4 pași în Analiza unui Proces de Business

4 pași în Analiza unui Proces de Business

Procesele de business se dezvolta si se schimba in timp. Adesea aceste procese evolueaza pentru a raspunde unor noi nevoi de business. In timp, schimbarile in procesele de business si in mediul in care acestea opereaza pot sa le transforme in procese ineficiente. Analiza proceselor de business poate identifica ineficientele si stabili corectiile care pot reduce costurile si imbunatati calitatea rezultatelor proceselor.

Pasul 1: Alegerea procesului de business care va fi analizat
Cautati semne ale ineficientei sau dezechilibrului unui process, semne cum ar fi cozi de asteptare lungi, timpi de asteptare mari sau liste largi de activitati restante.
De asemenea puteti sa urmariti functionalitati, resurse sau echipamente neutilizate sau cu incarcare redusa. Zonele in care nu exista activitate pentru perioade lungi, denota faptul ca procesul este dezechilibrat.

Pasul 2: Identificarea cerintelor pentru procesul de business

2. 1. Intervievati participantii la process
• Intrebati participantii despre ceea ce fac si rugati-i sa explice de ce fac aceste lucruri
• Solicitati clarificari privind ce informatii si alte intrari sunt necesare pentru efectuarea fiecarei activitati. Identificati sursele pentru fiecare intrare.
• Identificati rezultatele (sau parti de rezultat) pentru fiecare activitate, cine sunt cei care le receptioneaza si de ce au nevoie acestia de ele.
2. 2. Organizati interviuri de grup si sesiuni de brainstorming.
Folositi sesiunile de grup pentru a valida si rafina informatiile pe care le-ati primit in activitatea initiala de obtinere de informatii despre process prin interviuri unu la unu.
Aceasta este o modalitate excelenta de a clarifica si elimina conceptiile si perspectivele individuale privind procesul.
2. 3. Sintetizati informatiile primare si transmiteti-le catre toti participantii la proces.
Transmiteti informatiile atat catre participantii care au fost intervievati, dar si catre cei cu care nu ati interactionat. Solicitati feedback.

Pasul 3: Documentarea procesului de business curent
Construiti o diagrama de flux a procesului (de asemenea cunoscuta ca harta procesului)
Formatul diagramei de flux cross-functionale este util pentru prezentarea vizuala a unui proces multifunctional.

  • Diagramele de flux pot fi pregatite manual sau cu utilizarea unui program software dedicat. De asemenea, se pot utiliza procesoare word cu ficilitati grafice.  Programele dedicate au avantajul ca permit functionalitati avansate, definiri de clase de obiecte, actori etc.
  • Impartirea paginii in serii de culoare (similar cu bazinele de inot) este cunoscuta ca metoda “swim lanes”. Culoarele sunt etichetate cu numele functiunii care efectueeaza una sau mai multe activitati in proces.
  • Se introduce fiecare activitate in culoarul etichetat cu functiunea care o indeplineste.
  • In final, se conecteaza activitatile si cu sageti pentru a reliefa directia fluxului de proces.

Pasul 4: Analiza cerintelor procesului de business

4.1. Efectuarea analizei pe activitati
Evaluati in detaliu fiecare activitate. Este fiecare compotenta a activitatii executata  eficienta? Contribuie ea la indeplinierea obiectivului activitatii?
4.2. Comparati rezultatele cu informatiile din interviuri
Cautati inconsistente. Spre exemplu, exista pasi in proces care realizeaza ceva care nu mai este utilizat in pasii urmatori?
4.3. Identificati activitatile si outputurile care nu sunt necesare
4.4. Construiti procesul de la zero pe baza cerintelor de business identificate pe durata interviurilor si a sesiunilor de brainstorming.

Comparati fluxul nou de proces cu cel realizat pentru procesul existent. Identificati eventuale schimbari in proces pe baza comparatiei intre procesul current si procesul derivat din cerinte.

Adauga comentariu

Your email address will not be published. Required fields are marked *