Author: Echipa EXELO

Imaginează-ți că lucrezi online, dar durează 20 de minute pentru a porni laptopul din cauza problemelor de configurare.

Mai târziu, te dor ochii deoarece lampa de birou pâlpâie și trebuie să porți o haină groasă pentru că a apărut o avarie la sistemul de încălzire. În plus, ai nevoie de ajutor, dar colegii de la Administrativ și-au dat demisia. Și nu poți găsi ajutor nicăieri!

Deși acesta este un exemplu extrem, majoritatea dintre noi știm cât de frustrant și stresant poate fi să lucrăm fără sprijinul adecvat – adică fără ajutorul, instrumentele și resursele de care avem nevoie pentru a ne face treaba eficient.

Dacă ai un rol de management, atunci una dintre cele mai importante responsabilități ale tale este să te asiguri că membrii echipei tale au tot ceea ce au nevoie pentru a lucra în siguranță, confort și productivitate. În acest articol, vom examina ce poți face pentru a îndeplini acest obiectiv.

Importanța unui suport bun

Toți avem nevoie de „instrumente” adecvate pentru a ne îndeplini sarcinile. Aceste instrumente pot fi obiecte fizice, cum ar fi un computer, un scaun confortabil, un telefon mobil și o lampă de birou luminoasă. Sau pot fi lucruri mai puțin tangibile, cum ar fi instruirea, sprijinul managerilor și colegilor sau fluxul regulat de informații de încredere. Când nu avem instrumentele de care avem nevoie pentru a ne finaliza treaba, atunci productivitatea noastră scade și devenim repede frustrați, supărați sau stresați.

Potrivit Rodd Wagner și James Harter, cercetători la Gallup și autori ai cărții „12: The Elements of Great Managing”, oferirea de instrumente, resurse și echipamente potrivite este cel mai important lucru pe care îl poți face pentru a-i păstra fericiți și eficienți pe angajați.

Există multe avantaje asociate faptului că membrii echipei tale au tot sprijinul de care au nevoie. În mod clar, instrumentele potrivite fac munca mai ușoară, mai sigură și mai plăcută; îi ajută pe oameni să fie mult mai eficienți.

Până la urmă, cu toții vrem să ne facem treaba bine și vrem să facem o diferență în lume. Când nu avem instrumentele și suportul adecvat, suntem împiedicați să avem un impact semnificativ. Aceasta este o situație frustrantă și epuizantă emoțional în care ne putem afla.

Când membrii echipei tale au resursele de care au nevoie pentru a-și face bine munca, acesta este un semn de susținere și încredere nu numai din partea ta, ci și a organizației în ansamblu.  Această stare de lucruri este un motivator important!

Furnizarea de suport adecvat

Așadar, cum te asiguri că oamenii tăi au la dispoziție tot instrumentarul pentru a performa?

Poți urma cei șase pași descriși mai jos pentru a-ți pregăti echipa pentru succes.

Pasul 1: Întreabă

Este un lucru evident, dar una dintre cele mai bune metode de a afla care sunt nevoile membrilor echipei tale este să-i întrebi.

Uneori, a pune întrebări foarte specifice vă poate ajuta să identificați instrumentele și resursele de care au nevoie membrii echipei. Încercați să întrebați următoarele:

• Care sunt cele mai mari frustrări ale tale la serviciu?
• Aveți instrumentele fizice de care aveți nevoie pentru a vă face treaba?
• Adesea este necesar să apelați sau să căutați online informații cheie?
• Puteți contacta cu ușurință alți membri ai echipei?
• Este eficient fluxul de informații din departament sau echipă?
• Există anumite părți din timpul vostru de lucru sau din procesele fluxului de lucru care pot fi eficientizate?
• Ați primit pregătirea de care aveți nevoie pentru a putea performa?
• V-ar ajuta pregătirea suplimentară sau v-ar crește eficiența?
• Ce vă provoacă cel mai mult stres în timpul zilei?

Pasul 2: Monitorizează eficace activitatea

Cât de atent urmărești activitatea echipei tale? Un mod cheie prin care poți oferi sprijin este să rămâi implicat în sarcinile și proiectele echipei tale. Liderii vizibili sunt mai de încredere decât cei îndepărtați sau greu accesibili.

Deși trebuie să rămâi conectat la munca echipei tale, caută să eviți micromanagementul. Dacă îi urmărești prea frecvent sau dacă te implici prea mult în sarcinile lor, îi vei face să se simtă stresați. Caută să găsești echilibrul potrivit, verificând în mod regulat, afișând un interes sincer pentru ceea ce fac și oferind-le încredere pentru a-și face bine munca.

Un alt aspect critic al sprijinului este furnizarea de feedback regulat și eficient. Acest lucru oferă oamenilor tăi informațiile de care au nevoie pentru a-și îmbunătăți și pentru a crește performanțele. Dacă nu primesc feedback, ar putea începe să creadă că nu îți pasă sau că nu ești atent. În cel mai rău caz, ar putea considera că munca lor nu contează.

Pasul 3: Oferă suport managerial

Membrii echipei tale au nevoie și de sprijin din partea ta în calitate de manager. În primul rând, asigură-te că știu ce aștepți de la ei. Asigură-te că descrierile de responsabilități sunt clare. În plus, utilizează managementul bazat pe obiective, stabilește obiective SMART și ajută oamenii să rămână pe calea îndeplinirii acestor obiective.

Este esențial să oferi sprijin comunicând cu membrii echipei. Aceasta înseamnă să-i informezi despre situațiile stresante, să te asiguri că știu în ce stadiu se află inițiativele în care sunt implicați și să comunici eficient zi de zi.

Ca manager al lor, ar trebui să fii mereu în centrul echipei tale. Fă tot ce poți pentru a susține ideile, deciziile și inițiativele echipei tale.

De asemenea, membrii echipei tale trebuie să știe că ești încântat de ceea ce fac bine și că le vei susține eforturile. Spune „mulțumesc” și răsplătește adecvat echipa, acesta este un alt mod important de a oferi încurajare.

În cele din urmă, uită-te la pregătirea și abilitățile membrilor echipei tale. Au cunoștințele necesare pentru a-și face treaba în mod eficient? Dacă nu ești sigur, poți face o evaluare a nevoilor de instruire pentru a afla dacă au pregătirea de care au nevoie.

Pasul 4: Oferă un mediu de lucru sigur și sănătos

Oamenii tăi au nevoie și merită un mediu de lucru sigur și sănătos. Depinde de tine să te asiguri că sunt fericiți și confortabili, astfel încât să își poată face munca eficient.

E bine să treci frecvent prin birouri și departamente. Asigură-te că spațiul este curat, confortabil și bine luminat. Toate spațiile trebuie să fie aerisite și, în mod ideal, ar trebui să aibă un mediu de lucru vesel, confortabil.

De asemenea, uită-te la birourile și scaunele membrilor echipei tale. Se plânge cineva de disconfort? Dacă da, abordează problema împreună cu ei și găsiți soluții.

Pasul 5: Furnizează echipamente și consumabile

Echipamentele și consumabilele echipei sunt obiectele fizice de care au nevoie pentru a-și face bine munca.

Încearcă, ori de câte ori este posibil, să permiți membrilor echipei să aleagă instrumentele și echipamentele de care au nevoie pentru a-și executa sarcinile. Nu numai că delegarea acestei responsabilități le va oferi autonomie, dar este, de asemenea, mai eficientă: ei vor ști cel mai bine ce instrumente au nevoie pentru a-și face munca.

Pasul 6: Oferă suport emoțional

De asemenea, vor fi momente în care va trebui să oferi sprijin emoțional membrilor echipei. Uneori vor avea nevoie doar să fie ascultați, alteori, ar putea avea nevoie de tine pentru a-i ajuta să lucreze asupra unor chestiuni personale sau vor avea nevoie de sfaturi.

La urma urmei, toți avem vieți în afara locului de muncă, iar în acele vieți se pot întâmpla diverse lucruri. Uneori este posibil să fie necesar să arătați doar că vă pasă, alteori va fi necesar să vă ajutați oamenii când trec prin perioade cu adevărat dificile.

Ca parte a acestui lucru, asigură-te că manifești un interes adecvat pentru viața personală a angajaților, astfel încât să știi provocările lor.

Și asigură-te că știi să-i asculți pe alții atunci când vin către tine: folosește ascultarea activă și tehnici de ascultare empatică ori de câte ori cineva din echipa ta îți cere ajutorul. Amintește-ți, oamenii nu ar veni la tine pentru sprijin emoțional dacă nu ar avea încredere în tine. Onorează această încredere prin a fi acolo pentru ei atunci când au nevoie de tine!

Concluzii

Unul dintre cele mai importante roluri pe care le ai ca manager este să te asiguri că oamenii tăi au sprijinul, instrumentele și resursele de care au nevoie pentru a-și face treaba. Dacă vor avea tot ce le trebuie, vor fi mai fericiți și mai productivi și vor fi, de asemenea, mai puțin stresați.

Fă acești șase pași pentru a oferi sprijinul adecvat echipei:

1. Întreabă.
2. Monitorizează eficace activitatea.
3. Oferă suport managerial.
4. Oferă un mediu de lucru sigur și sănătos.
5. Furnizează echipamente și consumabile.
6. Oferă sprijin emoțional.

Conducerea echipelor la distanță

Angajații care lucrează de acasă au un program zilnic diferit față de cei care lucrează în contextul unui birou fizic. Acest lucru necesită un stil managerial diferit pentru a-i încuraja pe membrii echipelor să își atingă potențialul maxim.

În continuare, vom prezenta câteva recomandări privind ceaa ce trebuie să faci și ceea ce trebuie să nu faci pentru a gestiona eficient o echipă la distanță.

1. Ce să faci:

1.1. Să ai o comunicare structurată 

Angajații la distanță par să fie mai productivi decât omologii lor de la birou. Motivul este destul de simplu, au mai puține perturbări în timpul sarcinilor lor zilnice. Imaginează-ți o situație obișnuită la birou. Colegii sau șeful tău s-ar putea să îți pună o întrebare simplă sau să îți solicite ajutorul pentru o sarcină minusculă. Chiar și acea sarcină minusculă este suficient de mare pentru a te scoate din „zonă”. Dacă acest lucru se întâmplă de câteva ori pe parcursul unei zile, dintr-o dată nu vei avea suficient timp pentru a termina sarcinile care trebuie rezolvate. Acest fenomen se poate întâmpla, mai rar, și în cazul lucrului la distanță prin trimiterea unui mesaj sau prin apelarea angajaților.

Asigură-te că aveți o comunicare structurată. Dacă nu este o sarcină urgentă, în loc să trimiți imediat un mesaj pe SMS sau What’s up , poți opta pentru planificarea scrierii în ziua următoare a unui e-mail în care să oferi detaliile.

1.2. Explică în mod clar obiectivele și așteptările

Comunicarea neclară a obiectivelor și așteptărilor sau necomunicarea integrală a obiectivelor este o deficiență comună în activitatea de la distanță. Astfel de obiceiuri îi vor împiedica pe angajați să aibă o imagine de ansamblu și să înțeleagă rolul pe care îl au. Știrile despre cele mai recente evoluții sunt mai ușor de discutat la birou. Nu este cazul celor care sunt la distanță, de aceea este extrem de important să explicăm clar obiectivele și așteptările și modul în care sarcinile lor se încadrează în acea imagine. Când vor ști acest lucru, motivația lor va fi mai mare.

1.3. Utilizează o tehnologie potrivită

Tehnologia vă poate ajuta să aveți o imagine de ansamblu corectă: Utilizarea aplicațiilor de management de proiect care permit membrilor echipei să vadă exact în ce stadiu sunt proiectele și ce sarcini trebuie efectuate, poate fi un instrument de neprețuit pentru echipele de la distanță.

1.4. Deleagă către membrii echipei

Putem observa că persoanele care se descurcă bine în contextul de lucru la distanță sunt mult mai independente decât colegii lor. Acesta este un real beneficiu, pentru că acționează, în loc să aștepte instrucțiuni. Problemele apar atunci când ajung să aibă un supervizor care vrea să știe ce fac angajații în fiecare minut din zi. Ca manager, este de datoria ta să stabilești marjele, termenele și așteptările necesare și să-i lași pe lucrătorii de la distanță să-și aleagă propriile modalități de a-și îndeplini sarcinile. Delegarea este esențială, altfel oamenii pot deveni dezangajați.

2. Ce să nu faci:

2.1. Micromanagement

Dorința de control poate fi mare atunci când ai posibilitatea să vezi ceea ce fac angajații în fiecare minut. Iar când nu ai această posibilitate, poate fi și mai dificil. Controlul în fiecare minut este un obicei prost și nu ar trebui să cazi în această capcană. Doar pentru că nu poți vedea ceea ce fac, nu înseamnă că nu fac ceva util. Atât timp cât își termină sarcinile în termenele stabilite, nu ai de ce să îți faci griji.

2.2. Nu te aștepta ca angajații să fie disponibili 24/7

Chiar nu te aștepta ca angajații să fie disponibili 24/7, trimițându-le e-mailuri, texte sau mesaje instant în afara orelor de serviciu. Poți da sentimentul că te aștepți să răspundă imediat și acest lucru pune presiune asupra lor. Te-ai simți încântat să primești un e-mail de la șeful tău chiar înainte de miezul nopții? Probabil că nu. Respectă-le viața privată și fă tot posibilul pentru a-i ajuta să mențină un echilibru bun între viața profesională și cea personală.

2.3. Nu cere ore suplimentare angajaților

 Este foarte probabil ca angajații de la distanță să petreacă deja mult mai mult timp lucrând decât majoritatea angajaților care lucrează într-un birou tradițional. Încurajarea acestora să lucreze ore suplimentare nu va reduce decât timpul necesar pentru odihnă, reîmprospătare și reîncărcare. În loc să încurajezi angajații să lucreze mai multe ore, încurajează-i să lucreze mai inteligent.

2.4. Nu uita de spiritul de echipă

Gestionarea unei echipe la distanță vine cu propriul set de provocări care necesită soluții mult diferite. Trebuie să te asiguri că angajații de la distanță obțin tot ceea ce au nevoie pentru a-și îndeplini în mod adecvat munca și că simt că fac parte dintr-o echipă unită și productivă.

In aceste zile, dacă gestionați una sau mai multe echipe la distanță, sunteți doar unul dintre noi…😊 Sondajele anterioare arătau că peste 83% dintre manageri intenționează să crească utilizarea muncii de acasă, a consultanților sau a angajaților intermitenți în următorii trei ani. Doar că ”timpul nu mai avea răbdare” (precum spunea Marin Preda), iar în acest moment toți ne găsim în situația de a gestiona echipe la distanță.

Gestionarea echipelor la distanță poate fi o provocare deoarece trebuie să creați / mențineți cultura organizațională la distanță.

Iată 10 strategii pentru a construi cu succes o echipă la distanță care pot fi implementate imediat:

1. Definiți sisteme de lucru.

Oameni diferiți au modalități diferite de a îndeplini sarcini. Stabilirea standardelor poate scurta timpul necesar pentru a obține rezultatul dorit. Prin stabilirea standardelor și definirea sistemelor de lucru repetabile, echipa are în general mai puține întrebări și știe în cât timp ar trebui să rezolve anumite sarcini. Aceste sisteme de lucru trebuie să fie atât standardizate pentru a permite eficiență maximă, cât și adaptate pentru a permite libertatea necesară pentru a finaliza sarcina la cel mai bun nivel al abilității cuiva.

2. Stabiliți mai multe instrumente de comunicare.

Avantajele utilizării mai multor instrumente de comunicare sunt următoarele. În primul rând, echipa ta are o modalitate de a comunica imediat ceva ce este urgent către persoana potrivită. În al doilea rând, unifică procesele, cum ar fi ce să folosească pentru apeluri tip conferință, redări de  ecran și așa mai departe. Este clar că utilizarea acelorași instrumente contribuie la crearea unui sentiment de apartenență și conectare.

3. Programați întâlniri periodice.

Programarea întâlnirilor curente în același interval orar, în aceeași zi din săptămână, contribuie la crearea unei rutine. Rutinele oferă echipei un sentiment de liniște, de familiaritate și predictibilitate. Acest lucru permite membrilor echipei să se simtă în largul lor și reduce stresul. Apelurile video sunt una dintre cele mai bune metode de a maximiza eficiența întălnirilor,  deoarece recreează rutina de birou, astfel reducând senzația de înstrăinare a echipelor de la distanță.

4. Stabiliți rezultate clare și detaliate.

În perioadele de normalitate și cu echipe colocate, cu bucle de comunicare și feedback imediat, obiectivele pot fi setate mai general și recalibrate ulterior, Unii manageri evită să dea instrucțiuni cu prea multe detalii, tocmai pentru a evita micro-managementul.

Însă pentru echipele la distanță este mai bine să oferim descrieri mai detaliate ale sarcinilor, cu exemple despre cum ar trebui să arate rezultatul final. Oferim membrilor echipei libertatea de a executa  sarcinile cum consideră, dar nu cu puține instrucțiuni care pot fi surse de potențiale neînțelegeri.

5. Asigurați-vă că orele de lucru se suprapun.

Aflați alte constrângeri ale membrilor echipei (activități part time, familie) și identificați cel puțin trei-patru ore pe zi în care cea mai mare parte a echipei este online în același timp. Chiar dacă este puțin probabil ca unii dintre membrii echipei să aibă nevoie unul de celălalt pentru a-și finaliza sarcinile, fiind online, în același timp, se îmbunătățește dinamica echipei și este cea mai rapidă soluție de rezolvare a problemelor care apar.

6. Creați un mediu de lucru profesional.

Ținuta profesională și un mediu de lucru fără elemente de distragere fac parte din orice cultură organizațională. În plus, stabilirea standardelor profesionale contribuie la eficiență și oferă oamenilor o gândire potrivită și pozitivă.

7. Alegeți modalitatea de comunicare: apeluri (audio și video), chat și e-mail-uri.

Dacă Skype-ul și e-mail-ul sunt disponibile și la îndemâna tuturor, este tentant să discutați prin mesaje text sau să trimiteți un e-mail ori de câte ori există ceva de discutat. Dar în acest fel pot apărea cu ușurință neînțelegeri și întârzieri. Cu echipele virtuale, apelurile video sau cel puțin apelurile obișnuite sunt mai mult decât o modalitate de a evita neînțelegerile. Conectează-te cu  membrii echipei la un nivel cât mai personal.

8. Adaptați-vă oamenilor cu care lucrați.

Nu toată lumea se poate adapta ușor la munca de la distanță și nu toată lumea este la fel de potrivită acestui mod de lucru. Evaluați cât de bine se încadrează oamenii in echipă și identificați modalitatea optimă de lucru.

9. Stabiliți un sistem de meritocrație.

Meritocrația – sau procesul de recompensare și recunoaștere a oamenilor pe baza abilităților lor – îi stimulează pe oameni să muncească mai mult și mai bine. Asigurați-vă că o să configurați sisteme de recompense pentru a vă menține echipa motivată și pentru a identifica mai bine membrii echipei care pot prelua mai multe responsabilități.

10. Folosiți instrumente de gestionare a proiectelor.

Instrumentele de gestionare a proiectelor pot fi ideale pentru a urmări termenele. De asemenea, trimiteți alerte și reminder-e pentru termene și realizați o prezentare rapidă zilnică, săptămânală sau lunară a ceea ce trebuie făcut, de către cine și când. Instrumentele de partajare fișiere și aplicațiile de time management sunt de mare ajutor.