Ce este Kanban-ul?

Echipa EXELO

Metoda Kanban, așa cum a fost definită de David J. Anderson, este o metodă de schimbare incrementală, evoluționară a proceselor și sistemelor organizaționale.

Pe scurt Kanban-ul este:

  1. O modalitate de organizare a haosului, care însoțește activitatea multiplelor echipe de implementare, prin conștientizarea nevoii de prioritizare și de aliniere a eforturilor.
  2. O modalitate de descoperire a problemelor legate de procese și fluxuri de lucru, care permite rezolvarea acestora și livrarea de mai multă consistență pentru clienți si cumpărători.

Metoda Kanban atinge aceste obiective prin introducerea constrângerilor în sistem pentru optimizarea fluxurilor de valoare. Fluxul este în centrul atenției.

Este necesar să ne amintim că ne concentrăm pe fluxul de VALOARE! Dacă avem fluxuri performante, dar ceea ce se livrează nu este aducătoare de valoare, atunci toată activitatea a fost zadarnică.

Dacă nu putem identifica în mod consistent fluxul de valoare, atunci activitatea nu se desfășoară optim. Suplimentar, prin concentrarea pe flux, accentul va fi pus pe valoarea adusă prin finalizare, nu prin inițiere.

 

Să trecem de la inițierea cu orice preț, la finalizarea cu orice preț!

Pare de bun simț! Insistăm pe asocierea de valoare lucrurilor pe care le începem. Kanban ne reamintește că doar finalizarea aduce valoarea așteptată.

Kanban are 9 aspecte care trebuie cunoscute. Acestea sunt împărțite în 4 principii fundamentale (cum e nevoie să gândim) și 5 proprietăți fundamentale (ce e nevoie să facem)

 Principii fundamentale

 1) Începeți cu ceea ce știți

Metoda Kanban nu definește o anumită configurație sau o anumită procedură. Puteți suprapune proprietățile Kanban peste fluxul de lucru sau procesul existent pentru a reliefa problemele, astfel încât să puteți introduce schimbări pozitive în timp util. Faptul că nu este necesară implementarea de schimbări majore este un avantaj important asociat demarării unei implementări Kanban.

 2) Agreați să urmați o abordare a schimbării incrementală și bazată pe evoluție

Metoda Kanban este o abordare a managementului schimbării gândită pentru minimizarea rezistenței la schimbare. Din acest considerent ea încurajează să dăm caracter de permanență micilor schimbări incrementale și evoluționare ale sistemului curent.  Schimbările majore realizate într-un singur pas sunt descurajate deoarece, în general, se confruntă cu o rezistență crescută din cauza fricii sau a incertitudinii. Kanban poate fi numită și „metoda pașilor mici spre performanță!”

 3) Respectați procesul curent, rolurile și responsabilitățile și titlurile

Metoda Kanban recunoaște că procesele, rolurile și responsabilitățile existente pot fi valoroase. Există elemente componente care funcționează bine și merită păstrate. Kanban-ul nu interzice schimbarea, dar nici nu o face obligatorie. Dacă faceți schimbări, atunci metoda Kanban recomandă să le faceți incremental. Schimbarea incrementală evită apariția fricii care împietează progresul, și în acest fel permite obținerea unui sprijin mai larg pentru implementarea Kanban. Corecțiile mici de direcție sunt în mod sigur mai ușor de realizat decât modificarea completă a unui proces.

Primele 3 principii au fost alese pentru a evita rezistența emoțională la schimbare – David J Anderson

 4) Încurajați leadershipul la orice nivel.

Aceasta este cel mai nou principiu de bază al metodei Kanban! Este o abordare susținută de multe metodologii, iar metoda Kanban nu face excepție. Nu trebuie să fiți un conducător de echipă sau un manager pentru a fi lider. Unele dintre cele mai bune exemple de leadership provin din acțiuni de zi cu zi ale oamenilor de pe prima linie a echipelor respective. Toată lumea trebuie să încurajeze gândirea de îmbunătățire continuă (kaizen) pentru a vă atinge performanțele optime ca echipă / departament / companie. Aceasta nu poate fi doar responsabilitatea și activitatea managementului.

Caracteristici cheie

În cartea sa , Kanban – Schimbarea evoluționară de succes pentru organizațiile din domeniul tehnic, David Anderson identifică 5 caracteristici cheie care pot fi observate în implementările de succes ale metodei Kanban.

  • Vizualizarea fluxului de lucru

Este necesar să înțelegem ce trebuie făcut de la cerere la finalizare. Obiectivul Kanban este de a face schimbări pozitive pentru a optimiza fluxul de lucru în cadrul sistemului. Doar după înțelegerea modului în care funcționează în prezent fluxul de lucru, puteți aspira să îl îmbunătățiți prin efectuarea ajustărilor corecte. Efectuarea de schimbări înainte de a înțelege fluxul de lucru înseamnă să puneți ”carul înaintea boilor” și vă poate determina să faceți alegeri care sunt, în cel mai bun caz, inutile și, în cel mai rău caz, dăunătoare.

Cel mai obișnuit mod de a vizualiza fluxul de lucru este să folosiți o reprezentare vizuală, cu coloane și carduri de activități. Fiecare coloană reprezintă un pas în fluxul de lucru.

De asemenea, recomandăm să extindeți acest pas și să  vizualizați solicitările de activitate primite. Modurile în care se poate face acest lucru sunt la fel de variate ca și fluxurile de lucru.

Pentru activitatea tranzacțională, putem defini 4 categorii de servicii după costul asociat întârzierilor:

  • Expediente – numai o solicitare este permisă la un moment dat.
  • Cu dată fixă de livrare – se prioritizează în funcție de termen
  • Cu termen de livrare standard – se aplica principiul ”primul venit, primul servit”
  • Cu cost intangibil de întârziere – impactul este greu de evaluat, identitate de brand

Pentru activitățile de proiect, alte criterii, cum ar fi cele legate de piață, pot oferi mai multe informații atunci când se clasifică activitatea.

Categoriile de atribute legate de piață utilizate frecvent includ:

  • Elemente de diferențiere – controlează alegerea clientului și profitului
  • Elemente de aliniere – copiază un diferențiator al competiției
  • Elemente de reducere de costuri – elemente care reduc costurile de producere, mentenanță sau service și care măresc marginea
  • Elemente de menținere – atribute minimale necesare pentru menținerea în piată

Este important să înțelegem că nu există un flux de lucru ”corect” sau o modalitatea ”corectă” de categorisire a solicitărilor. Metoda Kanban nu prescrie un flux de lucru specific. Dacă alegem 5 persoane diferite, din 5 companii sau grupuri de companii, este foarte posibil ca ei să propună 5 fluxuri de lucru diferite. Și nu este nimic în neregulă cu această stare de lucruri.

2) Limitarea  WIP (work in process – activități începute și neterminate)

Limitarea WIP implică existența unui sistem care să determine finalizarea activităților, ca parte a fluxului de lucru. Elementul critic al acestui sistem este faptul că în fiecare stadiu al fluxului de lucru pot staționa un număr limitat de componente, așadar pentru avansarea procesului este necesară trecerea la stadiul următor.

Aceste constrângeri de spațiu, vor reliefa ariile cu probleme și vor permite identificarea și rezolvarea problemelor. Limitarea WIP este elementul esential al metodei Kanban.

3) Managementul fluxului

Obiectivul primordial al unui sistem Kanban este să creeze o schimbare pozitivă. Înainte de a putea crea această schimbare este important să știți ce să schimbați. Veți descoperi acest lucru analizând modul în care valoarea se crează în sistem, analizând zonele cu probleme în care fluxul de valoare este blocat și definind, apoi implementând, schimbări. Apoi, repetați ciclul pentru a vedea ce efect au avut modificările asupra sistemului, deoarece trebuie să știți dacă modificările pe care le-ați făcut au avut un impact pozitiv sau negativ asupra lucrurilor pe care încercați să le schimbați. Și acest demers nu se finalizează niciodată.  Dacă e să folosim un clișeu, este o călătorie. O afirmație des întâlnită este că atunci când rezolvați prima problemă, cea de a doua problemă este promovată.

Acesta este un excelent imbold pentru a căuta permanent să progresăm.

4) Faceți policile de proces explicite

 După cum am spus și în secțiunea „Vizualizarea fluxului de lucru” de mai sus, nu puteți îmbunătăți ceva ce nu înțelegeți. Procesul trebuie definit, publicat și comunicat – explicit și succint. Fără o înțelegere explicită a modului în care lucrurile funcționează și a modului de lucru, orice discuție despre probleme are tendința de a fi emoțională, anecdotică și subiectivă (AKA o ”reacție pe genunchi”). Când toată lumea înțelege cu adevărat ce faceți și care sunt obiectivele, atunci puteți începe să luați decizii cu privire la schimbări care vă vor muta într-o direcție pozitivă. Alegerile vor fi o discuție mai rațională, empirică, mai obiectivă a problemelor. Acest lucru este mai probabil să faciliteze consensul cu privire la sugestiile de îmbunătățire.

Un exemplu de politică pe care o puteți face explicită este o definiție făcută. De fapt, puteți avea o definiție de făcut pentru fiecare pas din fluxul de lucru, ceea ce înseamnă că înainte ca un articol să poată fi gata să avanseze pe flux, trebuie să îndeplinească anumite criterii.

5) Imbunătățiți prin colaborare (folosind modele și metode științifice)

După cum s-a discutat, metoda Kanban încurajează mici schimbări continue, incrementale și evolutive care se completează între ele. Este posibil să auziți cuvântul Kaizen când citiți despre Kanban. Kaizen este un cuvânt care, în general, înseamnă o îmbunătățire continuă. Kaizen este o parte cheie a utilizării eficiente a Kanban.

Dacă nu îmbunătățiți continuu, dar faceți toate celelalte părți ale metodei Kanban, vă lipsește fundamentul. Este ca și când „a face” Agilitate, fără a fi agil.

Atunci când echipele au o înțelegere împărtășită a teoriilor despre activitate, flux de lucru, proces și riscuri, acestea sunt mai pregătite să poată construi o înțelegere comună a unei probleme și să sugereze acțiuni de îmbunătățire care pot fi convenite prin consens.

Metoda Kanban recomandă o abordare științifică pentru a implementa continuu, incremental și evolutiv schimbarea.

Addendum

Indiferent de modelele utilizate, aveți nevoie de bucle de feedback organizate în mod regulat.

Considerăm că aceasta ar putea fi cea de-a șasea caracteristică cheie a metodei Kanban. Incluse sau nu în metodă, buclele de feedback sunt cruciale pentru succes. Acest feedback nu se limitează la răspunsurile oamenilor. Acesta poate include analiza metricilor, obținerea de suport din partea echipei, recenzii ale clienților etc. Feedback-ul este orice lucru care vă oferă informații despre modul în care funcționează procesul vostru. Vom merge până la a spune că, dacă nu aveți feedback, nu încercați să îmbunătățiți. Aruncați ceva spre perete pentru a vedea dacă lipește.

Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
Organizează o simulare pentru echipa ta
Organizează o simulare pentru echipa ta