7 provocări în managementul de proiect actual

    7 provocări în managementul de proiect actual

    În cele ce urmează, vom prezenta o serie de provocări majore ale managerilor de proiect, provocări determinate mai ales de schimbările de comportamente, atitudini și priorități asociate ultimilor ani. Sunt asociate și potențiale soluții, care pot constitui puncte de plecare pentru modalitățile specifice de rezolvare a acestor provocări.

    1. Gestionarea echipelor remote și hibride

    • Provocare: Coordonarea și gestionarea echipelor care lucrează de la distanță sau într-un mod hibrid, unde unii membri sunt la birou și alții remote.
    • Implicări: Probleme de comunicare, sentiment de izolare a angajaților remote, dificultăți în monitorizarea performanței și menținerea coeziunii echipei.
    • Soluții: Implementarea de tehnologii de colaborare (ex. Slack, Microsoft Teams), setarea clară a așteptărilor, crearea de oportunități pentru interacțiuni sociale virtuale și sesiuni regulate de check-in.
    1. Adaptarea la schimbările rapide ale pieței și tehnologiei

    • Provocare: Nevoia de a răspunde rapid la noile tehnologii și la schimbările din piață, ceea ce poate necesita modificări frecvente ale planului de proiect.
    • Implicări: Revizuirea continuă a priorităților, nevoia de formare continuă pentru echipă și riscul de oboseală a echipei din cauza schimbărilor frecvente.
    • Soluții: Adoptarea unei mentalități agile, implementarea unor procese de feedback continuu, asigurarea unei formări constante și a unui suport adecvat pentru echipă.
    1. Managementul resurselor limitate

    • Provocare: Gestionarea eficientă a resurselor (timp, bani, personal), mai ales în proiectele complexe sau de mari dimensiuni.
    • Implicări: Alocarea greșită a resurselor poate duce la depășirea bugetului, întârzieri și scăderea calității proiectului.
    • Soluții: Utilizarea software-urilor de management al resurselor, planificarea atentă și realistă, monitorizarea continuă a utilizării resurselor și ajustări proactive.
    1. Asigurarea calității și a conformității

    • Provocare: Menținerea standardelor de calitate și asigurarea conformității cu reglementările în vigoare pe durata întregului proiect.
    • Implicări: Procese riguroase de control al calității, riscuri de non-conformitate care pot duce la penalizări legale sau financiare.
    • Soluții: Implementarea unor proceduri standardizate de asigurare a calității, audituri regulate, formarea echipei în privința reglementărilor și a standardelor relevante.
    1. Comunicarea și colaborarea eficientă

    • Provocare: Asigurarea unei comunicări clare și eficiente între membrii echipei și părțile interesate, mai ales în echipele diverse și distribuite geografic.
    • Implicări: Riscuri de neînțelegeri, duplicarea eforturilor, pierderi de informații și scăderea moralului echipei.
    • Soluții: Utilizarea unor platforme de comunicare integrate, clarificarea rolurilor și responsabilităților, organizarea de întâlniri periodice și sesiuni de feedback.
    1. Gestionarea riscurilor și a incertitudinii

    • Provocare: Identificarea, evaluarea și gestionarea riscurilor în contextul unor medii de afaceri volatile și imprevizibile.
    • Implicări: Riscuri de eșec al proiectului, pierderi financiare și reputaționale, stres și anxietate în rândul echipei.
    • Soluții: Dezvoltarea unui plan de management al riscurilor, utilizarea unor metode de analiză predictivă, formarea unei culturi organizaționale orientate spre gestionarea proactivă a riscurilor.
    1. Integrarea metodologiilor Agile și tradiționale

    • Provocare: Găsirea echilibrului între metodologiile Agile și cele tradiționale (Waterfall) pentru a maximiza eficiența și succesul proiectului.
    • Implicări: Dificultăți în tranziția de la o metodologie la alta, rezistență la schimbare din partea echipei, nevoia de formare suplimentară.
    • Soluții: Evaluarea atentă a nevoilor proiectului și alegerea metodologiei potrivite, formarea echipei în ambele abordări, implementarea treptată a schimbărilor metodologice și evaluarea continuă a eficacității acestora.

    Abordarea acestor provocări necesită o combinație de abilități tehnice și soft skills, adaptabilitate și utilizarea unor instrumente și tehnologii moderne pentru a asigura succesul proiectelor în contextul dinamic actual.

    Agile business analyst
    Agilitatea în Analiza de Business: Cheia Succesului într-o Lume în Continuă Schimbare

    24-26 apr., 4-5 mai,
    09:00-13:00

    Într-o lume în care schimbarea este cea mai constantă variabilă, agilitatea în analiza de business devine un factor esențial pentru supraviețuirea și succesul unei organizații. Agilitatea implică capacitatea unei companii de a se adapta rapid și eficient la schimbări, de a anticipa tendințe și de a inova pentru a rămâne competitivă în piață. Această abordare presupune o perspectivă holistică asupra datelor, proceselor și resurselor, precum și abilitatea de a gândi strategic și de a lua decizii informate într-un timp scurt.

    1. Adaptarea la schimbări și tendințe în mediul de afaceri:

    Agilitatea în analiza de business permite companiilor să își ajusteze rapid strategiile și să se adapteze la schimbările din mediul de afaceri. Aceasta include identificarea noilor oportunități de piață, evaluarea riscurilor și oportunităților, precum și adaptarea la modificările legislative sau tehnologice. Prin utilizarea unor instrumente și tehnici de analiză avansate, companiile pot anticipa tendințele și pot acționa în consecință pentru a-și menține avantajul competitiv.

    1. Optimizarea proceselor și eficiența operațională:

    Agilitatea în analiza de business ajută organizațiile să identifice punctele slabe și să îmbunătățească procesele interne. Acest lucru poate conduce la reducerea costurilor, creșterea eficienței operaționale și sporirea productivității. Analiza de business agilă încurajează implementarea unor metodologii lean și a managementului schimbării pentru a asigura un proces de îmbunătățire continuă.

    1. Creșterea satisfacției clienților și loialității:

    O abordare agilă în analiza de business permite companiilor să răspundă rapid și eficient la nevoile și așteptările clienților. Prin monitorizarea și analiza datelor referitoare la comportamentul și preferințele clienților, companiile pot dezvolta produse și servicii mai bine adaptate nevoilor acestora. Acest lucru poate duce la creșterea satisfacției și loialității clienților, precum și la sporirea cotei de piață și a profitabilității.

    1. Inovarea și dezvoltarea produselor și serviciilor:

    Agilitatea în analiza de business stimulează inovația și dezvoltarea de noi produse și servicii prin identificarea și exploatarea oportunităților emergente. Aceasta include abilitatea de a experimenta, a testa și a ajusta rapid idei și concepte.

    Common issues business analyst
    10 provocări și soluții în Analiza de Business

    13-15, 20-22 mar.,
    15:00-18:00
    Grupă confirmată

    Analiștii de business  sunt adesea considerați o elită a profesioniștilor și sunt căutați de mulți angajatori. Analistul de business este un rol cheie și alături de Managerul de proiect este responsabil pentru succesul sau eșecul oricărui proiect. Analiștii de business  sunt agenți ai schimbărilor organizaționale, sunt influenți și au o importanță strategică semnificativă. Cu toate acestea, rolul de Business Analyst este însoțit de o serie de provocări.

    Majoritatea proiectelor mari se derulează sub presiunea termenelor strânse, adesea sunt tehnice și implică multe părți interesate. Analiștii de business  sunt responsabili pentru obținerea cerințelor de la diferitele  părți interesate, pentru aprobarea acestora, pentru asigurarea faptului că cerințele sunt dezvoltate, testate și implementate în mod eficace. Deși acest lucru poate părea simplu și intuitiv, analiștii de business se confruntă cu mai multiple provocări la fiecare pas al proiectului.

    Unele dintre provocările cheie care ar trebui să fie avute în vedere  pentru a oferi cele mai bune rezultate sunt discutate în acest articol.

    1. Derapajul de conținut

    Derapajul de conținut  apare atunci când se fac modificări privind cerințele convenite, chiar și atunci când acestea  au fost deja identificate, iar graficul de lucru a fost convenit. Ulterior, părțile interesate vin cu o nouă cerință și se așteaptă ca soluția să fie livrată în același timp. Conținutul diferit pune invariabil echipa de proiect sub o presiune nejustificată. Această problemă este mai răspândită în proiectele cu o abordare orientate către plan cu cascadă, deoarece stakeholderii au foarte puține oportunități de a oferi feedback cu privire la soluția dezvoltată. În cazul proiectelor agile (orientate către schimbare), deși planificarea unui sprint ține cont în mod rezonabil de modificările posibile privind cerințele, există în continuare riscul ca să apară modificări importante de conținut.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    Urmărirea îndeaproape a disponibilității capacității echipelor pentru a realiza activitățile pe proiect este esențială. O modificare  a caracteristicilor inițiale ar trebui să fie asociată cu resurse suplimentare (timp, capacitate) sau o reprioritizare în funcționalitățile deja planificate.

    2. Schimbări constante ale cerințelor sau a priorității cerințelor

    Este extrem de greu pentru părțile interesate să-și exprime exact nevoile, fie că este vorba de proiectarea interioarelor unei case sau de o aplicație informatică. Există adesea situații în care nevoia nu este clară la început în ceea ce privește detalierea cerinței și gradul de prioritate, iar părțile interesate / utilizatorii nu sunt siguri de funcționalitatea care le este necesară. Ca urmare, cerințele nu sunt definite eficient, necesitând modificări frecvente.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    Pentru a reduce numărul de schimbări, primul pas ar trebui să fie înțelegerea motivului care a condus la apariția lor. Apoi, în momentul în care motivul este clar, aplicați procesul de prioritizare a cerințelor, respectiv lucrați asupra celor prioritare. Acest lucru ar îmbunătăți procesul de management al cerințelor. Țineți cont de raportul între valoarea pe care o aduce schimbarea cerințelor și costurile asumate pentru ca schimbarea să aibă loc.

    3. Întârzierea sau lipsa acordului stakeholderilor sau a semnării recepției finale de către aceștia

    Poate  exista o varietate de motive pentru care obținerea   acordului  stakeholderilor ar putea fi întârziată, cum ar fi:

    • Indisponibilitatea stakeholderilor cheie;
    • Implicarea inadecvată a stakeholderilor;
    • Lipsa acordului/consensului cu privire la cerințe.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    • Încercați să găsiți înlocuitori pentru stakeholderii cheie și să invitați/interacționați cu el/ea.
    • Pregătiți un business case pentru stakeholderi și obțineți feedback-ul acestora, într-o întâlnire la care participă sponsorul proiectului sau o parte interesată foarte influentă.
    • Solicitați o întâlnire pentru a discuta cerințele și a le agrea – pregătiți procesul-verbal al întâlnirii, distribuiți-l tuturor părților interesate și cereți tuturor să analizeze conținutul pentru a semnala  orice dezacord.

    4. Schimbarea proprietarului afacerii/procesului

    Schimbarea proprietarului de proces reprezintă adesea un risc serios pentru proiect și pentru succesul acestuia. Potențialele probleme pot fi:

    • Schimbarea priorităților;
    • Necunoașterea contextului și nevoilor asociate soluției;
    • Lipsa de asumare pentru inițiativa existentă, deoarece aceasta a fost creată de responsabilul de proces anterior.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    • Evaluați permanent probabilitatea schimbărilor în organizație;
    • Temporizați când apar turbulențe;
    • Pregătiți-vă argumentele pentru a justifica valoarea inițiativei pentru noul proprietar de proces.

    5. Obiectivele responsabililor nu sunt aliniate

    Contextul dinamic poate duce la schimbarea nevoilor și a priorităților. Acest lucru poate reprezenta impedimente serioase în progresul proiectului.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    • Puteți alege abordarea Agile, situație în care aveți posibilitatea de a prelua funcții pe baza priorității în iterațiile sau sprinturile ulterioare;
    • Folosiți modele de prioritizare – de la cerințe obligatorii la cerințe ”nice to have” – prioritizarea MoSCoW poate fi de mare ajutor.

    6. Modificări de reglementare / factori externi

    Dacă sunteți un analist de businessi într-o industrie reglementată sau în care intervin cerințele de reglementare, atunci trebuie să țineți cont că modificările reglementărilor sau conformitatea pot afecta mai multe sisteme, zone geografice și proiecte în mod diferit.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    O înțelegere la nivel înalt a mediului de reglementare al organizației dumneavoastră și a modului în care acesta poate afecta proiectele vă va ajuta să dezvoltați sisteme care respectă cerințele de reglementare cât mai eficient posibil. Acest lucru se poate face în dezvoltarea cerințelor în strânsă interacțiune cu stakeholderii cu experiență în  reglementare și conformare . Dezvoltarea cunoștințelor fundamentale despre domeniu este întotdeauna benefică pentru a fi conștienți de schimbări și impactul acestora.

     7. Lipsa de implicare a părților interesate

    Implicarea și managementul activ al stakeholderilor  sunt, fără îndoială, factori critici de succes pentru orice proiect. Înțelegerea diferitelor părți interesate și a caracteristicilor acestora pot ajuta foarte mult la elaborarea strategiilor pentru a răspunde așteptărilor și preocupărilor acestora.

    Înțelegerea interesului stakeholderilor  și alinierea acestuia la obiectivele proiectului este o responsabilitate importantă pentru profesioniștii în analiză de business. Unele părți interesate pot deveni influente sau dezinteresate pe măsură ce proiectul se dezvoltă. Dacă părțile interesate au un rol critic în proiect, atunci neimplicarea lor va reprezenta un risc serios pentru succesul proiectului.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    Este esențial să urmăriți aceste schimbări. Adaptarea tehnicilor de implicare a stakeholderilor  ar trebui luată în considerare ținând cont de impactul potențial pe care îl poate avea asupra proiectului. Harta părților interesate este utilă pentru  eficacitatea  implicării stakeholderilor,  în funcție de interesul și influența lor  asupra proiectului.

    8. Lacune în procesul de management al proiectului

    Unele dintre aceste greșeli comune în procesul de management al proiectului pot face ca proiectul să treacă prin situații  dificile, sarcini nerezonabile și termene de livrare ratate:

    • Planificare inadecvată a riscurilor – Identificarea riscurilor după implementarea noii soluții;
    • Planificarea inadecvată a resurselor – neluarea în considerare a rezervelor (resurse nefacturabile) pentru resursele cheie. În acest caz apar probleme atunci când o resursa este indisponibilă, fapt care pune presiune asupra membrilor echipei prin necesitatea de a prelua activități neplanificate.
    • Planificare inadecvată a analizei de business – Managerii de proiect se grăbesc să înceapă proiectul fără o planificare adecvată a analizei de business . Acest lucru duce la lacune în procesul de analiză și, mai târziu, în proiect.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    • Accent mai puternic pe principiile managementului de proiect în activitățile de analiză de business;
    • Rezervă de resurse cu experiență și expertiză similare în domeniu;
    • Solicitați implicare în procesul de planificare a proiectului

    9. Nu se poate justifica investiția

    Măsurarea eficacității  oricărei activități este esențială pentru a ști dacă sarcina aduce valoare adăugată sau nu. Rentabilitatea investiției este una dintre cele mai eficiente metode de evaluare a eficacității  investiției făcute  în orice inițiativă. Analiza de business  nu face excepție de la aceasta. Cunoașterea beneficiilor și costurilor de business le permite profesioniștilor din analiza de business să justifice inițiativele și să planifice activitățile viitoare.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    • Cunoașterea modalităților de măsurare a valorii rentabilității prin inițiativele de analiză de business;
    • Evaluarea economiilor rezultate din îmbunătățirea procesului;
    • Creșterea veniturilor datorită modernizării/automatizării tehnice;
    • Apariția unui nou segment de clienți datorită adoptării de noi tehnologii sau automatizării;
    • Îmbunătățirea calității/reducerea defectelor cu beneficii financiare datorită îmbunătățirii procesului

    10. Rezistența la adoptarea noului sistem

    Schimbarea este întotdeauna inevitabilă, dar la fel este și rezistența la schimbare. Este o tendință naturală a multor părți interesate de a încerca să-și păstreze metodele și sistemele neschimbate. Implementarea unei schimbări este întotdeauna dificilă, mai ales dacă sistemul actual este unul cu care utilizatorii au fost obișnuiți de multă vreme, în ciuda defectelor și ineficiențelor sale. Părțile interesate sunt obișnuite cu procesele lor, chiar dacă majoritatea dintre ele necesită timp și sunt manuale. Deci, învățarea asociată unul nou sistem nu este întotdeauna bine primită. De fapt, uneori, unii stakeholderi luptă până la final pentru a respinge lansarea noului sistem.

    Soluție / Acțiune preventivă sugerată

    • Evidențiați beneficiile noului sistem pentru utilizatori;
    • Demonstrați utilizatorilor beneficiile – ușurință în utilizare, caracteristici/funcționalități îmbunătățite, ajutor  în efectuarea sarcinilor zilnice;
    • Oferiți sprijin în procesul de tranziție;
    • Construiți relații de încredere cu utilizatorii.

     

    Profesia de analist de afaceri este una strategică, iar provocările asociate acesteia sunt de anvergură. Provocările sunt zilnice și au diferite niveluri de complexitate. Însă cele de mai sus sunt cele mai des întâlnite.

    Adaptare după: 10 Business Analysis Challenges and Recommended Solutions
    https://www.iiba.org/business-analysis-blogs/10-business-analysis-challenges-and-recommended-solutions/

    15 adevăruri despre managementul de proiect de azi

    O sinteză a unor realități care pot pune într-o lumină nouă activitatea managerului de proiect

    În contextul dinamicii actuale a organizațiilor, un management de proiect performant este o condiție obligatorie pentru succesul acestora. Este adevărat că managerul de proiect nu trebuie să fie academician. Dar trebuie să fie un bun administrator al complexității și incertitudinii. El trebuie să facă față în mod constant cerințelor în continuă schimbare, să implice managementul, să negocieze cu părțile interesate interne și externe, să gestioneze furnizorii și să facă toate acestea în timp ce coordonează și controlează totul. Sună epuizant, nu-i așa?
    În continuare prezentăm cele 15 adevăruri pe care managerii de proiect trebuie să le cunoască în 2022:

    I. 12% din resursele sunt irosite din cauza managementului defectuos al proiectului

    Se estimează că aproape 54% din organizațiile care lucrează la proiecte nu reușesc să-și urmărească eficient indicatorii de performanță în timp real. Faptul că acest lucru este adevărat pentru atât de multe organizații duce la o multitudine de  proiecte eșuate și de beneficiari nemulțumiți. Practic, la 100 de euro cheltuiți în proiecte, 12 euro sunt risipiți.
    Cu un management de proiect eficace și o abordare proactivă această risipă poate fi semnificativ redusă.

    II. Majoritatea echipelor de proiect au între 6–10 membri

    Există  o tendință clară în zilele noastre să se constituie echipe de proiect formate din 6-10 membri. Managerii de proiect mai experimentați gestionează și echipe mai mari, dar echipele mai mici sunt în general preferate, deoarece sunt mai ușor de gestionat și pot face mai multe lucruri fără conflicte majore sau bătăi de cap.

    III. Doar 25% dintre organizații (una din patru) folosesc un software de management de proiect

    În ciuda numeroaselor beneficii ale unui software bun de management de proiect, doar una din patru companii folosește un astfel de produs. Restul organizațiilor utilizează încă foi de calcul, hârtie și un set de instrumente independente, cu integrare redusă sau absentă.

    IV. 77% dintre echipele performante folosesc software de management de proiect

    Dovezile că software-ul de management de proiect face o diferență semnificativă pentru orice proiect sunt evidente. Peste trei sferturi din echipele de proiect de succes folosesc un software-de management de proiect. Software-ul de calitate pentru managementul proiectelor facilitează colaborarea, urmărirea și analiza periodică a proiectelor, ceea ce face o diferență semnificativă în productivitatea echipelor de proiect.

    V. Controlul unei echipe este printre cele mai provocatoare sarcini pentru managerii de proiect

    Mulți manageri de proiect cred că gestionarea eficientă a echipelor de proiect este printre cele mai provocatoare aspecte ale muncii lor. Toți membrii echipei au personalitățile și motivațiile lor, care pot intra în conflict cu cele ale celorlalți. Fără o conducere eficace, astfel de ciocniri pot genera conflicte și pot cauza probleme întregii echipe.

    A aduce pe toată lumea pe aceeași pagină este cu adevărat o provocare care poate fi rezolvată doar de cineva atent la detalii și care continuă să învețe din experiențe.

    VI. Majoritatea managerilor de proiect au mai multe mingi de ținut în aer

    Se estimează că doar 15% dintre managerii de proiect se concentrează pe un singur proiect la un moment dat. Majoritatea gestionează aproximativ cinci proiecte și, în unele cazuri, rare, numărul ajunge chiar până la 10. Gestionarea mai multor proiecte nu este ușoară indiferent de tipul de industrie sau de proiect. Cu toate acestea, având în vedere nivelul concurenței din orice piață, nu există altă modalitate de a menține avantajul competitiv al unei organizații.
    Instrumentele moderne de colaborare vă pot ajuta în acest sens, deoarece vin cu capacitatea de a oferi o vedere de ansamblu asupra tuturor proiectelor în care sunteți implicat. Vă permit să automatizați mai multe procese, să trimiteți atenționări, să delegați sarcini și să efectuați activități repetitive cu productivitate crescută.

    VII. 1 din 5 manageri de proiect sunt prea stresați și s-au gândit să demisioneze

    Un manager de proiect se bucură de o mulțime de avantaje, dar există și o presiune suplimentară. 1 din 5 manageri de proiect (puțini, se pare!!!!!) raportează că sunt prea stresați la locul de muncă și s-au gândit să părăsească domeniul din acest motiv.
    Software-ul și instrumentele moderne de management de proiect sunt concepute pentru a facilita managerilor de proiect (în special celor informali) obținerea rezultatelor cu efort minim. Cu ajutorul unor funcții avansate de gestionare a proiectelor, instrumente de vizualizare a proiectelor, analize și raportări de proiect, managerii de proiect se pot degreva de anumite sarcini pentru a se putea concentra asupra sarcinilor importante.

    VIII. Doar câțiva manageri de proiect sunt mulțumiți de sistemele existente

    S-a raportat în 2020 că doar 35% dintre managerii de proiect au fost mulțumiți de sistemul de management al proiectelor existent în organizația lor. Mai mult, abordarea proiectelor se schimbă și uneori aplicațiile software nu mai sunt aliniate cu metodologia de management de proiect.
    O modalitate de rezolvare poate fi achiziționarea de instrumente suficient de avansate și flexibile pentru a se potrivi, indiferent de abordarea managementului de proiect. De-a lungul timpului, a avea un software eficace, intuitiv și puternic poate deveni la fel de benefic precum existența unui membru cu experiență în echipă.

    IX. Urmărirea e-mailurilor este o problemă uriașă

    O colaborare eficientă este necesară pentru managementul de succes al proiectelor și, pentru asta, este necesar să folosim canalele de comunicare potrivite. În ciuda credinței comune, e-mailul nu este un canal de comunicare eficace. Este extrem de dificil să urmăriți orice discuție, să aveți cele mai recente documente și să măsurați progresul dacă vă bazați numai pe fluxurile de e-mail pentru comunicare.
    Multe software-uri de management de proiect vin cu suite de colaborare încorporate și permit o comunicare eficace fără bătăi de cap. Ele permit urmărirea discuțiilor, cunoașterea status-ului echipei și înțelegerea imaginii de ansamblu fără niciun efort suplimentar.

    X. Depășirile bugetare sunt șocant de frecvente

    Într-un sondaj, s-a raportat că doar 43% dintre organizații își finalizează cu succes proiectele în limita bugetului. În celelalte cazuri, depășirile bugetare sunt ceva sigur pentru managerii de proiect. Și această realitate, adesea se proiectează în ceva mai grav, renunțarea completă la gestionarea bugetului proiectelor și la urmărirea cheltuielilor.
    Planificarea și controlul eficace a proiectului sunt necesare pentru a ține sub control cheltuielile.

    XI. Proiectele cu buget mare eșuează în general mai des

    Multe organizații se ocupă de mai multe proiecte complexe, care au o anvergură mare și bugete pe măsură. S-a constatat că proiectele cu buget mare sunt mai susceptibile la a eșua sau a nu se încadra în parametrii de conținut / timp / cost. Cercetările au demonstrat că proiectele în care organizațiile cheltuiesc mai mult de 1 milion de dolari, au o probabilitate  cu 50% mai mare să eșueze.

    XII. Majoritatea managerilor de proiect detestă documentația excesivă

    Întrebați orice manager de proiect despre singurul lucru pe care doresc să îl elimine din fișele de post. Răspunsul va fi întotdeauna: hărțogăraia. Potrivit unui sondaj, documentația excesivă de proiect este aspectul prioritar pe care managerii de proiect doresc să îl evite. A petrece nenumărate ore pe rapoarte și prezentări regulate pe care nimeni nu le citește este demotivant și deturnează atenția de la alte sarcini esențiale.

    XIII. Procesele eficace de management de proiect cresc probabilitatea de succes chiar și în circumstanțe neprevăzute

    În cele din urmă, managementul de proiect se reduce la stabilirea unui proces eficace, potrivit pentru echipa și organizația voastră. Statisticile arată că acele companii care au un proces matur au mai multe șanse să își atingă obiectivele proiectelor.
    Echipele de proiect cu un sistem matur de implementare proiecte îndeplinesc în general 77% la sută din obiectivele lor, în timp ce celelalte au o rată de succes de 56%. În mod similar, echipele mature livrează 63% din proiectele lor la timp, în timp ce cifra pentru celelalte este de 39%. Diferența în favoarea celor mature este evidentă.

    XIV. Gestionarea sarcinilor repetitive este dăunătoare productivității

    O plângere comună a managerilor de proiect este timpul pe care îl pierd cu sarcini repetitive și plictisitoare. Un sondaj a arătat că peste 54% dintre cei implicați în proiecte își petrec cea mai mare parte a timpului pe sarcini obositoare, care nu necesită creativitate și care ar putea fi gestionate de o resursă mai puțin pregătită, deci mai puțin costisitoare.
    În societatea actuală, multe din instrumentele bazate pe inteligență artificială pot gestiona astfel de sarcini în mod automat. 85% dintre directorii generali consideră că inteligența artificială va schimba complet peisajul organizațiilor în următorii 5 ani. 54% dintre manageri cred că pot economisi 5 ore pe zi prin implementarea soluțiilor bazate pe inteligență artificială pentru sarcinile ușoare și repetitive.

    XV. Abordarea hibridă este cea mai des întâlnită în industrie

    Abordarea managementului de proiect pe care o adoptați are un impact semnificativ asupra rezultatelor. Există diverse abordări ale managementului de proiect și este aproape imposibil să le enumerăm aici. Majoritatea managerilor de proiect trebuie să decidă între abordarea predictivă (orientată către plan) și abordarea iterativă (orientată către schimbare). Ambele opțiuni au avantajele și dezavantajele lor și depind de mai mulți factori precum industria, cultura companiei etc.
    Datele arată că aproximativ 60% dintre organizații folosesc în general o metodologie hibridă în loc să se angajeze către o singură abordare. O metodologie hibridă excelentă poate crea un amestec perfect între experimentarea flexibilității Agile și obținerea avantajelor asociate structurilor definite de abordarea predictivă.

    Gânduri finale

    Practicile de management de proiect au suferit schimbări majore în ultima perioadă. Pe măsură ce se dezvoltă noi tehnologii și soluții integrate, utilizarea instrumentelor puternice de management de proiect nu mai este opțională. Organizațiile care vor să își mențină avantajul competitiv și să fie lideri de piață trebuie să se adapteze vremurilor în schimbare. O abordare adaptată tipului de proiecte derulate și o soluție integrativă de management de proiect sunt cele două elemente care minimizează costurile și maximizează beneficiile.
    Așadar, avem nevoie de 3 lucruri:

    1. Întelegerea a ceea ce înseamnă managementul de proiect si rolul managerului de proiect.
    2. Definirea metodologiei de proiect adecvate (instrumente, tehnici, proceduri).
    3. Alegerea sistemului informațional care să permită derularea eficace a proiectului.

    Adaptare după: https://kissflow.com/project/project-management-statistics/

    De ce este managementul de proiect important?

    „De ce este managementul proiectelor important?” este o întrebare interesantă pe care clienții ne-o adresează adesea. Ei mai întreabă: „De ce nu putem informa echipa care face treaba să-și gestioneze singuri munca ? Ar fi mult mai ieftin.”

    Ei se întreabă dacă chiar au nevoie de management de proiect pentru că pe hârtie apare ca o cheltuială inutilă și se aude că project managerii nu livrează cu adevărat nimic și de multe ori se pun calea lucrurilor pe care Echipa trebuie să le facă. Dacă toate astea ar fi adevărate, de ce contează atât de mult managementul de proiect?

    Adevărul este că derularea proiectelor fără un management bun de proiect este o economie falsă. Se crede adesea că este o povară inutilă pentru buget și nu există nicio îndoială că poate fi costisitoare – până la 20% din bugetul total al proiectului.

    Dar îți permiți să nu ai un manager de proiect?

    Fără el, ce ține echipa și clientul împreună? Și fără el, cine rămâne să navigheze prin suișurile și coborâșurile, ciocnirile și catastrofele proiectelor?

    Un management excelent de proiect înseamnă mult mai mult decât ținerea sub control a triunghiului de fier al managementului de proiect, livrarea la timp, buget și sfera de aplicare a proiectului; unește clienții și echipele, creează o viziune pentru un proiect de succes și îi aduce pe toți pe aceeași pagină cu ceea ce este necesar pentru a rămâne pe drumul cel bun spre succes. Când proiectele sunt gestionate corespunzător, există un impact pozitiv care reverberează dincolo de livrarea „lucrurilor”.

    De ce este managementul de proiect important?

     

    1. Alinierea strategică.

    Managementul proiectelor este important deoarece asigură ceea ce este livrat, este corect și va oferi valoare reală față de oportunitatea de afaceri.

    Fiecare client are obiective strategice, iar proiectele pe care le facem pentru ei promovează aceste obiective. Managementul proiectelor este important, deoarece o parte din îndatoririle unui PM este să se asigure că există rigoare în proiectarea corectă a proiectelor, astfel încât acestea să se încadreze bine în contextul mai larg al cadrelor strategice ale clientului nostru.

    Un bun management al proiectelor asigură că obiectivele proiectelor se aliniază îndeaproape cu obiectivele strategice ale afacerii.

    În identificarea unui caz de afaceri solid și pentru a fi metodic în ceea ce privește calcularea rentabilității investiției, managementul de proiect este important, deoarece poate ajuta la asigurarea faptului că este livrat lucrul potrivit, care va oferi valoare reală.

    Desigur, pe măsură ce proiectele progresează, este posibil să apară riscuri, care să se transforme în probleme sau chiar să se schimbe strategia de afaceri. Dar un manager de proiect se va asigura că proiectul face parte din acea realiniere. Managementul proiectelor contează cu adevărat aici, deoarece proiectele care se îndepărtează de curs sau care nu se adaptează la nevoile afacerii pot ajunge să fie costisitoare și/sau inutile.

    2. Leadership

    Managementul proiectelor este important pentru că aduce leadership și direcție proiectelor.

    Fără management de proiect, o echipă poate fi ca o barcă fără cârmă; în mișcare, dar fără direcție, control sau scop. Leadership-ul permite și permite membrilor echipei să facă cel mai bun lucru. Managementul de proiect oferă leadership și viziune, motivație, eliminarea obstacolelor, coaching și inspirarea echipei să facă cea mai bună muncă.

    Managerii de proiect servesc echipa, dar asigură și linii clare de responsabilitate. Cu un manager de proiect la locul lui, nu există nicio confuzie cu privire la cine este responsabil și care controlează orice se întâmplă într-un proiect (mai ales dacă utilizați o diagramă RACI sau alte instrumente similare). Managerii de proiect pun în aplicare procesul și îi mențin pe toți membrii echipei la rând, pentru că, în cele din urmă, ei poartă responsabilitatea dacă proiectul eșuează sau reușește.

    3. Obiective clare

    Managementul proiectelor este important pentru că asigură existența unui plan adecvat pentru realizarea obiectivelor strategice.

    Acolo unde managementul de proiect este lăsat în seama echipei să se descurce singură, veți găsi echipele care lucrează fără briefuri adecvate și fără o metodologie definită de management de proiect. Proiectele nu sunt concentrate, pot avea obiective vagi sau nebuloase și lasă echipa să nu fie foarte sigură ce ar trebui să facă sau de ce.

    În calitate de manageri de proiect, ne poziționăm pentru a preveni o astfel de situație și pentru a conduce la îndeplinirea la timp a sarcinilor, prin împărțirea unui proiect în sarcini pentru echipele noastre.

    Adesea, previziunea de a adopta o astfel de abordare este ceea ce diferențiază bunul management de proiect de cel rău. Împărțirea în bucăți mai mici de lucru permite echipelor să rămână concentrate pe obiective clare, să își orienteze eforturile către atingerea obiectivului final al proiectului prin parcurgerea unor pași mai mici și să identifice rapid riscurile, deoarece managementul riscului este important în managementul proiectelor.

    Adesea, obiectivele unui proiect trebuie să se schimbe în conformitate cu un risc care se materializează. Din nou, fără o supraveghere și un management dedicat, un proiect s-ar putea slăbi rapid, dar un bun management de proiect (și un bun manager de proiect) este ceea ce permite echipei să se concentreze și, atunci când este necesar, să se reorienteze asupra obiectivelor lor.

    4. Planificare realistă a proiectelor

    Managementul proiectelor este important pentru că se asigură că sunt stabilite așteptări adecvate cu privire la ceea ce poate fi livrat, când și pentru cât de mult.

    Fără un management adecvat al proiectului și un plan de proiect solid, pot fi stabilite estimări bugetare și termene de livrare a proiectelor care sunt prea ambițioase sau lipsite de informații similare de estimare din proiecte asemănătoare. În cele din urmă, aceasta înseamnă că, fără un management bun de proiect, proiectele sunt livrate cu întârziere și peste buget.

    Managerii de proiect eficienți ar trebui să fie capabili să negocieze termene și etape rezonabile și realizabile între părțile interesate cheie, echipe și management. Prea des, urgența acordată livrării compromite pașii necesari și, în cele din urmă, calitatea rezultatului proiectului.

    Știm cu toții că majoritatea sarcinilor vor dura mai mult decât se anticipa inițial; un bun manager de proiect este capabil să analizeze și să echilibreze resursele disponibile, cu calendarul necesar, și să dezvolte un program realist. Managementul proiectelor contează cu adevărat atunci când se programează, deoarece aduce obiectivitate în planificare.

    Un bun manager de proiect creează un proces clar, cu termene limită realizabile, care permite tuturor din echipa de proiect să lucreze în limite rezonabile și nu așteptări nerezonabile.

    5. Controlul Calității

    Managementul proiectelor este important pentru că asigură calitatea a ceea ce este livrat, atinge constant obiectivul.

    Proiectele sunt, de obicei, supuse unei presiuni enorme pentru a fi finalizate. Fără un manager de proiect dedicat, care să aibă sprijinul și acceptarea managementului executiv, sarcinile sunt subestimate, programele strânse și procesele grăbite. Rezultatul este o calitate proastă, deoarece nu există un management al calității.

    Managementul de proiect dedicat asigură nu numai că un proiect are timpul și resursele pentru a fi livrat, ci și că rezultatul este testat de calitate în fiecare etapă.

    Un bun management al proiectelor necesită faze închise în care echipele pot evalua rezultatele pentru calitate, aplicabilitate și rentabilitatea investiției. Managementul proiectelor este important pentru calitate, deoarece permite un proces eșalonat și etapizat, creând timp echipelor pentru a-și examina și testa rezultatele la fiecare pas de-a lungul drumului.

    6. Managementul riscului

    Managementul proiectelor este important, deoarece se asigură că riscurile sunt gestionate corespunzător și atenuate pentru a evita să devină probleme.

    Managementul riscului este esențial pentru succesul proiectului. Tentația este doar să măturați riscul sub covor, să nu vorbiți niciodată despre el cu clientul și să sperați la ce este mai bun. Dar existența unui proces robust în jurul identificării, gestionării și diminuării riscurilor este ceea ce ajută la prevenirea ca riscurile să devină probleme. În special în proiectele complexe, tratarea riscului este locul în care valoarea managementului de proiect intră cu adevărat în joc.

    O bună practică de management de proiect necesită ca managerii de proiect să analizeze cu atenție toate riscurile potențiale ale proiectului, să le cuantifice, să dezvolte un plan de atenuare împotriva acestora și un plan de urgență în cazul în care oricare dintre ele se materializează. Este nevoie să cunoașteți întrebările potrivite pe care să le puneți pentru a descoperi riscurile din timp.

    Desigur, riscurile ar trebui să fie prioritizate în funcție de probabilitatea ca acestea să apară, iar răspunsurile adecvate sunt alocate pentru fiecare risc (unii PM folosesc un software dedicat de gestionare a riscurilor pentru aceasta). Un bun management al proiectelor contează în acest sens, deoarece proiectele nu merg niciodată conform planului, iar modul în care ne ocupăm de schimbare și ne adaptăm planul de management al proiectelor este cheia pentru livrarea proiectelor cu succes.

    7. Proces ordonat

    Managementul proiectelor este important pentru că asigură faptul că oamenii potriviți fac lucrurile potrivite, la momentul potrivit, iar procesul de management al proiectului este urmat pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

    În mod surprinzător, multe companii mari și binecunoscute au procese de planificare reactive care nu se bazează cu adevărat pe strategii reale de management de proiect.

    Dar reactivitatea – spre deosebire de proactivitate – poate determina adesea proiectele să intre în modul de supraviețuire. Acesta este momentul în care echipele se fracturează, sarcinile se dublează și planificarea devine reactivă, creând ineficiență și frustrare în echipă.

    Planificarea și procesul adecvat pot face o diferență enormă, deoarece echipa știe cine face ce, când și cum. Procesul adecvat ajută la clarificarea rolurilor, la eficientizarea proceselor și a intrărilor, la anticiparea riscurilor și creează controale și echilibre pentru a se asigura că proiectul este aliniat continuu cu strategia generală. Managementul proiectelor contează aici, deoarece fără un proces ordonat, ușor de înțeles, companiile riscă eșecul proiectului, pierderea încrederii în relațiile lor de afaceri și risipa de resurse.

    8. Supraveghere continuă

    Managementul proiectelor este important deoarece asigură urmărirea progresului unui proiect și raportarea sa corespunzătoare.

    Raportarea stării poate părea plictisitoare și inutilă – și dacă totul este planificat, poate fi doar o documentare de dragul documentării. Însă supravegherea continuă a proiectului, asigurându-se că un proiect se încadrează în mod corespunzător față de planul inițial, este esențială pentru a se asigura că un proiect rămâne pe drumul cel bun.

    Când există o supraveghere adecvată și o raportare a proiectului, este ușor să vedeți când un proiect începe să se abată de la cursul propus. Cu cât puteți observa mai devreme abaterea proiectului, cu atât este mai ușor să-i corectați cursul.

    Managerii de proiect buni vor genera în mod regulat rapoarte de progres sau de stare ușor de digerat, ca parte a managementului părților interesate. Acest lucru le permite clienților sau părților interesate de proiect să urmărească singuri proiectul. În mod obișnuit, aceste rapoarte de stare vor oferi informații despre munca care a fost finalizată și planificată, orele utilizate și modul în care acestea se raportează la cele planificate, modul în care proiectul urmărește etapele, riscurile, ipotezele, problemele și dependențele și orice rezultate ale proiectului. se procedează.

    Aceste date sunt de neprețuit nu numai pentru urmărirea progresului, ci îi ajută pe clienți să câștige încrederea altor părți interesate în organizația lor, oferindu-le o supraveghere ușoară a progresului unui proiect. De asemenea, oferă echipei dumneavoastră o modalitate simplă și consecventă de a menține un contact regulat pentru a vă construi relațiile cu clienții.

    9. Expertiza în materie

    Managementul proiectelor este important pentru ca cineva să poată înțelege dacă toată lumea face ceea ce ar trebui.

    Cu câțiva ani de experiență la îndemână, managerii de proiect vor cunoaște puțin despre multe aspecte ale livrării proiectelor pe care le gestionează. Ei vor dezvolta abilități tehnice, abilități de management de proiect și expertiză în materie; vor ști totul despre munca pe care o execută echipele lor; platformele și sistemele pe care le folosesc, și posibilitățile și limitările și tipurile de probleme care apar de obicei.

    Având acest tip de expertiză în domeniu înseamnă că pot avea conversații inteligente și informate cu clienții, echipele, părțile interesate și furnizorii. Sunt bine echipați pentru a fi centrul de comunicare într-un proiect, asigurându-se că, pe măsură ce proiectul circulă între diferite echipe și faze de lucru, nimic nu este uitat sau trecut cu vederea.

    Fără expertiză în materie prin managementul proiectelor, puteți constata că un proiect devine dezechilibrat – creativii ignoră limitările tehnologiei sau dezvoltatorii uită viziunea creativă a proiectului. Managementul de proiect menține echipa concentrată pe viziunea generală și îi aduce pe toți împreună, forțând compromisurile potrivite pentru a face proiectul un succes.

    10. Gestionarea și învățarea din succes și eșec

    Managementul proiectelor este important pentru că învață din succesele și eșecurile trecutului.

    Managementul proiectelor poate rupe obiceiurile proaste, iar atunci când livrați proiecte este important să nu faceți aceleași greșeli de două ori. Managerii de proiect folosesc retrospective, lecții învățate sau recenzii post-proiect pentru a lua în considerare ce a mers bine, ce nu a mers atât de bine și ce ar trebui făcut diferit pentru următorul proiect.

    Acest lucru produce un set valoros de documentație care devine o înregistrare a „ceea ce nu trebuie făcute” în viitor, permițând organizației să învețe din eșecuri și succese. Fără această învățare, echipele vor continua deseori să facă aceleași greșeli, din nou și din nou.

    Aceste retrospective sunt documente grozave de folosit la o întâlnire de lansare a proiectului pentru a reaminti echipei despre eșecuri, cum ar fi subestimarea proiectelor și succese, cum ar fi beneficiile unui proces solid sau importanța menținerii la zi a raportării pontajului!

    Rezumat al importanței managementului de proiect

    Fără PM, echipele și clienții sunt expuși unui management haotic, obiective neclare, lipsă de resurse, planificare nerealistă, risc ridicat, livrabile ale proiectelor de proastă calitate, proiecte care depășesc bugetul și sunt livrate cu întârziere.

    Un management excelent de proiect contează, deoarece managerii de proiect cu o pregătire excelentă oferă succes.

    Managementul de proiect creează și permite echipe fericite, motivate, care știu că munca lor contează, așa că fac tot posibilul. Și acea echipă abilitată pentru managementul de proiect se asigură că sunt livrate lucrurile potrivite; lucruri care oferă o rentabilitate reală a investiției și care fac clienții fericiți.

    Ce părere ai?

    Sunteți de acord cu această listă de ce este important managementul de proiect? Există și alte motive care ar trebui incluse?

     

     

    Adaptare după: https://thedigitalprojectmanager.com/why-is-project-management-important/

    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Organizează o simulare pentru echipa ta
    Organizează o simulare pentru echipa ta