De ce esueaza proiectele?

352b5e537266f4163ba758512f15cba0f094ccc50bbe40115dpimgpsh_fullsize_distr

Este o intrebare la care se pot gasi cu usurinta raspunsuri facile: procesul nu a fost corespunzator, poate ca proiectul a depasit costurile estimate sau poate ca sistemele au fost puse in functiune cu erori fundamentale.

Daca aceasta intrebare reuseste sa-si gaseasca usor un raspuns, provocarea vine sa gasim raspunsul potrivit pentru Cand? si De ce? a esuat proiectul.

Pentru a oferi un raspuns adecvat, este indicat sa ne oprim, pentru inceput,  asupra semnificatiei esecului, deoarece definitia acestuia nu este de fiecare data clara. De exemplu, exista situatii cand un proiect care a depasit semnificativ perioada de implementare   sa nu fie considerat un esec, ci sa fie vazut precum un succes stralucitor. Intrebarea este de unde provine aceasta rasturnare de situatie?

In linii mari, un proiect este considerat un esec atunci cand nu a livrat cerintele in acord cu asteptarile stakeholderilor. Pentru a fi considerat un succes, proiectul trebuie sa intruneasca urmatoarele conditii:

  • Sa fie livrat in timpul estimat
  • Sa se incadreze in bugetul aprobat
  • Sa respecte normele de calitate
  • Sa fie livrat in acord cu asteptarile stakeholderilor.

Ultima conditie necesita o atentie mai detaliata deoarece implica modul in care este perceput proiectul de catre stakeholderi. Din acest considerent intalnim uneori situatia paradoxala in care un proiect care a depasit bugetul si limita temporala este considerat un real succes.

In aceasta ordine de idei, printre motivele pentru care proiectele esueaza se numara:

1. Documentarea eronata a cerintelor.

Daca proiectul este setat sa livreze „servicii/produse/procese gresite”, acesta este inevitabil un esec chiar daca este finalizat la timp, incadrat in buget si respecta cerintele de calitate. Pentru a se evita aceasta situatie, se recomanda sa se efectueze o temeinica analiza a cerintelor de business.

2. Imposibilitatea indeplinirii „business case-ului”

Atunci cand scrieti business case-ul, asigurati-va ca v-ati gandit la cerintele proiectului in detaliu. Nu treceti ipotezele doar pe hartie, asigurati-va ca le-ati „explorat” amanuntit.

In multe situatii, documentarea business case-ului este realizata inainte ca managerul de proiect sa fie implicat. Prin urmare, daca sunteti nefamiliarizat cu documentul asigurati-va ca nu-l acceptati fara o analiza atenta.

Amintiti-va ca implementarea schimbarilor este dificila.

3. Slaba „guvernanta”

Foarte putine proiecte incep fara un sponsor, deoarece acesta este cel care identifica nevoia de schimbare intr-o arie de business si se angajeaza sa implementeze schimbarea. Prin urmare, joaca un rol vital in asigurarea succesului proiectului. Un  sponsor poate face dintr-un proiect mediocru unul fantastic si viceversa.

De asemenea, acesta este sustinut de organele de guvernanta ale proiectului. Acestea asigura directie, ghidare si analiza critica progresului proiectului. Toate acestea participa la rezultatul final al unui proiect.

4. Implementare slaba

Daca tratezi proiectul cu profesionalism si competenta, vei evita implementarea precara. Desi a fi competent nu este suficient pentru o implementare de succes,  este un start bun. Iar pentru ca implementarea este un proces complex, trebuie sa:

  • gestionezi riscurile, problemele si continutul proiectului,
  • conduci echipa de proiect
  • comunici permanent cu stakeholderii.

 5. Atentia redusa acordata de catre membri echipei de proiect beneficiilor de business asteptate

Pentru ca proiectul este bazat pe o lista de beneficii care trebuie livrate la final, sunt generate o serie de activitati care trebuie intreprinse, de exemplu: consultarea clientilor, schimbarea design-ului produsului sau implementarea unui nou sistem.

In acest sens, echipa de proiect se concentreaza asupra planificarii, livrarii pe rand a elementelor din planul de proiect – construirea unui nou sistem, dezvoltarea pachetelor de training, cartografierea noilor procese.

Concentrarea doar pe plan, constituie un fapt care ne poate face sa uitam de beneficiile de business asteptate de la proiect.

 6. Schimbarile din mediu

Aceasta este probabil cea mai complicata componenta, deoarece, in situatia in care nevoile business-ului se schimba, business case-ul va deveni invechit chiar inainte ca proiectul sa se finalizeze.

In acest sens, vor trebui revizuite cerintele si obiectivele originale pentru a hotara evolutia proiectului: schimbarea continutului sau anularea intregului proiect.

 

 

Adauga comentariu

Your email address will not be published. Required fields are marked *