11 Sfaturi utile pentru administrarea unei echipe distribuite

Mircea Mihai

Când tastați „a lucra” în Google Images sau orice bază mare de imagini, veți vedea mii de fotografii care prezintă birouri.

Cu toate acestea, munca de birou nu trebuie să fie făcută în birou. Știați că multe companii tehnologice au echipe distribuite complet la distanță? Numărul celor care sunt nomazi digitali (cei care lucrează de acasă) sau care lucrează în spații de coworking continuă să crească în fiecare an. Fără navetă, fără zgomote în ”open space”, și fără ca nimeni să nu te oprească sau întrerupă. Nu este de mirare că niciun alt avantaj nu este solicitat la fel de des de către angajați, precum dreptul de a lucra de la distanță.

Este o provocare pentru angajatori, pentru că administrarea unei echipe distribuite sau virtuale este mai complexă decât situația în care toți angajații împart același spațiu fizic de lucru. Cea mai mare provocare este de obicei crearea unui sentiment adevărat de echipă, sentiment care este mult mai ușor de realizat prin colocare, decât prin lucrul online.

Ce este o echipă distribuită?

O echipă distribuită este un grup de colaboratori care lucrează de la distanță. Pot lucra în același oraș, dar de acasă, sau internațional. Ei comunică prin mijloace online și nu împart un spațiu de birou fizic.

Cum să gestionezi o echipă distribuită?

Pentru a facilita viața managerilor, am adunat 11 sfaturi pentru gestionarea unei echipe distribuite, explorând modalități de a face echipele la distanță să se simtă la fel de conectate ca și echipele care lucrează din același birou.

11 sfaturi pentru gestionarea unei echipe distribuite:

  1. Organizați ședințe structurate săptămânal și zilnic
  2. Creați un mediu de întâlnire utilizând mai multe canale
  3. Nu vă bazați pe e-mail
  4. Folosiți software-uri potrivite
  5. Concentrați-vă pe rezultate
  6. Definiți așteptările clar și realist
  7. Găsiți oamenii potriviți
  8. Acordați o atenție suplimentară consolidării echipei la distanță
  9. Creați un sentiment real de echipă
  10. Aveți încredere în echipa dvs., dar faceți check in din când în când
  11. Puneți-vă de acord asupra respectării termenelor limită

 1. Organizați ședințe structurate săptămânal și zilnic

A rămâne conectat este crucial pentru fiecare echipă, dar este mai dificil pentru un birou virtual . Să fim sinceri: a pune întrebări spontane și a face schimb de idei este întotdeauna mai confortabil și mai natural atunci când suntem față în față. In cazul echipelor distribuite, folosim o cameră de conferință video cu membrii echipei lor. Nu este nevoie să vorbim tot timpul, dar știm că alții sunt acolo, în cazul în care vor să ceară ceva în mod spontan.

Dacă acest lucru este prea mult pentru echipa ta, întâlnirile periodice sunt obligatorii. În funcție de nevoile echipei tale, acestea pot fi zilnice sau săptămânale. De asemenea, poate fi o idee bună să ne vedem de două ori pe săptămână, de exemplu, luni, pentru a împărtăși ceea ce toată lumea va face pentru săptămână, iar vineri pentru a rezuma săptămâna.

Există o regulă de aur care funcționează pentru fiecare echipă: întotdeauna structurați-vă întâlnirile. Întâlnirile interminabile sau conferințele video fără agendă și niciun obiectiv sunt unul dintre cei mai mari și cei mai enervanți ucigași ai productivității. Evitați-le cu orice preț.

2. Creați un mediu de întâlnire utilizând mai multe canale

Întâlnirile și rămânerea în conexiune sunt esențiale pentru gestionarea echipelor la distanță. Canalele de comunicare trebuie să fie clare și ușor accesibile. De ce multi-canal? Deoarece chiar și la birou, oamenii folosesc adesea multe dispozitive, ca să nu mai vorbim când lucrează de la distanță sau din mers. Desktop, laptop, tabletă, telefon mobil, chiar și un ceas inteligent pot servi ca echipament de birou. Angajații susțin în mare măsură că se așteaptă să aibă o experiență digitală consistentă, indiferent dacă sunt acasă sau lucrează la birou.

Lucrul pe diferite dispozitive este util, însă colegii trebuie să lucreze împreună pentru a-și consolida echipa și a finaliza eficient proiectele. Este un lucru pe care managerii îl pot face datorită instrumentelor potrivite, cum ar fi spațiile virtuale, care permit angajaților să lucreze împreună la un proiect, folosind același sistem de operare de pe orice dispozitiv.

3. Nu vă bazați pe e-mail

Nu doar pentru că verificarea unei căsuțe poștale a companiei la fiecare cinci minute nu face ca o persoană să fie un angajat productiv, ci și pentru că e-mailul nu este cel mai eficient instrument de colaborare. Mail-urile interminabile sunt frustrante și greu de clarificat, iar atașamentele sunt greu de cercetat, editat și gestionat. Imaginați-vă o situație când primiți un document de la un client, dar doriți să lucrați la el cu un alt membru al echipei. Ați dori mai degrabă să descărcați un document Word tradițional de pe e-mail sau să aveți un link către același document Word din Cloud gata de a fi distribuit, editat, etichetat și comentat de alții? Cea din urmă situație este posibilă dacă creați un spațiu comun virtual al companiei.

4. Folosiți software-uri potrivite

Spațiile virtuale menționate mai sus, instrumentele software de colaborare all-in-one, software-urile de partajare a ecranului și software-urile de întâlniri video sunt esențiale pentru fiecare echipă de la distanță . Angajații și contractanții independenți trebuie să creeze și să editeze documente care sunt stocate în siguranță în Cloud, să le acceseze oricând și oriunde doresc, să le partajeze cu alții și să se asigure că sunt sincronizate pe fiecare dispozitiv pe care îl folosesc. Conform ”The Economist Intelligence Unit”, mobilitatea, performanța și gestionarea software-ului au un impact masiv asupra productivității în echipele tradiționale și distribuite.

5. Concentrați-vă pe rezultate

Este un mit că este mai dificil să urmărești și să controlezi rezultatele angajaților de la distanță. Totuși, nici partajarea unui birou fizic nu garantează productivitatea. Cel mai bun mod de a vedea dacă un angajat este performant este să vă concentrați pe rezultate, nu pe orele petrecute conectat sau pe disponibilitatea instantanee. Nu impuneți ore de lucru fixe atunci când acestea nu contează cu adevărat.

6. Faceți-vă așteptările clare și realiste

A crede că angajații pot citi mințile managerilor nu este realist. Cu toate acestea, comunicarea este de obicei mai ușoară la birou. Oamenii își pot interpreta limbajul corpului reciproc și pot oferi mai multe detalii. Într-un mediu distribuit, este mai ușor să ignorați sau să înțelegeți greșit o instrucțiune. De aceea, este crucial să scrieți și să vorbiți clar, în timp ce sunteți de acord cu sarcini și termene realiste.

Așteptările trebuie să poată fi măsurate, așadar stabiliți indicatori de performanță și termene clare . Angajații trebuie să știe care sunt sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească. Managerii trebuie să se asigure că sarcinile sunt precise și încadrate corect în timp. În caz contrar, fiecare proiect este în pericol.

7. Găsiți oamenii potriviți

A lucra de la distanță nu este pentru toată lumea și nu este nimic în neregulă cu acest lucru. Un stereotip obișnuit este acela că lucrul de acasă te poate distrage de la rezolvarea activităților. Dar un spațiu fizic de birou poate fi la fel de distractiv, mai ales dacă este un format open space. Stereotipurile au totuși o parte de adevăr. Lucrul de la distanță poate necesita o auto-disciplină care tinde să fie o provocare pentru unii dintre noi. Sarcina ta ca manager este să-i găsești pe cei care se bucură de munca la distanță și pe cei care înțeleg importanța acesteia. A avea câțiva ani de experiență ca freelancer sau angajat la birou de acasă este cu siguranță un semn bun atunci când aveți în vedere pe cine să angajați.

8. Acordați o atenție suplimentară consolidării echipei la distanță

Atunci când noii angajați se simt bineveniți și au acces la toate instrumentele și informațiile de care au nevoie, sunt mai implicați și mai eficienți. Este mai ușor de spus decât de făcut, în special cu lucrătorii aflați la distanță care nu sunt înconjurați de colegii cu care pot mânca prânzul sau cu care pot vorbi cu regularitate. În cazul angajaților la distanță, consolidarea echipei este un lucru foarte important care necesită multă atenție. De asemenea, este o idee bună să alocați un mentor pentru a ajuta un nou angajat la distanță să își înceapă munca fără probleme.

9. Creați un sentiment real de echipă

Munca de la distanță te poate face să te simți singur. Chat-urile de birou și pauzele lungi de prânz pot să te distragă și pot fi neproductive, dar, în același timp, fac parte din viața socială. Este mai greu să simți spiritul de echipă atunci când lucrezi de acasă. Cel mai ușor lucru este să folosiți instrumentele de colaborare nu numai pentru a executa activitățile aferente serviciului, ci și pentru a vă distra.

Folosiți instrumente software de colaborare în echipă , cum ar fi Slack, unde angajații pot comunica liber despre hobby-urile lor, noutăți și alte lucruri care nu țin de sarcinile organizaționale.

10. Aveți încredere în echipa dvs., dar verificați din când în când

Pentru echipele la distanță, instrumentele de colaborare sunt utile în ceea ce privește verificarea îndeplinirii sarcinilor și conectarea permanentă cu echipa. Nu este vorba despre micromanagement și lipsă de încredere, ci despre capacitatea de a reacționa dacă cineva nu se descurcă sau are nevoie de ajutor.

11. Puneți-vă de acord asupra respectării orelor de lucru

Când lucrezi de acasă 100% din timp, este mai greu să realizezi un echilibru muncă-viață. Când se termină munca și când începe din nou?

Nu toată lumea are luxul unui birou de acasă, iar majoritatea angajaților de la distanță au același laptop pentru muncă și uz personal. Astfel se îngreunează deconectarea la finalizarea sarcinilor de lucru. De aceea, este atât de important să stabiliți intervalele de lucru. Dacă munca necesită prezența seara sau la sfârșit de săptămână, fiți clar de la început cu acest lucru și oferiți timp la schimb.

Concluzii

Gestionarea unei echipe la distanță poate fi mai grea decât un rol de management tradițional, dar beneficiile depășesc adesea provocările. Din punct de vedere al angajatorului, echipele la distanță permit reducerea costurilor de birou. Din perspectiva angajatului, îi oferă flexibilitatea pe care o caută deseori.

În plus, este important de subliniat faptul că administrarea unei echipe (când dacă doar o persoană lucrează în afara biroului) necesită o stare de spirit diferită. Din fericire, folosind instrumentele potrivite și ținând cont de sfaturile menționate mai sus, este posibil să avem o echipă distribuită de succes.

Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
Organizează o simulare pentru echipa ta
Organizează o simulare pentru echipa ta