Agilitatea în Analiza de Business: Cheia Succesului într-o Lume în Continuă Schimbare

    24-26 apr., 4-5 mai,
    09:00-13:00

    Într-o lume în care schimbarea este cea mai constantă variabilă, agilitatea în analiza de business devine un factor esențial pentru supraviețuirea și succesul unei organizații. Agilitatea implică capacitatea unei companii de a se adapta rapid și eficient la schimbări, de a anticipa tendințe și de a inova pentru a rămâne competitivă în piață. Această abordare presupune o perspectivă holistică asupra datelor, proceselor și resurselor, precum și abilitatea de a gândi strategic și de a lua decizii informate într-un timp scurt.

    1. Adaptarea la schimbări și tendințe în mediul de afaceri:

    Agilitatea în analiza de business permite companiilor să își ajusteze rapid strategiile și să se adapteze la schimbările din mediul de afaceri. Aceasta include identificarea noilor oportunități de piață, evaluarea riscurilor și oportunităților, precum și adaptarea la modificările legislative sau tehnologice. Prin utilizarea unor instrumente și tehnici de analiză avansate, companiile pot anticipa tendințele și pot acționa în consecință pentru a-și menține avantajul competitiv.

    1. Optimizarea proceselor și eficiența operațională:

    Agilitatea în analiza de business ajută organizațiile să identifice punctele slabe și să îmbunătățească procesele interne. Acest lucru poate conduce la reducerea costurilor, creșterea eficienței operaționale și sporirea productivității. Analiza de business agilă încurajează implementarea unor metodologii lean și a managementului schimbării pentru a asigura un proces de îmbunătățire continuă.

    1. Creșterea satisfacției clienților și loialității:

    O abordare agilă în analiza de business permite companiilor să răspundă rapid și eficient la nevoile și așteptările clienților. Prin monitorizarea și analiza datelor referitoare la comportamentul și preferințele clienților, companiile pot dezvolta produse și servicii mai bine adaptate nevoilor acestora. Acest lucru poate duce la creșterea satisfacției și loialității clienților, precum și la sporirea cotei de piață și a profitabilității.

    1. Inovarea și dezvoltarea produselor și serviciilor:

    Agilitatea în analiza de business stimulează inovația și dezvoltarea de noi produse și servicii prin identificarea și exploatarea oportunităților emergente. Aceasta include abilitatea de a experimenta, a testa și a ajusta rapid idei și concepte.

    10 provocări și soluții în Analiza de Business

    13-15, 20-22 mar.,
    15:00-18:00
    Grupă confirmată

    Analiștii de business  sunt adesea considerați o elită a profesioniștilor și sunt căutați de mulți angajatori. Analistul de business este un rol cheie și alături de Managerul de proiect este responsabil pentru succesul sau eșecul oricărui proiect. Analiștii de business  sunt agenți ai schimbărilor organizaționale, sunt influenți și au o importanță strategică semnificativă. Cu toate acestea, rolul de Business Analyst este însoțit de o serie de provocări.

    Majoritatea proiectelor mari se derulează sub presiunea termenelor strânse, adesea sunt tehnice și implică multe părți interesate. Analiștii de business  sunt responsabili pentru obținerea cerințelor de la diferitele  părți interesate, pentru aprobarea acestora, pentru asigurarea faptului că cerințele sunt dezvoltate, testate și implementate în mod eficace. Deși acest lucru poate părea simplu și intuitiv, analiștii de business se confruntă cu mai multiple provocări la fiecare pas al proiectului.

    Unele dintre provocările cheie care ar trebui să fie avute în vedere  pentru a oferi cele mai bune rezultate sunt discutate în acest articol.

    1. Derapajul de conținut

    Derapajul de conținut  apare atunci când se fac modificări privind cerințele convenite, chiar și atunci când acestea  au fost deja identificate, iar graficul de lucru a fost convenit. Ulterior, părțile interesate vin cu o nouă cerință și se așteaptă ca soluția să fie livrată în același timp. Conținutul diferit pune invariabil echipa de proiect sub o presiune nejustificată. Această problemă este mai răspândită în proiectele cu o abordare orientate către plan cu cascadă, deoarece stakeholderii au foarte puține oportunități de a oferi feedback cu privire la soluția dezvoltată. În cazul proiectelor agile (orientate către schimbare), deși planificarea unui sprint ține cont în mod rezonabil de modificările posibile privind cerințele, există în continuare riscul ca să apară modificări importante de conținut.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    Urmărirea îndeaproape a disponibilității capacității echipelor pentru a realiza activitățile pe proiect este esențială. O modificare  a caracteristicilor inițiale ar trebui să fie asociată cu resurse suplimentare (timp, capacitate) sau o reprioritizare în funcționalitățile deja planificate.

    2. Schimbări constante ale cerințelor sau a priorității cerințelor

    Este extrem de greu pentru părțile interesate să-și exprime exact nevoile, fie că este vorba de proiectarea interioarelor unei case sau de o aplicație informatică. Există adesea situații în care nevoia nu este clară la început în ceea ce privește detalierea cerinței și gradul de prioritate, iar părțile interesate / utilizatorii nu sunt siguri de funcționalitatea care le este necesară. Ca urmare, cerințele nu sunt definite eficient, necesitând modificări frecvente.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    Pentru a reduce numărul de schimbări, primul pas ar trebui să fie înțelegerea motivului care a condus la apariția lor. Apoi, în momentul în care motivul este clar, aplicați procesul de prioritizare a cerințelor, respectiv lucrați asupra celor prioritare. Acest lucru ar îmbunătăți procesul de management al cerințelor. Țineți cont de raportul între valoarea pe care o aduce schimbarea cerințelor și costurile asumate pentru ca schimbarea să aibă loc.

    3. Întârzierea sau lipsa acordului stakeholderilor sau a semnării recepției finale de către aceștia

    Poate  exista o varietate de motive pentru care obținerea   acordului  stakeholderilor ar putea fi întârziată, cum ar fi:

    • Indisponibilitatea stakeholderilor cheie;
    • Implicarea inadecvată a stakeholderilor;
    • Lipsa acordului/consensului cu privire la cerințe.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    • Încercați să găsiți înlocuitori pentru stakeholderii cheie și să invitați/interacționați cu el/ea.
    • Pregătiți un business case pentru stakeholderi și obțineți feedback-ul acestora, într-o întâlnire la care participă sponsorul proiectului sau o parte interesată foarte influentă.
    • Solicitați o întâlnire pentru a discuta cerințele și a le agrea – pregătiți procesul-verbal al întâlnirii, distribuiți-l tuturor părților interesate și cereți tuturor să analizeze conținutul pentru a semnala  orice dezacord.

    4. Schimbarea proprietarului afacerii/procesului

    Schimbarea proprietarului de proces reprezintă adesea un risc serios pentru proiect și pentru succesul acestuia. Potențialele probleme pot fi:

    • Schimbarea priorităților;
    • Necunoașterea contextului și nevoilor asociate soluției;
    • Lipsa de asumare pentru inițiativa existentă, deoarece aceasta a fost creată de responsabilul de proces anterior.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    • Evaluați permanent probabilitatea schimbărilor în organizație;
    • Temporizați când apar turbulențe;
    • Pregătiți-vă argumentele pentru a justifica valoarea inițiativei pentru noul proprietar de proces.

    5. Obiectivele responsabililor nu sunt aliniate

    Contextul dinamic poate duce la schimbarea nevoilor și a priorităților. Acest lucru poate reprezenta impedimente serioase în progresul proiectului.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    • Puteți alege abordarea Agile, situație în care aveți posibilitatea de a prelua funcții pe baza priorității în iterațiile sau sprinturile ulterioare;
    • Folosiți modele de prioritizare – de la cerințe obligatorii la cerințe ”nice to have” – prioritizarea MoSCoW poate fi de mare ajutor.

    6. Modificări de reglementare / factori externi

    Dacă sunteți un analist de businessi într-o industrie reglementată sau în care intervin cerințele de reglementare, atunci trebuie să țineți cont că modificările reglementărilor sau conformitatea pot afecta mai multe sisteme, zone geografice și proiecte în mod diferit.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    O înțelegere la nivel înalt a mediului de reglementare al organizației dumneavoastră și a modului în care acesta poate afecta proiectele vă va ajuta să dezvoltați sisteme care respectă cerințele de reglementare cât mai eficient posibil. Acest lucru se poate face în dezvoltarea cerințelor în strânsă interacțiune cu stakeholderii cu experiență în  reglementare și conformare . Dezvoltarea cunoștințelor fundamentale despre domeniu este întotdeauna benefică pentru a fi conștienți de schimbări și impactul acestora.

     7. Lipsa de implicare a părților interesate

    Implicarea și managementul activ al stakeholderilor  sunt, fără îndoială, factori critici de succes pentru orice proiect. Înțelegerea diferitelor părți interesate și a caracteristicilor acestora pot ajuta foarte mult la elaborarea strategiilor pentru a răspunde așteptărilor și preocupărilor acestora.

    Înțelegerea interesului stakeholderilor  și alinierea acestuia la obiectivele proiectului este o responsabilitate importantă pentru profesioniștii în analiză de business. Unele părți interesate pot deveni influente sau dezinteresate pe măsură ce proiectul se dezvoltă. Dacă părțile interesate au un rol critic în proiect, atunci neimplicarea lor va reprezenta un risc serios pentru succesul proiectului.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    Este esențial să urmăriți aceste schimbări. Adaptarea tehnicilor de implicare a stakeholderilor  ar trebui luată în considerare ținând cont de impactul potențial pe care îl poate avea asupra proiectului. Harta părților interesate este utilă pentru  eficacitatea  implicării stakeholderilor,  în funcție de interesul și influența lor  asupra proiectului.

    8. Lacune în procesul de management al proiectului

    Unele dintre aceste greșeli comune în procesul de management al proiectului pot face ca proiectul să treacă prin situații  dificile, sarcini nerezonabile și termene de livrare ratate:

    • Planificare inadecvată a riscurilor – Identificarea riscurilor după implementarea noii soluții;
    • Planificarea inadecvată a resurselor – neluarea în considerare a rezervelor (resurse nefacturabile) pentru resursele cheie. În acest caz apar probleme atunci când o resursa este indisponibilă, fapt care pune presiune asupra membrilor echipei prin necesitatea de a prelua activități neplanificate.
    • Planificare inadecvată a analizei de business – Managerii de proiect se grăbesc să înceapă proiectul fără o planificare adecvată a analizei de business . Acest lucru duce la lacune în procesul de analiză și, mai târziu, în proiect.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    • Accent mai puternic pe principiile managementului de proiect în activitățile de analiză de business;
    • Rezervă de resurse cu experiență și expertiză similare în domeniu;
    • Solicitați implicare în procesul de planificare a proiectului

    9. Nu se poate justifica investiția

    Măsurarea eficacității  oricărei activități este esențială pentru a ști dacă sarcina aduce valoare adăugată sau nu. Rentabilitatea investiției este una dintre cele mai eficiente metode de evaluare a eficacității  investiției făcute  în orice inițiativă. Analiza de business  nu face excepție de la aceasta. Cunoașterea beneficiilor și costurilor de business le permite profesioniștilor din analiza de business să justifice inițiativele și să planifice activitățile viitoare.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    • Cunoașterea modalităților de măsurare a valorii rentabilității prin inițiativele de analiză de business;
    • Evaluarea economiilor rezultate din îmbunătățirea procesului;
    • Creșterea veniturilor datorită modernizării/automatizării tehnice;
    • Apariția unui nou segment de clienți datorită adoptării de noi tehnologii sau automatizării;
    • Îmbunătățirea calității/reducerea defectelor cu beneficii financiare datorită îmbunătățirii procesului

    10. Rezistența la adoptarea noului sistem

    Schimbarea este întotdeauna inevitabilă, dar la fel este și rezistența la schimbare. Este o tendință naturală a multor părți interesate de a încerca să-și păstreze metodele și sistemele neschimbate. Implementarea unei schimbări este întotdeauna dificilă, mai ales dacă sistemul actual este unul cu care utilizatorii au fost obișnuiți de multă vreme, în ciuda defectelor și ineficiențelor sale. Părțile interesate sunt obișnuite cu procesele lor, chiar dacă majoritatea dintre ele necesită timp și sunt manuale. Deci, învățarea asociată unul nou sistem nu este întotdeauna bine primită. De fapt, uneori, unii stakeholderi luptă până la final pentru a respinge lansarea noului sistem.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    • Evidențiați beneficiile noului sistem pentru utilizatori;
    • Demonstrați utilizatorilor beneficiile – ușurință în utilizare, caracteristici/funcționalități îmbunătățite, ajutor  în efectuarea sarcinilor zilnice;
    • Oferiți sprijin în procesul de tranziție;
    • Construiți relații de încredere cu utilizatorii.

     

    Profesia de analist de afaceri este una strategică, iar provocările asociate acesteia sunt de anvergură. Provocările sunt zilnice și au diferite niveluri de complexitate. Însă cele de mai sus sunt cele mai des întâlnite.

    Adaptare după: 10 Business Analysis Challenges and Recommended Solutions
    https://www.iiba.org/business-analysis-blogs/10-business-analysis-challenges-and-recommended-solutions/

    7 Provocări cheie pentru Managementul Contractelor în 2022

    28-29 nov, 12-13, 19-20 dec.,  14.00-17.00
    Grupă confirmată

    Context 

    Este corect să spunem că ultimii ani au fost caracterizați  de provocări dureroase în managementul contractelor, datorită accelerării incertitudinii, care a fost însoțită de volatilitate, complexitate și ambiguitate.
    Lecția principală pentru Managerii de Contract este că nevoia de viteză  este acum noua normalitate. Iar această viteză se translatează în următoarele:

    1. Este necesară o mai bună informare pentru a fi mai bine pregătiți.
    2. Informațiile trebuie să fie livrate rapid acolo unde sunt necesare pentru luarea deciziilor.
    3. Adaptabilitatea, agilitatea, anticiparea, creativitatea, reziliența și receptivitatea sunt cruciale.

    În articol vom discuta câteva provocări cheie pe care managerii de contracte ar putea fi nevoiți  să le ia în considerare, să le planifice și să le abordeze.
    Să reținem că nu toate riscurile sunt negative și au nevoie de minimizare și atenuare. Unele riscuri sunt pozitive și pot duce la oportunități care trebuie valorificate și maximizate.
    Indiferent dacă s-au pregătit sau nu modalități de a răspunde unora dintre aceste provocări, este probabil să fie nevoie de mai multă rapiditate, frecvență, profunzime și/sau amploare decât se exercită  de obicei.
    De ce este necesar acest lucru? Pentru că situațiile pot apărea pe nesimțite , dar escaladează foarte repede, prinzând oamenii nepregătiți.
    Merită să fii cât mai bine pregătit posibil, acceptând în același timp că nu există nicio garanție că orice răspuns planificat la o anumită situație va fi eficace.
    Nu este un moment în care să dai greș pentru ca nu a fost timp să faci lucrurile ca la carte.
    Riscul trebuie tratat frontal, cu acțiuni bine gândite , nu cu apatie și inacțiune.

    7 provocări pentru managerii de contracte pentru 2022

    Următorul set de puncte nevralgice  pentru managerii de contract în 2022 îl considerăm ca având un caracter de generalitate. Nu constituie o listă exhaustivă și, cu siguranță, există alte provocări în diferite industrii și zone geografice. Unele organizații poate nu au experimentat înainte astfel de provocări,  sau nu foarte acut, însă e foarte probabil să o facă în viitorul apropiat.
    Deși abordarea problemelor este prezentată într-o succesiune logică, atât ordinea, cât și relevanța fiecărei provocări pot fi decise de organizație după cum consideră de cuviință.

    Provocarea 1: Verificați încadrarea în categoria ”critică” a furnizorilor și   contractelor

    Furnizorii critici sunt cei care furnizează produse și/sau servicii de care organizația  nu se poate lipsi. Contractele care reglementează furnizarea acestor produse sunt critice.
    Deoarece lucrurile se schimbă în timp și înregistrările pot să nu fie actualizate, pentru gestionarea riscurilor, merită să verificăm în mod regulat dacă furnizorii și contractele desemnate în prezent ca fiind  critice își mențin statutul, precum și dacă alți furnizori și contracte ar trebui să fie desemnate drept critice.
    Această activitate trebuie făcută ca pas fundamental pentru câteva dintre următoarele provocări.

    Provocarea 2: Înțelegeți ce se întâmplă în lume și cum poate fi  afectată organizația

    Pentru Managerii de Contract, există situații externe și interne care ar putea afecta organizația, fie direct, fie indirect, impactând într-o oarecare măsură furnizorii sau contractele critice.
    Situațiile externe pot include:

    • Schimbări politice , manifestări de forță , escaladări ale unor situații tensionate;
    • Schimbări ale climatului corporativ , incluzând  transformarea digitală, schimbarea legislației și exploziile de date;
    • Tulburări civile;
    • Conflicte militare și provocări;
    • Scandaluri care implică mită, corupție, fraudă și infracțiuni legate de drepturile  omului;
    • Evenimente meteorologice catastrofale;
    • Impunerea de noi legislații și reglementări;
    • Litigii împotriva organizației.

    Situațiile interne pot include:

    • Achiziția, fuziunile sau preluarea de către alte organizații;
    • Vânzarea unor părți ale organizației către alte organizații;
    • Reorganizarea sau închiderea unor părți ale organizației;
    • Modificări ale managementului executiv, strategiilor organizaționale sau țintelor de piață;
    • Externalizarea diferitelor funcții organizaționale;
    • Litigii inițiate de organizație .

    Astfel de situații trebuie descoperite, documentate și urmărite atunci când sunt relevante pentru activitățile de management al contractelor. Efectele potențiale trebuie anticipate și trebuie propuse și planificate abordări viabile de atenuare.
    Aceste situații pot reprezenta un grad mare de incertitudine. Problema  incertitudinii  este că poate fi cu greu măsurată, controlată sau atribuită o probabilitate de apariție și este imprevizibilă și în ceea ce privește evoluțiile viitoare.
    Din acest motiv, există o corelație puternică între incertitudine și risc, în ciuda faptului că acestea sunt la poli opuși . Existența incertitudinii oferă baza pentru anticiparea rezultatelor viitoare ale riscurilor care sunt măsurabile, controlabile, probabilistice și previzibile.
    Două cauze majore ale incertitudinii sunt zecile de conflicte armate care progresează în prezent în întreaga lume, precum și climatul politic.
    Implicațiile și consecințele sunt în mare parte localizate în țările în cauză, cu unele efecte secundare asupra vecinilor  apropiați sau îndepărtați. Unele dintre conflictele mai mari au atât efecte regionale, cât și, ocazional, globale.
    Rețineți că riscul poate însoți și certitudinea. Un exemplu este volumul în continuă creștere de legislație, reglementări și alte politici guvernamentale care aplică sancțiuni aspre organizațiilor pentru neconformare.
    Luați în considerare exemple recente, cum ar fi introducerea GDPR și diferitele investigații privind comportamentul companiilor mari de tehnologie precum Facebook și Google.
    Certitudinea se aplică aici deoarece atât obligațiile, cât și penalitățile vor fi precizate clar; riscurile provin din nerespectarea accidentală sau deliberată a cadrului de reglementare.

    Provocarea 3: Verificați viabilitatea furnizorilor critici

    În funcție de exact ce situații sunt descoperite în timpul Provocării 2 cu privire la orice furnizori critici, poate fi nevoie de verificări mai frecvente  și/sau intense ale viabilității acestor furnizori, proporționale cu potențialul de risc anticipat al respectivelor situații pentru acei furnizori.
    Efectele evenimentelor meteorologice extreme, tulburările civile din cauza alegerilor sau a altor situații politice, dificultățile economice generale, încălcarea legii și a ordinii, eșecul sau distrugerea infrastructurii cheie și așa mai departe pot avea, de asemenea, impact asupra viabilității furnizorului.
    Principala preocupare aici este perturbarea furnizării de resurse naturale, alimente și produse manufacturate, precum și transportul și livrarea acestora către clienți.
    Scopul ar trebui să fie acela de a determina riscul ce ar rezulta  pentru organizație în cazul încetării, complete sau parțiale, a furnizării de produse și/sau servicii critice de la furnizori, și, ulterior, să permită luarea în considerare și aplicarea abordărilor de atenuare.

    Provocarea 4: Verificați eficacitatea contractelor critice

    Ca și în cazul furnizorilor critici, situațiile descoperite în cadrul Provocării 2 pot avea un rezultat negativ sau pozitiv asupra eficacității contractelor critice în mai multe privințe:

    • Adecvare: contractul este deja capabil să facă față sau să răspundă acestor noi situații?
    • Flexibilitate: contractul este adaptabil la o serie de situații fără a necesita modificări?
    • Posibilitate de schimbare: contractul poate fi modificat rapid pentru a răspunde noilor  situații?
    • Capacitate de reziliere: contractul poate fi reziliat anticipat dacă este absolut necesar?

    Acesta este un alt domeniu în care mediul de reglementare în schimbare are efecte și, prin urmare, managerii de contract ar trebui să identifice contractele cheie și orice modificări care trebuie făcute acestora. Unele contracte critice ar putea necesita actualizare pentru a specifica aplicabilitatea anumitor legislații sau obligații în temeiul unei astfel de legislații.
    În cazul în care sunt identificate deficiențe într-un contract deosebit de critic, ar trebui să aibă loc discuții cu părțile interesate relevante pentru a determina abordări de soluționare a problemelor.
    Apoi pot avea loc discuții cu celelalte părți privind modificarea acestuia pentru a-i crește eficacitatea în viitor, sau rezilierea înainte de termen și, eventual, negocierea unui contract mai eficace cu același furnizor sau cu un alt furnizor.

    Provocarea 5: Verificați conformitatea cu reglementările organizației

    Noi legi, reglementări și politici aplicabile organizațiilor de toate tipurile intră în vigoare tot timpul, astfel încât managerii de contract trebuie să țină mereu cont de imaginea de ansamblu a respectării contractelor. Acest mediu de reglementare în schimbare s-ar putea aplica unei organizații, de exemplu:

    • În țara în care este înregistrată;
    • În țările sau regiunile în care își desfășoară activitatea;
    • Dacă prelucrează datele personale ale rezidenților din anumite țări sau regiuni;
    • Dacă obţine anumite tipuri de produse;
    • Dacă dorește să exporte anumite tipuri de produse în anumite țări;
    • Dacă dorește ca anumite tipuri de produse să fie folosite de cetățenii anumitor țări, indiferent de locul în care locuiesc acele persoane.

    Pentru a fi conformă cu acest mediu de reglementare larg răspândit, o organizație trebuie să cunoască mai întâi legile, reglementările și politicile aplicabile, apoi obligațiile și sancțiunile aplicabile pentru non-conformare. Aceste informații sunt furnizate, cel mai probabil, de echipa juridică internă sau externă a organizației.
    Este esențial ca aceste informații să fie colectate, documentate și actualizate atunci când este necesar și puse la dispoziția managerilor de contract ai organizației, care pot discuta detaliile cu părțile interesate relevante pentru contractele aplicabile.
    Managerii de contract și părțile interesate pot stabili apoi mecanisme care să permită organizației să respecte obligațiile de reglementare aplicabile fiecărui contract.
    Multe guverne își consolidează capacitățile de control al conformării la reglementări. Este de așteptat , de asemenea, ca aceste organisme să-și îndeplinească rolul  mult mai bine decât au făcut-o până acum , prin identificarea, nominalizarea  și incriminarea celor care nu se conformează, aplicând pedepse adecvate nivelului de neconformare , astfel încât să acționeze ca un factor de descurajare pentru cei  care ar putea fi înclinați să acționeze în mod similar.

    Provocarea 6: Implicarea stakeholderilor contractului și menținerea lor

    Stakeholderii contractului sunt persoane sau grupuri cu un interes personal în obiectul contractului. Acest interes s-ar putea referi la proprietatea contractului din perspectivă bugetară sau operațională, în calitate de utilizator al produselor și serviciilor contractate, în calitate de aprobator al acceptării termenilor și condițiilor etc.
    Managerii de contracte se bazează de obicei pe implicarea părților interesate în diferite activități de gestionare a contractelor. Acest lucru poate varia de la furnizarea de îndrumări cu privire la motivul și modul în care un contract trebuie modificat până la validarea performanței furnizorului.
    Fiecare organizație conține bisericuțe, facțiuni, critici, recalcitranți, sabotori și, în general, nemulțumiți . Mulți au poziții înrădăcinate, agende separate și conflictuale, o mentalitate tip „eu ce câștig din asta ” sau atribute care nu sunt propice pentru a lucra pentru o cauză comună. Alții, desigur, sunt mai mult decât pregătiți să facă tot ce este necesar pentru a duce treaba la bun sfârșit.
    În timp ce dezacordul poate fi profesional, personal, politic sau prezumțios, iar obținerea unui consens asupra unei anumite chestiuni poate fi foarte dificilă, cheia pentru a implica părțile interesate și a le menține acolo este comunicarea:

    • Informați-i pe deplin cu privire la beneficiile participării lor la activitățile de gestionare a contractelor;
    • Furnizați o notificare prealabilă cu privire la activitățile planificate;
    • Obțineți feedback cu privire la performanța furnizorului și a contractului;
    • Ascultați preocupările lor cu privire la orice probleme operaționale sau de altă natură care trebuie abordate;
    • Oferiți feedback despre progresul în abordarea preocupărilor lor:
    • Mulțumiți-le în mod regulat pentru eforturile depuse în asigurarea unui contract de succes;
    • Nivelurile ridicate de implicare între managerii de contract și stakeholderi ar trebui să conducă la o mai bună înțelegere  a rolului și a motivațiilor fiecărei părți  și să ofere sprijin reciproc, ceea ce este întotdeauna un lucru bun.

    Provocarea 7: Faceți față volumului de muncă de gestionare a contractelor

    Întotdeauna par să înceapă mai multe contracte decât cele care se finalizează. Fiecare contract nou considerat critic sau suficient de important pentru a justifica un management activ, adaugă o serie de activități de inițiere, suplimentar propriului set de activități curente.
    Unele contracte care expiră sau se încheie adaugă, în mod similar, o serie de activități de închidere la volumul de muncă programat. De asemenea, unele contracte ar putea neceista noi activități în perioada  de după expirare sau încetare.
    Deci, cum se descurcă un manager de contract cu un inventar din ce în ce mai mare de contracte active? Să ne uităm la modul în care sistemele de urmărire a contractelor și soluțiile dedicate pot ajuta.
    În primul rând, păstrați înregistrări ale conținutului și volumului muncii, cum ar fi un calendar al activităților programate, inclusiv vacanțele planificate, trainingul, foile de pontaj, calculul diferitelor statistici și tendințe, plus orice altceva ușor de adunat care prezintă o imagine clară asupra efortului asociat.
    În al doilea rând, propuneți și bugetați  o serie de opțiuni care pot ajuta la atenuarea situației. Unele opțiuni pot include:

    1. Obțineți personal mai instruit;
    2. Obțineți mai mult personal și instruiți-l;
    3. Obțineți tehnologie mai bună, inclusiv software dedicat managementului contractelor;
    4. Utilizați mai bine tehnologia existentă;
    5. Automatizați mai multe procese;
    6. Optimizați mai multe procese;
    7. Implementați câteva procese noi;
    8. Reduceți numărul de contracte gestionate activ.

    În al treilea rând, discutați situația și soluțiile propuse cu conducerea echipei de management al contractelor. Căutați recunoașterea problemelor legate de volumul de muncă și conveniți asupra celor mai viabile abordări pentru a le rezolva.
    În al patrulea rând, urmăriți  procesele de business pentru a informa conducerea organizației cu privire la probleme și soluțiile  recomandate .
    În timp ce primele patru opțiuni de mai sus sunt adesea limitate de costurile implicate, restul de obicei nu implică costuri suplimentare, așa că sunt mult mai acceptabile pentru organizație, dacă nu neapărat pentru Managerii de Contract afectați.
    Unele, toate sau niciuna dintre opțiunile propuse ar putea fi aprobate și implementate. Depinde de bugetul disponibil, prioritățile organizaționale și așa mai departe.
    În al cincilea rând, indiferent de succesul  implementării  unei soluții aprobate, luați măsuri pentru a minimiza distragerile care împiedică atingerea obiectivelor. Există o mulțime opțiuni , care includ:

    • Configurați ore „nu deranja” în sistemul de calendar sau sistemul de prezență utilizat;
    • Setați telefoanele de birou și mobile la mesageria vocală în perioadele „nu deranja”;
    • Stabiliți ore în afara perioadelor „nu deranja” pentru a verifica e-mailurile;
    • Răspundeți în mod corespunzător la e-mailurile care necesită atenție imediată, în caz contrar, confirmați primirea și anunțați când se poate aștepta un răspuns adecvat.

    În cele din urmă, setați priorități  pentru a separa elementele „must” de restul, ținând  cont de termenele limită deja stabilite.
    Nu există o soluție universală pentru această problemă universală. Ccombinația de circumstanțe, buget, priorități și personalități unice pentru organizație va determina exact ce poate și ce nu poate face un manager de contract cu privire la problemele legate de volumul de efort implicat.

    Rezumat

    Se pare că singura certitudine despre viitor este că viitorul este incert. Neprevăzutele se manifestă în continuare, sfidând adesea logica, practica consacrată, bunele maniere și bunul simț.
    Abordarea reactivă – agilitatea – poate găsi oportunități de exploatare într-un astfel de mediu, dar riscul este uneori prea mare, iar soluțiile nu aduc rezultate satisfăcătoare.
    Managerii de contracte se confruntă cu propriul lor set de provocări și riscuri deosebite, un microcosmos al entropiei globale generale.
    Crearea planurilor de management al contractelor și programarea activităților necesare pentru a aborda aceste provocări este esențială. Acest lucru în sine se va adăuga la provocarea de a face față sarcinilor de lucru semnificative ale managerului  de contract tipic. Părțile interesate contractuale ar trebui să fie informate cu privire la orice așteptare suplimentară privind implicarea lor în abordarea provocărilor.
    În acest articol, am subliniat provocările cheie așteptate pentru managerii de contracte în 2022 și am sugerat abordări pentru a le face față. Totuși, în ultimă instanță, depinde de managerii de contract, de echipele lor și de părțile interesate să își definească propria soluție prin adaptarea unor principii la specificul provocărilor pe care le identifică ei înșiși.

    Adaptare după: 7 Key Challenges for Contract Managers in 2022
    https://www.gatekeeperhq.com/blog/7-key-challenges-for-contract-managers-in-2022

    Limitele RACI – și o modalitate mai bună de a lua decizii

    Business Analysis – Managementul cerintelor

    6-8 dec., 9:00-17:00
    Grupă confirmată
    Training cu prezență fizică

    Mediul de afaceri ambiguu de astăzi necesită ca organizațiile să ia în considerare noi abordări pentru structurarea rolurilor decizionale.
    Luarea și executarea deciziilor este fundamentul funcționării organizațiilor. Cu cât o companie poate adopta mai repede alegeri de înaltă calitate, cu atât mai multă valoare poate oferi. Cu toate acestea, un studiu recent a constatat că 80% dintre organizații raportează dificultăți în luarea deciziilor.
    Multe organizații încearcă să clarifice drepturile de decizie folosind RACI, care reprezintă cele patru roluri pe care le joacă părțile interesate:

    • Executant (Responsible),
    • Responsabil (Accountable),
    • Consultat (Consulted) și
    • Informat (Informed).

    Cu toate acestea, adesea modelul RACI mai degrabă înrăutățește lucrurile.

    Mai jos, prezentăm patru capcane majore ale modelului:

    1. Nu există un decident clar

    Dacă ești nominalizat ca executant sau responsabil pentru o decizie, ai putea lua acea decizie? Dar dacă ai avea rolul de persoană consultată? Folosind modelul RACI, prea multe părți interesate ajung să aibă dreptul de a vota  sau dreptul de veto. Deși este utilă implicarea oamenilor în decizii, acest lucru funcționează doar atunci când doar câțiva participanți au dreptul de a vota.

    Restrângeți lista factorilor de decizie.

    1. Orchestrarea slabă a părților interesate

    Când  a fost ultima data când, luând o decizie, ați planificat cine va avea ce fel de aport și când? RACI nu doar că produce ambiguități privind cine decide și ce fel de input este necesar, ci și când este necesar.
    Aduceți părțile interesate pentru a oferi contribuția adecvată la momentul potrivit, fără a genera birocrația care diminuează calitatea deciziilor. Definiți mai întâi punctele cheie de colaborare și coordonare și planificați pornind de la acestea.

    1. Practici slabe de delegare

    Cu RACI, chiar și atunci când deciziile sunt delegate unor colegi mai puțin experimentați (o practică excelentă), ei de multe ori nu se simt împuterniciți să ia decizia finală – să nu mai vorbim de o recomandare – fără siguranța de a fi sprijiniți de toate părțile consultate și de a avea susținerea superiorilor lor. În cele din urmă, decizia delegată este adesea escaladată către nivelul managerial superior, generând pierderi de timp și frustrări legate de lipsa de putere.

    Liderii ar trebui să participe doar la luarea deciziilor critice, să decidă în mod explicit în ce să fie implicați, apoi să delege restul. Pentru a face acest lucru, alegeți decidenți clari și responsabili și conveniți asupra protocoalelor de escaladare. Asigurați-vă că, dacă utilizați termenii de executant și responsabil, este clară semnificația acestora pentru toți cei implicați.

    1. Management ineficient al întâlnirilor

    În ciuda numărului de întâlniri „critice” la care liderii participă, cei mai mulți directori descriu experiențele ca fiind lipsite de valoare adăugată. Managementul ineficient al întâlnirilor generează întâlniri ineficace — multe puncte de pe ordinea de zi nu reușesc să clarifice dacă: e necesară o decizie, e necesar să fie dezbătute,  sau sunt pur și simplu pentru a furniza informații. Această lipsă de claritate asociată cu RACI duce adesea la mai multe întâlniri, mai multe informații și mai multe prezentări.Este esențial ca organizațiile să includă câteva comportamente cheie atunci când planifică o întâlnire. În primul rând, clarificați scopul acesteia: luarea deciziilor (acțiunea), discuția (considerarea/rezolvarea problemelor) sau partajarea bidirecțională a informațiilor (conștientizarea). Şedinţele de decizie ar trebui să aibă în primul rând, dacă nu exclusiv, decizii pe ordinea de zi. De asemenea, amintiți-vă că nu orice decizie are nevoie de o întâlnire.

    Un cadru alternativ

    Pentru a evita aceste capcane, recomandăm o alternativă la RACI numită DIAE (DARE în engleză), care constă în alte 4 roluri:

    • Decidenți (Deciders)
    • Persoane de Influență (Advisers)
    • Persoane de Analiză (Recommenders)
    • Persoane de Execuție (Execution stakeholders).

    Decidenții: “Noi luăm deciziile”

    • Sunteți singurii care aveți drept de vot (în multe situații există un singur decident);
    • Stabiliți dacă la momentul deciziei este necesară prezența altor roluri
    • Clarificați modul de interacțiune cu părțile interesate și dacă este necesară o întâlnire

    Persoane de influență: „Avem o voce importantă în discuție”

    • Influențați decizia (adesea cu vehemență)
    • Nu puteți amâna decizia prin solicitarea de mai multe date, analize sau dezbateri

    Persoane de Analiză : „Explorăm și identificăm opțiunile”

    • Efectuați analize, explorați variante și clarificați argumentele pro și contra
    • Oferiți mai multe opțiuni și perspective
    • Puteți invita și alți experți care să contribuie

    Persoane de Execuție: „Noi ducem la îndeplinire deciziile”

    • Implementați decizia și, prin urmare, trebuie să fiți informați
    • Adresați întrebări de clarificare sau identificați provocări asociate implementării

    Deși este contraintuitiv, poate fi utilă implicarea mai mulțor oameni în luarea unei decizii, dar numai atunci când rolurile sunt clar articulate.
    Acordați mai multora dreptul de a contribui.
    Dar doar câtorva dreptul de a vota.
    Și nu folosiți RACI.

    Lean Six Sigma Green Belt
    10 lucruri pe care ar trebui să le știți despre Six Sigma

    „Six Sigma”, după cum știți deja, este o abordare/metodologie adoptată de companii pentru a reduce defectele, îmbunătățind astfel veniturile și crescând satisfacția clienților. În acest articol vom analiza câteva fapte cheie pe care ar trebui să le știți despre „Six Sigma”.

    1. Six Sigma este considerată o filozofie: stabilește orice proces ca fiind o relație între o variabilă de ieșire „y” și mai multe variabile de intrare „x”. Întreaga filozofie se axează pe identificarea, analizarea și controlul diferitelor „x” pentru a menține  „y” în  intervalul dorit.

    y=f(xi)

    Unde y este variabila de ieșire sau rezultatul procesului și xi sunt variabilele de intrare care afectează performanța procesului y.
    Numărul de variabile de intrare va diferi în funcție de natura procesului și a variabilei de ieșire.

    1. „Six Sigma” este un set de instrumente: această abordare definește Six Sigma ca fiind un set de instrumente statistice și de management, care atunci când sunt aplicate împreună ajută un proces să elimine variațiile și să reducă defectele. Unele dintre instrumente includ controlul statistic al proceselor, diagramele de control, FMEA, maparea proceselor, proiectarea experimentelor, testarea accelerată a duratei de viață, testarea ipotezelor etc.
    2. „Six Sigma” este o metodologie: consideră că toată munca poate fi abordată ca procese care pot fi definite, măsurate, analizate, îmbunătățite și controlate. Folosește cele două metode: DMAIC – Definiți, Măsurați, Analizați, Îmbunătățiți și Controlați pentru îmbunătățirea și corectarea procesului și DMADV – Definiți, Măsurați, Analizați, Proiectați și Validați pentru proiectarea și reproiectarea procesului. Practic Six Sigma face următoarele trei acțiuni pentru a-și atinge rezultatele: îmbunătățirea procesului, proiectarea și reproiectarea procesului și controlul procesului.
    3. „Six Sigma” măsoară: la nivel mondial, performanța Six Sigma înseamnă mai puțin sau egal cu 3,4 defecte per milion de oportunități (DPMO). Tabelul de mai jos este foarte important pentru înțelegerea Six Sigma:

    NIVEL SIGMA

    DPMO

    PERFORMANȚA PROCESULUI

    1

    500000

    50%

    2

    308537 65%
    3 66807

    93%

    4

    6210 99,4%

    5

    233

    99,976%

    6 3,4

    99,9997%

    Nivelurile Six Sigma și defectele aferente per milion de oportunități (DPMO)
    În scopul realizării controlului procesului, se utilizează distribuția normală și abaterea standard. Orice variabilă de ieșire este reprezentată într-o distribuție normală care marchează 3 unități de abatere standard de la punctul central (medie). Un proces tipic „Six Sigma” are 99,9997% din valorile sale între limitele +3σ și -3σ.

    1. „Six Sigma” urmează tehnici de îmbunătățire a proceselor bazate pe fapte. Orice lucru care ar trebui îmbunătățit este definit într-un format măsurabil și apoi analizat în vederea îmbunătățirii. În acest scop, se utilizează tehnici și concepte din probabilitate, statistică și cercetare operațională etc. Astfel, se întipărește cultura „gândirii statistice” și „luării deciziilor obiective (sau bazate pe date)” în cadrul organizației.
    2. „Six Sigma” urmează o abordare bazată pe proiecte. Fiecare problemă sau un grup înrudit de probleme care afectează un anumit rezultat este definit ca un proiect inițiat pentru îmbunătățire. Mai multe astfel de proiecte sunt inițiate și gestionate pentru îmbunătățirea  unei linii de produse, a serviciilor sau a organizației. Fiecare proiect este condus de o echipă interfuncțională care este instruită pe mai multe aspecte, inclusiv conceptele Six Sigma.
    3. „Six Sigma” necesită un sprijin foarte puternic și consecvent din partea managementului de top pentru a deveni strategia de management. În caz contrar, există un risc uriaș ca Six Sigma să fie perceput eronat, ca fiind doar un instrument de îmbunătățire a proceselor la scară mică.
    4. „Six Sigma” urmează o structură sau o definire a rolurilor diferită de structura organizațională existentă. Rolurile sunt Project Champion, Master Black Belt, Black Belt și Green Belt. Rolurile, precum și și contribuția lor la proiecte Six Sigma sunt predefinite.
    5. Beneficiile Six Sigma sunt semnificative!

    Unele dintre acestea sunt:

    • Nivelurile îmbunătățite de satisfacție a clienților;
    • Creșterea veniturilor;
    • Reducerea costurilor;
    • Variația redusă a procesului;
    • Creșterea moralului angajaților, mai multă implicare și asumare.
    1. Six Sigma își propune să transforme toate beneficiile în unele tangibile și să le transforme în economii monetare. Acesta este motivul pentru care multe organizații folosesc Six Sigma ca strategie de management și obțin un succes semnificativ în ceea ce privește veniturile, cota de piață și avantajul competitiv.

     

    Adaptare după 10 Things You Should Know About Six Sigma.
    https://www.whatissixsigma.net/10-things-about-six-sigma/.

    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Organizează o simulare pentru echipa ta
    Organizează o simulare pentru echipa ta