De ce este managementul de proiect important?

    Mircea Mihai

    „De ce este managementul proiectelor important?” este o întrebare interesantă pe care clienții ne-o adresează adesea. Ei mai întreabă: „De ce nu putem informa echipa care face treaba să-și gestioneze singuri munca ? Ar fi mult mai ieftin.”

    Ei se întreabă dacă chiar au nevoie de management de proiect pentru că pe hârtie apare ca o cheltuială inutilă și se aude că project managerii nu livrează cu adevărat nimic și de multe ori se pun calea lucrurilor pe care Echipa trebuie să le facă. Dacă toate astea ar fi adevărate, de ce contează atât de mult managementul de proiect?

    Adevărul este că derularea proiectelor fără un management bun de proiect este o economie falsă. Se crede adesea că este o povară inutilă pentru buget și nu există nicio îndoială că poate fi costisitoare – până la 20% din bugetul total al proiectului.

    Dar îți permiți să nu ai un manager de proiect?

    Fără el, ce ține echipa și clientul împreună? Și fără el, cine rămâne să navigheze prin suișurile și coborâșurile, ciocnirile și catastrofele proiectelor?

    Un management excelent de proiect înseamnă mult mai mult decât ținerea sub control a triunghiului de fier al managementului de proiect, livrarea la timp, buget și sfera de aplicare a proiectului; unește clienții și echipele, creează o viziune pentru un proiect de succes și îi aduce pe toți pe aceeași pagină cu ceea ce este necesar pentru a rămâne pe drumul cel bun spre succes. Când proiectele sunt gestionate corespunzător, există un impact pozitiv care reverberează dincolo de livrarea „lucrurilor”.

    De ce este managementul de proiect important?

     

    1. Alinierea strategică.

    Managementul proiectelor este important deoarece asigură ceea ce este livrat, este corect și va oferi valoare reală față de oportunitatea de afaceri.

    Fiecare client are obiective strategice, iar proiectele pe care le facem pentru ei promovează aceste obiective. Managementul proiectelor este important, deoarece o parte din îndatoririle unui PM este să se asigure că există rigoare în proiectarea corectă a proiectelor, astfel încât acestea să se încadreze bine în contextul mai larg al cadrelor strategice ale clientului nostru.

    Un bun management al proiectelor asigură că obiectivele proiectelor se aliniază îndeaproape cu obiectivele strategice ale afacerii.

    În identificarea unui caz de afaceri solid și pentru a fi metodic în ceea ce privește calcularea rentabilității investiției, managementul de proiect este important, deoarece poate ajuta la asigurarea faptului că este livrat lucrul potrivit, care va oferi valoare reală.

    Desigur, pe măsură ce proiectele progresează, este posibil să apară riscuri, care să se transforme în probleme sau chiar să se schimbe strategia de afaceri. Dar un manager de proiect se va asigura că proiectul face parte din acea realiniere. Managementul proiectelor contează cu adevărat aici, deoarece proiectele care se îndepărtează de curs sau care nu se adaptează la nevoile afacerii pot ajunge să fie costisitoare și/sau inutile.

    2. Leadership

    Managementul proiectelor este important pentru că aduce leadership și direcție proiectelor.

    Fără management de proiect, o echipă poate fi ca o barcă fără cârmă; în mișcare, dar fără direcție, control sau scop. Leadership-ul permite și permite membrilor echipei să facă cel mai bun lucru. Managementul de proiect oferă leadership și viziune, motivație, eliminarea obstacolelor, coaching și inspirarea echipei să facă cea mai bună muncă.

    Managerii de proiect servesc echipa, dar asigură și linii clare de responsabilitate. Cu un manager de proiect la locul lui, nu există nicio confuzie cu privire la cine este responsabil și care controlează orice se întâmplă într-un proiect (mai ales dacă utilizați o diagramă RACI sau alte instrumente similare). Managerii de proiect pun în aplicare procesul și îi mențin pe toți membrii echipei la rând, pentru că, în cele din urmă, ei poartă responsabilitatea dacă proiectul eșuează sau reușește.

    3. Obiective clare

    Managementul proiectelor este important pentru că asigură existența unui plan adecvat pentru realizarea obiectivelor strategice.

    Acolo unde managementul de proiect este lăsat în seama echipei să se descurce singură, veți găsi echipele care lucrează fără briefuri adecvate și fără o metodologie definită de management de proiect. Proiectele nu sunt concentrate, pot avea obiective vagi sau nebuloase și lasă echipa să nu fie foarte sigură ce ar trebui să facă sau de ce.

    În calitate de manageri de proiect, ne poziționăm pentru a preveni o astfel de situație și pentru a conduce la îndeplinirea la timp a sarcinilor, prin împărțirea unui proiect în sarcini pentru echipele noastre.

    Adesea, previziunea de a adopta o astfel de abordare este ceea ce diferențiază bunul management de proiect de cel rău. Împărțirea în bucăți mai mici de lucru permite echipelor să rămână concentrate pe obiective clare, să își orienteze eforturile către atingerea obiectivului final al proiectului prin parcurgerea unor pași mai mici și să identifice rapid riscurile, deoarece managementul riscului este important în managementul proiectelor.

    Adesea, obiectivele unui proiect trebuie să se schimbe în conformitate cu un risc care se materializează. Din nou, fără o supraveghere și un management dedicat, un proiect s-ar putea slăbi rapid, dar un bun management de proiect (și un bun manager de proiect) este ceea ce permite echipei să se concentreze și, atunci când este necesar, să se reorienteze asupra obiectivelor lor.

    4. Planificare realistă a proiectelor

    Managementul proiectelor este important pentru că se asigură că sunt stabilite așteptări adecvate cu privire la ceea ce poate fi livrat, când și pentru cât de mult.

    Fără un management adecvat al proiectului și un plan de proiect solid, pot fi stabilite estimări bugetare și termene de livrare a proiectelor care sunt prea ambițioase sau lipsite de informații similare de estimare din proiecte asemănătoare. În cele din urmă, aceasta înseamnă că, fără un management bun de proiect, proiectele sunt livrate cu întârziere și peste buget.

    Managerii de proiect eficienți ar trebui să fie capabili să negocieze termene și etape rezonabile și realizabile între părțile interesate cheie, echipe și management. Prea des, urgența acordată livrării compromite pașii necesari și, în cele din urmă, calitatea rezultatului proiectului.

    Știm cu toții că majoritatea sarcinilor vor dura mai mult decât se anticipa inițial; un bun manager de proiect este capabil să analizeze și să echilibreze resursele disponibile, cu calendarul necesar, și să dezvolte un program realist. Managementul proiectelor contează cu adevărat atunci când se programează, deoarece aduce obiectivitate în planificare.

    Un bun manager de proiect creează un proces clar, cu termene limită realizabile, care permite tuturor din echipa de proiect să lucreze în limite rezonabile și nu așteptări nerezonabile.

    5. Controlul Calității

    Managementul proiectelor este important pentru că asigură calitatea a ceea ce este livrat, atinge constant obiectivul.

    Proiectele sunt, de obicei, supuse unei presiuni enorme pentru a fi finalizate. Fără un manager de proiect dedicat, care să aibă sprijinul și acceptarea managementului executiv, sarcinile sunt subestimate, programele strânse și procesele grăbite. Rezultatul este o calitate proastă, deoarece nu există un management al calității.

    Managementul de proiect dedicat asigură nu numai că un proiect are timpul și resursele pentru a fi livrat, ci și că rezultatul este testat de calitate în fiecare etapă.

    Un bun management al proiectelor necesită faze închise în care echipele pot evalua rezultatele pentru calitate, aplicabilitate și rentabilitatea investiției. Managementul proiectelor este important pentru calitate, deoarece permite un proces eșalonat și etapizat, creând timp echipelor pentru a-și examina și testa rezultatele la fiecare pas de-a lungul drumului.

    6. Managementul riscului

    Managementul proiectelor este important, deoarece se asigură că riscurile sunt gestionate corespunzător și atenuate pentru a evita să devină probleme.

    Managementul riscului este esențial pentru succesul proiectului. Tentația este doar să măturați riscul sub covor, să nu vorbiți niciodată despre el cu clientul și să sperați la ce este mai bun. Dar existența unui proces robust în jurul identificării, gestionării și diminuării riscurilor este ceea ce ajută la prevenirea ca riscurile să devină probleme. În special în proiectele complexe, tratarea riscului este locul în care valoarea managementului de proiect intră cu adevărat în joc.

    O bună practică de management de proiect necesită ca managerii de proiect să analizeze cu atenție toate riscurile potențiale ale proiectului, să le cuantifice, să dezvolte un plan de atenuare împotriva acestora și un plan de urgență în cazul în care oricare dintre ele se materializează. Este nevoie să cunoașteți întrebările potrivite pe care să le puneți pentru a descoperi riscurile din timp.

    Desigur, riscurile ar trebui să fie prioritizate în funcție de probabilitatea ca acestea să apară, iar răspunsurile adecvate sunt alocate pentru fiecare risc (unii PM folosesc un software dedicat de gestionare a riscurilor pentru aceasta). Un bun management al proiectelor contează în acest sens, deoarece proiectele nu merg niciodată conform planului, iar modul în care ne ocupăm de schimbare și ne adaptăm planul de management al proiectelor este cheia pentru livrarea proiectelor cu succes.

    7. Proces ordonat

    Managementul proiectelor este important pentru că asigură faptul că oamenii potriviți fac lucrurile potrivite, la momentul potrivit, iar procesul de management al proiectului este urmat pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

    În mod surprinzător, multe companii mari și binecunoscute au procese de planificare reactive care nu se bazează cu adevărat pe strategii reale de management de proiect.

    Dar reactivitatea – spre deosebire de proactivitate – poate determina adesea proiectele să intre în modul de supraviețuire. Acesta este momentul în care echipele se fracturează, sarcinile se dublează și planificarea devine reactivă, creând ineficiență și frustrare în echipă.

    Planificarea și procesul adecvat pot face o diferență enormă, deoarece echipa știe cine face ce, când și cum. Procesul adecvat ajută la clarificarea rolurilor, la eficientizarea proceselor și a intrărilor, la anticiparea riscurilor și creează controale și echilibre pentru a se asigura că proiectul este aliniat continuu cu strategia generală. Managementul proiectelor contează aici, deoarece fără un proces ordonat, ușor de înțeles, companiile riscă eșecul proiectului, pierderea încrederii în relațiile lor de afaceri și risipa de resurse.

    8. Supraveghere continuă

    Managementul proiectelor este important deoarece asigură urmărirea progresului unui proiect și raportarea sa corespunzătoare.

    Raportarea stării poate părea plictisitoare și inutilă – și dacă totul este planificat, poate fi doar o documentare de dragul documentării. Însă supravegherea continuă a proiectului, asigurându-se că un proiect se încadrează în mod corespunzător față de planul inițial, este esențială pentru a se asigura că un proiect rămâne pe drumul cel bun.

    Când există o supraveghere adecvată și o raportare a proiectului, este ușor să vedeți când un proiect începe să se abată de la cursul propus. Cu cât puteți observa mai devreme abaterea proiectului, cu atât este mai ușor să-i corectați cursul.

    Managerii de proiect buni vor genera în mod regulat rapoarte de progres sau de stare ușor de digerat, ca parte a managementului părților interesate. Acest lucru le permite clienților sau părților interesate de proiect să urmărească singuri proiectul. În mod obișnuit, aceste rapoarte de stare vor oferi informații despre munca care a fost finalizată și planificată, orele utilizate și modul în care acestea se raportează la cele planificate, modul în care proiectul urmărește etapele, riscurile, ipotezele, problemele și dependențele și orice rezultate ale proiectului. se procedează.

    Aceste date sunt de neprețuit nu numai pentru urmărirea progresului, ci îi ajută pe clienți să câștige încrederea altor părți interesate în organizația lor, oferindu-le o supraveghere ușoară a progresului unui proiect. De asemenea, oferă echipei dumneavoastră o modalitate simplă și consecventă de a menține un contact regulat pentru a vă construi relațiile cu clienții.

    9. Expertiza în materie

    Managementul proiectelor este important pentru ca cineva să poată înțelege dacă toată lumea face ceea ce ar trebui.

    Cu câțiva ani de experiență la îndemână, managerii de proiect vor cunoaște puțin despre multe aspecte ale livrării proiectelor pe care le gestionează. Ei vor dezvolta abilități tehnice, abilități de management de proiect și expertiză în materie; vor ști totul despre munca pe care o execută echipele lor; platformele și sistemele pe care le folosesc, și posibilitățile și limitările și tipurile de probleme care apar de obicei.

    Având acest tip de expertiză în domeniu înseamnă că pot avea conversații inteligente și informate cu clienții, echipele, părțile interesate și furnizorii. Sunt bine echipați pentru a fi centrul de comunicare într-un proiect, asigurându-se că, pe măsură ce proiectul circulă între diferite echipe și faze de lucru, nimic nu este uitat sau trecut cu vederea.

    Fără expertiză în materie prin managementul proiectelor, puteți constata că un proiect devine dezechilibrat – creativii ignoră limitările tehnologiei sau dezvoltatorii uită viziunea creativă a proiectului. Managementul de proiect menține echipa concentrată pe viziunea generală și îi aduce pe toți împreună, forțând compromisurile potrivite pentru a face proiectul un succes.

    10. Gestionarea și învățarea din succes și eșec

    Managementul proiectelor este important pentru că învață din succesele și eșecurile trecutului.

    Managementul proiectelor poate rupe obiceiurile proaste, iar atunci când livrați proiecte este important să nu faceți aceleași greșeli de două ori. Managerii de proiect folosesc retrospective, lecții învățate sau recenzii post-proiect pentru a lua în considerare ce a mers bine, ce nu a mers atât de bine și ce ar trebui făcut diferit pentru următorul proiect.

    Acest lucru produce un set valoros de documentație care devine o înregistrare a „ceea ce nu trebuie făcute” în viitor, permițând organizației să învețe din eșecuri și succese. Fără această învățare, echipele vor continua deseori să facă aceleași greșeli, din nou și din nou.

    Aceste retrospective sunt documente grozave de folosit la o întâlnire de lansare a proiectului pentru a reaminti echipei despre eșecuri, cum ar fi subestimarea proiectelor și succese, cum ar fi beneficiile unui proces solid sau importanța menținerii la zi a raportării pontajului!

    Rezumat al importanței managementului de proiect

    Fără PM, echipele și clienții sunt expuși unui management haotic, obiective neclare, lipsă de resurse, planificare nerealistă, risc ridicat, livrabile ale proiectelor de proastă calitate, proiecte care depășesc bugetul și sunt livrate cu întârziere.

    Un management excelent de proiect contează, deoarece managerii de proiect cu o pregătire excelentă oferă succes.

    Managementul de proiect creează și permite echipe fericite, motivate, care știu că munca lor contează, așa că fac tot posibilul. Și acea echipă abilitată pentru managementul de proiect se asigură că sunt livrate lucrurile potrivite; lucruri care oferă o rentabilitate reală a investiției și care fac clienții fericiți.

    Ce părere ai?

    Sunteți de acord cu această listă de ce este important managementul de proiect? Există și alte motive care ar trebui incluse?

     

     

    Adaptare după: https://thedigitalprojectmanager.com/why-is-project-management-important/

    Leave a comment

    Your email address will not be published.

    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea Lean Six Sigma Black Belt, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea CBAP®, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că mulți am fost surprinși de noua situație, un ghid cu recomandări privind comunicarea online poate fi de ajutor. Avem nevoie de coordonatele tale ca să ți-l trimitem.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Pentru că te interesează certificarea PMP, îți putem trimite un test cu 30 de întrebări care să te ajute să îți faci o idee despre tipul de examen, conceptele abordate și microlimbajul specific.
    Organizează o simulare pentru echipa ta
    Organizează o simulare pentru echipa ta