15 adevăruri despre managementul de proiect de azi

    Mircea Mihai

    O sinteză a unor realități care pot pune într-o lumină nouă activitatea managerului de proiect

    În contextul dinamicii actuale a organizațiilor, un management de proiect performant este o condiție obligatorie pentru succesul acestora. Este adevărat că managerul de proiect nu trebuie să fie academician. Dar trebuie să fie un bun administrator al complexității și incertitudinii. El trebuie să facă față în mod constant cerințelor în continuă schimbare, să implice managementul, să negocieze cu părțile interesate interne și externe, să gestioneze furnizorii și să facă toate acestea în timp ce coordonează și controlează totul. Sună epuizant, nu-i așa?
    În continuare prezentăm cele 15 adevăruri pe care managerii de proiect trebuie să le cunoască în 2022:

    I. 12% din resursele sunt irosite din cauza managementului defectuos al proiectului

    Se estimează că aproape 54% din organizațiile care lucrează la proiecte nu reușesc să-și urmărească eficient indicatorii de performanță în timp real. Faptul că acest lucru este adevărat pentru atât de multe organizații duce la o multitudine de  proiecte eșuate și de beneficiari nemulțumiți. Practic, la 100 de euro cheltuiți în proiecte, 12 euro sunt risipiți.
    Cu un management de proiect eficace și o abordare proactivă această risipă poate fi semnificativ redusă.

    II. Majoritatea echipelor de proiect au între 6–10 membri

    Există  o tendință clară în zilele noastre să se constituie echipe de proiect formate din 6-10 membri. Managerii de proiect mai experimentați gestionează și echipe mai mari, dar echipele mai mici sunt în general preferate, deoarece sunt mai ușor de gestionat și pot face mai multe lucruri fără conflicte majore sau bătăi de cap.

    III. Doar 25% dintre organizații (una din patru) folosesc un software de management de proiect

    În ciuda numeroaselor beneficii ale unui software bun de management de proiect, doar una din patru companii folosește un astfel de produs. Restul organizațiilor utilizează încă foi de calcul, hârtie și un set de instrumente independente, cu integrare redusă sau absentă.

    IV. 77% dintre echipele performante folosesc software de management de proiect

    Dovezile că software-ul de management de proiect face o diferență semnificativă pentru orice proiect sunt evidente. Peste trei sferturi din echipele de proiect de succes folosesc un software-de management de proiect. Software-ul de calitate pentru managementul proiectelor facilitează colaborarea, urmărirea și analiza periodică a proiectelor, ceea ce face o diferență semnificativă în productivitatea echipelor de proiect.

    V. Controlul unei echipe este printre cele mai provocatoare sarcini pentru managerii de proiect

    Mulți manageri de proiect cred că gestionarea eficientă a echipelor de proiect este printre cele mai provocatoare aspecte ale muncii lor. Toți membrii echipei au personalitățile și motivațiile lor, care pot intra în conflict cu cele ale celorlalți. Fără o conducere eficace, astfel de ciocniri pot genera conflicte și pot cauza probleme întregii echipe.

    A aduce pe toată lumea pe aceeași pagină este cu adevărat o provocare care poate fi rezolvată doar de cineva atent la detalii și care continuă să învețe din experiențe.

    VI. Majoritatea managerilor de proiect au mai multe mingi de ținut în aer

    Se estimează că doar 15% dintre managerii de proiect se concentrează pe un singur proiect la un moment dat. Majoritatea gestionează aproximativ cinci proiecte și, în unele cazuri, rare, numărul ajunge chiar până la 10. Gestionarea mai multor proiecte nu este ușoară indiferent de tipul de industrie sau de proiect. Cu toate acestea, având în vedere nivelul concurenței din orice piață, nu există altă modalitate de a menține avantajul competitiv al unei organizații.
    Instrumentele moderne de colaborare vă pot ajuta în acest sens, deoarece vin cu capacitatea de a oferi o vedere de ansamblu asupra tuturor proiectelor în care sunteți implicat. Vă permit să automatizați mai multe procese, să trimiteți atenționări, să delegați sarcini și să efectuați activități repetitive cu productivitate crescută.

    VII. 1 din 5 manageri de proiect sunt prea stresați și s-au gândit să demisioneze

    Un manager de proiect se bucură de o mulțime de avantaje, dar există și o presiune suplimentară. 1 din 5 manageri de proiect (puțini, se pare!!!!!) raportează că sunt prea stresați la locul de muncă și s-au gândit să părăsească domeniul din acest motiv.
    Software-ul și instrumentele moderne de management de proiect sunt concepute pentru a facilita managerilor de proiect (în special celor informali) obținerea rezultatelor cu efort minim. Cu ajutorul unor funcții avansate de gestionare a proiectelor, instrumente de vizualizare a proiectelor, analize și raportări de proiect, managerii de proiect se pot degreva de anumite sarcini pentru a se putea concentra asupra sarcinilor importante.

    VIII. Doar câțiva manageri de proiect sunt mulțumiți de sistemele existente

    S-a raportat în 2020 că doar 35% dintre managerii de proiect au fost mulțumiți de sistemul de management al proiectelor existent în organizația lor. Mai mult, abordarea proiectelor se schimbă și uneori aplicațiile software nu mai sunt aliniate cu metodologia de management de proiect.
    O modalitate de rezolvare poate fi achiziționarea de instrumente suficient de avansate și flexibile pentru a se potrivi, indiferent de abordarea managementului de proiect. De-a lungul timpului, a avea un software eficace, intuitiv și puternic poate deveni la fel de benefic precum existența unui membru cu experiență în echipă.

    IX. Urmărirea e-mailurilor este o problemă uriașă

    O colaborare eficientă este necesară pentru managementul de succes al proiectelor și, pentru asta, este necesar să folosim canalele de comunicare potrivite. În ciuda credinței comune, e-mailul nu este un canal de comunicare eficace. Este extrem de dificil să urmăriți orice discuție, să aveți cele mai recente documente și să măsurați progresul dacă vă bazați numai pe fluxurile de e-mail pentru comunicare.
    Multe software-uri de management de proiect vin cu suite de colaborare încorporate și permit o comunicare eficace fără bătăi de cap. Ele permit urmărirea discuțiilor, cunoașterea status-ului echipei și înțelegerea imaginii de ansamblu fără niciun efort suplimentar.

    X. Depășirile bugetare sunt șocant de frecvente

    Într-un sondaj, s-a raportat că doar 43% dintre organizații își finalizează cu succes proiectele în limita bugetului. În celelalte cazuri, depășirile bugetare sunt ceva sigur pentru managerii de proiect. Și această realitate, adesea se proiectează în ceva mai grav, renunțarea completă la gestionarea bugetului proiectelor și la urmărirea cheltuielilor.
    Planificarea și controlul eficace a proiectului sunt necesare pentru a ține sub control cheltuielile.

    XI. Proiectele cu buget mare eșuează în general mai des

    Multe organizații se ocupă de mai multe proiecte complexe, care au o anvergură mare și bugete pe măsură. S-a constatat că proiectele cu buget mare sunt mai susceptibile la a eșua sau a nu se încadra în parametrii de conținut / timp / cost. Cercetările au demonstrat că proiectele în care organizațiile cheltuiesc mai mult de 1 milion de dolari, au o probabilitate  cu 50% mai mare să eșueze.

    XII. Majoritatea managerilor de proiect detestă documentația excesivă

    Întrebați orice manager de proiect despre singurul lucru pe care doresc să îl elimine din fișele de post. Răspunsul va fi întotdeauna: hărțogăraia. Potrivit unui sondaj, documentația excesivă de proiect este aspectul prioritar pe care managerii de proiect doresc să îl evite. A petrece nenumărate ore pe rapoarte și prezentări regulate pe care nimeni nu le citește este demotivant și deturnează atenția de la alte sarcini esențiale.

    XIII. Procesele eficace de management de proiect cresc probabilitatea de succes chiar și în circumstanțe neprevăzute

    În cele din urmă, managementul de proiect se reduce la stabilirea unui proces eficace, potrivit pentru echipa și organizația voastră. Statisticile arată că acele companii care au un proces matur au mai multe șanse să își atingă obiectivele proiectelor.
    Echipele de proiect cu un sistem matur de implementare proiecte îndeplinesc în general 77% la sută din obiectivele lor, în timp ce celelalte au o rată de succes de 56%. În mod similar, echipele mature livrează 63% din proiectele lor la timp, în timp ce cifra pentru celelalte este de 39%. Diferența în favoarea celor mature este evidentă.

    XIV. Gestionarea sarcinilor repetitive este dăunătoare productivității

    O plângere comună a managerilor de proiect este timpul pe care îl pierd cu sarcini repetitive și plictisitoare. Un sondaj a arătat că peste 54% dintre cei implicați în proiecte își petrec cea mai mare parte a timpului pe sarcini obositoare, care nu necesită creativitate și care ar putea fi gestionate de o resursă mai puțin pregătită, deci mai puțin costisitoare.
    În societatea actuală, multe din instrumentele bazate pe inteligență artificială pot gestiona astfel de sarcini în mod automat. 85% dintre directorii generali consideră că inteligența artificială va schimba complet peisajul organizațiilor în următorii 5 ani. 54% dintre manageri cred că pot economisi 5 ore pe zi prin implementarea soluțiilor bazate pe inteligență artificială pentru sarcinile ușoare și repetitive.

    XV. Abordarea hibridă este cea mai des întâlnită în industrie

    Abordarea managementului de proiect pe care o adoptați are un impact semnificativ asupra rezultatelor. Există diverse abordări ale managementului de proiect și este aproape imposibil să le enumerăm aici. Majoritatea managerilor de proiect trebuie să decidă între abordarea predictivă (orientată către plan) și abordarea iterativă (orientată către schimbare). Ambele opțiuni au avantajele și dezavantajele lor și depind de mai mulți factori precum industria, cultura companiei etc.
    Datele arată că aproximativ 60% dintre organizații folosesc în general o metodologie hibridă în loc să se angajeze către o singură abordare. O metodologie hibridă excelentă poate crea un amestec perfect între experimentarea flexibilității Agile și obținerea avantajelor asociate structurilor definite de abordarea predictivă.

    Gânduri finale

    Practicile de management de proiect au suferit schimbări majore în ultima perioadă. Pe măsură ce se dezvoltă noi tehnologii și soluții integrate, utilizarea instrumentelor puternice de management de proiect nu mai este opțională. Organizațiile care vor să își mențină avantajul competitiv și să fie lideri de piață trebuie să se adapteze vremurilor în schimbare. O abordare adaptată tipului de proiecte derulate și o soluție integrativă de management de proiect sunt cele două elemente care minimizează costurile și maximizează beneficiile.
    Așadar, avem nevoie de 3 lucruri:

    1. Întelegerea a ceea ce înseamnă managementul de proiect si rolul managerului de proiect.
    2. Definirea metodologiei de proiect adecvate (instrumente, tehnici, proceduri).
    3. Alegerea sistemului informațional care să permită derularea eficace a proiectului.

    Adaptare după: https://kissflow.com/project/project-management-statistics/

    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Organizează o simulare pentru echipa ta
    Organizează o simulare pentru echipa ta