Author: Mircea Mihai
Puteți susține că multe dintre aceste puncte sunt simple, evidente și pur și simplu de bun simț. Vestea bună este că sunt. Vestea nu atât de bună este că într-o lume în care suntem deseori așteptați să livrăm mai multe proiecte de îmbunătățire incrementală și câștiguri de eficiență, aceste sfaturi valoroase sunt ușor uitate.
În organizațiile în care munca de îmbunătățire a proceselor este oferită doar prin viu grai și este considerată plăcută, orice deficiențe sunt adesea agravate. Drept urmare, lupta disperată pentru a păstra îmbunătățirea continuă a agendei corporative eclipsează uneori căile sistematice și gândite de urmat pentru cei implicați direct în programe.
-
Toți avem clienți și toți suntem clienți
Nu uitați niciodată că aveți clienți, dar că sunteți și client. Dacă doriți să reușiți în orice proiect, este important să fiți în avans cu privire la ceea ce aveți nevoie de la sponsor, colegi, proprietari de procese, departamente conexe sau alți furnizori. Aceasta include perioade de timp pentru când aveți nevoie de ajutorul lor. Comunicați întotdeauna aceste nevoi în mod clar și explicați impactul asupra proiectului dvs. și a organizației în cazul în care vreunul dintre furnizorii dvs. eșuează. În felul acesta, cei care sunt critici pentru succesul tău nu pot adopta un set de gânduri „fără impact, deci fără probleme dacă nu dau”.
În cele din urmă, doar în cazul în care aveți nevoie de unul, aveți la dispoziție un plan de urgență.
-
Ține-ți ochii deschiși pentru noi oportunități de dezvoltare
Nu veți lucra întotdeauna la proiecte care schimbă strategia, dar de obicei există posibilitatea de a face mici îmbunătățiri peste tot. Aducând în mod regulat mici îmbunătățiri, veți asista la un proces semnificativ mai capabil pe termen lung. Suma părților poate fi mai mare decât întreaga.
Având în vedere progresele în tehnologie, cele mai bune practici și schimbarea nevoilor clienților, va exista întotdeauna o modalitate mai bună. Deci, asigurați-vă că căutați în permanență aceste oportunități și încurajați-i pe alții să facă același lucru.
-
Toată lumea este ocupată, iar efo
-
rtul necesită un scop
Dacă doriți ca cineva să facă un efort suplimentar, va trebui să îi oferiți un motiv bun. Asta înseamnă că trebuie să fii absolut clar cu privire la ce vrei și când vrei – și să le asortezi cu motivul pentru care vrei și cu impactul direct pe care îl va avea asupra părților interesate (inclusiv pe cei pe care îi urmărești pentru asistență).
Dacă colegii dvs. nu înțeleg meritele destinației pe care o căutați, nu vă vor alătura în călătorie și cu siguranță nu vă vor ajuta să împărțiți sarcina.
-
Schimbarea necesită să atragi ambele forte, inima și creierul
Într-o lume a proiecte
lor concurente și a resurselor din ce în ce mai limitate, chiar și ideile grozave trebuie vândute și vândute din nou. Păstrați întotdeauna părțile interesate și ceea ce le face să bifeze în minte și prezentați continuu de ce ideea dvs. este atractivă – în special pentru ei.
Încorporați legea Pareto și creați strategia părților interesate în așa fel încât proiectul dvs. să se încadreze în 20% din activități care vor fi percepute ca având un impact maxim. Nu ar trebui să fie depusă la majoritatea proiectelor de schimbare care nu vor fi preluate sau explorate.
-
O analiză complexă necesită o soluție simplă
Analiza este călătoria ta și concluziile tale destinația. Cu toate acestea, pentru părțile interesate de afaceri, indiferent cât de interesantă este călătoria dvs., este destinația pe care trebuie să o știe. Cu cât concluziile dvs. sunt mai simple, cu atât veți obține mai rapid ștampila lor de aprobare. Expuneți mai întâi concluziile no
astre și folosiți analiza pentru a vă susține. Păstrați-l întotdeauna simplu și asigurați-vă că prioritățile dvs. de comunicare sunt în această ordine.
-
Ai nevoie de un susținător pentru a merge mai departe
Când mersul devine greu, chiar și cei duri au nevoie de sprijin. Cu susținători puternici alături, implementarea schimbărilor organizaționale va fi mai ușoară. În mod ideal, avocații dvs. ar trebui să includă directori, conduceri superioare, campioni și sponsori ai proiectelor, precum și formatori de opinie la toate nivelurile.
Dacă acești potențiali avocați nu sunt de partea ta, trebuie să afli de ce și să vezi ce se poate face pentru a-și alinia op
iniile cu ale tale. Acest lucru vă va ajuta să vă atingeți obiectivele mai repede și să obțineți susținerea corectă de la început. Lucrați la acest lucru cât mai devreme posibil pentru a evita viitoarele standuri de proiecte și pentru a minimiza frustrarea.
-
Perseverența trebuie admirată, dar până într-un punct
Dacă este nevoie de mult efort și timp pentru a-ți dovedi punctul de vedere, asigură-te că merită – pentru tine și sponsor. Perseverența este o calitate admirabilă și crucială pentru succes, dar este important să știți câ
nd să o lăsați să meargă mai departe. Poate că va trebui uneori să vă investiți pasiunea în proiecte alternative pentru a vă asigura succesul pe termen lung, deci asigurați-vă că rămâneți flexibil.
-
Comunică frecvent și mereu cere feedback
Necesitatea comunicării poate părea evidentă, dar este important să vă asigurați că este un proces bidirecțional. Uneori, feedback-ul mic sau deloc indică acordul, dar poate însemna, de asemenea, că mesajul dvs. nu a ajuns la nivelul potrivit sau pur și simplu a fost ignorat. Nu este ușor acceptată în orga
nizații, schimbarea este adesea privită ca fiind prea dificilă sau respinsă fără a fi luată în considerare.
Dacă trebuie să vă adaptați sau să vă puneți ideile în așteptare, așa să fie. Planurile întârziate care trebuie modificate sunt mai bune decât sugestiile neevaluate îngropate fără urmă.
-
Perspectiva este importantă, dar a ta este doar una din multe altele
Dacă nu explorați părerile părților interesate, nu veți înțelege niciodată motivele acestora. Și dacă nu le înțelegeți mot
ivele, este puțin probabil să generați schimbări. Este important să se ia în considerare contextul, experiența, politica, prioritățile, țintele, interesele proprii, neînțelegerile și culoarea perspectivelor fiecăruia. De multe ori agendele reale pot rămâne ascunse.
Așadar, cunoaște-ți părțile interesate, explorează-le perspectivele și, cel mai important, arată că îți pasă. Este posibil să nu obțineți întotdeauna întregul adevăr sau toate gândurile lor, dar veți fi mai aproape dacă întrebați decât dacă nu.
Odată ce înțelegeți cu adevărat perspectivele părților interesate, sunteți în stare bună să lucrați la punctele patru și șase.
-
Folosiți instrumente de îmbunătățire pentru a adăuga valoare și nu doar pentru a bifa căsuțele de pe listă
La fel ca în majoritatea lucrurilor din viață, este important să folosiți instrumentele potrivite din cutia dvs. de instrumente pentru proiectele Lean Six Sigma și nu doar să utilizați tehnici de dragul lor. Veți afla cum să utilizați instrumentele în mod optim prin încercări și erori, experiență post-antrenament și demonstrând înțelegerea tehnicilor pentru certificarea Belt. După ce ați selectat instrumentele potrivite, veți fi surprins de calitatea și viteza de progres pe care o puteți face. În mod similar, utilizați DMAIC (metodologia Six Sigma) numai acolo unde este justificat. Dacă soluția este evident evidentă, atunci „du-te și fă-o”.
Deși proiectele și activitățile de îmbunătățire trebuie să fie robuste, acest lucru nu implică necesitatea unei mari complexități sau a unei analize profunde în toate ocaziile. Mai simplu este mai bun – și amintiți-vă întotdeauna că supra-procesarea este clasificată drept una dintre cele șapte deșeuri mortale din Lean Six Sigma.
Ce este un analist de afaceri?
Pe scurt, BA utilizează date pentru a îmbunătăți productivitatea unei companii. Prin utilizarea instrumentelor, tehnicilor și software-ului, aceștia analizează nevoile afacerii și operațiunile curente, apoi își dau seama cum să îmbunătățească afacerea, astfel încât aceasta să își poată atinge obiectivele.
Ce fac analiștii de afaceri?
BA lucrează ca intermediar între partea „tehnică” a afacerilor și management. Întreprinderile moderne se bazează foarte mult pe software și informații pentru a face afaceri. Cei care ocupă funcții de conducere pot să nu aibă timp sau abilități tehnice necesare pentru a colecta și a înțelege toate informațiile care plutesc în jur.
BA lucrează pentru a capta aceste informații și a le prezenta managerilor într-un mod ușor de înțeles. Într-o zi s-ar putea să alegeți să intervievați clienții pentru feedback, în altă zi s-ar putea să vă uitați la finanțe și cheltuieli pentru a vă asigura că banii sunt investiți cu înțelepciune.
BA sunt, de asemenea, însărcinați cu distilarea acestor informații în rapoarte ușor de înțeles. Puteți alege să utilizați diagrame, grafice sau alte instrumente vizuale. A face acest lucru într-un mod simplu, deși nu exclude accidental o fațetă importantă a informației, este o altă abilitate importantă a analistului de afaceri.
Responsabilități BA:
- Adunarea cerințelor.
- Modelarea cerințelor.
- Documentația privind cerințele.All Posts
- Solicitarea modificărilor funcționale.
- Testarea modificărilor funcționale.
- Coordonarea testului de acceptare a utilizatorului (UAT).
- Legătura cu echipele tehnice.
- Analiști de date
În timp ce analiștii de afaceri se concentrează în general pe colectarea de informații prin comunicarea cu clienții, părțile interesate și clienții, analiștii de date obțin în general informații prin intermediul acestora, ați ghicit – date.
Analiștii de afaceri nu necesită abilități de programare (deși cu siguranță arată bine pe un CV dacă aveți). Cu toate acestea, analiștii de date operează în cadrul unor departamente extrem de tehnice și sunt de obicei mai calificați decât dezvoltatorii IT cu care lucrează.
Analiștii de date necesită abilități tehnice puternice, în timp ce analiștii de afaceri necesită abilități puternice de leadership și comunicare.
Abilități de carieră BA
Dacă fișa postului de mai sus pare interesantă (și este, încredeți-ne), va trebui să începeți cu câteva condiții prealabile înainte de a vă putea gândi chiar să aplicați pentru primul dvs. rol BA:
Împrospătează-ți CV-ul
Dacă doriți să lucrați ca analist de afaceri, trebuie să aveți 6 abilități de bază. Asigurați-vă că le evidențiați în CV-ul dvs., recrutorii vor căuta întotdeauna acestea pentru a vă asigura că un solicitant „bifează toate casetele” în nici o ordine specială, acestea sunt:
- Abilități de management
BA lucrează de obicei alături de managerii de proiect și, deși aceștia sunt răspunzători de obicei de către consiliul de proiect, în general veți fi liberi să acționați ca propriul dvs. șef și s-ar putea să vi se ofere chiar autoritatea de a face mici modificări fără o aprobare mai mare.
Ca atare, veți avea nevoie de câteva abilități de gestionare de bază pentru a vă gestiona în mod eficient toate responsabilitățile. Arătați angajatorilor că aveți ce e nevoie pentru a colecta cerințe, pentru a obține semnarea aprobărilor, pentru a participa la întâlniri și pentru a gestiona părțile interesate dificile, fără a fi nevoie de supraveghere constantă.
- Abilități de comunicare
Probabil cea mai importantă abilitate a unui BA, trebuie să le arătați recrutorilor că puteți comunica în mod clar cerințele clienților, apoi să transmiteți feedback-ul lor echipelor tehnice.
Gândiți-vă la această parte a rolului dvs. ca la un „traducător” (ceea ce nu este departe de adevăr). Vei vorbi cu zeci de oameni, fiecare având un rol, o educație și o specializare diferite. Ceea ce are un sens perfect pentru unul ar putea fi o mizerie de neînțeles pentru altul.
Abilitățile verbale bune sunt doar jumătate din puzzle, de asemenea, va trebui să puteți scrie clar și concis. BA are nevoie să ia un document de 300 de pagini și să îl rezume într-un raport de 1 pagină care acoperă fiecare informație importantă.
- Abilități de negociere
Abilitățile de negociere și comunicare merg mână în mână. În calitate de BA, nu veți vorbi doar cu clienții, ci va trebui să negociați acorduri dificile cu părțile interesate care să lase ambele părți mulțumite de acord.
Va trebui să găsiți compromisuri și să ieșiți din situațiile complicate. Având o inteligență rapidă, bunele maniere și cunoștințele despre meseria dvs. fac parte din ceea ce are nevoie un BA pentru a naviga în unele dintre dificultățile rolului.
- Abilități analitice
Acest lucru este de la sine înțeles – trebuie să puteți analiza informații din mai multe surse și apoi să decideți cum să luați măsurile adecvate.
Mai mult decât date, va trebui să vă uitați și la performanțele dvs. anterioare, pentru a vedea ce soluții au funcționat conform intenției și care nu au îmbunătățit strategia dvs. în viitor.
- Abilități de rezolvare a problemelor
BA-urile au sarcina de a rezolva probleme critice de afaceri și de a oferi cea mai bună soluție posibilă în orice context dat.
Nu este întotdeauna posibil să livreze cu ușurință nevoile afacerii și, având în vedere complexitatea multor companii moderne, rareori există doar o singură cauză a unei singure probleme.
O să aveți nevoie să știți cum să abordați problemele la toate nivelurile de afaceri de la clienți până la conducerea superioară. S-ar putea să fii chemat să îți asumi un rol HR și să rezolvi disputele între membrii echipei individuale.
- Cunoștințe tehnice
Toți analiștii de afaceri necesită anumite abilități tehnice, așa cum am spus, există o diferență între analiști de date și de afaceri, dar va trebui totuși să știi cum să folosești Excel și alte instrumente de bază.
Dacă doriți cu adevărat să impresionați recrutorii, luați în considerare urmarea unui curs SQL. Împerecheați aceste cunoștințe cu unele instrumente de proiectare vizuală, cum ar fi Microsoft Visio și poate o suită de management online de bază și sunteți sigur că vă atrageți atenția!
Calificări de analiză a afacerii
Realitatea rolurilor BA în care majoritatea oamenilor „cad” în ele. Adică, majoritatea nu caută în mod activ roluri BA, poziția unui analist de afaceri se întâmplă doar să fie calea naturală a progresului în carieră a multor roluri din industria IT.
Acest lucru are sens atunci când luați în considerare cantitatea de informații specifice industriei solicitate de BA. Faceți o treabă suficient de lungă și veți avea o idee bună despre cum să îi ajutați pe ceilalți să o facă la fel de bine ca dvs.
Dacă nu doriți să vă îndreptați spre un rol BA de jos în sus, aveți nevoie de ceva suplimentar pentru a le arăta angajatorilor că aveți cunoștințele necesare.
Vestea bună este că nu trebuie să petreceți ani studiind în învățământul terțiar pentru a vă califica. Nu este necesar un grad specific pentru a fi analist de afaceri.
Acestea fiind spuse, dacă aveți o diplomă în inginerie informatică, un master sau, mai bine spus, și o licență în Inginerie, ar trebui să intrați cu ușurință într-o carieră BA.
În lipsa acestora, puteți opta oricând pentru un curs de formare acreditat pentru analisti de afaceri. Aceste cursuri variază de la cele care vă vor învăța informații generale despre profesie, până la cele care vă vor ghida prin practici și tehnici individuale utilizate în analiza afacerilor.
Pașii următori
Acum, că aveți o înțelegere aproximativă a ceea ce face un bun candidat la BA, putem planifica următorii pași către primul dvs. rol BA:
- Implică-te în proiecte astăzi!
În lumea afacerilor se întâmplă întotdeauna ceva. Dacă sunteți angajat în prezent, întrebați-vă managerul dacă există proiecte la care vă puteți alătura într-un rol de asistență.
Acest lucru vă va oferi o șansă bună de a învăța frânghiile direct, chiar dacă nu aveți nimic de contribuit la început, scufundându-vă într-un mediu de proiect vă va oferi o înțelegere a rolurilor și sarcinilor îndeplinite de dezvoltatorii din industria dvs.
Dacă nu sunteți angajat, va trebui să luați lucrurile în mâna voastră. Căutați organizații non-profit și faceți voluntari. Probabil că nu veți fi plătit, dar veți avea ocazia să lucrați alături de indivizi cunoscuți și pasionați, care vor fi mai mult decât fericiți să vă aibă la dispoziție pentru plimbare.
- Îmbunătățiți-vă abilitățile tehnice
După cum am menționat, instrumente precum Microsoft Visio sunt unelte BA la alegere. Alegeți o selecție de instrumente utilizate în mod obișnuit (o căutare rapidă pe Google ar putea să vă ofere o idee mai bună sau puteți solicita sfaturi BA-urilor din afacerea dvs.) și primiți instruire!
Veți descoperi că aproape fiecare instrument popular are un curs de formare asociat, dintre care majoritatea sunt gratuite.
Când ați terminat, asigurați-vă că vă actualizați CV-ul, evidențiindu-vă noile abilități tehnice
- Găsiți întotdeauna modalități mai bune de lucru
A intra în mentalitatea corectă este jumătate din provocarea de a fi BA.
Nu stați acolo repetând aceleași sarcini zi de zi. La serviciu sau acasă, căutați întotdeauna modalități mai eficiente de a vă petrece ziua.
Cu cât îți îndeplinești mai repede sarcinile, cu atât vei avea mai mult timp să te implici în proiecte la locul de muncă.
Cu cât câștigi mai repede experiență în proiect, cu atât vei obține mai repede primul tău rol BA!
- Aplicați pentru roluri BA
Dacă ați urmat pașii de mai sus și ați obținut certificările profesionale, este timpul să începeți să solicitați roluri.
Luați în considerare proiectarea CV-ului dvs. de către un profesionist. Este primul contact pe care îl veți avea cu un angajator, asigurați-vă că faceți o primă impresie bună!
Dacă depășești acest prim obstacol, va trebui să te pregătești pentru a asista la interviu. Citiți mai jos pentru ghidul nostru pentru interviurile BA.
Pregătirea interviului
Iată doar câteva întrebări pe care vi le-ați putea pune atunci când sunteți intervievat pentru un rol BA. Înțelegeți aceste lucruri și veți obține nu numai o bună înțelegere a cunoștințelor pe care le solicită de obicei un BA, dar, dacă sunteți înșelați, este un semn bun că există câteva domenii ale propriei înțelegeri care trebuie îmbunătățite!
Aceste întrebări pot părea puțin intimidante, dar dacă obțineți cu succes o calificare BA prin instruirea noastră, veți fi mai mult decât gata!
Q1. Ce instrumente ați folosi un analist de afaceri pentru a vă face treaba bine?
Aceasta este o întrebare comună concepută pentru a vă testa abilitățile tehnice de bază și familiarizarea cu instrumentele software standard BA. Adaptați-vă răspunsul pentru a vă evidenția propria experiență și abilități unice.
Exemplu de răspuns: “Folosesc instrumente precum suita Microsoft Publishing Word, Excel, PowerPoint și Visio. Înțeleg, de asemenea, SQL, care este util atunci când trebuie să analizez date care ar depăși Excel.”
Q2. Cum te-ai descurca cu un factor interesat?
O altă întrebare obișnuită pentru a vă testa capacitatea de a comunica și de a negocia compromisul. Întrebări contextuale ca aceasta măsoară și abilitățile dvs. de rezolvare a problemelor.
Când răspundeți, includeți întotdeauna un exemplu cu care v-ați confruntat la locul de muncă. De asemenea, puteți utiliza cadre precum răspunsurile la interviu STAR pentru a vă structura răspunsurile:
Situație: explicați pe scurt problema cu care ați avut de-a face.
Sarcină: Explicați-vă rolul.
Acțiune: explicați ce ați făcut pentru a rezolva problema.
Rezultat: Explicați cum acțiunile dvs. au dus la un rezultat pozitiv.
Exemplu de răspuns: „Am avut odată un client care a simțit că a primit datele incorecte. Rolul meu a fost să colectez aceste date. Am decis să aduc problema în atenția superiorilor mei. După discuții suplimentare, am stabilit un atelier săptămânal cu consultanți de afaceri pentru a ne ajuta clienții să interpreteze datele menționate în restul proiectului. ”
Q3. Explicați-vă înțelegerea interogărilor SQL
SQL este limbajul standard al bazelor de date relaționale. Deși un BA nu are nevoie de abilități tehnice avansate, unele abilități sunt considerate obligatorii (în funcție de afacere sau industrie).
Vi se poate cere să explicați elementele declarațiilor SQL în timpul unui interviu. Folosiți ocazia pentru a vă demonstra cunoștințele și a oferi un exemplu despre modul în care ați folosit SQL pentru a vă ajuta în sarcinile anterioare.
Exemplu de răspuns: „Instrucțiunile SQL includ DDL (Data Definition Language), DML (Data Manipulation Language), DCL (Data Control Language) și TCL (Transactional Control Language) utilizate pentru a controla accesul, inserarea, ștergerea și modificarea date. Am folosit SQL pentru a urmări achizițiile clienților, ajutându-mi afacerea să ia decizii importante cu privire la produsele viitoare. ”
Q4. Care sunt avantajele și dezavantajele raportării analitice?
Ca BA, trebuie să înțelegeți avantajele și limitările raportării analitice.
Utilizați această întrebare pentru a vă demonstra gândirea critică și abilitățile analitice, arătând modul în care utilizați datele pentru a crea recomandări.
Exemplu de răspuns: „Cel mai important aspect al raportării analitice este capacitatea de a rezolva probleme și de a lua decizii pe baza informațiilor empirice. Datele în sine nu pot rezolva probleme, dar vă pot ajuta să luați deciziile de afaceri corecte atunci când sunt analizate. Chiar dacă anumite decizii o fac nu produce rezultatele dorite, datele vă permit să învățați din greșeli și să continuați să îmbunătățiți. Raportarea analitică oferă informații tangibile cu care să creați o strategie. ”
Q5. Numiți două diagrame utile pe care le-ați putea folosi ca BA și cum vă afectează munca.
Aceasta este o întrebare destul de simplă adresată pentru a vă asigura că sunteți familiarizat cu documentația standard BA. Din nou, utilizați cadrul de răspuns STAR pentru a vă structura răspunsul pentru puncte bonus!
Exemplu de răspuns: „Prefer să folosesc Diagrame de activitate și Diagramele de caz de utilizare. Diagramele de activitate ajută la vizualizarea activităților care au loc în diferite departamente. Le folosesc pentru a arăta cine interacționează cu orice sistem dat și ce realizează prin aceasta. Diagramele de caz de utilizare sunt util când trebuie să afișez cerințele funcționale ale unui sistem dat, acest lucru îmi permite să iau decizii în cunoștință de cauză atunci când proiectez prioritățile de dezvoltare. “Exemplu de răspuns: „Prefer să folosesc Diagrame de activitate și Diagramele de caz de utilizare. Diagramele de activitate ajută la vizualizarea activităților care au loc în diferite departamente. Le folosesc pentru a arăta cine interacționează cu orice sistem dat și ce realizează prin aceasta. Diagramele de caz de utilizare sunt util când trebuie să afișez cerințele funcționale ale unui sistem dat, acest lucru îmi permite să iau decizii în cunoștință de cauză atunci când proiectez prioritățile de dezvoltare. “
Pentru a aprofunda toate aceste lucruri vă așteptăm la cursul nostru: https://exelo.ro/cursuri/business-analysis/
Simți nevoia să fii mai organizat sau mai productiv? Îți petreci ziua prins între activități și după reaalizezi ca de fapt nu ai făcut prea multe? Atunci următoarele sfaturi ar putea să-ți fie de ajutor:
-
Managementul timpului nu este magic.
Primul lucru pe care trebuie să îl înțelegi despre managementul timpului este acela că, indiferent de cât de organizat ai fi, sunt doar 24 de ore într-o zi. Timpul nu se schimbă. Tot cee ace putem schimba este cum folosim noi timpul pe care îl avem.
-
Găsește lucrurile care îți mănâncă timpul
Mulți dintre noi suntem predispuși să ne pierdem timpul cu lucruri inutile, când am putea să-l folosim pentru a fi mai productivi. Petreci prea mult timp pe internet, citind mail-uri, postând pe facebook, scriind mesaj sau dând telefoane?
Tu îți pierzi timpul? Primul pas pentru a-ți eficientiza timpul este să-ți notezi toate activitățile parcurse într-o zi și să observe cât timp aloci fiecăreia.
-
Crează-ți obiective pe care vrei să le atingi
Amintește-ți, managementul timpului înseamnă să-ți schimbi comportamentul, obiceiurile, nu să schimbi timpul. Un loc bun din care să începi este eliminarea lucrurilor care îți mănâncă timpul. De exemplu, pentru o săptămână setează-ți ca obiectiv faptul că nu vei accepta apeluri personale sau mesaje care nu sunt de interes cât ești la locul de muncă.
-
Implementează-ți un plan
Gândiți-vă la aceasta ca la o extensie a celui de-al treilea sfat de gestionare a timpului. Obiectivul este să-ți schimbi comportamentele în timp pentru a atinge orice obiectiv general ți-ai propus, cum ar fi creșterea productivității sau scăderea stresului. Așadar, nu trebuie doar să vă stabiliți obiectivele specifice, ci să le urmăriți în timp pentru a vedea dacă le îndepliniți sau nu.
-
Utilizați instrumentele de gestionare a timpului
Fie că este vorba de un planificator, un program software sau o aplicație pentru telefon, primul pas pentru gestionarea fizică a timpului dvs. este să știți unde merge acum și să planificați cum vă veți petrece timpul în viitor. Un program software, cum ar fi Outlook, de exemplu, vă permite să programați evenimente cu ușurință și poate fi setat pentru a vă reaminti evenimentele în avans, facilitând gestionarea timpului.
-
Prioritizează-ți activitățile
Ar trebui să începeți fiecare zi cu o sesiune care să acorde prioritate sarcinilor pentru acea zi și să vă stabilească criteriul de performanță. Dacă aveți 20 de sarcini pentru o anumită zi, câte dintre ele trebuie cu adevărat să le îndepliniți?
-
Învață să delegi
Delegarea este unul dintre cele mai dificile lucruri pe care trebuie să le înveți pentru mulți proprietari de afaceri, dar oricât de mică ar fi afacerea ta, nu este nevoie să fie „a one man show” – trebuie să le lași altor persoane să ducă o parte din sarcină . Delegă, împărtășește sarcinile pe care ar fi bine să le lăsați altcuiva, astfel încât să puteți profita la maximum de timpul pe care îl aveți.
-
Crează-ți o rutină și nu te abate de la ea pe cât posibil
În timp ce vor apărea situații de criză, veți fi mult mai productivi dacă vă puteți urmări rutinel. Pentru majoritatea oamenilor, crearea și urmărirea unei rutine îi permit să ajungă la sarcinile zilei, mai degrabă decât să înfrunte timpul de început.
-
Obișnuiește-te să-ți setezi o limită de timp pentru fiecare activitate
De exemplu, citirea și răspunsul e-mailului vă pot consuma întreaga zi dacă le lăsați. În schimb, setați o limită de o oră pe zi pentru această sarcină și respectați-o. (Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să atribuiți un bloc solid de timp acestei sarcini, mai degrabă decât să răspundeți la e-mail la cerere.)
-
Fii sigur că ai un sistem bine organizat
Pierdeți mult timp căutând fișiere pe computerul dvs.? Faceți-vă timp pentru a organiza un sistem de gestionare a fișierelor. Sistemul dvs. de înregistrare vă încetinește? Refaceți-o, așa că este organizată până la punctul în care puteți pune mâna rapid pe ceea ce aveți nevoie.
-
Nu pierde timpul așteptând
De la întâlnirile cu clienții la întâlnirile cu medicul dentist, este imposibil să eviți să aștepți pe cineva sau ceva. Dar nu trebuie să stați acolo și să vă mișcați degetele mari. Tehnologia facilitează munca oriunde te-ai afla; tableta sau smartphone-ul dvs. vă vor ajuta să rămâneți conectat. Puteți citi un raport, puteți verifica o foaie de calcul sau puteți planifica următoarea campanie de marketing.
Sfat bonus: Timpul tău îți aparține
Iată cel mai important sfat de gestionare a timpului dintre toate. Puteți deține controlul și realiza ceea ce doriți să realizați – odată ce ați luat cunoștință de mitul gestionării timpului și ați preluat controlul asupra timpului dvs.
Pentru a vedea cursurile noastre open pe care le desfășurăm online, accesați https://exelo.ro/cursuri-open/
Avantajele principale ale trainingului online
Pregătirea online este arta transferului de cunoștințe prin internet, oriunde pe glob, către audiențe vizate care aleg să învețe un anumit subiect. Cursurile de formare online sunt de două tipuri – gratuite și plătite. Profesioniștii care excelează într-un anumit domeniu aleg să folosească pe lângă clasica metodă, fizică, de predare și varianta predării online. Notițele în PDF, documentele Word, tutorialele video și evaluările sunt oferite ca un pachet cu secvențe de instruire, ajutând astfel persoanele să învețe mai rapid și mai ușor. De asemenea, unele certificări care pot fi furnizate sunt foarte apreciate de diverse organizații. Unele companii oferă astfel de opțiuni de formare înainte definitivării angajaților pe un anumit post. Această pregătire nu se finalizează odată cu începerea noului rol, ci mai degrabă continuă prin cursuri online, astfel angajații dobândind concepte, tehnici și instrumente noi. Iată câteva avantaje ale pregătirii online care arată cum aceasta contribuie la îmbunătățirea vieții profesionale a angajaților:
1. Flexibilitate
Dinamica societății determină o nevoie permanentă de noi competențe și abilități. Acest lucru poate fi realizat numai cu formare și învățare continuă. În condițiile unei activități intense zilnice la serviciu, participarea la cursuri de perfecționare poate părea obositor dacă implică deplasarea la un centru de formare înainte sau după muncă. Iar dacă alegeți instruirea în weeekend, veți renunța la o mare parte din timpul liber. Cursurile de formare online pot fi organizate oricând, oriunde. Singura cerință ar fi o conexiune la internet. Urmărirea cursurilor online în confortul locuinței personale sau ascultarea de lecții audio, video în timp ce călătorești spre și de la locul de muncă sunt câteva dintre modalitățile prin care te poți instrui online fără să îți supraîncarci programul. Acest lucru asigură flexibilitate în alocarea de timp și efort.
2. Mobilitate
Un loc care are conexiune la internet este un loc de care poți profita. Pregătirea online și e-learning-ul ar necesita un proces tradițional de înregistrare, urmat de o pagină de conectare a utilizatorului, dar acum, din moment ce tehnologia a avansat considerabil browserele sunt disponibile pe telefoane, tablete și laptopuri, cursurile online nu sunt limitate numai la desktop-uri, cursurile fiind configurate la toate tipurile de dispozitive și astfel procesul devenind mai rapid și mai eficient pentru orice tip de program.
3. Accesibilitate
În comparație cu trainingurile tradiționale, cursurile online și documentele electronice pot fi salvate permanent pe dispozitivul pe care cursantul îl alege. Certificările sunt furnizate online, în format tipărit, cu recunoașterea finalizării cursului care poate fi partajată pe site-uri web de angajare, pe social media și multe altele. Videoclipurile de referință, materialele de curs și punctajele de examinare sunt salvate și pot fi vizualizate de mai multe ori, fără limită. Cursurile online sunt extrem de rentabile și creează un mediu mai eficient și mai permisiv de învățare.
4. Comunitate
Interacțiunea cu persoane noi, cu aceleați interese și aceleași curiozități legate de același subiecte nu se oprește pe site-urile de socializare, există și comunități online pe care cursurile le pun la dispoziție cursanților pentru schimburi de opinii, informații ș.a.m.d.
5. Online Support
Trainerii profesioniști caută întotdeauna să ajute și să motiveze persoanele. Formatorii de cursuri online pot trimite prin e-mail materiale, iar când cursanții au întrebări le pot adresa pe chat, astfel putând primi răspunsuri rapide din partea trainerului.
6. Raport de progres
Evaluările online stochează evoluția cursantului, în ideea de a îi oferi feedback și a face cursul mai eficient, testează capacitatea de a înțelege subiecte fără presiunea de a rezolva un examen contra-cronometru. Unele evaluări pot fi, de asemenea, refăcute dacă cursanții nu sunt mulțumiți de punctajele lor. Evaluările online justificate și marcate corespunzător determină un sistem corect de notare, care îi ajută pe cursanți să-și evalueze înțelegerea unui subiect dat.
7. Ușurință în accesare
Într-o lume aflată într-o continuă evoluție, accesul la informație se face mult mai ușor și rapid. Cursuri online ce pot fi descărcate, asistență online, interacțiune online, videoclipuri de instruire care pot fi redate și evaluări/chestionare care pot fi accesate oricând pe parcursul trainingului – ajută cursanții să învețe mai bine, mai repede și să pună accentul pe puctele pentru care au un interes mai ridicat.
8. Păstrarea informațiilor
Cursurile online le permit cursanților să revina la informații anterior învățate care poate au fost uitate sau pe care trebuie să le aprofundeze. Aspect care alături de imaginile ce pot fi atașate exemplelor constituie un sistem de învățare mai eficient, care are un impact mai bun decât predarea fizică unde din cauza altor factori externi, de distragere pot fi omise anumite aspecte. Păstrarea informațiilor din cursurile online sunt totale și pot fi revizuite oricând.
9. Critici constructive
Oferirea de critici constructive prin intermediul întrebărilor oferă cursanților capacitatea de a înțelege unde stau în termeni de cunoaștere. Alegerea multiplă și întrebările deschise pregătesc cursanții mai bine pentru a susține un examen. Corecțiile automate precum „răspuns greșit” și „răspuns corect” oferă cursanților posibilitatea să aprofundeze lacunele pe care le au și să revină asupra lor. Acest lucru economisește timp și efort în comparație cu testele fizice în care lucrările sunt trimise trainerului pentru corectare și după care se așteaptă notarea.
Cuvânt final
Orice fel de învățare este o investiție în tine, aspect care nu poate fi decât pozitiv. Aventajele pe care cursurile online le oferă sunt multiple și up to date, vin în sprijinul și la îndemâna oricărei persoane indiferent de tipul de program pe care aceasta îl are.
Pentru a vedea cursurile noastre open pe care le desfășurăm online, accesați https://exelo.ro/cursuri-open/
Coronavirusul a trimis unde de șoc industriei și economiei, dar impactul său real a fost asupra oamenilor. Așadar, cum ar trebui să aibă grijă liderii de afaceri de angajați în timpul crizei provocate de acest virus global? Cum pot să ridice moralul și bunăstarea echipei?
Ce ar trebui să facă cu adevărat liderii de afaceri?
Abilitatea organizației de a combate scăderea moralului echipei, provocată de schimbările produse în mediul de lucru, constă în încurajarea adaptabilității, rezistenței și colaborării inter-umane. Acei angajatori care nu acordă prioritate sănătății mintale și bunăstării angajaților își pot deteriora reputația.
Cel mai important, liderii de afaceri trebuie să-și amintească faptul că grija pentru sănătatea mintală a angajaților este o responsabilitate comună – angajatorii, managerii și angajații înșiși joacă un rol la fel de important.
5 moduri concrete de a ajuta liderii de afaceri
Așadar, în calitate de lider ați ajustat operațiunile la realitatea crizei produse de epidemie, ați fost deschis cu personalul despre propriile lupte, dar ce acțiuni specifice puteți întreprinde pentru a ajuta sănătatea mintală a angajaților?
1. Comunică clar cu toată lumea
Modul în care comunici este la fel de important ca ceea ce comunici! Comunicarea regulată, deschisă este esențială. Cu atâta incertitudine, liderii trebuie să fie vocea calmă a rațiunii și să-i liniștească pe angajați.
2. Schimbă-ți stilul de conducere
Dacă de obicei ești un lider decisiv, autoritar, în timpul crizelor precum cea cu care ne confruntăm nu este întotdeauna abordarea potrivită când vine vorba de sănătatea mintală a angajaților. Liderii buni trebuie să poată să aprecieze ce ton se potrivește cel mai bine fiecărei ocazii.
3. Relaxează-ti regulile
Orice lider care nu reușește să recunoască impactul psihologic pe care îl are lucrul de acasă în contextul coronavirusului, nu va putea să gestioneze eficient personalul companiei. Nevoile, comportamentele și atitudinile lucrătorilor față de munca lor s-au schimbat.
Acest lucru este și mai relevant atunci când vine vorba de angajații care sunt părinți și trebuie să-și jongleze munca cu activitatea școlară la domiciliu a copiilor. Înainte de izbucnirea crizei pandemice, ne-am fi petrecut tot timpul acasă îngrijorându-ne de ce avem de rezolvat la muncă și tot timpul nostru de la serviciu îngrijorându-ne că nu petrecem suficient timp cu copiii noștri. Acum avem șansa de a găsi un echilibru.
4. Localizați resursele
Când vine vorba de gestionarea sănătății mintale a angajaților în timpul crizei epidemiologice, există situații la care pot contribui liderii de afaceri. Ca angajator, în această situație, cel mai bun lucru pe care îl poți face este să cunoști resursele disponibile și să comunici colegilor disponibilitatea acestora.
De asemenea, fă-ți timp să te educi și să investești în tine! Pentru că numai așa îți poți ajuta și angajații să se adapteze mai ușor, să fie mai eficienți și mai mulțumiți, date fiind condițiile ridicate de stres. EXELO a creat special pentru această perioadă cursuri adaptate nevoilor de dezvoltare personală și profesională a oamenilor, acestea desfășurându-se în mediul online. Poți vizualiza cursurile disponibile accesând link-ul următor: https://exelo.ro/cursuri-open/
Și nu uita: Educația în cunoaștere aduce cea mai bună dobândă.
5. Învață când să te dai deoparte
Și uneori, pasul cel mai îndrăzneț pe care îl poate face un lider este acela de a ști când nu este cea mai potrivită persoană pentru o anumită activitate. Timpurile fără precedent cer ca liderii să facă un pas îndrăzneț și să se implice din toată inima. Aceste perioade nu sunt pentru cei cu inima slabă și dacă cineva de lângă tine poate rezolva o sarcină și nu ești tu acela, ar trebui să ai curajul să te dai deoparte pentru a lăsa cealaltă persoană să îndeplinească respectiva sarcină.
3 moduri în care managerii își pot ajuta colegii în timpul crizei de coronavirus
Deși liderii de afaceri sunt cei mai în măsură să ofere direcție și claritate, managerii și șefii de departament pot oferi sprijin mai specific angajaților care se confruntă cu diverse probleme prin: