Imaginează-ți că lucrezi online, dar durează 20 de minute pentru a porni laptopul din cauza problemelor de configurare.
Mai târziu, te dor ochii deoarece lampa de birou pâlpâie și trebuie să porți o haină groasă pentru că a apărut o avarie la sistemul de încălzire. În plus, ai nevoie de ajutor, dar colegii de la Administrativ și-au dat demisia. Și nu poți găsi ajutor nicăieri!
Deși acesta este un exemplu extrem, majoritatea dintre noi știm cât de frustrant și stresant poate fi să lucrăm fără sprijinul adecvat – adică fără ajutorul, instrumentele și resursele de care avem nevoie pentru a ne face treaba eficient.
Dacă ai un rol de management, atunci una dintre cele mai importante responsabilități ale tale este să te asiguri că membrii echipei tale au tot ceea ce au nevoie pentru a lucra în siguranță, confort și productivitate. În acest articol, vom examina ce poți face pentru a îndeplini acest obiectiv.
Importanța unui suport bun
Toți avem nevoie de „instrumente” adecvate pentru a ne îndeplini sarcinile. Aceste instrumente pot fi obiecte fizice, cum ar fi un computer, un scaun confortabil, un telefon mobil și o lampă de birou luminoasă. Sau pot fi lucruri mai puțin tangibile, cum ar fi instruirea, sprijinul managerilor și colegilor sau fluxul regulat de informații de încredere. Când nu avem instrumentele de care avem nevoie pentru a ne finaliza treaba, atunci productivitatea noastră scade și devenim repede frustrați, supărați sau stresați.
Potrivit Rodd Wagner și James Harter, cercetători la Gallup și autori ai cărții „12: The Elements of Great Managing”, oferirea de instrumente, resurse și echipamente potrivite este cel mai important lucru pe care îl poți face pentru a-i păstra fericiți și eficienți pe angajați.
Există multe avantaje asociate faptului că membrii echipei tale au tot sprijinul de care au nevoie. În mod clar, instrumentele potrivite fac munca mai ușoară, mai sigură și mai plăcută; îi ajută pe oameni să fie mult mai eficienți.
Până la urmă, cu toții vrem să ne facem treaba bine și vrem să facem o diferență în lume. Când nu avem instrumentele și suportul adecvat, suntem împiedicați să avem un impact semnificativ. Aceasta este o situație frustrantă și epuizantă emoțional în care ne putem afla.
Când membrii echipei tale au resursele de care au nevoie pentru a-și face bine munca, acesta este un semn de susținere și încredere nu numai din partea ta, ci și a organizației în ansamblu. Această stare de lucruri este un motivator important!
Furnizarea de suport adecvat
Așadar, cum te asiguri că oamenii tăi au la dispoziție tot instrumentarul pentru a performa?
Poți urma cei șase pași descriși mai jos pentru a-ți pregăti echipa pentru succes.
Pasul 1: Întreabă
Este un lucru evident, dar una dintre cele mai bune metode de a afla care sunt nevoile membrilor echipei tale este să-i întrebi.
Uneori, a pune întrebări foarte specifice vă poate ajuta să identificați instrumentele și resursele de care au nevoie membrii echipei. Încercați să întrebați următoarele:
- Care sunt cele mai mari frustrări ale tale la serviciu?
- Aveți instrumentele fizice de care aveți nevoie pentru a vă face treaba?
- Adesea este necesar să apelați sau să căutați online informații cheie?
- Puteți contacta cu ușurință alți membri ai echipei?
- Este eficient fluxul de informații din departament sau echipă?
- Există anumite părți din timpul vostru de lucru sau din procesele fluxului de lucru care pot fi eficientizate?
- Ați primit pregătirea de care aveți nevoie pentru a putea performa?
- V-ar ajuta pregătirea suplimentară sau v-ar crește eficiența?
- Ce vă provoacă cel mai mult stres în timpul zilei?
Pasul 2: Monitorizează eficace activitatea
Cât de atent urmărești activitatea echipei tale? Un mod cheie prin care poți oferi sprijin este să rămâi implicat în sarcinile și proiectele echipei tale. Liderii vizibili sunt mai de încredere decât cei îndepărtați sau greu accesibili.
Deși trebuie să rămâi conectat la munca echipei tale, caută să eviți micromanagementul. Dacă îi urmărești prea frecvent sau dacă te implici prea mult în sarcinile lor, îi vei face să se simtă stresați. Caută să găsești echilibrul potrivit, verificând în mod regulat, afișând un interes sincer pentru ceea ce fac și oferind-le încredere pentru a-și face bine munca.
Un alt aspect critic al sprijinului este furnizarea de feedback regulat și eficient. Acest lucru oferă oamenilor tăi informațiile de care au nevoie pentru a-și îmbunătăți și pentru a crește performanțele. Dacă nu primesc feedback, ar putea începe să creadă că nu îți pasă sau că nu ești atent. În cel mai rău caz, ar putea considera că munca lor nu contează.
Pasul 3: Oferă suport managerial
Membrii echipei tale au nevoie și de sprijin din partea ta în calitate de manager. În primul rând, asigură-te că știu ce aștepți de la ei. Asigură-te că descrierile de responsabilități sunt clare. În plus, utilizează managementul bazat pe obiective, stabilește obiective SMART și ajută oamenii să rămână pe calea îndeplinirii acestor obiective.
Este esențial să oferi sprijin comunicând cu membrii echipei. Aceasta înseamnă să-i informezi despre situațiile stresante, să te asiguri că știu în ce stadiu se află inițiativele în care sunt implicați și să comunici eficient zi de zi.
Ca manager al lor, ar trebui să fii mereu în centrul echipei tale. Fă tot ce poți pentru a susține ideile, deciziile și inițiativele echipei tale.
De asemenea, membrii echipei tale trebuie să știe că ești încântat de ceea ce fac bine și că le vei susține eforturile. Spune „mulțumesc” și răsplătește adecvat echipa, acesta este un alt mod important de a oferi încurajare.
În cele din urmă, uită-te la pregătirea și abilitățile membrilor echipei tale. Au cunoștințele necesare pentru a-și face treaba în mod eficient? Dacă nu ești sigur, poți face o evaluare a nevoilor de instruire pentru a afla dacă au pregătirea de care au nevoie.
Pasul 4: Oferă un mediu de lucru sigur și sănătos
Oamenii tăi au nevoie și merită un mediu de lucru sigur și sănătos. Depinde de tine să te asiguri că sunt fericiți și confortabili, astfel încât să își poată face munca eficient.
E bine să treci frecvent prin birouri și departamente. Asigură-te că spațiul este curat, confortabil și bine luminat. Toate spațiile trebuie să fie aerisite și, în mod ideal, ar trebui să aibă un mediu de lucru vesel, confortabil.
De asemenea, uită-te la birourile și scaunele membrilor echipei tale. Se plânge cineva de disconfort? Dacă da, abordează problema împreună cu ei și găsiți soluții.
Pasul 5: Furnizează echipamente și consumabile
Echipamentele și consumabilele echipei sunt obiectele fizice de care au nevoie pentru a-și face bine munca.
Încearcă, ori de câte ori este posibil, să permiți membrilor echipei să aleagă instrumentele și echipamentele de care au nevoie pentru a-și executa sarcinile. Nu numai că delegarea acestei responsabilități le va oferi autonomie, dar este, de asemenea, mai eficientă: ei vor ști cel mai bine ce instrumente au nevoie pentru a-și face munca.
Pasul 6: Oferă suport emoțional
De asemenea, vor fi momente în care va trebui să oferi sprijin emoțional membrilor echipei. Uneori vor avea nevoie doar să fie ascultați, alteori, ar putea avea nevoie de tine pentru a-i ajuta să lucreze asupra unor chestiuni personale sau vor avea nevoie de sfaturi.
La urma urmei, toți avem vieți în afara locului de muncă, iar în acele vieți se pot întâmpla diverse lucruri. Uneori este posibil să fie necesar să arătați doar că vă pasă, alteori va fi necesar să vă ajutați oamenii când trec prin perioade cu adevărat dificile.
Ca parte a acestui lucru, asigură-te că manifești un interes adecvat pentru viața personală a angajaților, astfel încât să știi provocările lor.
Și asigură-te că știi să-i asculți pe alții atunci când vin către tine: folosește ascultarea activă și tehnici de ascultare empatică ori de câte ori cineva din echipa ta îți cere ajutorul. Amintește-ți, oamenii nu ar veni la tine pentru sprijin emoțional dacă nu ar avea încredere în tine. Onorează această încredere prin a fi acolo pentru ei atunci când au nevoie de tine!
Concluzii
Unul dintre cele mai importante roluri pe care le ai ca manager este să te asiguri că oamenii tăi au sprijinul, instrumentele și resursele de care au nevoie pentru a-și face treaba. Dacă vor avea tot ce le trebuie, vor fi mai fericiți și mai productivi și vor fi, de asemenea, mai puțin stresați.
Fă acești șase pași pentru a oferi sprijinul adecvat echipei:
- Întreabă.
- Monitorizează eficace activitatea.
- Oferă suport managerial.
- Oferă un mediu de lucru sigur și sănătos.
- Furnizează echipamente și consumabile.
- Oferă sprijin emoțional.