Telemunca.
Implicații procedurale asupra contractului individual de muncă în contextul stării de urgență declarată din cauza pandemiei CoVid 19. Implicații și din perspectiva Regulamentului European 2016/679 (G.D.P.R.)
CADRUL LEGAL AL ACTIVITĂȚII DE TELEMUNCĂ:
- Legea 81/2018 – privind reglementarea activității de telemuncă;
- Decretul 195/2020 – privind instituirea stării de urgență pe teritoriul României;
- Legea 53/2003 – Codul Muncii;
- Regulamentul European 2016/679 al ParlamentuluiEuropean și al Consiliului – privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE
ANALIZĂ: Noțiuni:
- telemuncă – forma de organizare a muncii prin care salariatul, în mod regulat şi voluntar, îşi îndeplineşte atribuţiile specifice funcţiei, ocupaţiei sau meseriei pe care o deţine, în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, cel puţin o zi pe lună, folosind tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor;
- telesalariat – orice salariat care desfăşoară activitatea în condiţiile prevăzute de mai sus.
Stabilirea unui astfel de regim de muncă impune analizarea în detaliu a tuturor implicațiilor juridice și, bineînțeles a tuturor consecințelor asupra derulării contractului individual de muncă.
Ca regula generală, pentru a se putea desfășura activitatea de telemuncă, în primul rând se impune precizarea faptului că trebuie să se întrunească acordul de voință al ambelor părți:
- Fie sub forma unui contract individual de muncă pentru salariații noi,
- Fie sub forma unui act adițional la contractul individual de muncă existent – pentru salariații actuali.
Cu titlu de excepție, în situația actuală, în contextul riscului de răspândire a infecției cu Coronavirus (CoVid 19) și al declarării stării de urgență – angajatorii (atât instituții și autorități publice centrale și locale dar și societăți cu capital privat) pot decide – potrivit art. 33 din Decretul 195/2020, prin act unilateral stabilirea regimului de telemuncă pentru unii angajați. Din punct de vedere procedural se impune emiterea unei decizii de catre angajator în care se vor trece toate elementele specifice din situaţia încheierii unui act adiţional la contractul individual de muncă și care firesc ar fi implicat acordul salariatului.
Telesalariații se bucură de aceleași drepturi și beneficii ca ale angajaților care lucrează la sediul angajatorilor.
Drepturi și obligații părți implicate:
Telemunca poate fi o variantă utilă, la îndemâna angajatorilor, atâta timp cât activitatea desfășurată de salariat poate fi îndeplinită cu ajutorul tehnologiei.
Conform art. 7 din Legea 81/2018, angajatorul are obligații specifice privind securitatea și sănătatea în muncă și este obligat să asigure condițiile necesare desfășurării muncii, respectiv:
- să asigure mijloacele aferente tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor şi/sau echipamentele de muncă sigure necesare prestării muncii, cu excepţia cazului în care părţile convin altfel;
- să instaleze, să verifice şi să întreţină echipamentul de muncă necesar, cu excepţia cazului în care părţile convin altfel;
- să asigure condiţii pentru ca telesalariatul să primească o instruire de telemuncă şi utilizării echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la schimbarea locului de desfăşurare a activităţii de telemuncă, la introducerea unui nou echipament de muncă, la introducerea oricărei noi proceduri de lucru.
Telesalariatul trebuie să își desfășoare activitatea în conformitate cu pregătirea și instruirea sa, să țină cont de instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu se expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională.
Astfel, telesalariatul are următoarele obligații:
- să informeze angajatorul cu privire la echipamentele de muncă utilizate şi la condiţiile existente la locurile desfăşurării activității de telemuncă şi să îi permită acestuia accesul, în măsura în care este posibil, în vederea stabilirii şi realizării măsurilor de securitate şi sănătate în muncă, necesare conform clauzelor din contractual individual de muncă, ori în vederea cercetării evenimentelor;
- să nu schimbe condiţiile de securitate şi sănătate în muncă de la locurile în care desfăşoară activitatea de telemuncă;
- să utilizeze numai echipamente de muncă care nu prezintă pericol pentru securitatea şi sănătatea sa;
- să îşi desfăşoare activitatea cu respectarea dispoziţiilor privind obligaţiile lucrătorilor, aşa cum sunt ele prevăzute în 319/2006 – legea securității și sănătății în muncă, precum şi în conformitate cu clauzele contractului individual de muncă;
- să respecte regulile specifice şi restricţiile stabilite de către angajator cu privire la reţele de internet folosite, modalitatea de conectare la distanță la resursele informatice sau cu privire la folosirea echipamentului pus la dispoziţie.
Evidența orelor lucrate în regim de telemuncă:
Pentru îndeplinirea atribuţiilor ce le revin, telesalariaţii organizează programul de lucru de comun acord cu angajatorul, în conformitate cu prevederile contractului individual de muncă, regulamentului intern şi/sau contractului colectiv de muncă aplicabil, în condiţiile legii.
La solicitarea angajatorului şi cu acordul în scris al telesalariatului cu normă întreagă, acesta poate efectua muncă suplimentară – și în această situație se completează cu prevederile legale din Codul Muncii și Regulamentul intern aplicabil.
Angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului, în condiţiile stabilite prin contractul individual de muncă, regulamentul intern şi/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, în condiţiile legii.
În actul adițional, în contractul individual de muncă – cu regim de telemuncă sau în decizia unilaterala a angajatorului pe perioada stării de urgență – trebuie mentionată modalitatea de evidențiere a orelor de muncă prestate de către salariat conform art. 5 alin. 2 lit. e) din Legea 81/2018.
Evidențierea orelor de muncă este obligatorie și în deplin consens cu prevederile statuate de Codul Muncii în care se precizează expres ca angajatorii trebuie sa prezinte dovada orelor lucrate de catre fiecare salariat, cu evidențierea orei de început și de sfârsit a programului.
Elemente specifice – care reglementează telemunca:
Următoarele aspecte trebuie să se regăsească în decizia angajatorului unilaterală pe perioada stării de urgență, sau în actul adițional la contractul individual de muncă:
- indicarea expresă că salariatul lucrează în regim de telemuncă; se vor indica nominal angajatul sau angajații;
- perioada şi/sau zilele în care telesalariatul îşi desfăşoară activitatea la un loc de muncă organizat de angajator;
- locul/locurile desfăşurării activităţii de telemuncă, convenite de părţi;
- programul în cadrul căruia angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului şi modalitatea concretă de realizare a controlului;
- modalitatea de evidenţiere a orelor de muncă prestate de telesalariat;
- responsabilităţile părţilor convenite în funcţie de locul/ locurile desfăşurării activităţii de telemuncă, inclusiv responsabilităţile din domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă – astfel cum am menționat mai sus;
- obligaţia angajatorului de a asigura transportul la şi de la locul desfăşurării activităţii de telemuncă al materialelor pe care telesalariatul le utilizează în activitatea sa, după caz;
- obligaţia angajatorului de a informa telesalariatul cu privire la dispoziţiile din reglementările legale, din contractul colectiv de muncă aplicabil şi/ sau regulamentul intern, în materia protecţiei datelor cu caracter personal, precum şi obligaţia telesalariatului de a respecta aceste prevederi;
- măsurile pe care ie ia angajatorul pentru ca telesalariatul să nu fie izolat de restul angajaţilor şi care asigură acestuia posibilitatea de a se întâlni cu colegii în mod regulat – în condițiile în care acest lucru este posibil;
- condiţiile în care angajatorul suportă cheltuielile aferente activităţii în regim de telemuncă.
Implicații – protecția datelor – Regulamentul 2016/679:
La nivelul angajatorului este important să existe politici și preceduri de lucru implementate din punct de vedere al prelucrărilor de date cu caracter personal, aplicabile bineînțeles și activităților de telemuncă.
Este de esența acestui mod de desfășurarea a activității, derularea acestei activități de telemuncă prin intermediul tehnologiei. În acest sens, angajatorul și telesalariatul trebuie să convină în mod expres asupra următoarelor:
- indicarea exactă a echipamentele IT utilizate pentru îndelinirea sarcinilor de lucru;
- locul/locurile de desfăşurării activităţii de telemuncă;
- modul în care angajatorul va avea acces la echipamentele de muncă utilizate;
- să respecte politica de IT din punct de vedere al protecției datelor adoptată de angajator.
Corelativ, regulamentul intern trebuie să conțină prevederi specifice privind activitatea de telemuncă, iar fișele de post adoptate corespunzător din punct de vedere al atribuțiilor și responsabilităților specifice activității de telemuncă.
În situația în care angajatorul pune la dispoziția telesalariatului echipamentele societății (laptop, tabletă, etc) acestea nu trebuie să conțină elemente tehnice care pot conduce la o monitorizare a telesalariatului și nici să fie suspectat de intruziune în viața privată a persoanelor vizate – proprii salariați.
Este foarte important ca salariații să conștientizeze că poartă o responsabilitate mai mare atunci când nu muncesc de la birou, că nu pot alege să lucreze chiar de oriunde, că e foarte important cum se conectează la internet, adică ce rețele publice folosesc pentru a se conecta. Este indicat să nu își lase nesupravegheate echipamentele de lucru și, foarte important, trebuie să anunțe imediat dacă a avut loc un incident de securitate sau au indicii în legătură cu anumite acțiuni / inacțiuni care pot constitui un incident de securitate.
Concluzii
- pentru desfășurarea muncii în regim de telemuncă trebuie încheiat un act adițional la contractul individual de muncă existent sau pentru salariații noi un contract individual de muncă – cu atribuții si responsabilități specifice;
- cu titlu de excepție – angajatorul poate dispune unilateral desfășurarea activității de telemuncă, pe perioada stării de urgență, generată de răspândirea virusului CoVid 19;
- se impune completarea regulamentului intern cu aspecte referitoare la derularea activității în regim de telemuncă;
- se va efectua informarea salariaților existenți din punct de vedere al activității de telemuncă;
- se va completa / modifica fisa de post cu atribuții specifice;
- se va completa Registrul de evidență a activităților de prelucrare de date care este ținut de angajator;
- telesalariatul beneficiază de toate drepturile recunoscute prin lege, prin regulamentul intern aplicabil salariaților care au locul de muncă la sediul angajatorului;
- se va ține cont de prevederile privind politica de securitate IT adoptată la nivelul angajator.