta sa creeze iar ideile ii vin in minte ca un fulger.” Chiar si in fata haosului, presiunii si stresului, relaxati-va! Cum? Relaxarea nu este acelasi lucru ca ignorarea sau jignire. Invata sa-ti iei un moment de repaus. Cultiva capacitatea de a te concentra si a deveni stapan rapid pe respirație și pe corp suficient de mult pentru a gasi echilibrul. Apoi treci la treaba.
  4. Ajuta pe cineva. Ajuta pe toti. Acesta este secretul unui leadership intelept. Exista o diferenta intre un lider care ajuta si unul care doar conduce. „Diferenta sta in grija pentru cele mai importante nevoi ale oamenilor si in indeplinirea acestora. Un astfel de lider intreaba daca „cei ajutati se dezvolta ca si oameni; devin ei mai sanatosi, intelepti, liberi, mai autonomi? Cand motivatia este de a ajuta, atitudinea, politica și castigurile se inlocuiesc cu acțiune eficientă.
  5. Modelele mentale sunt profund inradacinate. Ne influenteaza modul in care intelegem lumea. Ele pot fi utile sau inutile.
  6. Care sunt paradigmele comportamentului tau care iti influenteaza starea? Ai curajul de a te intreba?
  7. Dorind imposibilul duce la suferinta si de asemenea, este motivul multor proiecte esuate. In timpul desfasurarii unui proiect, ai datoria de a pune la indoiala expertul. Puneti intrebari, mai degraba decat obiectii. De ce este acesta termenul limita? Ce se intampla daca nu are loc intalnirea? Ce aveti cu adevarat nevoie si pana cand? Ce ipoteze propuneti? La ce ati renunta pentru a primi ce doriti cu adevarat? Vom avea resursele potrivite la momentul potrivit?
  8. Potrivita, nepotrivita, continua imbunatatire. Avem de invatat chiar si din experientele mai putin bune. Cu toate acestea , vina , teama de pedeapsa si modelele precum “Sunt atat de destept , cum pot face greseli “, ne conduc la a evita sa privim sau sa invatam din propriile greseli. Imbunatatirea continua incepe cu acceptarea situatiei existente , in special defectele sale . Daca nu acceptati ceea ce este, nu puteti schimba nimic.

Adauga comentariu

Your email address will not be published. Required fields are marked *