Business Process Analysis

Analiza unui proces de business

 

In incercarea noastra de a ne imbunatati activitatea, avem nevoie sa parcurgem mai multi pasi intr-o initiativa (posibil realizata ca un proiect) care sa urmareasca pe de o parte intelegerea procesului actual (AS-IS), pe de alta parte rezolvarea problemelor sale si proiectarea unei situatii viitoare posibil de realizat (TO-BE).

 

 

Analiza unui proces de business poate fi realizata aşa cum se arată în figura de mai sus. Mai jos sunt prezentate descrierile fiecărui pas:

 

  1. Determinarea procesului de business pentru analiză: Acest pas iniţiază activităţile de analiză a procesului de business. O multitudine de situaţii pot declanşa analiza procesului de business.
  2. Definirea PAT (process action team – echipa de acţiune a proiectului): Analiza şi îmbunătăţirea procesului este cel mai bine realizată de către o echipă mică dintre persoanele afectate care sunt solicitate în mod specific pentru acest scop.
  3. Identificarea stakeholderilor procesului: Pentru a ne asigura că obţinem o înţelegere completă şi corectă a procesului, este critic ca toţi stakeholderii procesului să fie incluşi în procesul de obţinere a informaţiilor şi în paşii de validare (paşii 4 şi 9). Aceşti paşi sunt incluşi în procesul spirală (pasul 13) pentru că cu cât obţinem mai multe informaţii, cu atât este mai probabil să identificăm stakeholderi suplimentari.
  4. Obţinerea informaţiilor de la stakeholderi. O varietate de metode poate fi utilizată pentru a colecta informaţiile necesare de la stakeholderii procesului. Obţinerea informaţiilor include strângerea informaţiilor despre:
  • Cum este demarat şi controlat procesul
  • Problemele procesului
  • Ideile pe care stakeholderii poate le au despre cum să abordeze problemele

Această activitate de culegere de informaţii (împreună cu feedback-ul şi validarea din pasul 9) constituie inima procesului spirală (pasul 13) şi trebuie să fie repetat până când o înţelegere clară a procesului s-a obţinut.

  1. Documentarea obiectivelor procesului şi identificarea metricilor: fiecare proces are o justificare şi această justificare trebuie să fie clarificată înainte care o analiză semnificativă să aibă loc. După ce obiectivul procesului a fost înţeles se pot determina metodele necesare pentru măsurarea eficacităţii.
  2. Modelul procesulului curent (“as-is”): Activităţile de obţinerea de informatii (Pasul 4) furnizează analistului o multitudine de informaţii. Adesea, se intelege ca această informaţie poate fi o provocare. Sunt disponibile un număr de mecanisme de modelare pentru a ajuta această activitate importantă.

    7. Identifica cauzele problemei procesului: adesea oamenii confunda simptomele unei probleme din proces cu cauza problemei. Prin urmare, este important să se analizeze cu atenţie problemele  pentru a determina rădăcină reala a cauzei.

    8. Determinaţi opţiunile de ameliorare: în timp ce părţile interesate pot avea idei despre cum să rezolve problema din proces, un BA (analist de business) prudent ia in considerare si alte opţiuni, pentru a se asigura că este identificata opţiunea cea mai eficientă.

    9. Obtineti Feed-back şi validati informaţiile cu părţile interesate: Odata cu colectarea de informaţii şi în cursul efectuarii analizei  (paşii 4 până la 8), BA va trage concluzii şi face ipoteze cu privire la procesul de afaceri, care este în curs de analizare. Este extrem de important ca aceste concluzii să fie validate cu părţile interesate pentru a se asigura că analiza progresează cu exactitate

    Această activitate de validare este inima procesului in spirala (etapa 13)in  analiza proceselor de afaceri. Acesta este mecanismul prin care BA măsoara progresul, şi provoacă adesea identificare unor părţi interesate suplimentare (etapa 3) şi activităţi suplimentare de culegere de informaţii (pasul 4). Ca rezultat al acestei activităţi de validare este că decizia se face pentru a ieşi din bucla spirala (etapa 13) şi începe să acţioneze asa cum fost invatati (paşii 10 până la 12).

    Toti pasii facuti  până la acest punct constituie activităţi de analiză  ale BA. Următoarele două etape sunt acelea in care  BA recomandă un proiect în vederea aprobării de către conducere.

    10. Modelati  procesul (to-be) planificat: După gasirea unei  opţiuni de îmbunătăţire, BA trebuie să se asigure că ramificaţiile procesului propus de schimbare sunt bine înţelese. Prin urmare, este oportun să se întoarcă la tehnicile utilizate pentru a modela procesul “as-is” şi să le utilizeze pentru a modela procesul  “to-be”.

    11. Pregateste (aranjeaza) justificarea pentru îmbunătăţire: Chiar dacă activităţile de analiză a procesului de de afaceri au fost autorizate de către conducere (şi mai ales dacă nu au fost), BA trebuie să se asigure că actorii cheie aprobe costurile implicate în procesul de schimbare în funcţie de beneficiile aşteptate. Cazul îmbunătăţirii privit din punct de vedere business  este în esenţă o analiza ROI (returnarea investiţiei) care arată  investiţiile care trebuie făcute de organizaţie şi returul pe care organizaţia ar trebui să-l aştepte.

    12. Planifică şi pune în aplicare  îmbunătăţirea: După ce procesul de îmbunătăţire este aprobat, incepe partea cea mai grea. Proiectul  unui proces de schimbare este o provocare şi trebuie să fie planificat cu atenţie.

    13. Procesul spirală: nucleul analizei procesului de business este bucla de colectare-analiza-validare. Este important a vizualiza procesul de analiza de business ca fiind o activitate de tip spirala. Aşa cum se arată în figura 11, un proces spirala constă în repetarea aceleaşi activităţi de mai multe ori pe masura ce convergi catre obiectiv. În cazul analizei, obiectivul este o înţelegere clară a procesului de business, inclusiv punctele sale forte şi problemele sale.

 

 

 

Adauga comentariu

Your email address will not be published. Required fields are marked *