Month: October 2022

by Mircea Mihai
31/10/2022

Limitele RACI – și o modalitate mai bună de a lua decizii

Business Analysis – Managementul cerintelor

6-8 dec., 9:00-17:00
Grupă confirmată
Training cu prezență fizică

Mediul de afaceri ambiguu de astăzi necesită ca organizațiile să ia în considerare noi abordări pentru structurarea rolurilor decizionale.
Luarea și executarea deciziilor este fundamentul funcționării organizațiilor. Cu cât o companie poate adopta mai repede alegeri de înaltă calitate, cu atât mai multă valoare poate oferi. Cu toate acestea, un studiu recent a constatat că 80% dintre organizații raportează dificultăți în luarea deciziilor.
Multe organizații încearcă să clarifice drepturile de decizie folosind RACI, care reprezintă cele patru roluri pe care le joacă părțile interesate:

Executant (Responsible),
Responsabil (Accountable),
Consultat (Consulted) și
Informat (Informed).

Cu toate acestea, adesea modelul RACI mai degrabă înrăutățește lucrurile.

Mai jos, prezentăm patru capcane majore ale modelului:

Nu există un decident clar

Dacă ești nominalizat ca executant sau responsabil pentru o decizie, ai putea lua acea decizie? Dar dacă ai avea rolul de persoană consultată? Folosind modelul RACI, prea multe părți interesate ajung să aibă dreptul de a vota sau dreptul de veto. Deși este utilă implicarea oamenilor în decizii, acest lucru funcționează doar atunci când doar câțiva participanți au dreptul de a vota.

Restrângeți lista factorilor de decizie.

Orchestrarea slabă a părților interesate

Când a fost ultima data când, luând o decizie, ați planificat cine va avea ce fel de aport și când? RACI nu doar că produce ambiguități privind cine decide și ce fel de input este necesar, ci și când este necesar.
Aduceți părțile interesate pentru a oferi contribuția adecvată la momentul potrivit, fără a genera birocrația care diminuează calitatea deciziilor. Definiți mai întâi punctele cheie de colaborare și coordonare și planificați pornind de la acestea.

Practici slabe de delegare

Cu RACI, chiar și atunci când deciziile sunt delegate unor colegi mai puțin experimentați (o practică excelentă), ei de multe ori nu se simt împuterniciți să ia decizia finală – să nu mai vorbim de o recomandare – fără siguranța de a fi sprijiniți de toate părțile consultate și de a avea susținerea superiorilor lor. În cele din urmă, decizia delegată este adesea escaladată către nivelul managerial superior, generând pierderi de timp și frustrări legate de lipsa de putere.

Liderii ar trebui să participe doar la luarea deciziilor critice, să decidă în mod explicit în ce să fie implicați, apoi să delege restul. Pentru a face acest lucru, alegeți decidenți clari și responsabili și conveniți asupra protocoalelor de escaladare. Asigurați-vă că, dacă utilizați termenii de executant și responsabil, este clară semnificația acestora pentru toți cei implicați.

Management ineficient al întâlnirilor

În ciuda numărului de întâlniri „critice” la care liderii participă, cei mai mulți directori descriu experiențele ca fiind lipsite de valoare adăugată. Managementul ineficient al întâlnirilor generează întâlniri ineficace — multe puncte de pe ordinea de zi nu reușesc să clarifice dacă: e necesară o decizie, e necesar să fie dezbătute, sau sunt pur și simplu pentru a furniza informații. Această lipsă de claritate asociată cu RACI duce adesea la mai multe întâlniri, mai multe informații și mai multe prezentări.Este esențial ca organizațiile să includă câteva comportamente cheie atunci când planifică o întâlnire. În primul rând, clarificați scopul acesteia: luarea deciziilor (acțiunea), discuția (considerarea/rezolvarea problemelor) sau partajarea bidirecțională a informațiilor (conștientizarea). Şedinţele de decizie ar trebui să aibă în primul rând, dacă nu exclusiv, decizii pe ordinea de zi. De asemenea, amintiți-vă că nu orice decizie are nevoie de o întâlnire.

Un cadru alternativ

Pentru a evita aceste capcane, recomandăm o alternativă la RACI numită DIAE (DARE în engleză), care constă în alte 4 roluri:

Decidenți (Deciders)
Persoane de Influență (Advisers)
Persoane de Analiză (Recommenders)
Persoane de Execuție (Execution stakeholders).

Decidenții: “Noi luăm deciziile”

Sunteți singurii care aveți drept de vot (în multe situații există un singur decident);
Stabiliți dacă la momentul deciziei este necesară prezența altor roluri
Clarificați modul de interacțiune cu părțile interesate și dacă este necesară o întâlnire

Persoane de influență: „Avem o voce importantă în discuție”

Influențați decizia (adesea cu vehemență)
Nu puteți amâna decizia prin solicitarea de mai multe date, analize sau dezbateri

Persoane de Analiză : „Explorăm și identificăm opțiunile”

Efectuați analize, explorați variante și clarificați argumentele pro și contra
Oferiți mai multe opțiuni și perspective
Puteți invita și alți experți care să contribuie

Persoane de Execuție: „Noi ducem la îndeplinire deciziile”

Implementați decizia și, prin urmare, trebuie să fiți informați
Adresați întrebări de clarificare sau identificați provocări asociate implementării

Deși este contraintuitiv, poate fi utilă implicarea mai mulțor oameni în luarea unei decizii, dar numai atunci când rolurile sunt clar articulate.
Acordați mai multora dreptul de a contribui.
Dar doar câtorva dreptul de a vota.
Și nu folosiți RACI.

Adaptare după: The limits of RACI—and a better way to make decisions
https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/the-organization-blog/the-limits-of-raci-and-a-better-way-to-make-decisions

management, project management

by Mircea Mihai
12/10/2022

10 lucruri pe care ar trebui să le știți despre Six Sigma

„Six Sigma”, după cum știți deja, este o abordare/metodologie adoptată de companii pentru a reduce defectele, îmbunătățind astfel veniturile și crescând satisfacția clienților. În acest articol vom analiza câteva fapte cheie pe care ar trebui să le știți despre „Six Sigma”.

Six Sigma este considerată o filozofie: stabilește orice proces ca fiind o relație între o variabilă de ieșire „y” și mai multe variabile de intrare „x”. Întreaga filozofie se axează pe identificarea, analizarea și controlul diferitelor „x” pentru a menține „y” în intervalul dorit.

y=f(xi)

Unde y este variabila de ieșire sau rezultatul procesului și xi sunt variabilele de intrare care afectează performanța procesului y.
Numărul de variabile de intrare va diferi în funcție de natura procesului și a variabilei de ieșire.

„Six Sigma” este un set de instrumente: această abordare definește Six Sigma ca fiind un set de instrumente statistice și de management, care atunci când sunt aplicate împreună ajută un proces să elimine variațiile și să reducă defectele. Unele dintre instrumente includ controlul statistic al proceselor, diagramele de control, FMEA, maparea proceselor, proiectarea experimentelor, testarea accelerată a duratei de viață, testarea ipotezelor etc.
„Six Sigma” este o metodologie: consideră că toată munca poate fi abordată ca procese care pot fi definite, măsurate, analizate, îmbunătățite și controlate. Folosește cele două metode: DMAIC – Definiți, Măsurați, Analizați, Îmbunătățiți și Controlați pentru îmbunătățirea și corectarea procesului și DMADV – Definiți, Măsurați, Analizați, Proiectați și Validați pentru proiectarea și reproiectarea procesului. Practic Six Sigma face următoarele trei acțiuni pentru a-și atinge rezultatele: îmbunătățirea procesului, proiectarea și reproiectarea procesului și controlul procesului.
„Six Sigma” măsoară: la nivel mondial, performanța Six Sigma înseamnă mai puțin sau egal cu 3,4 defecte per milion de oportunități (DPMO). Tabelul de mai jos este foarte important pentru înțelegerea Six Sigma:

NIVEL SIGMA	DPMO	PERFORMANȚA PROCESULUI
1	500000	50%
2	308537	65%
3	66807	93%
4	6210	99,4%
5	233	99,976%
6	3,4	99,9997%

Nivelurile Six Sigma și defectele aferente per milion de oportunități (DPMO)
În scopul realizării controlului procesului, se utilizează distribuția normală și abaterea standard. Orice variabilă de ieșire este reprezentată într-o distribuție normală care marchează 3 unități de abatere standard de la punctul central (medie). Un proces tipic „Six Sigma” are 99,9997% din valorile sale între limitele +3σ și -3σ.

„Six Sigma” urmează tehnici de îmbunătățire a proceselor bazate pe fapte. Orice lucru care ar trebui îmbunătățit este definit într-un format măsurabil și apoi analizat în vederea îmbunătățirii. În acest scop, se utilizează tehnici și concepte din probabilitate, statistică și cercetare operațională etc. Astfel, se întipărește cultura „gândirii statistice” și „luării deciziilor obiective (sau bazate pe date)” în cadrul organizației.
„Six Sigma” urmează o abordare bazată pe proiecte. Fiecare problemă sau un grup înrudit de probleme care afectează un anumit rezultat este definit ca un proiect inițiat pentru îmbunătățire. Mai multe astfel de proiecte sunt inițiate și gestionate pentru îmbunătățirea unei linii de produse, a serviciilor sau a organizației. Fiecare proiect este condus de o echipă interfuncțională care este instruită pe mai multe aspecte, inclusiv conceptele Six Sigma.
„Six Sigma” necesită un sprijin foarte puternic și consecvent din partea managementului de top pentru a deveni strategia de management. În caz contrar, există un risc uriaș ca Six Sigma să fie perceput eronat, ca fiind doar un instrument de îmbunătățire a proceselor la scară mică.
„Six Sigma” urmează o structură sau o definire a rolurilor diferită de structura organizațională existentă. Rolurile sunt Project Champion, Master Black Belt, Black Belt și Green Belt. Rolurile, precum și și contribuția lor la proiecte Six Sigma sunt predefinite.
Beneficiile Six Sigma sunt semnificative!

Unele dintre acestea sunt:

Nivelurile îmbunătățite de satisfacție a clienților;
Creșterea veniturilor;
Reducerea costurilor;
Variația redusă a procesului;
Creșterea moralului angajaților, mai multă implicare și asumare.

Six Sigma își propune să transforme toate beneficiile în unele tangibile și să le transforme în economii monetare. Acesta este motivul pentru care multe organizații folosesc Six Sigma ca strategie de management și obțin un succes semnificativ în ceea ce privește veniturile, cota de piață și avantajul competitiv.

Adaptare după 10 Things You Should Know About Six Sigma.
https://www.whatissixsigma.net/10-things-about-six-sigma/.