Conducerea echipelor la distanță – Ce să faci și ce să nu faci

    Mircea Mihai

    Angajații care lucrează de acasă au un program zilnic diferit față de cei care lucrează în contextul unui birou fizic. Acest lucru necesită un stil managerial diferit pentru a-i încuraja pe membrii echipelor să își atingă potențialul maxim.

    În continuare, vom prezenta câteva recomandări privind ceaa ce trebuie să faci și ceea ce trebuie să nu faci pentru a gestiona eficient o echipă la distanță.

    1. Ce să faci:

    1.1. Să ai o comunicare structurată 

    Angajații la distanță par să fie mai productivi decât omologii lor de la birou. Motivul este destul de simplu, au mai puține perturbări în timpul sarcinilor lor zilnice. Imaginează-ți o situație obișnuită la birou. Colegii sau șeful tău s-ar putea să îți pună o întrebare simplă sau să îți solicite ajutorul pentru o sarcină minusculă. Chiar și acea sarcină minusculă este suficient de mare pentru a te scoate din „zonă”. Dacă acest lucru se întâmplă de câteva ori pe parcursul unei zile, dintr-o dată nu vei avea suficient timp pentru a termina sarcinile care trebuie rezolvate. Acest fenomen se poate întâmpla, mai rar, și în cazul lucrului la distanță prin trimiterea unui mesaj sau prin apelarea angajaților.

    Asigură-te că aveți o comunicare structurată. Dacă nu este o sarcină urgentă, în loc să trimiți imediat un mesaj pe SMS sau What’s up , poți opta pentru planificarea scrierii în ziua următoare a unui e-mail în care să oferi detaliile.

    1.2. Explică în mod clar obiectivele și așteptările

    Comunicarea neclară a obiectivelor și așteptărilor sau necomunicarea integrală a obiectivelor este o deficiență comună în activitatea de la distanță. Astfel de obiceiuri îi vor împiedica pe angajați să aibă o imagine de ansamblu și să înțeleagă rolul pe care îl au. Știrile despre cele mai recente evoluții sunt mai ușor de discutat la birou. Nu este cazul celor care sunt la distanță, de aceea este extrem de important să explicăm clar obiectivele și așteptările și modul în care sarcinile lor se încadrează în acea imagine. Când vor ști acest lucru, motivația lor va fi mai mare.

    1.3. Utilizează o tehnologie potrivită

    Tehnologia vă poate ajuta să aveți o imagine de ansamblu corectă: Utilizarea aplicațiilor de management de proiect care permit membrilor echipei să vadă exact în ce stadiu sunt proiectele și ce sarcini trebuie efectuate, poate fi un instrument de neprețuit pentru echipele de la distanță.

    1.4. Deleagă către membrii echipei

    Putem observa că persoanele care se descurcă bine în contextul de lucru la distanță sunt mult mai independente decât colegii lor. Acesta este un real beneficiu, pentru că acționează, în loc să aștepte instrucțiuni. Problemele apar atunci când ajung să aibă un supervizor care vrea să știe ce fac angajații în fiecare minut din zi. Ca manager, este de datoria ta să stabilești marjele, termenele și așteptările necesare și să-i lași pe lucrătorii de la distanță să-și aleagă propriile modalități de a-și îndeplini sarcinile. Delegarea este esențială, altfel oamenii pot deveni dezangajați.

    2. Ce să nu faci:

    2.1. Micromanagement

    Dorința de control poate fi mare atunci când ai posibilitatea să vezi ceea ce fac angajații în fiecare minut. Iar când nu ai această posibilitate, poate fi și mai dificil. Controlul în fiecare minut este un obicei prost și nu ar trebui să cazi în această capcană. Doar pentru că nu poți vedea ceea ce fac, nu înseamnă că nu fac ceva util. Atât timp cât își termină sarcinile în termenele stabilite, nu ai de ce să îți faci griji.

    2.2. Nu te aștepta ca angajații să fie disponibili 24/7

    Chiar nu te aștepta ca angajații să fie disponibili 24/7, trimițându-le e-mailuri, texte sau mesaje instant în afara orelor de serviciu. Poți da sentimentul că te aștepți să răspundă imediat și acest lucru pune presiune asupra lor. Te-ai simți încântat să primești un e-mail de la șeful tău chiar înainte de miezul nopții? Probabil că nu. Respectă-le viața privată și fă tot posibilul pentru a-i ajuta să mențină un echilibru bun între viața profesională și cea personală.

    2.3. Nu cere ore suplimentare angajaților

     Este foarte probabil ca angajații de la distanță să petreacă deja mult mai mult timp lucrând decât majoritatea angajaților care lucrează într-un birou tradițional. Încurajarea acestora să lucreze ore suplimentare nu va reduce decât timpul necesar pentru odihnă, reîmprospătare și reîncărcare. În loc să încurajezi angajații să lucreze mai multe ore, încurajează-i să lucreze mai inteligent.

    2.4. Nu uita de spiritul de echipă

    Gestionarea unei echipe la distanță vine cu propriul set de provocări care necesită soluții mult diferite. Trebuie să te asiguri că angajații de la distanță obțin tot ceea ce au nevoie pentru a-și îndeplini în mod adecvat munca și că simt că fac parte dintr-o echipă unită și productivă.

    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Organizează o simulare pentru echipa ta
    Organizează o simulare pentru echipa ta