Month: April 2020
Telemunca.
CADRUL LEGAL AL ACTIVITĂȚII DE TELEMUNCĂ:
- Legea 81/2018 – privind reglementarea activității de telemuncă;
- Decretul 195/2020 – privind instituirea stării de urgență pe teritoriul României;
- Legea 53/2003 – Codul Muncii;
- Regulamentul European 2016/679 al ParlamentuluiEuropean și al Consiliului – privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE
ANALIZĂ: Noțiuni:
- telemuncă – forma de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat şi voluntar, îşi îndeplineşte atribuţiile specifice funcţiei, ocupaţiei sau meseriei pe care o deţine, în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, cel puţin o zi pe lună, folosind tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor;
- telesalariat – orice salariat care desfăşoară activitatea în condiţiile prevăzute de mai sus.
Stabilirea unui astfel de regim de muncă impune analizarea în detaliu a tuturor implicațiilor juridice și, bineînțeles a tuturor consecințelor asupra derulării contractului individual de muncă.
Ca regula generală, pentru a se putea desfășura activitatea de telemuncă, în primul rând se impune precizarea faptului că trebuie să se întrunească acordul de voință al ambelor părți:
- Fie sub forma unui contract individual de muncă pentru salariații noi,
- Fie sub forma unui act adițional la contractul individual de muncă existent – pentru salariații actuali.
Cu titlu de excepție, în situația actuală, în contextul riscului de răspândire a infecției cu Coronavirus (CoVid 19) și al declarării stării de urgență – angajatorii (atât instituții și autorități publice centrale și locale dar și societăți cu capital privat) pot decide – potrivit art. 33 din Decretul 195/2020, prin act unilateral stabilirea regimului de telemuncă pentru unii angajați. Din punct de vedere procedural se impune emiterea unei decizii de catre angajator în care se vor trece toate elementele specifice din situaţia încheierii unui act adiţional la contractul individual de muncă și care firesc ar fi implicat acordul salariatului.
Telesalariații se bucură de aceleași drepturi și beneficii ca ale angajaților care lucrează la sediul angajatorilor.
Drepturi și obligații părți implicate:
Telemunca poate fi o variantă utilă, la îndemâna angajatorilor, atâta timp cât activitatea desfășurată de salariat poate fi îndeplinită cu ajutorul tehnologiei.
Conform art. 7 din Legea 81/2018, angajatorul are obligații specifice privind securitatea și sănătatea în muncă și este obligat să asigure condițiile necesare desfășurării muncii, respectiv:
- să asigure mijloacele aferente tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor şi/sau echipamentele de muncă sigure necesare prestării muncii, cu excepţia cazului în care părţile convin altfel;
- să instaleze, să verifice şi să întreţină echipamentul de muncă necesar, cu excepţia cazului în care părţile convin altfel;
- să asigure condiţii pentru ca telesalariatul să primească o instruire de telemuncă şi utilizării echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la schimbarea locului de desfăşurare a activităţii de telemuncă, la introducerea unui nou echipament de muncă, la introducerea oricărei noi proceduri de lucru.
Telesalariatul trebuie să își desfășoare activitatea în conformitate cu pregătirea și instruirea sa, să țină cont de instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu se expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională.
Astfel, telesalariatul are următoarele obligații:
- să informeze angajatorul cu privire la echipamentele de muncă utilizate şi la condiţiile existente la locurile desfăşurării activității de telemuncă şi să îi permită acestuia accesul, în măsura în care este posibil, în vederea stabilirii şi realizării măsurilor de securitate şi sănătate în muncă, necesare conform clauzelor din contractual individual de muncă, ori în vederea cercetării evenimentelor;
- să nu schimbe condiţiile de securitate şi sănătate în muncă de la locurile în care desfăşoară activitatea de telemuncă;
- să utilizeze numai echipamente de muncă care nu prezintă pericol pentru securitatea şi sănătatea sa;
- să îşi desfăşoare activitatea cu respectarea dispoziţiilor privind obligaţiile lucrătorilor, aşa cum sunt ele prevăzute în 319/2006 – legea securității și sănătății în muncă, precum şi în conformitate cu clauzele contractului individual de muncă;
- să respecte regulile specifice şi restricţiile stabilite de către angajator cu privire la reţele de internet folosite, modalitatea de conectare la distanță la resursele informatice sau cu privire la folosirea echipamentului pus la dispoziţie.
Evidența orelor lucrate în regim de telemuncă:
Pentru îndeplinirea atribuţiilor ce le revin, telesalariaţii organizează programul de lucru de comun acord cu angajatorul, în conformitate cu prevederile contractului individual de muncă, regulamentului intern şi/sau contractului colectiv de muncă aplicabil, în condiţiile legii.
La solicitarea angajatorului şi cu acordul în scris al telesalariatului cu normă întreagă, acesta poate efectua muncă suplimentară – și în această situație se completează cu prevederile legale din Codul Muncii și Regulamentul intern aplicabil.
Angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului, în condiţiile stabilite prin contractul individual de muncă, regulamentul intern şi/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, în condiţiile legii.
În actul adițional, în contractul individual de muncă – cu regim de telemuncă sau în decizia unilaterala a angajatorului pe perioada stării de urgență – trebuie mentionată modalitatea de evidențiere a orelor de muncă prestate de către salariat conform art. 5 alin. 2 lit. e) din Legea 81/2018.
Evidențierea orelor de muncă este obligatorie și în deplin consens cu prevederile statuate de Codul Muncii în care se precizează expres ca angajatorii trebuie sa prezinte dovada orelor lucrate de catre fiecare salariat, cu evidențierea orei de început și de sfârsit a programului.
Elemente specifice – care reglementează telemunca:
Următoarele aspecte trebuie să se regăsească în decizia angajatorului unilaterală pe perioada stării de urgență, sau în actul adițional la contractul individual de muncă:
- indicarea expresă că salariatul lucrează în regim de telemuncă; se vor indica nominal angajatul sau angajații;
- perioada şi/sau zilele în care telesalariatul îşi desfăşoară activitatea la un loc de muncă organizat de angajator;
- locul/locurile desfăşurării activităţii de telemuncă, convenite de părţi;
- programul în cadrul căruia angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului şi modalitatea concretă de realizare a controlului;
- modalitatea de evidenţiere a orelor de muncă prestate de telesalariat;
- responsabilităţile părţilor convenite în funcţie de locul/ locurile desfăşurării activităţii de telemuncă, inclusiv responsabilităţile din domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă – astfel cum am menționat mai sus;
- obligaţia angajatorului de a asigura transportul la şi de la locul desfăşurării activităţii de telemuncă al materialelor pe care telesalariatul le utilizează în activitatea sa, după caz;
- obligaţia angajatorului de a informa telesalariatul cu privire la dispoziţiile din reglementările legale, din contractul colectiv de muncă aplicabil şi/ sau regulamentul intern, în materia protecţiei datelor cu caracter personal, precum şi obligaţia telesalariatului de a respecta aceste prevederi;
- măsurile pe care ie ia angajatorul pentru ca telesalariatul să nu fie izolat de restul angajaţilor şi care asigură acestuia posibilitatea de a se întâlni cu colegii în mod regulat – în condițiile în care acest lucru este posibil;
- condiţiile în care angajatorul suportă cheltuielile aferente activităţii în regim de telemuncă.
Implicații – protecția datelor – Regulamentul 2016/679:
La nivelul angajatorului este important să existe politici și preceduri de lucru implementate din punct de vedere al prelucrărilor de date cu caracter personal, aplicabile bineînțeles și activităților de telemuncă.
Este de esența acestui mod de desfășurarea a activității, derularea acestei activități de telemuncă prin intermediul tehnologiei. În acest sens, angajatorul și telesalariatul trebuie să convină în mod expres asupra următoarelor:
- indicarea exactă a echipamentele IT utilizate pentru îndelinirea sarcinilor de lucru;
- locul/locurile de desfăşurării activităţii de telemuncă;
- modul în care angajatorul va avea acces la echipamentele de muncă utilizate;
- să respecte politica de IT din punct de vedere al protecției datelor adoptată de angajator.
Corelativ, regulamentul intern trebuie să conțină prevederi specifice privind activitatea de telemuncă, iar fișele de post adoptate corespunzător din punct de vedere al atribuțiilor și responsabilităților specifice activității de telemuncă.
În situația în care angajatorul pune la dispoziția telesalariatului echipamentele societății (laptop, tabletă, etc) acestea nu trebuie să conțină elemente tehnice care pot conduce la o monitorizare a telesalariatului și nici să fie suspectat de intruziune în viața privată a persoanelor vizate – proprii salariați.
Este foarte important ca salariații să conștientizeze că poartă o responsabilitate mai mare atunci când nu muncesc de la birou, că nu pot alege să lucreze chiar de oriunde, că e foarte important cum se conectează la internet, adică ce rețele publice folosesc pentru a se conecta. Este indicat să nu își lase nesupravegheate echipamentele de lucru și, foarte important, trebuie să anunțe imediat dacă a avut loc un incident de securitate sau au indicii în legătură cu anumite acțiuni / inacțiuni care pot constitui un incident de securitate.
Concluzii
- pentru desfășurarea muncii în regim de telemuncă trebuie încheiat un act adițional la contractul individual de muncă existent sau pentru salariații noi un contract individual de muncă – cu atribuții si responsabilități specifice;
- cu titlu de excepție – angajatorul poate dispune unilateral desfășurarea activității de telemuncă, pe perioada stării de urgență, generată de răspândirea virusului CoVid 19;
- se impune completarea regulamentului intern cu aspecte referitoare la derularea activității în regim de telemuncă;
- se va efectua informarea salariaților existenți din punct de vedere al activității de telemuncă;
- se va completa / modifica fisa de post cu atribuții specifice;
- se va completa Registrul de evidență a activităților de prelucrare de date care este ținut de angajator;
- telesalariatul beneficiază de toate drepturile recunoscute prin lege, prin regulamentul intern aplicabil salariaților care au locul de muncă la sediul angajatorului;
- se va ține cont de prevederile privind politica de securitate IT adoptată la nivelul angajator.
15 aprilie 2020, 16:00 – 18:00
#Homework = #Morework
#virtualcoffee
#virtualnetflixparty
O întâlnire excepțională cu profesioniști din departamente de resurse umane, comunicare, avocați, traineri, manageri, consultanți pe fonduri europene.
Tema?
Angajamentul echipelor remote, în contextul noii realități de distanțare fizică.
Trecerea în online aduce implicit și provocări pentru echipele remote, majoritatea dintre noi menționând, în cadrul sondajului realizat, evident, real time: comunicarea în cadul echipelor, care acum trec la ecran și tehnologie, dar și urmărirea performanței angajaților prin excluderea componentei de micromanagement.
Dezbaterile din cele patru breakout rooms ne-au ajutat să găsim soluții pentru provocările #homework, pentru a eficientiza și pentru a obține rezultate, imediat aplicabile, indiferent că suntem implicați în condurerea unor echipe complexe sau în gestionarea unor relații cu clienții, one to one.
Punctăm câteva:
- Comunicarea agendei către toți participanții;
- Întâlniri online cu un număr redus de persoane;
- Accesul la întâlniri să se facă cu 10-15 minute înainte. În primul rand pentru rezolvarea problemelor tehnice și de poziționare în cadru, dar și pentru a adăuga acea componentă de socializare necesară în dinamica unei echipe, de la o cafea sau de pe holurile companiei, care acum lipsește, dar care, nu trebuie să ocupe spațiul alocat efectiv întâlnirii de lucru;
- Flexibilitatea față de noua realitate contextuală prin adaptarea la o nouă formă de leadership care presupune mai multă atenție din partea managerului la zona de socializare a oamenilor din echipă, mai multe întâlniri 1 la 1, mai atent pregătite și cu o frecvență mai mare.
- Validarea unei noi culturi organizaționale prin bune practici în zona digitală;
- Stabilirea unor deadline-uri realizabile, cu urmărirea rezultatelor prin metode transparente, asumate de ambele părți.
Concluzia?
Ne adaptăm, intuitiv, toți avem aceleași provocări, aceleași dorințe de socializare. Cu încredere în echipele noastre, vom reuși!
Daniela Manea, Consultant :
Am participat la webinar-ul “Angajamentul Echipelor Remote” , un prim eveniment din seria pregătită de echipa EXELO care ne ajută să facem pasul în coordonarea echipelor în online.
Recunosc că demersul nu m-a surprins deloc, ci m-a bucurat, ca de obicei specialiștii EXELO confirmă profesionalismul lor prin calitatea și
consistența fiecărui eveniment pe care îl desfășoară.
De ce îi consider lideri cu adevărat în training și consultanță?
- Pentru ca nu sunt numai traineri sau consultanți, ci sunt realmente oameni de business cu expertiza înaltă pe domeniul lor.
- Pentru ca sunt absolut autentici, aplică in mod real conceptele pe care le predau, construindu-și propriul model de afacere viabil și sustenabil și demonstrează prin exemplul personal cât de bine funcționează.
- Pentru că prin capacitatea lor de adaptare la situații extrem de dificile reușesc sa fie in top, prin mobilizarea propriilor resurse care țin nu numai de un bagaj impresionant de cunoștințe, dar mai ales de acest mindset al schimbării pe care îl dețin.
Și pentru că fac toate acestea cu eleganță, cu o bună înțelegere a contextelor in care ne regăsim, pentru toate acestea eu personal ii am ca model și caut să valorific fiecare oportunitate de a crește profesional și personal alături de ei!
Schimbarea începe cu tine. Azi, simțim nevoia să reașezăm distanțarea socială. Să o exploatăm, să o punem în valoare. Să ne reinventăm. Să fim mai aproape unii de alții, dar mult mai conștienți. Să construim într-o manieră #selfaware.
Noi, EXELO, ne propunem să declinăm noua realitate pe care o trăim cu toții în cadrul unor webinarii #selfaware. Obiectivul? Apropierea digitală în ciuda distanțării sociale.
Momentele pe care le trăim azi ne împing către o reflectare individuală, dar și către una colectivă. Cine suntem? Ce putem face? Cum vom continua? Unde? Când vom reporni la drum?
Webinariile #selfaware ne pot ajuta să fim împreună în mod conștient, să acționăm împreună, să gândim împreună, să ne implicăm și să mișcăm lucrurile. ACUM este un bun moment de reflecție asupra noastră ca indivizi sau comunități.
|
Evită capcanele!
Cât de bine îți administrezi timpul? Dacă nu ești o persoană de excepție, este posibil ca răspunsul tău va fi că se poate și mai bine! Poate că te simți supraîncărcat și de multe ori trebuie să lucrezi suplimentar pentru a respecta termenele limită.
Mulți dintre noi știm că ne-am putea gestiona timpul mai efficient, dar poate fi dificil să identificăm greșelile pe care le facem și să aflăm cum am putea să îmbunătățim abordarea. Cu toate acestea, atunci când ne utilizăm bine timpul, suntem excepțional de productivi la locul de muncă, iar nivelul nostru de stres scade. Putem dedica timp proiectelor interesante, cu beneficii mari, care pot face o diferență reală asupra carierei noastre. Pe scurt, devenim mai mulțumiți!
În acest articol vom analiza 10 dintre cele mai frecvente greșeli de gestionare a timpului, precum și identificarea strategiilor pe care le puteți utiliza pentru a le evita.
Greșeala nr. 1: Nu ai o listă cu activități (To-Do List)
Ai avut vreodată sentimentul acela înfiorător că ai uitat să faci o activitate importantă? Dacă da, probabil nu folosești o listă de activități pentru a ține evidența realizării task-urilor. (Sau, dacă o faci, este posibil să nu o utilizezi eficicace!)
Trucul în utilizarea listelor de activități constă în prioritizarea sarcinilor din lista ta. Multe persoane folosesc un sistem de codificare A – F (A pentru elementele cu prioritate ridicată, F pentru elemente cu prioritate scăzută). Alternativ, poți simplifica acest lucru folosind numere.
În plus, asigură-te că împarți sarcinile sau proiectele mari în pași specifici și acționabili – în acest fel nu vei trece cu vederea ceva important.
Greșeala 2: Nu-ți setezi obiective personale
Știi unde ai vrea să fii în șase luni? Dar anul viitor sau chiar peste 10 ani? Dacă nu știi, este timpul să-ți stabilești câteva obiective personale!
Stabilirea obiectivelor personale este esențială pentru a-ți gestiona bine timpul, deoarece obiectivele îți oferă o destinație și viziune pentru a lucra. Când știi unde dorești să ajungi, îți poți gestiona prioritățile, timpul și resursele pentru a ajunge acolo. Obiectivele te ajută, de asemenea, să decizi dacă merită să-ți petreci timpul realizând o anumită sarcină sau dacă aceasta este doar o distragere.
Greșeala nr. 3: Nu stabilești o listă cu priorități
Asistenta ta tocmai a intrat într-o problemă la care are nevoie ca tu să o ajuți chiar acum, dar ești în mijlocul unui proces de brainstorming pentru un nou client. Ești sigur că aproape ai venit cu o idee genială pentru campania lor de marketing, dar acum riști să pierzi firul gândirii tale din cauza acestei „urgențe”.
Uneori, este greu să știi să prioritizezi, mai ales atunci când te confrunți cu un potop de sarcini aparent urgente. Cu toate acestea, este esențial să afli cum să acorzi prioritate sarcinilor în mod eficient, dacă dorești să-ți gestionezi mai bine timpul.
Greșeala nr. 4: Eșuezi în gestionarea distracterilor
Știi că unii dintre noi putem pierde până la maximum două ore pe zi în urma distragerilor? Gândește-te cât de mult poți obține dacă ai avea acest timp înapoi!
Indiferent dacă provin de la e-mailuri, chat-uri instantanee, colegi care întâmpină probleme sau apeluri telefonice din partea clienților, distragerile ne împiedică să obținem o productivitate ridicată.
Dacă dorești să-ți câștigi controlul asupra zilei tale este vital să știi cum să minimizezi distragerile și cum să gestionezi întreruperile în mod eficient. De exemplu, oprește chat-ul atunci când trebuie să te concentrezi și anunță oamenii dacă te distrag prea des. De asemenea, ar trebui să înveți cum să îți îmbunătățești concentrarea, chiar și atunci când te confrunți cu distrageri.
Greșeala nr. 5: Ai tendința de a amâna
Procrastinarea apare atunci când întrerupi sarcini pe care ar trebui să te concentrezi acum. Când amâni, te simțiți vinovat că nu ai început; ajungi să te temi că nu vei putea face acea activitate; și, în cele din urmă, constați că nu reușești să finalizezi lucrările la timp.
De exemplu, o strategie utilă este să împarți activitățile pe proiect și să aloci timp pentru fiecare in ele. Adesea, cei care amână simt că trebuie să finalizeze o sarcină de la început până la sfârșit, iar această așteptare ridicată îi face să se simtă copleșiți și anxioși. În schimb, concentrează-te pe consacrarea unei cantități mici de timp pentru început. Asta e tot!
S-ar putea să-ți fie de folos să utilizezi planuri de acțiune. Acestea te ajută să divizezi proiectele mari în pași ușor de gestionat, astfel încât să-ți fie ușor să vezi tot ceea ce ai nevoie pentru a finaliza activitatea.
Greșeala nr. 6: Preiei prea multe sarcini
Ești o persoană care spune greu „nu” oamenilor? Dacă da, probabil că ai prea multe proiecte și angajamente de îndeplinit. Acest lucru poate duce la performanțe slabe, stres și moral scăzut.
Sau, s-ar putea să fii micromanager: cineva care insistă să controleze sau să facă singur toată munca, pentru că nu poate avea încredere în nimeni altcineva să o facă corect. (Aceasta poate fi o problemă pentru toată lumea, nu doar pentru manageri!)
Oricum ar fi, a accepta prea multe sarcini creează o utilizare ineficientă a timpului tău și îți poate oferi o reputație a unui om care face lucruri ede mântuială.
Pentru a stopa acest lucru, utilizați arta subtilă de a spune ,,da” persoanei, dar ,,nu” sarcinii. Această abilitate te ajută să te protejezi, păstrând totuși sentimente bune în cadrul grupului.
Greșeala nr. 7: Ești mereu „ocupat”
Unii oameni se grăbesc să fie ocupați. Termenele limită ce trebuie îndeplinite, e-mailurile nesfârșite, o grămadă de fișiere care au nevoie de atenție pe birou, o cursă frenetică la întâlnire … Ce cumul de adrenalină!
Problema este că o „dependență de ocupație” înseamnă rareori că ești eficient și poate duce la stres.
În schimb, încearcă să încetinești acest ritm alert și să înveți să îți gestionezi timpul mai bine.
Greseala nr. 8: Optezi pentru Multitasking
Să luăm un exemplu: Pentru a obține un volum de muncă crescut, Linda scrie în mod regulat e-mailuri în timp ce discută la telefon cu clienții. Cu toate acestea, în timp ce Linda crede că aceasta este o bună utilizare a timpului ei, adevărul este că poate dura cu 20-40 la sută mai mult timp pentru a termina o listă de activități atunci când face multitask, comparativ cu completarea aceleiași liste de sarcini în succesiune. În plus, se evidențiază și faptul că face ambele sarcini la un nivel de calitate redus – e-mailurile sale sunt pline de erori, iar clienții ei sunt frustrați de lipsa ei de concentrare.
Deci, cel mai bun lucru este să uiți de multitasking și, în schimb, să te concentrezi asupra unei singure sarcini. În acest fel, vei produce o muncă de calitate superioară.
Greșeala 9: Nu faci pauze
Este plăcut să crezi că poți lucra 8-10 ore neîntrerupt, mai ales când lucrezi pentru a îndeplini un termen limită. Dar este imposibil ca cineva să se concentreze și să producă o muncă cu adevărat de înaltă calitate, fără să-i ofere creierului ceva timp pentru odihnă și reîncărcare.
Așadar, nu considera pauzele drept „pierdere de timp”. Acestea oferă timp prețios, ceea ce îți va permite să gândești creativ și să lucrezi eficient.
Dacă îți este greu să te oprești din a lucra, atunci programează-ți pauzele sau setează-ți alarma ca memento. Mergi într-o plimbare scurtă, ia-ți o ceașcă de cafea sau pur și simplu stai și meditează în biroul tău. Încearcă să faci o pauză de cinci minute la fiecare oră. Și asigură-te că-ți oferi suficient timp pentru prânz – nu vei produce o muncă de cea mai bună calitate dacă îți este foame!
Greșeala nr. 10: Îți planifici ineficient sarcinile
Ești o persoană matinală? Sau îți găsești energia în timpul serii? Cu toții avem ritmuri diferite, adică momente diferite din zi când ne simțim cei mai productivi și energici.
Poți profita la maxim de timpul tău programând activitățile importante în timpul tău cu productivitate crescută și poți planifica activitățile cu un consum mai redus de energie (cum ar fi apelurile telefonice și verificarea e-mailului), în timpul în care consideri că ai o productivitate mai scăzută.
Puncte cheie
Una dintre cele mai eficiente metode de îmbunătățire a productivității tale este să recunoști și să-ți dorești să remediezi greșelile de gestionare a timpului.
Atunci când îți faci timp să depășești aceste greșeli, se va observa o diferență uriașă în productivitatea ta – și vei fi, de asemenea, mai fericit și mai lipsit de stres!
Imaginează-ți că lucrezi online, dar durează 20 de minute pentru a porni laptopul din cauza problemelor de configurare.
Mai târziu, te dor ochii deoarece lampa de birou pâlpâie și trebuie să porți o haină groasă pentru că a apărut o avarie la sistemul de încălzire. În plus, ai nevoie de ajutor, dar colegii de la Administrativ și-au dat demisia. Și nu poți găsi ajutor nicăieri!
Deși acesta este un exemplu extrem, majoritatea dintre noi știm cât de frustrant și stresant poate fi să lucrăm fără sprijinul adecvat – adică fără ajutorul, instrumentele și resursele de care avem nevoie pentru a ne face treaba eficient.
Dacă ai un rol de management, atunci una dintre cele mai importante responsabilități ale tale este să te asiguri că membrii echipei tale au tot ceea ce au nevoie pentru a lucra în siguranță, confort și productivitate. În acest articol, vom examina ce poți face pentru a îndeplini acest obiectiv.
Importanța unui suport bun
Toți avem nevoie de „instrumente” adecvate pentru a ne îndeplini sarcinile. Aceste instrumente pot fi obiecte fizice, cum ar fi un computer, un scaun confortabil, un telefon mobil și o lampă de birou luminoasă. Sau pot fi lucruri mai puțin tangibile, cum ar fi instruirea, sprijinul managerilor și colegilor sau fluxul regulat de informații de încredere. Când nu avem instrumentele de care avem nevoie pentru a ne finaliza treaba, atunci productivitatea noastră scade și devenim repede frustrați, supărați sau stresați.
Potrivit Rodd Wagner și James Harter, cercetători la Gallup și autori ai cărții „12: The Elements of Great Managing”, oferirea de instrumente, resurse și echipamente potrivite este cel mai important lucru pe care îl poți face pentru a-i păstra fericiți și eficienți pe angajați.
Există multe avantaje asociate faptului că membrii echipei tale au tot sprijinul de care au nevoie. În mod clar, instrumentele potrivite fac munca mai ușoară, mai sigură și mai plăcută; îi ajută pe oameni să fie mult mai eficienți.
Până la urmă, cu toții vrem să ne facem treaba bine și vrem să facem o diferență în lume. Când nu avem instrumentele și suportul adecvat, suntem împiedicați să avem un impact semnificativ. Aceasta este o situație frustrantă și epuizantă emoțional în care ne putem afla.
Când membrii echipei tale au resursele de care au nevoie pentru a-și face bine munca, acesta este un semn de susținere și încredere nu numai din partea ta, ci și a organizației în ansamblu. Această stare de lucruri este un motivator important!
Furnizarea de suport adecvat
Așadar, cum te asiguri că oamenii tăi au la dispoziție tot instrumentarul pentru a performa?
Poți urma cei șase pași descriși mai jos pentru a-ți pregăti echipa pentru succes.
Pasul 1: Întreabă
Este un lucru evident, dar una dintre cele mai bune metode de a afla care sunt nevoile membrilor echipei tale este să-i întrebi.
Uneori, a pune întrebări foarte specifice vă poate ajuta să identificați instrumentele și resursele de care au nevoie membrii echipei. Încercați să întrebați următoarele:
- Care sunt cele mai mari frustrări ale tale la serviciu?
- Aveți instrumentele fizice de care aveți nevoie pentru a vă face treaba?
- Adesea este necesar să apelați sau să căutați online informații cheie?
- Puteți contacta cu ușurință alți membri ai echipei?
- Este eficient fluxul de informații din departament sau echipă?
- Există anumite părți din timpul vostru de lucru sau din procesele fluxului de lucru care pot fi eficientizate?
- Ați primit pregătirea de care aveți nevoie pentru a putea performa?
- V-ar ajuta pregătirea suplimentară sau v-ar crește eficiența?
- Ce vă provoacă cel mai mult stres în timpul zilei?
Pasul 2: Monitorizează eficace activitatea
Cât de atent urmărești activitatea echipei tale? Un mod cheie prin care poți oferi sprijin este să rămâi implicat în sarcinile și proiectele echipei tale. Liderii vizibili sunt mai de încredere decât cei îndepărtați sau greu accesibili.
Deși trebuie să rămâi conectat la munca echipei tale, caută să eviți micromanagementul. Dacă îi urmărești prea frecvent sau dacă te implici prea mult în sarcinile lor, îi vei face să se simtă stresați. Caută să găsești echilibrul potrivit, verificând în mod regulat, afișând un interes sincer pentru ceea ce fac și oferind-le încredere pentru a-și face bine munca.
Un alt aspect critic al sprijinului este furnizarea de feedback regulat și eficient. Acest lucru oferă oamenilor tăi informațiile de care au nevoie pentru a-și îmbunătăți și pentru a crește performanțele. Dacă nu primesc feedback, ar putea începe să creadă că nu îți pasă sau că nu ești atent. În cel mai rău caz, ar putea considera că munca lor nu contează.
Pasul 3: Oferă suport managerial
Membrii echipei tale au nevoie și de sprijin din partea ta în calitate de manager. În primul rând, asigură-te că știu ce aștepți de la ei. Asigură-te că descrierile de responsabilități sunt clare. În plus, utilizează managementul bazat pe obiective, stabilește obiective SMART și ajută oamenii să rămână pe calea îndeplinirii acestor obiective.
Este esențial să oferi sprijin comunicând cu membrii echipei. Aceasta înseamnă să-i informezi despre situațiile stresante, să te asiguri că știu în ce stadiu se află inițiativele în care sunt implicați și să comunici eficient zi de zi.
Ca manager al lor, ar trebui să fii mereu în centrul echipei tale. Fă tot ce poți pentru a susține ideile, deciziile și inițiativele echipei tale.
De asemenea, membrii echipei tale trebuie să știe că ești încântat de ceea ce fac bine și că le vei susține eforturile. Spune „mulțumesc” și răsplătește adecvat echipa, acesta este un alt mod important de a oferi încurajare.
În cele din urmă, uită-te la pregătirea și abilitățile membrilor echipei tale. Au cunoștințele necesare pentru a-și face treaba în mod eficient? Dacă nu ești sigur, poți face o evaluare a nevoilor de instruire pentru a afla dacă au pregătirea de care au nevoie.
Pasul 4: Oferă un mediu de lucru sigur și sănătos
Oamenii tăi au nevoie și merită un mediu de lucru sigur și sănătos. Depinde de tine să te asiguri că sunt fericiți și confortabili, astfel încât să își poată face munca eficient.
E bine să treci frecvent prin birouri și departamente. Asigură-te că spațiul este curat, confortabil și bine luminat. Toate spațiile trebuie să fie aerisite și, în mod ideal, ar trebui să aibă un mediu de lucru vesel, confortabil.
De asemenea, uită-te la birourile și scaunele membrilor echipei tale. Se plânge cineva de disconfort? Dacă da, abordează problema împreună cu ei și găsiți soluții.
Pasul 5: Furnizează echipamente și consumabile
Echipamentele și consumabilele echipei sunt obiectele fizice de care au nevoie pentru a-și face bine munca.
Încearcă, ori de câte ori este posibil, să permiți membrilor echipei să aleagă instrumentele și echipamentele de care au nevoie pentru a-și executa sarcinile. Nu numai că delegarea acestei responsabilități le va oferi autonomie, dar este, de asemenea, mai eficientă: ei vor ști cel mai bine ce instrumente au nevoie pentru a-și face munca.
Pasul 6: Oferă suport emoțional
De asemenea, vor fi momente în care va trebui să oferi sprijin emoțional membrilor echipei. Uneori vor avea nevoie doar să fie ascultați, alteori, ar putea avea nevoie de tine pentru a-i ajuta să lucreze asupra unor chestiuni personale sau vor avea nevoie de sfaturi.
La urma urmei, toți avem vieți în afara locului de muncă, iar în acele vieți se pot întâmpla diverse lucruri. Uneori este posibil să fie necesar să arătați doar că vă pasă, alteori va fi necesar să vă ajutați oamenii când trec prin perioade cu adevărat dificile.
Ca parte a acestui lucru, asigură-te că manifești un interes adecvat pentru viața personală a angajaților, astfel încât să știi provocările lor.
Și asigură-te că știi să-i asculți pe alții atunci când vin către tine: folosește ascultarea activă și tehnici de ascultare empatică ori de câte ori cineva din echipa ta îți cere ajutorul. Amintește-ți, oamenii nu ar veni la tine pentru sprijin emoțional dacă nu ar avea încredere în tine. Onorează această încredere prin a fi acolo pentru ei atunci când au nevoie de tine!
Concluzii
Unul dintre cele mai importante roluri pe care le ai ca manager este să te asiguri că oamenii tăi au sprijinul, instrumentele și resursele de care au nevoie pentru a-și face treaba. Dacă vor avea tot ce le trebuie, vor fi mai fericiți și mai productivi și vor fi, de asemenea, mai puțin stresați.
Fă acești șase pași pentru a oferi sprijinul adecvat echipei:
- Întreabă.
- Monitorizează eficace activitatea.
- Oferă suport managerial.
- Oferă un mediu de lucru sigur și sănătos.
- Furnizează echipamente și consumabile.
- Oferă sprijin emoțional.