11 Tehnici de obtinere a cerintelor

11 Tehnici de obtinere a cerintelor. Obtinerea cerintelor … oare ce inseamna. Obtinerea se refera la practica colectarii, analizarii si armonizarii cerintelor asociate unui sistem de la utilizatori, clienti si alti stakeholderi. Si pentru ca adeseori “practica ne omoara”, va propunem sa vedem ce tehnici sunt considerate utile pentru obtinerea cerintelor. Tehnicile de obtinere pot fi impartite in doua mari categorii: Tehnici referitoare la persoane Alte tehnici de obtinere. In continuare vom enumera si descrie pe scurt cele mai importante tehnici: Tehnici referitoare la persoane A.1.       Interviul Un interviu este o intalnire in care una sau mai multe persoane pun intrebari unui grup de stakeholderi pentru a obtine informatii despre cerinte. Daca faceti un interviu unui grup, asigurati-va ca se permite tuturor stakeholderilor sa raspunda la intrebari. Interviurile pot fi structurate (cu intrebari predefinite) sau nestructurate (deschise). Interviul este un mod foarte eficient de a colecta informatii de la o persoana care are cunostinte importante despre proces sau are o perspectiva unica. Aceasta tinde sa fie cea mai buna tehnica pentru manageri si directori, deoarece timpul lor este pretios, perspectiva lor tinde sa fie unica si au adesea un mesaj foarte clar pe care doresc sa vi-l impartaseasca. Acesta poate fi, de asemenea, eficient cu expertii pe anumite subiecte, deoarece interviul le furnizeaza o situatie in care pot expune  ceea ce stiu. A.2.       Focus grup Un focus grup este o sesiune interactiva atent planificata cu un grup selectat de persoane pentru a obtine idei, atitudini, impresii, preferinte si nevoi despre o solutie specifica. Participantii sunt liberi sa vorbeasca intre ei, dar interactiunea este ghidata de un moderator. Observatorii trebuie sa...

10 Practici de succes in Rezolvarea Problemelor

V-ati gandit vreodata sa evaluati cat de bine abordati problemele pe care le intampinati?   Potrivit lui Morgan D. Jones (autorul lucrării The Thinker’s Toolkit – 14 Powerful Techniques for Problem Solving), „Imposibilitatea de a lua în considerare alternativele în deplinatatea lor, reprezintă cea mai comună cauză a analizelor incomplete sau viciate”. Acesta consideră că o minte limitată (de presupuneri şi subiectivism) ne împiedică să acordăm atenţia cuvenită soluţiilor alternative, chiar şi în cazul sarcinilor mai puţin complexe.   Secretul îmbunătăţirii calităţii procesului decizional constă aşadar în lărgirea orizonturilor mentale.Pentru aceasta exista o serie  de tehnici  care contribuie la eliberarea minţii, tehinici care sunt de dorit sa devină o rutină în analiza tuturor deciziilor importante.   Cele mai importante practici de abordare a problemelor sunt:   Acorda-ti timp. Majoritatea deciziilor sunt luate în mod rapid. În multe cazuri, oamenii se simt forţaţi să se decidă cât mai repede. Alţii trăiesc cu impresia că dacă ar aloca mai mult timp, calitatea deciziei ar rămâne aceeaşi; în opinia acestora, mai mult timp ar putea chiar să le bulverseze gândirea. Suntem cu toţii ocupaţi. Dar, poate, nu chiar atât de ocupaţi precum barometrul procesului nostru decizonal o indică.   Practică gândirea critică Este necesar ca pe parcursul procesului decizional să ne asigurăm că gândirea (raţionamentul nostru) este consistentă şi metodică. Formularea de întrebări cu privire la elementele componente ale procesului raţional reprezintă o modalitate excelentă pentru disecarea unei probleme. Intenţia este de a separa cunoscutul de necunoscut şi ceea ce este subiectiv de ceea este obiectiv. Întrebările trebuie să atingă toate aspectele problemei. Tehnicile gândirii critice ajută la dezvăluirea carenţelor din informaţiile...

De ce esueaza proiectele?

Este o intrebare la care se pot gasi cu usurinta raspunsuri facile: procesul nu a fost corespunzator, poate ca proiectul a depasit costurile estimate sau poate ca sistemele au fost puse in functiune cu erori fundamentale. Daca aceasta intrebare reuseste sa-si gaseasca usor un raspuns, provocarea vine sa gasim raspunsul potrivit pentru Cand? si De ce? a esuat proiectul. Pentru a oferi un raspuns adecvat, este indicat sa ne oprim, pentru inceput,  asupra semnificatiei esecului, deoarece definitia acestuia nu este de fiecare data clara. De exemplu, exista situatii cand un proiect care a depasit semnificativ perioada de implementare   sa nu fie considerat un esec, ci sa fie vazut precum un succes stralucitor. Intrebarea este de unde provine aceasta rasturnare de situatie? In linii mari, un proiect este considerat un esec atunci cand nu a livrat cerintele in acord cu asteptarile stakeholderilor. Pentru a fi considerat un succes, proiectul trebuie sa intruneasca urmatoarele conditii: Sa fie livrat in timpul estimat Sa se incadreze in bugetul aprobat Sa respecte normele de calitate Sa fie livrat in acord cu asteptarile stakeholderilor. Ultima conditie necesita o atentie mai detaliata deoarece implica modul in care este perceput proiectul de catre stakeholderi. Din acest considerent intalnim uneori situatia paradoxala in care un proiect care a depasit bugetul si limita temporala este considerat un real succes. In aceasta ordine de idei, printre motivele pentru care proiectele esueaza se numara: 1. Documentarea eronata a cerintelor. Daca proiectul este setat sa livreze „servicii/produse/procese gresite”, acesta este inevitabil un esec chiar daca este finalizat la timp, incadrat in buget si respecta cerintele de calitate. Pentru a se evita aceasta...

Beneficiile reale ale certificarii internationale in Management de Proiect

    Certificarile in Management de proiect au devenit o cerinta critica in vederea accesarii unui loc de munca. Aceasta bariera este si mai accentuata in cazul celor care activeaza in domeniul IT. De exemplu, din 13 anunturi de angajare pentru pozitia de manager de proiect, postate pe www.dice.com, 8 dintre acestea cer aplicantilor si detinerea certificarii PMP®. De ce cauta angajatorii managerii de proiect certificati? Un prim raspuns ne este oferit de catre Steve DelGrosso care conduce atat IBM’s Project Management Center of Excellence, cat si IBM Global Business Services’ Project Management Competency –  „obtinerea certificarii nu te face in mod obligatoriu mai bun. In schimb, aceasta indica detinerea unui nivel avansat de cunostinte si expertiza, recunoste competenta de a lucra profesionist intr-un mediu bazat pe proiecte”. Clientii companiei cer manageri de proiect certificati deoarece ei asociaza certificarea cu disciplina, iar aceasta este vazuta ca un ingredient strategic in furnizarea de proiecte de succes. Astfel,  dintre cei 300000 de angajati ai IBM, 25000 sunt recunoscuti ca fiind managerii de proiect profesionisti, iar mai mult de jumatate dintre acestia – 14000 –  detin certificare PMI PMP®. Impactul certificarii in managementul de proiect In realitatea multor companii, 7 proiect din 10 sunt sortite esecului. Aceasta statistica i-a determinat pe foarte multi sa se intrebe ce pot face ca sa asigure succesul proiectului in care sunt implicati. In aceasta ordine de idei, una dintre masurile luate si asumate de organizatii a fost angajarea unui manager de proiect certificat. Aceasta actiune organizationala a plecat de la presupunerea ca persoanele care si-au dedicat mii de ore din timpul lor pregatirii in vederea obtinerii...

Manager sau Lider?

Manager sau Lider? O serie de studii incearca sa demonstreze ca exista o delimitare usor observabila intre rolul managerului si cel al liderului, pornind de la faptul ca manifesta atribute diferente si impacteaza diferit organizatia. Este adevarat ca din definitiile existente pana  la acest moment reiese faptul ca managerul este responsabil de controlarea si administrarea organizatiei, sau a unei arii organizationale, iar liderul este responsabil de directionarea organizatiei. De asemenea, exista in realitate persoane care, desi sunt manageri, au toate calitatile unui leader, si exista „lideri” care nu pot fi mai mult decat manageri. Conform studiilor, formula  prin care se poate  afla ce suntem cu adevarat, manageri sau lideri, presupune urmarirea urmatoarelor aspecte: 1. Deschiderea fata de ideile noi Fiecare dintre noi a avut cel putin o data obiectia „acesta este modul in care s-au realizat lucrurile mereu”. Aceasta atitudine denota inclinatia noastra de a controla, si nu de a directiona. Pentru organizatii, schimbarea „status quo-ului” privind modul de organizare a activitatii angajatilor reprezinta o oportunitate de exersare a abilitatii de directionare. 2. Analizarea competitiei in vederea invatarii Daca veti auzi urmatoarea afirmatie: „concurenta noastra este ingrozitoare”, emitatorul se identifica cu rolul de manager. Managerii sunt adeptii controlului, iar spre deosebire de realitatile interne, concurenta nu poate fi controlata. La polul opus, liderii privesc competitia ca pe o sursa importanta de informatii necesara dezvoltarii companiei. Acestia sunt atenti la tot ceea ce face competitia, indiferent de rezultatele pe care aceasta le obtine. Scopul este acela de a invata modalitati noi si mai bune de a-si construi business-ul. Liderii constientizeaza ca ceilalti competitori nu sunt „ingrozitori”, ci sunt diferiti. In...

Managerul de Proiect – Manager –  Leader  – Comunicator

    Strategia organizationala este implementata prin intermediul proiectelor. Asadar, competentele si abilitatile managerului de proiect joaca un rol semnificativ in succesul sau esecul companiei pe piata. In calitate de epicentru al etapei de executie a strategiei organizationale, este important sa stabilim calitatile principale pe care managerul de proiect trebuie sa le dobandeasca. Intr-un studiu realizat de Ernst & Young, 80% dintre problemele care apar intr-un proiect si conduc la esecul acestuia se datoreaza problemelor oamenilor. Cele mai importante 10 calitati pe care le intrunesc toti managerii de proiect de succes din lume sunt: Inspira o viziune comuna – un lider de proiect eficient are o viziune clara asupra destinatiei. Acestia sunt niste vizionari care prospera prin schimbare si prin abilitatea de a crea noi bariere de intrare pentru organizatii prin intermediul proiectelor. Bun comunicator – Abilitatea de a comunica cu oamenii de la toate nivelurile este, in ordinea importantei, cea de-a doua abilitate indispensabila pentru un manager de proiect. Liderul de proiect este liantul dintre echipa si organizatie. Acesta trebuie sa aiba abilitatea de a negocia eficient si de a utiliza persuasiunea in vederea asigurarii succesului de catre echipa. Integritate – Liderii de proiect trebuie sa isi aminteasca ca actiunile lor si nu cuvintele, determina modul de lucru al echipei. Un lidership exercitat corect cere atat angajament pentru practicile etice, cat si demonstrarea angajamentului. Ca si rezultat, acesta pune in aplicare ceea ce spune („walks the talk”) si astfel, castiga increderea pe tot procesul implementarii proiectului. Entuziasm – Este foarte important ca liderul sa fie entuziast, sa aiba o atitudine pozitiva, orientata spre actiune, deoarece o atitudine negativista...