10 moduri de a gestiona cu succes echipele la distanță

    Echipa EXELO

    In aceste zile, dacă gestionați una sau mai multe echipe la distanță, sunteți doar unul dintre noi…😊 Sondajele anterioare arătau că peste 83% dintre manageri intenționează să crească utilizarea muncii de acasă, a consultanților sau a angajaților intermitenți în următorii trei ani. Doar că ”timpul nu mai avea răbdare” (precum spunea Marin Preda), iar în acest moment toți ne găsim în situația de a gestiona echipe la distanță.

    Gestionarea echipelor la distanță poate fi o provocare deoarece trebuie să creați / mențineți cultura organizațională la distanță.

    Iată 10 strategii pentru a construi cu succes o echipă la distanță care pot fi implementate imediat:

    1. Definiți sisteme de lucru.

    Oameni diferiți au modalități diferite de a îndeplini sarcini. Stabilirea standardelor poate scurta timpul necesar pentru a obține rezultatul dorit. Prin stabilirea standardelor și definirea sistemelor de lucru repetabile, echipa are în general mai puține întrebări și știe în cât timp ar trebui să rezolve anumite sarcini. Aceste sisteme de lucru trebuie să fie atât standardizate pentru a permite eficiență maximă, cât și adaptate pentru a permite libertatea necesară pentru a finaliza sarcina la cel mai bun nivel al abilității cuiva.

    2. Stabiliți mai multe instrumente de comunicare.

    Avantajele utilizării mai multor instrumente de comunicare sunt următoarele. În primul rând, echipa ta are o modalitate de a comunica imediat ceva ce este urgent către persoana potrivită. În al doilea rând, unifică procesele, cum ar fi ce să folosească pentru apeluri tip conferință, redări de  ecran și așa mai departe. Este clar că utilizarea acelorași instrumente contribuie la crearea unui sentiment de apartenență și conectare.

    3. Programați întâlniri periodice.

    Programarea întâlnirilor curente în același interval orar, în aceeași zi din săptămână, contribuie la crearea unei rutine. Rutinele oferă echipei un sentiment de liniște, de familiaritate și predictibilitate. Acest lucru permite membrilor echipei să se simtă în largul lor și reduce stresul. Apelurile video sunt una dintre cele mai bune metode de a maximiza eficiența întălnirilor,  deoarece recreează rutina de birou, astfel reducând senzația de înstrăinare a echipelor de la distanță.

    4. Stabiliți rezultate clare și detaliate.

    În perioadele de normalitate și cu echipe colocate, cu bucle de comunicare și feedback imediat, obiectivele pot fi setate mai general și recalibrate ulterior, Unii manageri evită să dea instrucțiuni cu prea multe detalii, tocmai pentru a evita micro-managementul.

    Însă pentru echipele la distanță este mai bine să oferim descrieri mai detaliate ale sarcinilor, cu exemple despre cum ar trebui să arate rezultatul final. Oferim membrilor echipei libertatea de a executa  sarcinile cum consideră, dar nu cu puține instrucțiuni care pot fi surse de potențiale neînțelegeri.

    5. Asigurați-vă că orele de lucru se suprapun.

    Aflați alte constrângeri ale membrilor echipei (activități part time, familie) și identificați cel puțin trei-patru ore pe zi în care cea mai mare parte a echipei este online în același timp. Chiar dacă este puțin probabil ca unii dintre membrii echipei să aibă nevoie unul de celălalt pentru a-și finaliza sarcinile, fiind online, în același timp, se îmbunătățește dinamica echipei și este cea mai rapidă soluție de rezolvare a problemelor care apar.

    6. Creați un mediu de lucru profesional.

    Ținuta profesională și un mediu de lucru fără elemente de distragere fac parte din orice cultură organizațională. În plus, stabilirea standardelor profesionale contribuie la eficiență și oferă oamenilor o gândire potrivită și pozitivă.

    7. Alegeți modalitatea de comunicare: apeluri (audio și video), chat și e-mail-uri.

    Dacă Skype-ul și e-mail-ul sunt disponibile și la îndemâna tuturor, este tentant să discutați prin mesaje text sau să trimiteți un e-mail ori de câte ori există ceva de discutat. Dar în acest fel pot apărea cu ușurință neînțelegeri și întârzieri. Cu echipele virtuale, apelurile video sau cel puțin apelurile obișnuite sunt mai mult decât o modalitate de a evita neînțelegerile. Conectează-te cu  membrii echipei la un nivel cât mai personal.

    8. Adaptați-vă oamenilor cu care lucrați.

    Nu toată lumea se poate adapta ușor la munca de la distanță și nu toată lumea este la fel de potrivită acestui mod de lucru. Evaluați cât de bine se încadrează oamenii in echipă și identificați modalitatea optimă de lucru.

    9. Stabiliți un sistem de meritocrație.

    Meritocrația – sau procesul de recompensare și recunoaștere a oamenilor pe baza abilităților lor – îi stimulează pe oameni să muncească mai mult și mai bine. Asigurați-vă că o să configurați sisteme de recompense pentru a vă menține echipa motivată și pentru a identifica mai bine membrii echipei care pot prelua mai multe responsabilități.

    10. Folosiți instrumente de gestionare a proiectelor.

    Instrumentele de gestionare a proiectelor pot fi ideale pentru a urmări termenele. De asemenea, trimiteți alerte și reminder-e pentru termene și realizați o prezentare rapidă zilnică, săptămânală sau lunară a ceea ce trebuie făcut, de către cine și când. Instrumentele de partajare fișiere și aplicațiile de time management sunt de mare ajutor.

     

    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Organizează o simulare pentru echipa ta
    Organizează o simulare pentru echipa ta