Evită capcanele!
Cât de bine îți administrezi timpul? Dacă nu ești o persoană de excepție, este posibil ca răspunsul tău va fi că se poate și mai bine! Poate că te simți supraîncărcat și de multe ori trebuie să lucrezi suplimentar pentru a respecta termenele limită.
Mulți dintre noi știm că ne-am putea gestiona timpul mai efficient, dar poate fi dificil să identificăm greșelile pe care le facem și să aflăm cum am putea să îmbunătățim abordarea. Cu toate acestea, atunci când ne utilizăm bine timpul, suntem excepțional de productivi la locul de muncă, iar nivelul nostru de stres scade. Putem dedica timp proiectelor interesante, cu beneficii mari, care pot face o diferență reală asupra carierei noastre. Pe scurt, devenim mai mulțumiți!
În acest articol vom analiza 10 dintre cele mai frecvente greșeli de gestionare a timpului, precum și identificarea strategiilor pe care le puteți utiliza pentru a le evita.
Greșeala nr. 1: Nu ai o listă cu activități (To-Do List)
Ai avut vreodată sentimentul acela înfiorător că ai uitat să faci o activitate importantă? Dacă da, probabil nu folosești o listă de activități pentru a ține evidența realizării task-urilor. (Sau, dacă o faci, este posibil să nu o utilizezi eficicace!)
Trucul în utilizarea listelor de activități constă în prioritizarea sarcinilor din lista ta. Multe persoane folosesc un sistem de codificare A – F (A pentru elementele cu prioritate ridicată, F pentru elemente cu prioritate scăzută). Alternativ, poți simplifica acest lucru folosind numere.
În plus, asigură-te că împarți sarcinile sau proiectele mari în pași specifici și acționabili – în acest fel nu vei trece cu vederea ceva important.
Greșeala 2: Nu-ți setezi obiective personale
Știi unde ai vrea să fii în șase luni? Dar anul viitor sau chiar peste 10 ani? Dacă nu știi, este timpul să-ți stabilești câteva obiective personale!
Stabilirea obiectivelor personale este esențială pentru a-ți gestiona bine timpul, deoarece obiectivele îți oferă o destinație și viziune pentru a lucra. Când știi unde dorești să ajungi, îți poți gestiona prioritățile, timpul și resursele pentru a ajunge acolo. Obiectivele te ajută, de asemenea, să decizi dacă merită să-ți petreci timpul realizând o anumită sarcină sau dacă aceasta este doar o distragere.
Greșeala nr. 3: Nu stabilești o listă cu priorități
Asistenta ta tocmai a intrat într-o problemă la care are nevoie ca tu să o ajuți chiar acum, dar ești în mijlocul unui proces de brainstorming pentru un nou client. Ești sigur că aproape ai venit cu o idee genială pentru campania lor de marketing, dar acum riști să pierzi firul gândirii tale din cauza acestei „urgențe”.
Uneori, este greu să știi să prioritizezi, mai ales atunci când te confrunți cu un potop de sarcini aparent urgente. Cu toate acestea, este esențial să afli cum să acorzi prioritate sarcinilor în mod eficient, dacă dorești să-ți gestionezi mai bine timpul.
Greșeala nr. 4: Eșuezi în gestionarea distracterilor
Știi că unii dintre noi putem pierde până la maximum două ore pe zi în urma distragerilor? Gândește-te cât de mult poți obține dacă ai avea acest timp înapoi!
Indiferent dacă provin de la e-mailuri, chat-uri instantanee, colegi care întâmpină probleme sau apeluri telefonice din partea clienților, distragerile ne împiedică să obținem o productivitate ridicată.
Dacă dorești să-ți câștigi controlul asupra zilei tale este vital să știi cum să minimizezi distragerile și cum să gestionezi întreruperile în mod eficient. De exemplu, oprește chat-ul atunci când trebuie să te concentrezi și anunță oamenii dacă te distrag prea des. De asemenea, ar trebui să înveți cum să îți îmbunătățești concentrarea, chiar și atunci când te confrunți cu distrageri.
Greșeala nr. 5: Ai tendința de a amâna
Procrastinarea apare atunci când întrerupi sarcini pe care ar trebui să te concentrezi acum. Când amâni, te simțiți vinovat că nu ai început; ajungi să te temi că nu vei putea face acea activitate; și, în cele din urmă, constați că nu reușești să finalizezi lucrările la timp.
De exemplu, o strategie utilă este să împarți activitățile pe proiect și să aloci timp pentru fiecare in ele. Adesea, cei care amână simt că trebuie să finalizeze o sarcină de la început până la sfârșit, iar această așteptare ridicată îi face să se simtă copleșiți și anxioși. În schimb, concentrează-te pe consacrarea unei cantități mici de timp pentru început. Asta e tot!
S-ar putea să-ți fie de folos să utilizezi planuri de acțiune. Acestea te ajută să divizezi proiectele mari în pași ușor de gestionat, astfel încât să-ți fie ușor să vezi tot ceea ce ai nevoie pentru a finaliza activitatea.
Greșeala nr. 6: Preiei prea multe sarcini
Ești o persoană care spune greu „nu” oamenilor? Dacă da, probabil că ai prea multe proiecte și angajamente de îndeplinit. Acest lucru poate duce la performanțe slabe, stres și moral scăzut.
Sau, s-ar putea să fii micromanager: cineva care insistă să controleze sau să facă singur toată munca, pentru că nu poate avea încredere în nimeni altcineva să o facă corect. (Aceasta poate fi o problemă pentru toată lumea, nu doar pentru manageri!)
Oricum ar fi, a accepta prea multe sarcini creează o utilizare ineficientă a timpului tău și îți poate oferi o reputație a unui om care face lucruri ede mântuială.
Pentru a stopa acest lucru, utilizați arta subtilă de a spune ,,da” persoanei, dar ,,nu” sarcinii. Această abilitate te ajută să te protejezi, păstrând totuși sentimente bune în cadrul grupului.
Greșeala nr. 7: Ești mereu „ocupat”
Unii oameni se grăbesc să fie ocupați. Termenele limită ce trebuie îndeplinite, e-mailurile nesfârșite, o grămadă de fișiere care au nevoie de atenție pe birou, o cursă frenetică la întâlnire … Ce cumul de adrenalină!
Problema este că o „dependență de ocupație” înseamnă rareori că ești eficient și poate duce la stres.
În schimb, încearcă să încetinești acest ritm alert și să înveți să îți gestionezi timpul mai bine.
Greseala nr. 8: Optezi pentru Multitasking
Să luăm un exemplu: Pentru a obține un volum de muncă crescut, Linda scrie în mod regulat e-mailuri în timp ce discută la telefon cu clienții. Cu toate acestea, în timp ce Linda crede că aceasta este o bună utilizare a timpului ei, adevărul este că poate dura cu 20-40 la sută mai mult timp pentru a termina o listă de activități atunci când face multitask, comparativ cu completarea aceleiași liste de sarcini în succesiune. În plus, se evidențiază și faptul că face ambele sarcini la un nivel de calitate redus – e-mailurile sale sunt pline de erori, iar clienții ei sunt frustrați de lipsa ei de concentrare.
Deci, cel mai bun lucru este să uiți de multitasking și, în schimb, să te concentrezi asupra unei singure sarcini. În acest fel, vei produce o muncă de calitate superioară.
Greșeala 9: Nu faci pauze
Este plăcut să crezi că poți lucra 8-10 ore neîntrerupt, mai ales când lucrezi pentru a îndeplini un termen limită. Dar este imposibil ca cineva să se concentreze și să producă o muncă cu adevărat de înaltă calitate, fără să-i ofere creierului ceva timp pentru odihnă și reîncărcare.
Așadar, nu considera pauzele drept „pierdere de timp”. Acestea oferă timp prețios, ceea ce îți va permite să gândești creativ și să lucrezi eficient.
Dacă îți este greu să te oprești din a lucra, atunci programează-ți pauzele sau setează-ți alarma ca memento. Mergi într-o plimbare scurtă, ia-ți o ceașcă de cafea sau pur și simplu stai și meditează în biroul tău. Încearcă să faci o pauză de cinci minute la fiecare oră. Și asigură-te că-ți oferi suficient timp pentru prânz – nu vei produce o muncă de cea mai bună calitate dacă îți este foame!
Greșeala nr. 10: Îți planifici ineficient sarcinile
Ești o persoană matinală? Sau îți găsești energia în timpul serii? Cu toții avem ritmuri diferite, adică momente diferite din zi când ne simțim cei mai productivi și energici.
Poți profita la maxim de timpul tău programând activitățile importante în timpul tău cu productivitate crescută și poți planifica activitățile cu un consum mai redus de energie (cum ar fi apelurile telefonice și verificarea e-mailului), în timpul în care consideri că ai o productivitate mai scăzută.
Puncte cheie
Una dintre cele mai eficiente metode de îmbunătățire a productivității tale este să recunoști și să-ți dorești să remediezi greșelile de gestionare a timpului.
Atunci când îți faci timp să depășești aceste greșeli, se va observa o diferență uriașă în productivitatea ta – și vei fi, de asemenea, mai fericit și mai lipsit de stres!