15 adevăruri despre managementul de proiect de azi

    O sinteză a unor realități care pot pune într-o lumină nouă activitatea managerului de proiect

    În contextul dinamicii actuale a organizațiilor, un management de proiect performant este o condiție obligatorie pentru succesul acestora. Este adevărat că managerul de proiect nu trebuie să fie academician. Dar trebuie să fie un bun administrator al complexității și incertitudinii. El trebuie să facă față în mod constant cerințelor în continuă schimbare, să implice managementul, să negocieze cu părțile interesate interne și externe, să gestioneze furnizorii și să facă toate acestea în timp ce coordonează și controlează totul. Sună epuizant, nu-i așa?
    În continuare prezentăm cele 15 adevăruri pe care managerii de proiect trebuie să le cunoască în 2022:

    I. 12% din resursele sunt irosite din cauza managementului defectuos al proiectului

    Se estimează că aproape 54% din organizațiile care lucrează la proiecte nu reușesc să-și urmărească eficient indicatorii de performanță în timp real. Faptul că acest lucru este adevărat pentru atât de multe organizații duce la o multitudine de  proiecte eșuate și de beneficiari nemulțumiți. Practic, la 100 de euro cheltuiți în proiecte, 12 euro sunt risipiți.
    Cu un management de proiect eficace și o abordare proactivă această risipă poate fi semnificativ redusă.

    II. Majoritatea echipelor de proiect au între 6–10 membri

    Există  o tendință clară în zilele noastre să se constituie echipe de proiect formate din 6-10 membri. Managerii de proiect mai experimentați gestionează și echipe mai mari, dar echipele mai mici sunt în general preferate, deoarece sunt mai ușor de gestionat și pot face mai multe lucruri fără conflicte majore sau bătăi de cap.

    III. Doar 25% dintre organizații (una din patru) folosesc un software de management de proiect

    În ciuda numeroaselor beneficii ale unui software bun de management de proiect, doar una din patru companii folosește un astfel de produs. Restul organizațiilor utilizează încă foi de calcul, hârtie și un set de instrumente independente, cu integrare redusă sau absentă.

    IV. 77% dintre echipele performante folosesc software de management de proiect

    Dovezile că software-ul de management de proiect face o diferență semnificativă pentru orice proiect sunt evidente. Peste trei sferturi din echipele de proiect de succes folosesc un software-de management de proiect. Software-ul de calitate pentru managementul proiectelor facilitează colaborarea, urmărirea și analiza periodică a proiectelor, ceea ce face o diferență semnificativă în productivitatea echipelor de proiect.

    V. Controlul unei echipe este printre cele mai provocatoare sarcini pentru managerii de proiect

    Mulți manageri de proiect cred că gestionarea eficientă a echipelor de proiect este printre cele mai provocatoare aspecte ale muncii lor. Toți membrii echipei au personalitățile și motivațiile lor, care pot intra în conflict cu cele ale celorlalți. Fără o conducere eficace, astfel de ciocniri pot genera conflicte și pot cauza probleme întregii echipe.

    A aduce pe toată lumea pe aceeași pagină este cu adevărat o provocare care poate fi rezolvată doar de cineva atent la detalii și care continuă să învețe din experiențe.

    VI. Majoritatea managerilor de proiect au mai multe mingi de ținut în aer

    Se estimează că doar 15% dintre managerii de proiect se concentrează pe un singur proiect la un moment dat. Majoritatea gestionează aproximativ cinci proiecte și, în unele cazuri, rare, numărul ajunge chiar până la 10. Gestionarea mai multor proiecte nu este ușoară indiferent de tipul de industrie sau de proiect. Cu toate acestea, având în vedere nivelul concurenței din orice piață, nu există altă modalitate de a menține avantajul competitiv al unei organizații.
    Instrumentele moderne de colaborare vă pot ajuta în acest sens, deoarece vin cu capacitatea de a oferi o vedere de ansamblu asupra tuturor proiectelor în care sunteți implicat. Vă permit să automatizați mai multe procese, să trimiteți atenționări, să delegați sarcini și să efectuați activități repetitive cu productivitate crescută.

    VII. 1 din 5 manageri de proiect sunt prea stresați și s-au gândit să demisioneze

    Un manager de proiect se bucură de o mulțime de avantaje, dar există și o presiune suplimentară. 1 din 5 manageri de proiect (puțini, se pare!!!!!) raportează că sunt prea stresați la locul de muncă și s-au gândit să părăsească domeniul din acest motiv.
    Software-ul și instrumentele moderne de management de proiect sunt concepute pentru a facilita managerilor de proiect (în special celor informali) obținerea rezultatelor cu efort minim. Cu ajutorul unor funcții avansate de gestionare a proiectelor, instrumente de vizualizare a proiectelor, analize și raportări de proiect, managerii de proiect se pot degreva de anumite sarcini pentru a se putea concentra asupra sarcinilor importante.

    VIII. Doar câțiva manageri de proiect sunt mulțumiți de sistemele existente

    S-a raportat în 2020 că doar 35% dintre managerii de proiect au fost mulțumiți de sistemul de management al proiectelor existent în organizația lor. Mai mult, abordarea proiectelor se schimbă și uneori aplicațiile software nu mai sunt aliniate cu metodologia de management de proiect.
    O modalitate de rezolvare poate fi achiziționarea de instrumente suficient de avansate și flexibile pentru a se potrivi, indiferent de abordarea managementului de proiect. De-a lungul timpului, a avea un software eficace, intuitiv și puternic poate deveni la fel de benefic precum existența unui membru cu experiență în echipă.

    IX. Urmărirea e-mailurilor este o problemă uriașă

    O colaborare eficientă este necesară pentru managementul de succes al proiectelor și, pentru asta, este necesar să folosim canalele de comunicare potrivite. În ciuda credinței comune, e-mailul nu este un canal de comunicare eficace. Este extrem de dificil să urmăriți orice discuție, să aveți cele mai recente documente și să măsurați progresul dacă vă bazați numai pe fluxurile de e-mail pentru comunicare.
    Multe software-uri de management de proiect vin cu suite de colaborare încorporate și permit o comunicare eficace fără bătăi de cap. Ele permit urmărirea discuțiilor, cunoașterea status-ului echipei și înțelegerea imaginii de ansamblu fără niciun efort suplimentar.

    X. Depășirile bugetare sunt șocant de frecvente

    Într-un sondaj, s-a raportat că doar 43% dintre organizații își finalizează cu succes proiectele în limita bugetului. În celelalte cazuri, depășirile bugetare sunt ceva sigur pentru managerii de proiect. Și această realitate, adesea se proiectează în ceva mai grav, renunțarea completă la gestionarea bugetului proiectelor și la urmărirea cheltuielilor.
    Planificarea și controlul eficace a proiectului sunt necesare pentru a ține sub control cheltuielile.

    XI. Proiectele cu buget mare eșuează în general mai des

    Multe organizații se ocupă de mai multe proiecte complexe, care au o anvergură mare și bugete pe măsură. S-a constatat că proiectele cu buget mare sunt mai susceptibile la a eșua sau a nu se încadra în parametrii de conținut / timp / cost. Cercetările au demonstrat că proiectele în care organizațiile cheltuiesc mai mult de 1 milion de dolari, au o probabilitate  cu 50% mai mare să eșueze.

    XII. Majoritatea managerilor de proiect detestă documentația excesivă

    Întrebați orice manager de proiect despre singurul lucru pe care doresc să îl elimine din fișele de post. Răspunsul va fi întotdeauna: hărțogăraia. Potrivit unui sondaj, documentația excesivă de proiect este aspectul prioritar pe care managerii de proiect doresc să îl evite. A petrece nenumărate ore pe rapoarte și prezentări regulate pe care nimeni nu le citește este demotivant și deturnează atenția de la alte sarcini esențiale.

    XIII. Procesele eficace de management de proiect cresc probabilitatea de succes chiar și în circumstanțe neprevăzute

    În cele din urmă, managementul de proiect se reduce la stabilirea unui proces eficace, potrivit pentru echipa și organizația voastră. Statisticile arată că acele companii care au un proces matur au mai multe șanse să își atingă obiectivele proiectelor.
    Echipele de proiect cu un sistem matur de implementare proiecte îndeplinesc în general 77% la sută din obiectivele lor, în timp ce celelalte au o rată de succes de 56%. În mod similar, echipele mature livrează 63% din proiectele lor la timp, în timp ce cifra pentru celelalte este de 39%. Diferența în favoarea celor mature este evidentă.

    XIV. Gestionarea sarcinilor repetitive este dăunătoare productivității

    O plângere comună a managerilor de proiect este timpul pe care îl pierd cu sarcini repetitive și plictisitoare. Un sondaj a arătat că peste 54% dintre cei implicați în proiecte își petrec cea mai mare parte a timpului pe sarcini obositoare, care nu necesită creativitate și care ar putea fi gestionate de o resursă mai puțin pregătită, deci mai puțin costisitoare.
    În societatea actuală, multe din instrumentele bazate pe inteligență artificială pot gestiona astfel de sarcini în mod automat. 85% dintre directorii generali consideră că inteligența artificială va schimba complet peisajul organizațiilor în următorii 5 ani. 54% dintre manageri cred că pot economisi 5 ore pe zi prin implementarea soluțiilor bazate pe inteligență artificială pentru sarcinile ușoare și repetitive.

    XV. Abordarea hibridă este cea mai des întâlnită în industrie

    Abordarea managementului de proiect pe care o adoptați are un impact semnificativ asupra rezultatelor. Există diverse abordări ale managementului de proiect și este aproape imposibil să le enumerăm aici. Majoritatea managerilor de proiect trebuie să decidă între abordarea predictivă (orientată către plan) și abordarea iterativă (orientată către schimbare). Ambele opțiuni au avantajele și dezavantajele lor și depind de mai mulți factori precum industria, cultura companiei etc.
    Datele arată că aproximativ 60% dintre organizații folosesc în general o metodologie hibridă în loc să se angajeze către o singură abordare. O metodologie hibridă excelentă poate crea un amestec perfect între experimentarea flexibilității Agile și obținerea avantajelor asociate structurilor definite de abordarea predictivă.

    Gânduri finale

    Practicile de management de proiect au suferit schimbări majore în ultima perioadă. Pe măsură ce se dezvoltă noi tehnologii și soluții integrate, utilizarea instrumentelor puternice de management de proiect nu mai este opțională. Organizațiile care vor să își mențină avantajul competitiv și să fie lideri de piață trebuie să se adapteze vremurilor în schimbare. O abordare adaptată tipului de proiecte derulate și o soluție integrativă de management de proiect sunt cele două elemente care minimizează costurile și maximizează beneficiile.
    Așadar, avem nevoie de 3 lucruri:

    1. Întelegerea a ceea ce înseamnă managementul de proiect si rolul managerului de proiect.
    2. Definirea metodologiei de proiect adecvate (instrumente, tehnici, proceduri).
    3. Alegerea sistemului informațional care să permită derularea eficace a proiectului.

    Adaptare după: https://kissflow.com/project/project-management-statistics/

    De ce este managementul de proiect important?

    „De ce este managementul proiectelor important?” este o întrebare interesantă pe care clienții ne-o adresează adesea. Ei mai întreabă: „De ce nu putem informa echipa care face treaba să-și gestioneze singuri munca ? Ar fi mult mai ieftin.”

    Ei se întreabă dacă chiar au nevoie de management de proiect pentru că pe hârtie apare ca o cheltuială inutilă și se aude că project managerii nu livrează cu adevărat nimic și de multe ori se pun calea lucrurilor pe care Echipa trebuie să le facă. Dacă toate astea ar fi adevărate, de ce contează atât de mult managementul de proiect?

    Adevărul este că derularea proiectelor fără un management bun de proiect este o economie falsă. Se crede adesea că este o povară inutilă pentru buget și nu există nicio îndoială că poate fi costisitoare – până la 20% din bugetul total al proiectului.

    Dar îți permiți să nu ai un manager de proiect?

    Fără el, ce ține echipa și clientul împreună? Și fără el, cine rămâne să navigheze prin suișurile și coborâșurile, ciocnirile și catastrofele proiectelor?

    Un management excelent de proiect înseamnă mult mai mult decât ținerea sub control a triunghiului de fier al managementului de proiect, livrarea la timp, buget și sfera de aplicare a proiectului; unește clienții și echipele, creează o viziune pentru un proiect de succes și îi aduce pe toți pe aceeași pagină cu ceea ce este necesar pentru a rămâne pe drumul cel bun spre succes. Când proiectele sunt gestionate corespunzător, există un impact pozitiv care reverberează dincolo de livrarea „lucrurilor”.

    De ce este managementul de proiect important?

     

    1. Alinierea strategică.

    Managementul proiectelor este important deoarece asigură ceea ce este livrat, este corect și va oferi valoare reală față de oportunitatea de afaceri.

    Fiecare client are obiective strategice, iar proiectele pe care le facem pentru ei promovează aceste obiective. Managementul proiectelor este important, deoarece o parte din îndatoririle unui PM este să se asigure că există rigoare în proiectarea corectă a proiectelor, astfel încât acestea să se încadreze bine în contextul mai larg al cadrelor strategice ale clientului nostru.

    Un bun management al proiectelor asigură că obiectivele proiectelor se aliniază îndeaproape cu obiectivele strategice ale afacerii.

    În identificarea unui caz de afaceri solid și pentru a fi metodic în ceea ce privește calcularea rentabilității investiției, managementul de proiect este important, deoarece poate ajuta la asigurarea faptului că este livrat lucrul potrivit, care va oferi valoare reală.

    Desigur, pe măsură ce proiectele progresează, este posibil să apară riscuri, care să se transforme în probleme sau chiar să se schimbe strategia de afaceri. Dar un manager de proiect se va asigura că proiectul face parte din acea realiniere. Managementul proiectelor contează cu adevărat aici, deoarece proiectele care se îndepărtează de curs sau care nu se adaptează la nevoile afacerii pot ajunge să fie costisitoare și/sau inutile.

    2. Leadership

    Managementul proiectelor este important pentru că aduce leadership și direcție proiectelor.

    Fără management de proiect, o echipă poate fi ca o barcă fără cârmă; în mișcare, dar fără direcție, control sau scop. Leadership-ul permite și permite membrilor echipei să facă cel mai bun lucru. Managementul de proiect oferă leadership și viziune, motivație, eliminarea obstacolelor, coaching și inspirarea echipei să facă cea mai bună muncă.

    Managerii de proiect servesc echipa, dar asigură și linii clare de responsabilitate. Cu un manager de proiect la locul lui, nu există nicio confuzie cu privire la cine este responsabil și care controlează orice se întâmplă într-un proiect (mai ales dacă utilizați o diagramă RACI sau alte instrumente similare). Managerii de proiect pun în aplicare procesul și îi mențin pe toți membrii echipei la rând, pentru că, în cele din urmă, ei poartă responsabilitatea dacă proiectul eșuează sau reușește.

    3. Obiective clare

    Managementul proiectelor este important pentru că asigură existența unui plan adecvat pentru realizarea obiectivelor strategice.

    Acolo unde managementul de proiect este lăsat în seama echipei să se descurce singură, veți găsi echipele care lucrează fără briefuri adecvate și fără o metodologie definită de management de proiect. Proiectele nu sunt concentrate, pot avea obiective vagi sau nebuloase și lasă echipa să nu fie foarte sigură ce ar trebui să facă sau de ce.

    În calitate de manageri de proiect, ne poziționăm pentru a preveni o astfel de situație și pentru a conduce la îndeplinirea la timp a sarcinilor, prin împărțirea unui proiect în sarcini pentru echipele noastre.

    Adesea, previziunea de a adopta o astfel de abordare este ceea ce diferențiază bunul management de proiect de cel rău. Împărțirea în bucăți mai mici de lucru permite echipelor să rămână concentrate pe obiective clare, să își orienteze eforturile către atingerea obiectivului final al proiectului prin parcurgerea unor pași mai mici și să identifice rapid riscurile, deoarece managementul riscului este important în managementul proiectelor.

    Adesea, obiectivele unui proiect trebuie să se schimbe în conformitate cu un risc care se materializează. Din nou, fără o supraveghere și un management dedicat, un proiect s-ar putea slăbi rapid, dar un bun management de proiect (și un bun manager de proiect) este ceea ce permite echipei să se concentreze și, atunci când este necesar, să se reorienteze asupra obiectivelor lor.

    4. Planificare realistă a proiectelor

    Managementul proiectelor este important pentru că se asigură că sunt stabilite așteptări adecvate cu privire la ceea ce poate fi livrat, când și pentru cât de mult.

    Fără un management adecvat al proiectului și un plan de proiect solid, pot fi stabilite estimări bugetare și termene de livrare a proiectelor care sunt prea ambițioase sau lipsite de informații similare de estimare din proiecte asemănătoare. În cele din urmă, aceasta înseamnă că, fără un management bun de proiect, proiectele sunt livrate cu întârziere și peste buget.

    Managerii de proiect eficienți ar trebui să fie capabili să negocieze termene și etape rezonabile și realizabile între părțile interesate cheie, echipe și management. Prea des, urgența acordată livrării compromite pașii necesari și, în cele din urmă, calitatea rezultatului proiectului.

    Știm cu toții că majoritatea sarcinilor vor dura mai mult decât se anticipa inițial; un bun manager de proiect este capabil să analizeze și să echilibreze resursele disponibile, cu calendarul necesar, și să dezvolte un program realist. Managementul proiectelor contează cu adevărat atunci când se programează, deoarece aduce obiectivitate în planificare.

    Un bun manager de proiect creează un proces clar, cu termene limită realizabile, care permite tuturor din echipa de proiect să lucreze în limite rezonabile și nu așteptări nerezonabile.

    5. Controlul Calității

    Managementul proiectelor este important pentru că asigură calitatea a ceea ce este livrat, atinge constant obiectivul.

    Proiectele sunt, de obicei, supuse unei presiuni enorme pentru a fi finalizate. Fără un manager de proiect dedicat, care să aibă sprijinul și acceptarea managementului executiv, sarcinile sunt subestimate, programele strânse și procesele grăbite. Rezultatul este o calitate proastă, deoarece nu există un management al calității.

    Managementul de proiect dedicat asigură nu numai că un proiect are timpul și resursele pentru a fi livrat, ci și că rezultatul este testat de calitate în fiecare etapă.

    Un bun management al proiectelor necesită faze închise în care echipele pot evalua rezultatele pentru calitate, aplicabilitate și rentabilitatea investiției. Managementul proiectelor este important pentru calitate, deoarece permite un proces eșalonat și etapizat, creând timp echipelor pentru a-și examina și testa rezultatele la fiecare pas de-a lungul drumului.

    6. Managementul riscului

    Managementul proiectelor este important, deoarece se asigură că riscurile sunt gestionate corespunzător și atenuate pentru a evita să devină probleme.

    Managementul riscului este esențial pentru succesul proiectului. Tentația este doar să măturați riscul sub covor, să nu vorbiți niciodată despre el cu clientul și să sperați la ce este mai bun. Dar existența unui proces robust în jurul identificării, gestionării și diminuării riscurilor este ceea ce ajută la prevenirea ca riscurile să devină probleme. În special în proiectele complexe, tratarea riscului este locul în care valoarea managementului de proiect intră cu adevărat în joc.

    O bună practică de management de proiect necesită ca managerii de proiect să analizeze cu atenție toate riscurile potențiale ale proiectului, să le cuantifice, să dezvolte un plan de atenuare împotriva acestora și un plan de urgență în cazul în care oricare dintre ele se materializează. Este nevoie să cunoașteți întrebările potrivite pe care să le puneți pentru a descoperi riscurile din timp.

    Desigur, riscurile ar trebui să fie prioritizate în funcție de probabilitatea ca acestea să apară, iar răspunsurile adecvate sunt alocate pentru fiecare risc (unii PM folosesc un software dedicat de gestionare a riscurilor pentru aceasta). Un bun management al proiectelor contează în acest sens, deoarece proiectele nu merg niciodată conform planului, iar modul în care ne ocupăm de schimbare și ne adaptăm planul de management al proiectelor este cheia pentru livrarea proiectelor cu succes.

    7. Proces ordonat

    Managementul proiectelor este important pentru că asigură faptul că oamenii potriviți fac lucrurile potrivite, la momentul potrivit, iar procesul de management al proiectului este urmat pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

    În mod surprinzător, multe companii mari și binecunoscute au procese de planificare reactive care nu se bazează cu adevărat pe strategii reale de management de proiect.

    Dar reactivitatea – spre deosebire de proactivitate – poate determina adesea proiectele să intre în modul de supraviețuire. Acesta este momentul în care echipele se fracturează, sarcinile se dublează și planificarea devine reactivă, creând ineficiență și frustrare în echipă.

    Planificarea și procesul adecvat pot face o diferență enormă, deoarece echipa știe cine face ce, când și cum. Procesul adecvat ajută la clarificarea rolurilor, la eficientizarea proceselor și a intrărilor, la anticiparea riscurilor și creează controale și echilibre pentru a se asigura că proiectul este aliniat continuu cu strategia generală. Managementul proiectelor contează aici, deoarece fără un proces ordonat, ușor de înțeles, companiile riscă eșecul proiectului, pierderea încrederii în relațiile lor de afaceri și risipa de resurse.

    8. Supraveghere continuă

    Managementul proiectelor este important deoarece asigură urmărirea progresului unui proiect și raportarea sa corespunzătoare.

    Raportarea stării poate părea plictisitoare și inutilă – și dacă totul este planificat, poate fi doar o documentare de dragul documentării. Însă supravegherea continuă a proiectului, asigurându-se că un proiect se încadrează în mod corespunzător față de planul inițial, este esențială pentru a se asigura că un proiect rămâne pe drumul cel bun.

    Când există o supraveghere adecvată și o raportare a proiectului, este ușor să vedeți când un proiect începe să se abată de la cursul propus. Cu cât puteți observa mai devreme abaterea proiectului, cu atât este mai ușor să-i corectați cursul.

    Managerii de proiect buni vor genera în mod regulat rapoarte de progres sau de stare ușor de digerat, ca parte a managementului părților interesate. Acest lucru le permite clienților sau părților interesate de proiect să urmărească singuri proiectul. În mod obișnuit, aceste rapoarte de stare vor oferi informații despre munca care a fost finalizată și planificată, orele utilizate și modul în care acestea se raportează la cele planificate, modul în care proiectul urmărește etapele, riscurile, ipotezele, problemele și dependențele și orice rezultate ale proiectului. se procedează.

    Aceste date sunt de neprețuit nu numai pentru urmărirea progresului, ci îi ajută pe clienți să câștige încrederea altor părți interesate în organizația lor, oferindu-le o supraveghere ușoară a progresului unui proiect. De asemenea, oferă echipei dumneavoastră o modalitate simplă și consecventă de a menține un contact regulat pentru a vă construi relațiile cu clienții.

    9. Expertiza în materie

    Managementul proiectelor este important pentru ca cineva să poată înțelege dacă toată lumea face ceea ce ar trebui.

    Cu câțiva ani de experiență la îndemână, managerii de proiect vor cunoaște puțin despre multe aspecte ale livrării proiectelor pe care le gestionează. Ei vor dezvolta abilități tehnice, abilități de management de proiect și expertiză în materie; vor ști totul despre munca pe care o execută echipele lor; platformele și sistemele pe care le folosesc, și posibilitățile și limitările și tipurile de probleme care apar de obicei.

    Având acest tip de expertiză în domeniu înseamnă că pot avea conversații inteligente și informate cu clienții, echipele, părțile interesate și furnizorii. Sunt bine echipați pentru a fi centrul de comunicare într-un proiect, asigurându-se că, pe măsură ce proiectul circulă între diferite echipe și faze de lucru, nimic nu este uitat sau trecut cu vederea.

    Fără expertiză în materie prin managementul proiectelor, puteți constata că un proiect devine dezechilibrat – creativii ignoră limitările tehnologiei sau dezvoltatorii uită viziunea creativă a proiectului. Managementul de proiect menține echipa concentrată pe viziunea generală și îi aduce pe toți împreună, forțând compromisurile potrivite pentru a face proiectul un succes.

    10. Gestionarea și învățarea din succes și eșec

    Managementul proiectelor este important pentru că învață din succesele și eșecurile trecutului.

    Managementul proiectelor poate rupe obiceiurile proaste, iar atunci când livrați proiecte este important să nu faceți aceleași greșeli de două ori. Managerii de proiect folosesc retrospective, lecții învățate sau recenzii post-proiect pentru a lua în considerare ce a mers bine, ce nu a mers atât de bine și ce ar trebui făcut diferit pentru următorul proiect.

    Acest lucru produce un set valoros de documentație care devine o înregistrare a „ceea ce nu trebuie făcute” în viitor, permițând organizației să învețe din eșecuri și succese. Fără această învățare, echipele vor continua deseori să facă aceleași greșeli, din nou și din nou.

    Aceste retrospective sunt documente grozave de folosit la o întâlnire de lansare a proiectului pentru a reaminti echipei despre eșecuri, cum ar fi subestimarea proiectelor și succese, cum ar fi beneficiile unui proces solid sau importanța menținerii la zi a raportării pontajului!

    Rezumat al importanței managementului de proiect

    Fără PM, echipele și clienții sunt expuși unui management haotic, obiective neclare, lipsă de resurse, planificare nerealistă, risc ridicat, livrabile ale proiectelor de proastă calitate, proiecte care depășesc bugetul și sunt livrate cu întârziere.

    Un management excelent de proiect contează, deoarece managerii de proiect cu o pregătire excelentă oferă succes.

    Managementul de proiect creează și permite echipe fericite, motivate, care știu că munca lor contează, așa că fac tot posibilul. Și acea echipă abilitată pentru managementul de proiect se asigură că sunt livrate lucrurile potrivite; lucruri care oferă o rentabilitate reală a investiției și care fac clienții fericiți.

    Ce părere ai?

    Sunteți de acord cu această listă de ce este important managementul de proiect? Există și alte motive care ar trebui incluse?

     

     

    Adaptare după: https://thedigitalprojectmanager.com/why-is-project-management-important/

    Etapele ciclului de viata
    Etapele ciclului de viață al proiectului
    Etapele ciclului de viata

    Etapele ciclului de viață al proiectului

    Fie că ești însărcinat să conduci un mic proiect intern sau să preiei  un program mare, la nivelul întregii companii, înțelegerea modului de planificare și executare a proiectului este esențială pentru succes. Există un decalaj între luarea unei decizii și translararea acesteia în realitate. Știi că trebuie să efectuezi anumite etape înainte de a vă deplasa de la punctul A la punctul B. Ciclul de viață al managementului de proiect înseamnă a ști ce pași să efectuezi, în ce secvență și modul în care diferite procese vor conduce (sau vor bloca) execuția proiectului.

    Ce este managementul de proiect

    De-a lungul istoriei, oamenii au realizat cu succes o serie de proiecte diferite: Piramidele din Giza, Canalul Panama, producția iPhone și o grămadă de alte lucruri uimitoare.
    Rezultatele acestor proiecte au fost determinate de diferite bune practici, instrumente și tehnici utilizate de liderii de proiect (manageri). În esență, managementul proiectului se referă la aplicarea diferitelor cunoștințe, abilități și instrumente asupra activităților de proiect pentru a îndeplini cerințele stabilite ale proiectului.

    Ce este ciclul de viață al proiectului?

    În mod clar, niciunul dintre marile proiecte menționate mai sus nu s-a întâmplat într-o singură ședință. Au fost împărțite în etape sau pași separați: ideea, planificarea și așa mai departe. Ciclul de viață al managementului proiectului este termenul folosit pentru a descrie seria de faze prin care trece un proiect de la început până la finalizare. Acesta stabilește cadrul de bază care poate fi aplicat oricărui tip de proiect, de la dezvoltarea de software și realizarea de construcții până la planificarea evenimentelor.

    Managementul în cascadă (Waterfall) al proiectului vs. Managementul agile al proiectului

    Managementul proiectului presupune utilizarea diferitelor tehnici și instrumente pentru a translata proiectul din punctul de început până la finalizarea cu succes.
    În general, cele două metodologii populare de gestionare a proiectelor sunt:

    • Managementul în cascadă al proiectului – abordarea bazată pe plan, care presupune utilizarea planurilor rigide și executarea liniară a sarcinilor descrise în fiecare etapă cheie.
    • Managementul agile de proiect – este o abordare interactivă pentru planificarea și executarea proceselor de proiect. Rezultatul principal este obținut prin iterații succesive care rămân deschise schimbărilor.

    Procesul de management al proiectului va fi diferit în cadrul fiecărei metodologii în modul următor:

    Waterfall

    1. Planuri de proiect cuprinzătoare, pe termen lung, cu o cronologie unificată.
    2. Abordare rigidă a managementului de proiect și roluri bine definite ale echipei.
    3. Modificările de conținut sau livrabilele sunt costisitoare și descurajate.
    4. Un produs complet este livrat la sfârșitul cronologiei.
    5. Abordare bazată pe contracte pentru gestionarea conținutului și a cerințelor.
    6. Clienții / părțile interesate sunt implicați la începutul la sfârșitul proiectului.
    7. Abordare liniară a planificării proiectelor care creează o mulțime de dependențe.

    Agile

    1. Cicluri de proiect mai scurte bazate pe iterații și livrări multiple.
    2. Echipe multifuncționale, mici și flexibile.
    3. Modificările sunt binevenite și așteptate în orice etapă a proiectului.
    4. Produsul este livrat în etape funcționale.
    5. Abordare colaborativă și interactivă pentru colectarea cerințelor.
    6. Nivel ridicat de implicare a clienților în timpul fiecărui sprint.
    7. Reducerea dependențelor este încurajată.

    Pentru a rezuma, managementul în cascadă al proiectului presupune existența unui ciclu de viață predictiv al proiectului, conținutul proiectului, calendarul și costurile sunt determinate în fazele inițiale ale proiectului, iar orice modificare a acestui conținut necesită o gestionare suplimentară.
    Managementul agile al proiectului este susținut de un ciclu de viață iterativ, conținutul este definit în mare la început, dar estimările de timp și costuri rămân supuse modificărilor în timpul execuției proiectului pe măsură ce înțelegerea echipei cu privire la livrabilele finale crește. Livrabilele sunt împărțite în incremente care sunt dezvoltate printr-o serie de cicluri repetate.

    Indiferent de abordarea pe care o vei alege, proiectul va trece în continuare prin aceleași faze cheie:

    Cele 5 etape ale managementului de proiect

    Există 5 faze principale ale ciclului de viață al managementului de proiect:

    1. Concepție și inițiere
    2. Definiție și planificare
    3. Lansare sau executare
    4. Monitorizare și control
    5. Închiderea proiectului

    Fiecare fază presupune o serie de pași specifici de gestionare a proiectelor pe care va trebui să-i faci pentru a primi rezultatele necesare.
    Pentru a descoperi și înțelege fiecare etapă a ciclului de viață al proiectului, te așteptăm la cursul Management de Proiect – Fundamente susținut de Raluca Cîmpea. Participanții la acest program vor parcurge toate fazele unui proiect: iniţiere, planificare, execuţie, control şi închidere formală şi vor descoperi faptul că fiecare fază în parte contribuie la asigurarea succesului proiectului. Ei se vor concentra pe instrumente si tehnici practice, petrecând mai mult de 60% din durata cursului lucrând asupra unui proiect.

    pmi pmp
    Noutati PMI – Susținerea online monitorizată a Examenului de certificare PMP  – Aprilie 2020
    pmi pmp

    Mesajul lui Sunil Prashara, President & CEO at Project Management Institute

    În această perioadă în care toate organizațiile din lume se confruntă cu provocarea numită Pandemia COVID-19, companiile defines prioritatea siguranței și sănătății echipelor proprii.

    într-o perioadă scurtă de timp, a trebuit să facem schimbări importante de comportament, sacrificii și ajustări ale modului în care muncim și trăim. Multe din aceste noi practici de muncă se vor transforma în timp din măsuri temporare în noua normalitate. După trecerea pandemiei, în mod sigur modul de a acționa va fi diferit de perioada anterioară crizei.

    În aceste momente dificile, PMI este aici pentru a vă sprijini. Pe măsură ce ne adaptăm la o nouă normalitate, PMI rămâne concentrată pe misiunea sa de a fi o resursă pentru membrii noștri, deținătorii de certificări și alți actori cheie din diverse domenii de pe glob.

    Unele organizații deja funcționează total în mediul de lucru virtual și putem învăța de la acestea. Pentru majoritatea dintre noi, provocările cu care ne confruntăm ne amintesc de importanța opțiunilor de învățare virtuală și a serviciilor digitale personalizabile.

    La PMI, suntem pregătiți să vă oferim resurse, să vă conectăm la comunitatea de colegi și să vă ajutăm să continuați să vă promovați dezvoltarea profesională de oriunde v-ați afla.

    Un prim exemplu de produs digital de care veți putea beneficia in viitorul apropiat este:

    Susținerea online monitorizată a Examenului de certificare PMP

    Dorim ca la mijlocul lunii Aprilie să putem oferi opțiunea susținerii examenului Project Management Professional (PMP) în mediul online de la birou sau de acasă.

    Reamintim că acest examen online este deja disponibil pentru certificările: PMI Agile Certified Practitioner (ACP) și Certified Associate in Project Management (CAPM),

    16 puncte pentru maturitate în management de proiect
    1. Să adopți o metodologie de management de proiect și s-o aplici consecvent.
    2. Să implementezi o filozofie care impulsionează firma către maturitate în managementul de
      proiect și s-o comunici tuturor.
    3. Să-ți asumi datoria de a elabora planuri eficiente la debutul oricărui proiect.
    4. Să minimizezi schimbările aduse proiectului prin asumarea unor obiective realiste.
    5. Să înțelegi că managementul costurilor și cel al programării activităților sunt inseparabile.
    6. Să alegi persoana potrivită ca manager de proiect.
    7. Să le comunici factorilor de decizie informații elaborate pentru sponsor, nu informații de management de proiect.
    8. Să întăresti implicarea și sprijinul managerilor de linie.
    9. Să te concentrezi mai degrabă pe obiective decât pe resurse.
    10. Să cultivi comunicarea eficace, cooperarea și încrederea, pentru rapida maturizare a managementului de proiect.
    11. Să împarți meritul pentru succesul proiectului cu întreaga echipă de proiect și cu managerii de linie.
    12. Să elimini țedințele neproductive.
    13. Să te concentrezi pe identificarea și rezolvarea problemelor, repede și în condiții de eficacitate de cost.
    14. Să evaluezi periodic progresele realizate.
    15. Să folosesti softurile de management de proiect ca pe un instrument, nu ca pe un substitut al unei bune planificări sau al aptitudinilor interpersonale.
    16. Să institui un program de instruire deschis tuturor angajaților, cu actualizări periodice pe baza lecțiilor învățate și documentate.
    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Organizează o simulare pentru echipa ta
    Organizează o simulare pentru echipa ta