Category: Abilități de Business
7 provocări în managementul de proiect actual
În cele ce urmează, vom prezenta o serie de provocări majore ale managerilor de proiect, provocări determinate mai ales de schimbările de comportamente, atitudini și priorități asociate ultimilor ani. Sunt asociate și potențiale soluții, care pot constitui puncte de plecare pentru modalitățile specifice de rezolvare a acestor provocări.
-
Gestionarea echipelor remote și hibride
- Provocare: Coordonarea și gestionarea echipelor care lucrează de la distanță sau într-un mod hibrid, unde unii membri sunt la birou și alții remote.
- Implicări: Probleme de comunicare, sentiment de izolare a angajaților remote, dificultăți în monitorizarea performanței și menținerea coeziunii echipei.
- Soluții: Implementarea de tehnologii de colaborare (ex. Slack, Microsoft Teams), setarea clară a așteptărilor, crearea de oportunități pentru interacțiuni sociale virtuale și sesiuni regulate de check-in.
-
Adaptarea la schimbările rapide ale pieței și tehnologiei
- Provocare: Nevoia de a răspunde rapid la noile tehnologii și la schimbările din piață, ceea ce poate necesita modificări frecvente ale planului de proiect.
- Implicări: Revizuirea continuă a priorităților, nevoia de formare continuă pentru echipă și riscul de oboseală a echipei din cauza schimbărilor frecvente.
- Soluții: Adoptarea unei mentalități agile, implementarea unor procese de feedback continuu, asigurarea unei formări constante și a unui suport adecvat pentru echipă.
-
Managementul resurselor limitate
- Provocare: Gestionarea eficientă a resurselor (timp, bani, personal), mai ales în proiectele complexe sau de mari dimensiuni.
- Implicări: Alocarea greșită a resurselor poate duce la depășirea bugetului, întârzieri și scăderea calității proiectului.
- Soluții: Utilizarea software-urilor de management al resurselor, planificarea atentă și realistă, monitorizarea continuă a utilizării resurselor și ajustări proactive.
-
Asigurarea calității și a conformității
- Provocare: Menținerea standardelor de calitate și asigurarea conformității cu reglementările în vigoare pe durata întregului proiect.
- Implicări: Procese riguroase de control al calității, riscuri de non-conformitate care pot duce la penalizări legale sau financiare.
- Soluții: Implementarea unor proceduri standardizate de asigurare a calității, audituri regulate, formarea echipei în privința reglementărilor și a standardelor relevante.
-
Comunicarea și colaborarea eficientă
- Provocare: Asigurarea unei comunicări clare și eficiente între membrii echipei și părțile interesate, mai ales în echipele diverse și distribuite geografic.
- Implicări: Riscuri de neînțelegeri, duplicarea eforturilor, pierderi de informații și scăderea moralului echipei.
- Soluții: Utilizarea unor platforme de comunicare integrate, clarificarea rolurilor și responsabilităților, organizarea de întâlniri periodice și sesiuni de feedback.
-
Gestionarea riscurilor și a incertitudinii
- Provocare: Identificarea, evaluarea și gestionarea riscurilor în contextul unor medii de afaceri volatile și imprevizibile.
- Implicări: Riscuri de eșec al proiectului, pierderi financiare și reputaționale, stres și anxietate în rândul echipei.
- Soluții: Dezvoltarea unui plan de management al riscurilor, utilizarea unor metode de analiză predictivă, formarea unei culturi organizaționale orientate spre gestionarea proactivă a riscurilor.
-
Integrarea metodologiilor Agile și tradiționale
- Provocare: Găsirea echilibrului între metodologiile Agile și cele tradiționale (Waterfall) pentru a maximiza eficiența și succesul proiectului.
- Implicări: Dificultăți în tranziția de la o metodologie la alta, rezistență la schimbare din partea echipei, nevoia de formare suplimentară.
- Soluții: Evaluarea atentă a nevoilor proiectului și alegerea metodologiei potrivite, formarea echipei în ambele abordări, implementarea treptată a schimbărilor metodologice și evaluarea continuă a eficacității acestora.
Abordarea acestor provocări necesită o combinație de abilități tehnice și soft skills, adaptabilitate și utilizarea unor instrumente și tehnologii moderne pentru a asigura succesul proiectelor în contextul dinamic actual.
Alte recomandări: 10 provocări și soluții în Analiza de Business.
Într-o lume în care schimbarea este cea mai constantă variabilă, agilitatea în analiza de business devine un factor esențial pentru supraviețuirea și succesul unei organizații. Agilitatea implică capacitatea unei companii de a se adapta rapid și eficient la schimbări, de a anticipa tendințe și de a inova pentru a rămâne competitivă în piață. Această abordare presupune o perspectivă holistică asupra datelor, proceselor și resurselor, precum și abilitatea de a gândi strategic și de a lua decizii informate într-un timp scurt.
- Adaptarea la schimbări și tendințe în mediul de afaceri:
Agilitatea în analiza de business permite companiilor să își ajusteze rapid strategiile și să se adapteze la schimbările din mediul de afaceri. Aceasta include identificarea noilor oportunități de piață, evaluarea riscurilor și oportunităților, precum și adaptarea la modificările legislative sau tehnologice. Prin utilizarea unor instrumente și tehnici de analiză avansate, companiile pot anticipa tendințele și pot acționa în consecință pentru a-și menține avantajul competitiv.
- Optimizarea proceselor și eficiența operațională:
Agilitatea în analiza de business ajută organizațiile să identifice punctele slabe și să îmbunătățească procesele interne. Acest lucru poate conduce la reducerea costurilor, creșterea eficienței operaționale și sporirea productivității. Analiza de business agilă încurajează implementarea unor metodologii lean și a managementului schimbării pentru a asigura un proces de îmbunătățire continuă.
- Creșterea satisfacției clienților și loialității:
O abordare agilă în analiza de business permite companiilor să răspundă rapid și eficient la nevoile și așteptările clienților. Prin monitorizarea și analiza datelor referitoare la comportamentul și preferințele clienților, companiile pot dezvolta produse și servicii mai bine adaptate nevoilor acestora. Acest lucru poate duce la creșterea satisfacției și loialității clienților, precum și la sporirea cotei de piață și a profitabilității.
- Inovarea și dezvoltarea produselor și serviciilor:
Agilitatea în analiza de business stimulează inovația și dezvoltarea de noi produse și servicii prin identificarea și exploatarea oportunităților emergente. Aceasta include abilitatea de a experimenta, a testa și a ajusta rapid idei și concepte.
Alte recomandări: 10 provocări și soluții în Analiza de Business.
Analiștii de business sunt adesea considerați o elită a profesioniștilor și sunt căutați de mulți angajatori. Analistul de business este un rol cheie și alături de Managerul de proiect este responsabil pentru succesul sau eșecul oricărui proiect. Analiștii de business sunt agenți ai schimbărilor organizaționale, sunt influenți și au o importanță strategică semnificativă. Cu toate acestea, rolul de Business Analyst este însoțit de o serie de provocări.
Majoritatea proiectelor mari se derulează sub presiunea termenelor strânse, adesea sunt tehnice și implică multe părți interesate. Analiștii de business sunt responsabili pentru obținerea cerințelor de la diferitele părți interesate, pentru aprobarea acestora, pentru asigurarea faptului că cerințele sunt dezvoltate, testate și implementate în mod eficace. Deși acest lucru poate părea simplu și intuitiv, analiștii de business se confruntă cu mai multiple provocări la fiecare pas al proiectului.
Unele dintre provocările cheie care ar trebui să fie avute în vedere pentru a oferi cele mai bune rezultate sunt discutate în acest articol.
1. Derapajul de conținut
Derapajul de conținut apare atunci când se fac modificări privind cerințele convenite, chiar și atunci când acestea au fost deja identificate, iar graficul de lucru a fost convenit. Ulterior, părțile interesate vin cu o nouă cerință și se așteaptă ca soluția să fie livrată în același timp. Conținutul diferit pune invariabil echipa de proiect sub o presiune nejustificată. Această problemă este mai răspândită în proiectele cu o abordare orientate către plan cu cascadă, deoarece stakeholderii au foarte puține oportunități de a oferi feedback cu privire la soluția dezvoltată. În cazul proiectelor agile (orientate către schimbare), deși planificarea unui sprint ține cont în mod rezonabil de modificările posibile privind cerințele, există în continuare riscul ca să apară modificări importante de conținut.
Soluție / Acțiune preventivă sugerată
Urmărirea îndeaproape a disponibilității capacității echipelor pentru a realiza activitățile pe proiect este esențială. O modificare a caracteristicilor inițiale ar trebui să fie asociată cu resurse suplimentare (timp, capacitate) sau o reprioritizare în funcționalitățile deja planificate.
2. Schimbări constante ale cerințelor sau a priorității cerințelor
Este extrem de greu pentru părțile interesate să-și exprime exact nevoile, fie că este vorba de proiectarea interioarelor unei case sau de o aplicație informatică. Există adesea situații în care nevoia nu este clară la început în ceea ce privește detalierea cerinței și gradul de prioritate, iar părțile interesate / utilizatorii nu sunt siguri de funcționalitatea care le este necesară. Ca urmare, cerințele nu sunt definite eficient, necesitând modificări frecvente.
Soluție / Acțiune preventivă sugerată
Pentru a reduce numărul de schimbări, primul pas ar trebui să fie înțelegerea motivului care a condus la apariția lor. Apoi, în momentul în care motivul este clar, aplicați procesul de prioritizare a cerințelor, respectiv lucrați asupra celor prioritare. Acest lucru ar îmbunătăți procesul de management al cerințelor. Țineți cont de raportul între valoarea pe care o aduce schimbarea cerințelor și costurile asumate pentru ca schimbarea să aibă loc.
3. Întârzierea sau lipsa acordului stakeholderilor sau a semnării recepției finale de către aceștia
Poate exista o varietate de motive pentru care obținerea acordului stakeholderilor ar putea fi întârziată, cum ar fi:
- Indisponibilitatea stakeholderilor cheie;
- Implicarea inadecvată a stakeholderilor;
- Lipsa acordului/consensului cu privire la cerințe.
Soluție / Acțiune preventivă sugerată
- Încercați să găsiți înlocuitori pentru stakeholderii cheie și să invitați/interacționați cu el/ea.
- Pregătiți un business case pentru stakeholderi și obțineți feedback-ul acestora, într-o întâlnire la care participă sponsorul proiectului sau o parte interesată foarte influentă.
- Solicitați o întâlnire pentru a discuta cerințele și a le agrea – pregătiți procesul-verbal al întâlnirii, distribuiți-l tuturor părților interesate și cereți tuturor să analizeze conținutul pentru a semnala orice dezacord.
4. Schimbarea proprietarului afacerii/procesului
Schimbarea proprietarului de proces reprezintă adesea un risc serios pentru proiect și pentru succesul acestuia. Potențialele probleme pot fi:
- Schimbarea priorităților;
- Necunoașterea contextului și nevoilor asociate soluției;
- Lipsa de asumare pentru inițiativa existentă, deoarece aceasta a fost creată de responsabilul de proces anterior.
Soluție / Acțiune preventivă sugerată
- Evaluați permanent probabilitatea schimbărilor în organizație;
- Temporizați când apar turbulențe;
- Pregătiți-vă argumentele pentru a justifica valoarea inițiativei pentru noul proprietar de proces.
5. Obiectivele responsabililor nu sunt aliniate
Contextul dinamic poate duce la schimbarea nevoilor și a priorităților. Acest lucru poate reprezenta impedimente serioase în progresul proiectului.
Soluție / Acțiune preventivă sugerată
- Puteți alege abordarea Agile, situație în care aveți posibilitatea de a prelua funcții pe baza priorității în iterațiile sau sprinturile ulterioare;
- Folosiți modele de prioritizare – de la cerințe obligatorii la cerințe ”nice to have” – prioritizarea MoSCoW poate fi de mare ajutor.
6. Modificări de reglementare / factori externi
Dacă sunteți un analist de businessi într-o industrie reglementată sau în care intervin cerințele de reglementare, atunci trebuie să țineți cont că modificările reglementărilor sau conformitatea pot afecta mai multe sisteme, zone geografice și proiecte în mod diferit.
Soluție / Acțiune preventivă sugerată
O înțelegere la nivel înalt a mediului de reglementare al organizației dumneavoastră și a modului în care acesta poate afecta proiectele vă va ajuta să dezvoltați sisteme care respectă cerințele de reglementare cât mai eficient posibil. Acest lucru se poate face în dezvoltarea cerințelor în strânsă interacțiune cu stakeholderii cu experiență în reglementare și conformare . Dezvoltarea cunoștințelor fundamentale despre domeniu este întotdeauna benefică pentru a fi conștienți de schimbări și impactul acestora.
7. Lipsa de implicare a părților interesate
Implicarea și managementul activ al stakeholderilor sunt, fără îndoială, factori critici de succes pentru orice proiect. Înțelegerea diferitelor părți interesate și a caracteristicilor acestora pot ajuta foarte mult la elaborarea strategiilor pentru a răspunde așteptărilor și preocupărilor acestora.
Înțelegerea interesului stakeholderilor și alinierea acestuia la obiectivele proiectului este o responsabilitate importantă pentru profesioniștii în analiză de business. Unele părți interesate pot deveni influente sau dezinteresate pe măsură ce proiectul se dezvoltă. Dacă părțile interesate au un rol critic în proiect, atunci neimplicarea lor va reprezenta un risc serios pentru succesul proiectului.
Soluție / Acțiune preventivă sugerată
Este esențial să urmăriți aceste schimbări. Adaptarea tehnicilor de implicare a stakeholderilor ar trebui luată în considerare ținând cont de impactul potențial pe care îl poate avea asupra proiectului. Harta părților interesate este utilă pentru eficacitatea implicării stakeholderilor, în funcție de interesul și influența lor asupra proiectului.
8. Lacune în procesul de management al proiectului
Unele dintre aceste greșeli comune în procesul de management al proiectului pot face ca proiectul să treacă prin situații dificile, sarcini nerezonabile și termene de livrare ratate:
- Planificare inadecvată a riscurilor – Identificarea riscurilor după implementarea noii soluții;
- Planificarea inadecvată a resurselor – neluarea în considerare a rezervelor (resurse nefacturabile) pentru resursele cheie. În acest caz apar probleme atunci când o resursa este indisponibilă, fapt care pune presiune asupra membrilor echipei prin necesitatea de a prelua activități neplanificate.
- Planificare inadecvată a analizei de business – Managerii de proiect se grăbesc să înceapă proiectul fără o planificare adecvată a analizei de business . Acest lucru duce la lacune în procesul de analiză și, mai târziu, în proiect.
Soluție / Acțiune preventivă sugerată
- Accent mai puternic pe principiile managementului de proiect în activitățile de analiză de business;
- Rezervă de resurse cu experiență și expertiză similare în domeniu;
- Solicitați implicare în procesul de planificare a proiectului
9. Nu se poate justifica investiția
Măsurarea eficacității oricărei activități este esențială pentru a ști dacă sarcina aduce valoare adăugată sau nu. Rentabilitatea investiției este una dintre cele mai eficiente metode de evaluare a eficacității investiției făcute în orice inițiativă. Analiza de business nu face excepție de la aceasta. Cunoașterea beneficiilor și costurilor de business le permite profesioniștilor din analiza de business să justifice inițiativele și să planifice activitățile viitoare.
Soluție / Acțiune preventivă sugerată
- Cunoașterea modalităților de măsurare a valorii rentabilității prin inițiativele de analiză de business;
- Evaluarea economiilor rezultate din îmbunătățirea procesului;
- Creșterea veniturilor datorită modernizării/automatizării tehnice;
- Apariția unui nou segment de clienți datorită adoptării de noi tehnologii sau automatizării;
- Îmbunătățirea calității/reducerea defectelor cu beneficii financiare datorită îmbunătățirii procesului
10. Rezistența la adoptarea noului sistem
Schimbarea este întotdeauna inevitabilă, dar la fel este și rezistența la schimbare. Este o tendință naturală a multor părți interesate de a încerca să-și păstreze metodele și sistemele neschimbate. Implementarea unei schimbări este întotdeauna dificilă, mai ales dacă sistemul actual este unul cu care utilizatorii au fost obișnuiți de multă vreme, în ciuda defectelor și ineficiențelor sale. Părțile interesate sunt obișnuite cu procesele lor, chiar dacă majoritatea dintre ele necesită timp și sunt manuale. Deci, învățarea asociată unul nou sistem nu este întotdeauna bine primită. De fapt, uneori, unii stakeholderi luptă până la final pentru a respinge lansarea noului sistem.
Soluție / Acțiune preventivă sugerată
- Evidențiați beneficiile noului sistem pentru utilizatori;
- Demonstrați utilizatorilor beneficiile – ușurință în utilizare, caracteristici/funcționalități îmbunătățite, ajutor în efectuarea sarcinilor zilnice;
- Oferiți sprijin în procesul de tranziție;
- Construiți relații de încredere cu utilizatorii.
Profesia de analist de afaceri este una strategică, iar provocările asociate acesteia sunt de anvergură. Provocările sunt zilnice și au diferite niveluri de complexitate. Însă cele de mai sus sunt cele mai des întâlnite.
Adaptare după: 10 Business Analysis Challenges and Recommended Solutions
https://www.iiba.org/business-analysis-blogs/10-business-analysis-challenges-and-recommended-solutions/
Context
Este corect să spunem că ultimii ani au fost caracterizați de provocări dureroase în managementul contractelor, datorită accelerării incertitudinii, care a fost însoțită de volatilitate, complexitate și ambiguitate.
Lecția principală pentru Managerii de Contract este că nevoia de viteză este acum noua normalitate. Iar această viteză se translatează în următoarele:
- Este necesară o mai bună informare pentru a fi mai bine pregătiți.
- Informațiile trebuie să fie livrate rapid acolo unde sunt necesare pentru luarea deciziilor.
- Adaptabilitatea, agilitatea, anticiparea, creativitatea, reziliența și receptivitatea sunt cruciale.
În articol vom discuta câteva provocări cheie pe care managerii de contracte ar putea fi nevoiți să le ia în considerare, să le planifice și să le abordeze.
Să reținem că nu toate riscurile sunt negative și au nevoie de minimizare și atenuare. Unele riscuri sunt pozitive și pot duce la oportunități care trebuie valorificate și maximizate.
Indiferent dacă s-au pregătit sau nu modalități de a răspunde unora dintre aceste provocări, este probabil să fie nevoie de mai multă rapiditate, frecvență, profunzime și/sau amploare decât se exercită de obicei.
De ce este necesar acest lucru? Pentru că situațiile pot apărea pe nesimțite , dar escaladează foarte repede, prinzând oamenii nepregătiți.
Merită să fii cât mai bine pregătit posibil, acceptând în același timp că nu există nicio garanție că orice răspuns planificat la o anumită situație va fi eficace.
Nu este un moment în care să dai greș pentru ca nu a fost timp să faci lucrurile ca la carte.
Riscul trebuie tratat frontal, cu acțiuni bine gândite , nu cu apatie și inacțiune.
7 provocări pentru managerii de contracte pentru 2022
Următorul set de puncte nevralgice pentru managerii de contract în 2022 îl considerăm ca având un caracter de generalitate. Nu constituie o listă exhaustivă și, cu siguranță, există alte provocări în diferite industrii și zone geografice. Unele organizații poate nu au experimentat înainte astfel de provocări, sau nu foarte acut, însă e foarte probabil să o facă în viitorul apropiat.
Deși abordarea problemelor este prezentată într-o succesiune logică, atât ordinea, cât și relevanța fiecărei provocări pot fi decise de organizație după cum consideră de cuviință.
Provocarea 1: Verificați încadrarea în categoria ”critică” a furnizorilor și contractelor
Furnizorii critici sunt cei care furnizează produse și/sau servicii de care organizația nu se poate lipsi. Contractele care reglementează furnizarea acestor produse sunt critice.
Deoarece lucrurile se schimbă în timp și înregistrările pot să nu fie actualizate, pentru gestionarea riscurilor, merită să verificăm în mod regulat dacă furnizorii și contractele desemnate în prezent ca fiind critice își mențin statutul, precum și dacă alți furnizori și contracte ar trebui să fie desemnate drept critice.
Această activitate trebuie făcută ca pas fundamental pentru câteva dintre următoarele provocări.
Provocarea 2: Înțelegeți ce se întâmplă în lume și cum poate fi afectată organizația
Pentru Managerii de Contract, există situații externe și interne care ar putea afecta organizația, fie direct, fie indirect, impactând într-o oarecare măsură furnizorii sau contractele critice.
Situațiile externe pot include:
- Schimbări politice , manifestări de forță , escaladări ale unor situații tensionate;
- Schimbări ale climatului corporativ , incluzând transformarea digitală, schimbarea legislației și exploziile de date;
- Tulburări civile;
- Conflicte militare și provocări;
- Scandaluri care implică mită, corupție, fraudă și infracțiuni legate de drepturile omului;
- Evenimente meteorologice catastrofale;
- Impunerea de noi legislații și reglementări;
- Litigii împotriva organizației.
Situațiile interne pot include:
- Achiziția, fuziunile sau preluarea de către alte organizații;
- Vânzarea unor părți ale organizației către alte organizații;
- Reorganizarea sau închiderea unor părți ale organizației;
- Modificări ale managementului executiv, strategiilor organizaționale sau țintelor de piață;
- Externalizarea diferitelor funcții organizaționale;
- Litigii inițiate de organizație .
Astfel de situații trebuie descoperite, documentate și urmărite atunci când sunt relevante pentru activitățile de management al contractelor. Efectele potențiale trebuie anticipate și trebuie propuse și planificate abordări viabile de atenuare.
Aceste situații pot reprezenta un grad mare de incertitudine. Problema incertitudinii este că poate fi cu greu măsurată, controlată sau atribuită o probabilitate de apariție și este imprevizibilă și în ceea ce privește evoluțiile viitoare.
Din acest motiv, există o corelație puternică între incertitudine și risc, în ciuda faptului că acestea sunt la poli opuși . Existența incertitudinii oferă baza pentru anticiparea rezultatelor viitoare ale riscurilor care sunt măsurabile, controlabile, probabilistice și previzibile.
Două cauze majore ale incertitudinii sunt zecile de conflicte armate care progresează în prezent în întreaga lume, precum și climatul politic.
Implicațiile și consecințele sunt în mare parte localizate în țările în cauză, cu unele efecte secundare asupra vecinilor apropiați sau îndepărtați. Unele dintre conflictele mai mari au atât efecte regionale, cât și, ocazional, globale.
Rețineți că riscul poate însoți și certitudinea. Un exemplu este volumul în continuă creștere de legislație, reglementări și alte politici guvernamentale care aplică sancțiuni aspre organizațiilor pentru neconformare.
Luați în considerare exemple recente, cum ar fi introducerea GDPR și diferitele investigații privind comportamentul companiilor mari de tehnologie precum Facebook și Google.
Certitudinea se aplică aici deoarece atât obligațiile, cât și penalitățile vor fi precizate clar; riscurile provin din nerespectarea accidentală sau deliberată a cadrului de reglementare.
Provocarea 3: Verificați viabilitatea furnizorilor critici
În funcție de exact ce situații sunt descoperite în timpul Provocării 2 cu privire la orice furnizori critici, poate fi nevoie de verificări mai frecvente și/sau intense ale viabilității acestor furnizori, proporționale cu potențialul de risc anticipat al respectivelor situații pentru acei furnizori.
Efectele evenimentelor meteorologice extreme, tulburările civile din cauza alegerilor sau a altor situații politice, dificultățile economice generale, încălcarea legii și a ordinii, eșecul sau distrugerea infrastructurii cheie și așa mai departe pot avea, de asemenea, impact asupra viabilității furnizorului.
Principala preocupare aici este perturbarea furnizării de resurse naturale, alimente și produse manufacturate, precum și transportul și livrarea acestora către clienți.
Scopul ar trebui să fie acela de a determina riscul ce ar rezulta pentru organizație în cazul încetării, complete sau parțiale, a furnizării de produse și/sau servicii critice de la furnizori, și, ulterior, să permită luarea în considerare și aplicarea abordărilor de atenuare.
Provocarea 4: Verificați eficacitatea contractelor critice
Ca și în cazul furnizorilor critici, situațiile descoperite în cadrul Provocării 2 pot avea un rezultat negativ sau pozitiv asupra eficacității contractelor critice în mai multe privințe:
- Adecvare: contractul este deja capabil să facă față sau să răspundă acestor noi situații?
- Flexibilitate: contractul este adaptabil la o serie de situații fără a necesita modificări?
- Posibilitate de schimbare: contractul poate fi modificat rapid pentru a răspunde noilor situații?
- Capacitate de reziliere: contractul poate fi reziliat anticipat dacă este absolut necesar?
Acesta este un alt domeniu în care mediul de reglementare în schimbare are efecte și, prin urmare, managerii de contract ar trebui să identifice contractele cheie și orice modificări care trebuie făcute acestora. Unele contracte critice ar putea necesita actualizare pentru a specifica aplicabilitatea anumitor legislații sau obligații în temeiul unei astfel de legislații.
În cazul în care sunt identificate deficiențe într-un contract deosebit de critic, ar trebui să aibă loc discuții cu părțile interesate relevante pentru a determina abordări de soluționare a problemelor.
Apoi pot avea loc discuții cu celelalte părți privind modificarea acestuia pentru a-i crește eficacitatea în viitor, sau rezilierea înainte de termen și, eventual, negocierea unui contract mai eficace cu același furnizor sau cu un alt furnizor.
Provocarea 5: Verificați conformitatea cu reglementările organizației
Noi legi, reglementări și politici aplicabile organizațiilor de toate tipurile intră în vigoare tot timpul, astfel încât managerii de contract trebuie să țină mereu cont de imaginea de ansamblu a respectării contractelor. Acest mediu de reglementare în schimbare s-ar putea aplica unei organizații, de exemplu:
- În țara în care este înregistrată;
- În țările sau regiunile în care își desfășoară activitatea;
- Dacă prelucrează datele personale ale rezidenților din anumite țări sau regiuni;
- Dacă obţine anumite tipuri de produse;
- Dacă dorește să exporte anumite tipuri de produse în anumite țări;
- Dacă dorește ca anumite tipuri de produse să fie folosite de cetățenii anumitor țări, indiferent de locul în care locuiesc acele persoane.
Pentru a fi conformă cu acest mediu de reglementare larg răspândit, o organizație trebuie să cunoască mai întâi legile, reglementările și politicile aplicabile, apoi obligațiile și sancțiunile aplicabile pentru non-conformare. Aceste informații sunt furnizate, cel mai probabil, de echipa juridică internă sau externă a organizației.
Este esențial ca aceste informații să fie colectate, documentate și actualizate atunci când este necesar și puse la dispoziția managerilor de contract ai organizației, care pot discuta detaliile cu părțile interesate relevante pentru contractele aplicabile.
Managerii de contract și părțile interesate pot stabili apoi mecanisme care să permită organizației să respecte obligațiile de reglementare aplicabile fiecărui contract.
Multe guverne își consolidează capacitățile de control al conformării la reglementări. Este de așteptat , de asemenea, ca aceste organisme să-și îndeplinească rolul mult mai bine decât au făcut-o până acum , prin identificarea, nominalizarea și incriminarea celor care nu se conformează, aplicând pedepse adecvate nivelului de neconformare , astfel încât să acționeze ca un factor de descurajare pentru cei care ar putea fi înclinați să acționeze în mod similar.
Provocarea 6: Implicarea stakeholderilor contractului și menținerea lor
Stakeholderii contractului sunt persoane sau grupuri cu un interes personal în obiectul contractului. Acest interes s-ar putea referi la proprietatea contractului din perspectivă bugetară sau operațională, în calitate de utilizator al produselor și serviciilor contractate, în calitate de aprobator al acceptării termenilor și condițiilor etc.
Managerii de contracte se bazează de obicei pe implicarea părților interesate în diferite activități de gestionare a contractelor. Acest lucru poate varia de la furnizarea de îndrumări cu privire la motivul și modul în care un contract trebuie modificat până la validarea performanței furnizorului.
Fiecare organizație conține bisericuțe, facțiuni, critici, recalcitranți, sabotori și, în general, nemulțumiți . Mulți au poziții înrădăcinate, agende separate și conflictuale, o mentalitate tip „eu ce câștig din asta ” sau atribute care nu sunt propice pentru a lucra pentru o cauză comună. Alții, desigur, sunt mai mult decât pregătiți să facă tot ce este necesar pentru a duce treaba la bun sfârșit.
În timp ce dezacordul poate fi profesional, personal, politic sau prezumțios, iar obținerea unui consens asupra unei anumite chestiuni poate fi foarte dificilă, cheia pentru a implica părțile interesate și a le menține acolo este comunicarea:
- Informați-i pe deplin cu privire la beneficiile participării lor la activitățile de gestionare a contractelor;
- Furnizați o notificare prealabilă cu privire la activitățile planificate;
- Obțineți feedback cu privire la performanța furnizorului și a contractului;
- Ascultați preocupările lor cu privire la orice probleme operaționale sau de altă natură care trebuie abordate;
- Oferiți feedback despre progresul în abordarea preocupărilor lor:
- Mulțumiți-le în mod regulat pentru eforturile depuse în asigurarea unui contract de succes;
- Nivelurile ridicate de implicare între managerii de contract și stakeholderi ar trebui să conducă la o mai bună înțelegere a rolului și a motivațiilor fiecărei părți și să ofere sprijin reciproc, ceea ce este întotdeauna un lucru bun.
Provocarea 7: Faceți față volumului de muncă de gestionare a contractelor
Întotdeauna par să înceapă mai multe contracte decât cele care se finalizează. Fiecare contract nou considerat critic sau suficient de important pentru a justifica un management activ, adaugă o serie de activități de inițiere, suplimentar propriului set de activități curente.
Unele contracte care expiră sau se încheie adaugă, în mod similar, o serie de activități de închidere la volumul de muncă programat. De asemenea, unele contracte ar putea neceista noi activități în perioada de după expirare sau încetare.
Deci, cum se descurcă un manager de contract cu un inventar din ce în ce mai mare de contracte active? Să ne uităm la modul în care sistemele de urmărire a contractelor și soluțiile dedicate pot ajuta.
În primul rând, păstrați înregistrări ale conținutului și volumului muncii, cum ar fi un calendar al activităților programate, inclusiv vacanțele planificate, trainingul, foile de pontaj, calculul diferitelor statistici și tendințe, plus orice altceva ușor de adunat care prezintă o imagine clară asupra efortului asociat.
În al doilea rând, propuneți și bugetați o serie de opțiuni care pot ajuta la atenuarea situației. Unele opțiuni pot include:
- Obțineți personal mai instruit;
- Obțineți mai mult personal și instruiți-l;
- Obțineți tehnologie mai bună, inclusiv software dedicat managementului contractelor;
- Utilizați mai bine tehnologia existentă;
- Automatizați mai multe procese;
- Optimizați mai multe procese;
- Implementați câteva procese noi;
- Reduceți numărul de contracte gestionate activ.
În al treilea rând, discutați situația și soluțiile propuse cu conducerea echipei de management al contractelor. Căutați recunoașterea problemelor legate de volumul de muncă și conveniți asupra celor mai viabile abordări pentru a le rezolva.
În al patrulea rând, urmăriți procesele de business pentru a informa conducerea organizației cu privire la probleme și soluțiile recomandate .
În timp ce primele patru opțiuni de mai sus sunt adesea limitate de costurile implicate, restul de obicei nu implică costuri suplimentare, așa că sunt mult mai acceptabile pentru organizație, dacă nu neapărat pentru Managerii de Contract afectați.
Unele, toate sau niciuna dintre opțiunile propuse ar putea fi aprobate și implementate. Depinde de bugetul disponibil, prioritățile organizaționale și așa mai departe.
În al cincilea rând, indiferent de succesul implementării unei soluții aprobate, luați măsuri pentru a minimiza distragerile care împiedică atingerea obiectivelor. Există o mulțime opțiuni , care includ:
- Configurați ore „nu deranja” în sistemul de calendar sau sistemul de prezență utilizat;
- Setați telefoanele de birou și mobile la mesageria vocală în perioadele „nu deranja”;
- Stabiliți ore în afara perioadelor „nu deranja” pentru a verifica e-mailurile;
- Răspundeți în mod corespunzător la e-mailurile care necesită atenție imediată, în caz contrar, confirmați primirea și anunțați când se poate aștepta un răspuns adecvat.
În cele din urmă, setați priorități pentru a separa elementele „must” de restul, ținând cont de termenele limită deja stabilite.
Nu există o soluție universală pentru această problemă universală. Ccombinația de circumstanțe, buget, priorități și personalități unice pentru organizație va determina exact ce poate și ce nu poate face un manager de contract cu privire la problemele legate de volumul de efort implicat.
Rezumat
Se pare că singura certitudine despre viitor este că viitorul este incert. Neprevăzutele se manifestă în continuare, sfidând adesea logica, practica consacrată, bunele maniere și bunul simț.
Abordarea reactivă – agilitatea – poate găsi oportunități de exploatare într-un astfel de mediu, dar riscul este uneori prea mare, iar soluțiile nu aduc rezultate satisfăcătoare.
Managerii de contracte se confruntă cu propriul lor set de provocări și riscuri deosebite, un microcosmos al entropiei globale generale.
Crearea planurilor de management al contractelor și programarea activităților necesare pentru a aborda aceste provocări este esențială. Acest lucru în sine se va adăuga la provocarea de a face față sarcinilor de lucru semnificative ale managerului de contract tipic. Părțile interesate contractuale ar trebui să fie informate cu privire la orice așteptare suplimentară privind implicarea lor în abordarea provocărilor.
În acest articol, am subliniat provocările cheie așteptate pentru managerii de contracte în 2022 și am sugerat abordări pentru a le face față. Totuși, în ultimă instanță, depinde de managerii de contract, de echipele lor și de părțile interesate să își definească propria soluție prin adaptarea unor principii la specificul provocărilor pe care le identifică ei înșiși.
Adaptare după: 7 Key Challenges for Contract Managers in 2022
https://www.gatekeeperhq.com/blog/7-key-challenges-for-contract-managers-in-2022
Mediul de afaceri ambiguu de astăzi necesită ca organizațiile să ia în considerare noi abordări pentru structurarea rolurilor decizionale.
Luarea și executarea deciziilor este fundamentul funcționării organizațiilor. Cu cât o companie poate adopta mai repede alegeri de înaltă calitate, cu atât mai multă valoare poate oferi. Cu toate acestea, un studiu recent a constatat că 80% dintre organizații raportează dificultăți în luarea deciziilor.
Multe organizații încearcă să clarifice drepturile de decizie folosind RACI, care reprezintă cele patru roluri pe care le joacă părțile interesate:
- Executant (Responsible),
- Responsabil (Accountable),
- Consultat (Consulted) și
- Informat (Informed).
Cu toate acestea, adesea modelul RACI mai degrabă înrăutățește lucrurile.
Mai jos, prezentăm patru capcane majore ale modelului:
- Nu există un decident clar
Dacă ești nominalizat ca executant sau responsabil pentru o decizie, ai putea lua acea decizie? Dar dacă ai avea rolul de persoană consultată? Folosind modelul RACI, prea multe părți interesate ajung să aibă dreptul de a vota sau dreptul de veto. Deși este utilă implicarea oamenilor în decizii, acest lucru funcționează doar atunci când doar câțiva participanți au dreptul de a vota.
Restrângeți lista factorilor de decizie.
- Orchestrarea slabă a părților interesate
Când a fost ultima data când, luând o decizie, ați planificat cine va avea ce fel de aport și când? RACI nu doar că produce ambiguități privind cine decide și ce fel de input este necesar, ci și când este necesar.
Aduceți părțile interesate pentru a oferi contribuția adecvată la momentul potrivit, fără a genera birocrația care diminuează calitatea deciziilor. Definiți mai întâi punctele cheie de colaborare și coordonare și planificați pornind de la acestea.
- Practici slabe de delegare
Cu RACI, chiar și atunci când deciziile sunt delegate unor colegi mai puțin experimentați (o practică excelentă), ei de multe ori nu se simt împuterniciți să ia decizia finală – să nu mai vorbim de o recomandare – fără siguranța de a fi sprijiniți de toate părțile consultate și de a avea susținerea superiorilor lor. În cele din urmă, decizia delegată este adesea escaladată către nivelul managerial superior, generând pierderi de timp și frustrări legate de lipsa de putere.
Liderii ar trebui să participe doar la luarea deciziilor critice, să decidă în mod explicit în ce să fie implicați, apoi să delege restul. Pentru a face acest lucru, alegeți decidenți clari și responsabili și conveniți asupra protocoalelor de escaladare. Asigurați-vă că, dacă utilizați termenii de executant și responsabil, este clară semnificația acestora pentru toți cei implicați.
- Management ineficient al întâlnirilor
În ciuda numărului de întâlniri „critice” la care liderii participă, cei mai mulți directori descriu experiențele ca fiind lipsite de valoare adăugată. Managementul ineficient al întâlnirilor generează întâlniri ineficace — multe puncte de pe ordinea de zi nu reușesc să clarifice dacă: e necesară o decizie, e necesar să fie dezbătute, sau sunt pur și simplu pentru a furniza informații. Această lipsă de claritate asociată cu RACI duce adesea la mai multe întâlniri, mai multe informații și mai multe prezentări.Este esențial ca organizațiile să includă câteva comportamente cheie atunci când planifică o întâlnire. În primul rând, clarificați scopul acesteia: luarea deciziilor (acțiunea), discuția (considerarea/rezolvarea problemelor) sau partajarea bidirecțională a informațiilor (conștientizarea). Şedinţele de decizie ar trebui să aibă în primul rând, dacă nu exclusiv, decizii pe ordinea de zi. De asemenea, amintiți-vă că nu orice decizie are nevoie de o întâlnire.
Un cadru alternativ
Pentru a evita aceste capcane, recomandăm o alternativă la RACI numită DIAE (DARE în engleză), care constă în alte 4 roluri:
- Decidenți (Deciders)
- Persoane de Influență (Advisers)
- Persoane de Analiză (Recommenders)
- Persoane de Execuție (Execution stakeholders).
Decidenții: “Noi luăm deciziile”
- Sunteți singurii care aveți drept de vot (în multe situații există un singur decident);
- Stabiliți dacă la momentul deciziei este necesară prezența altor roluri
- Clarificați modul de interacțiune cu părțile interesate și dacă este necesară o întâlnire
Persoane de influență: „Avem o voce importantă în discuție”
- Influențați decizia (adesea cu vehemență)
- Nu puteți amâna decizia prin solicitarea de mai multe date, analize sau dezbateri
Persoane de Analiză : „Explorăm și identificăm opțiunile”
- Efectuați analize, explorați variante și clarificați argumentele pro și contra
- Oferiți mai multe opțiuni și perspective
- Puteți invita și alți experți care să contribuie
Persoane de Execuție: „Noi ducem la îndeplinire deciziile”
- Implementați decizia și, prin urmare, trebuie să fiți informați
- Adresați întrebări de clarificare sau identificați provocări asociate implementării
Deși este contraintuitiv, poate fi utilă implicarea mai mulțor oameni în luarea unei decizii, dar numai atunci când rolurile sunt clar articulate.
Acordați mai multora dreptul de a contribui.
Dar doar câtorva dreptul de a vota.
Și nu folosiți RACI.
Adaptare după: The limits of RACI—and a better way to make decisions
https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/the-organization-blog/the-limits-of-raci-and-a-better-way-to-make-decisions