Evită capcanele!

Cât de bine îți administrezi timpul? Dacă nu ești o persoană de excepție, este posibil ca răspunsul tău va fi că se poate și mai bine! Poate că te simți supraîncărcat și de multe ori trebuie să lucrezi suplimentar pentru a respecta termenele limită.

Mulți dintre noi știm că ne-am putea gestiona timpul mai efficient, dar poate fi dificil să identificăm greșelile pe care le facem și să aflăm cum am putea să îmbunătățim abordarea. Cu toate acestea, atunci când ne utilizăm bine timpul, suntem excepțional de productivi la locul de muncă, iar nivelul nostru de stres scade. Putem dedica timp proiectelor interesante, cu beneficii mari, care pot face o diferență reală asupra carierei noastre. Pe scurt, devenim mai mulțumiți!

În acest articol vom analiza 10 dintre cele mai frecvente greșeli de gestionare a timpului, precum și identificarea strategiilor pe care le puteți utiliza pentru a le evita.

Greșeala nr. 1: Nu ai o listă cu activități (To-Do List)

Ai avut vreodată sentimentul acela înfiorător că ai uitat să faci o activitate importantă? Dacă da, probabil nu folosești o listă de activități pentru a ține evidența realizării task-urilor. (Sau, dacă o faci, este posibil să nu o utilizezi eficicace!)

Trucul în utilizarea listelor de activități constă în prioritizarea sarcinilor din lista ta. Multe persoane folosesc un sistem de codificare A – F (A pentru elementele cu prioritate ridicată, F pentru elemente cu prioritate scăzută). Alternativ, poți simplifica acest lucru folosind numere.

În plus, asigură-te că împarți sarcinile sau proiectele mari în pași specifici și acționabili – în acest fel nu vei trece cu vederea ceva important.

Greșeala 2: Nu-ți setezi obiective personale

Știi unde ai vrea să fii în șase luni? Dar anul viitor sau chiar peste 10 ani? Dacă nu știi, este timpul să-ți stabilești câteva obiective personale!

Stabilirea obiectivelor personale este esențială pentru a-ți gestiona bine timpul, deoarece obiectivele îți oferă o destinație și viziune pentru a lucra. Când știi unde dorești să ajungi, îți poți gestiona prioritățile, timpul și resursele pentru a ajunge acolo. Obiectivele te ajută, de asemenea, să decizi dacă merită să-ți petreci timpul realizând o anumită sarcină sau dacă aceasta este doar o distragere.

Greșeala nr. 3: Nu stabilești o listă cu priorități

Asistenta ta tocmai a intrat într-o problemă la care are nevoie ca tu să o ajuți chiar acum, dar ești în mijlocul unui proces de brainstorming pentru un nou client. Ești sigur că aproape ai venit cu o idee genială pentru campania lor de marketing, dar acum riști să pierzi firul gândirii tale din cauza acestei „urgențe”.

Uneori, este greu să știi să prioritizezi, mai ales atunci când te confrunți cu un potop de sarcini aparent urgente. Cu toate acestea, este esențial să afli cum să acorzi prioritate sarcinilor în mod eficient, dacă dorești să-ți gestionezi mai bine timpul.

Greșeala nr. 4: Eșuezi în gestionarea distracterilor

Știi că unii dintre noi putem pierde până la maximum două ore pe zi în urma distragerilor? Gândește-te cât de mult poți obține dacă ai avea acest timp înapoi!

Indiferent dacă provin de la e-mailuri, chat-uri instantanee, colegi care întâmpină probleme sau apeluri telefonice din partea clienților, distragerile ne împiedică să obținem o productivitate ridicată.

Dacă dorești să-ți câștigi controlul asupra zilei tale este vital să știi cum să minimizezi distragerile și cum să gestionezi întreruperile în mod eficient. De exemplu, oprește chat-ul atunci când trebuie să te concentrezi și anunță oamenii dacă te distrag prea des. De asemenea, ar trebui să înveți cum să îți îmbunătățești concentrarea, chiar și atunci când te confrunți cu distrageri.

Greșeala nr. 5: Ai tendința de a amâna

Procrastinarea apare atunci când întrerupi sarcini pe care ar trebui să te concentrezi acum. Când amâni, te simțiți vinovat că nu ai început; ajungi să te temi că nu vei putea face acea activitate; și, în cele din urmă, constați că nu reușești să finalizezi lucrările la timp.

De exemplu, o strategie utilă este să împarți activitățile pe proiect și să aloci timp pentru fiecare in ele. Adesea, cei care amână simt că trebuie să finalizeze o sarcină de la început până la sfârșit, iar această așteptare ridicată îi face să se simtă copleșiți și anxioși. În schimb, concentrează-te pe consacrarea unei cantități mici de timp pentru început. Asta e tot!

S-ar putea să-ți fie de folos să utilizezi planuri de acțiune. Acestea te ajută să divizezi proiectele mari în pași ușor de gestionat, astfel încât să-ți fie ușor să vezi tot ceea ce ai nevoie pentru a finaliza activitatea.

Greșeala nr. 6: Preiei prea multe sarcini

Ești o persoană care spune greu „nu” oamenilor? Dacă da, probabil că ai prea multe proiecte și angajamente de îndeplinit. Acest lucru poate duce la performanțe slabe, stres și moral scăzut.

Sau, s-ar putea să fii micromanager: cineva care insistă să controleze sau să facă singur toată munca, pentru că nu poate avea încredere în nimeni altcineva să o facă corect. (Aceasta poate fi o problemă pentru toată lumea, nu doar pentru manageri!)

Oricum ar fi, a accepta prea multe sarcini creează o utilizare ineficientă a timpului tău și îți poate oferi o reputație a unui om care face lucruri ede mântuială.

Pentru a stopa acest lucru, utilizați arta subtilă de a spune ,,da” persoanei, dar ,,nu” sarcinii. Această abilitate te ajută să te protejezi, păstrând totuși sentimente bune în cadrul grupului.

Greșeala nr. 7: Ești mereu „ocupat”

Unii oameni se grăbesc să fie ocupați. Termenele limită ce trebuie îndeplinite, e-mailurile nesfârșite, o grămadă de fișiere care au nevoie de atenție pe birou, o cursă frenetică la întâlnire … Ce cumul de adrenalină!

Problema este că o „dependență de ocupație” înseamnă rareori că ești eficient și poate duce la stres.

În schimb, încearcă să încetinești acest ritm alert și să înveți să îți gestionezi timpul mai bine.

Greseala nr. 8: Optezi pentru Multitasking

Să luăm un exemplu: Pentru a obține un volum de muncă crescut, Linda scrie în mod regulat e-mailuri în timp ce discută la telefon cu clienții. Cu toate acestea, în timp ce Linda crede că aceasta este o bună utilizare a timpului ei, adevărul este că poate dura cu 20-40 la sută mai mult timp pentru a termina o listă de activități atunci când face multitask, comparativ cu completarea aceleiași liste de sarcini în succesiune. În plus, se evidențiază și faptul că face ambele sarcini la un nivel de calitate redus – e-mailurile sale sunt pline de erori, iar clienții ei sunt frustrați de lipsa ei de concentrare.

Deci, cel mai bun lucru este să uiți de multitasking și, în schimb, să te concentrezi asupra unei singure sarcini. În acest fel, vei produce o muncă de calitate superioară.

Greșeala 9: Nu faci pauze

Este plăcut să crezi că poți lucra 8-10 ore neîntrerupt, mai ales când lucrezi pentru a îndeplini un termen limită. Dar este imposibil ca cineva să se concentreze și să producă o muncă cu adevărat de înaltă calitate, fără să-i ofere creierului ceva timp pentru odihnă și reîncărcare.

Așadar, nu considera pauzele drept „pierdere de timp”. Acestea oferă timp prețios, ceea ce îți va permite să gândești creativ și să lucrezi eficient.

Dacă îți este greu să te oprești din a lucra, atunci programează-ți pauzele sau setează-ți alarma ca memento. Mergi într-o plimbare scurtă, ia-ți o ceașcă de cafea sau pur și simplu stai și meditează în biroul tău. Încearcă să faci o pauză de cinci minute la fiecare oră. Și asigură-te că-ți oferi suficient timp pentru prânz – nu vei produce o muncă de cea mai bună calitate dacă îți este foame!

Greșeala nr. 10: Îți planifici ineficient sarcinile

Ești o persoană matinală? Sau îți găsești energia în timpul serii? Cu toții avem ritmuri diferite, adică momente diferite din zi când ne simțim cei mai productivi și energici.

Poți profita la maxim de timpul tău programând activitățile importante în timpul tău cu productivitate crescută și poți planifica activitățile cu un consum mai redus de energie (cum ar fi apelurile telefonice și verificarea e-mailului), în timpul în care consideri că ai o productivitate mai scăzută.

Puncte cheie

Una dintre cele mai eficiente metode de îmbunătățire a productivității tale este să recunoști și să-ți dorești să remediezi greșelile de gestionare a timpului.

Atunci când îți faci timp să depășești aceste greșeli, se va observa o diferență uriașă în productivitatea ta – și vei fi, de asemenea, mai fericit și mai lipsit de stres!

Imaginează-ți că lucrezi online, dar durează 20 de minute pentru a porni laptopul din cauza problemelor de configurare.

Mai târziu, te dor ochii deoarece lampa de birou pâlpâie și trebuie să porți o haină groasă pentru că a apărut o avarie la sistemul de încălzire. În plus, ai nevoie de ajutor, dar colegii de la Administrativ și-au dat demisia. Și nu poți găsi ajutor nicăieri!

Deși acesta este un exemplu extrem, majoritatea dintre noi știm cât de frustrant și stresant poate fi să lucrăm fără sprijinul adecvat – adică fără ajutorul, instrumentele și resursele de care avem nevoie pentru a ne face treaba eficient.

Dacă ai un rol de management, atunci una dintre cele mai importante responsabilități ale tale este să te asiguri că membrii echipei tale au tot ceea ce au nevoie pentru a lucra în siguranță, confort și productivitate. În acest articol, vom examina ce poți face pentru a îndeplini acest obiectiv.

Importanța unui suport bun

Toți avem nevoie de „instrumente” adecvate pentru a ne îndeplini sarcinile. Aceste instrumente pot fi obiecte fizice, cum ar fi un computer, un scaun confortabil, un telefon mobil și o lampă de birou luminoasă. Sau pot fi lucruri mai puțin tangibile, cum ar fi instruirea, sprijinul managerilor și colegilor sau fluxul regulat de informații de încredere. Când nu avem instrumentele de care avem nevoie pentru a ne finaliza treaba, atunci productivitatea noastră scade și devenim repede frustrați, supărați sau stresați.

Potrivit Rodd Wagner și James Harter, cercetători la Gallup și autori ai cărții „12: The Elements of Great Managing”, oferirea de instrumente, resurse și echipamente potrivite este cel mai important lucru pe care îl poți face pentru a-i păstra fericiți și eficienți pe angajați.

Există multe avantaje asociate faptului că membrii echipei tale au tot sprijinul de care au nevoie. În mod clar, instrumentele potrivite fac munca mai ușoară, mai sigură și mai plăcută; îi ajută pe oameni să fie mult mai eficienți.

Până la urmă, cu toții vrem să ne facem treaba bine și vrem să facem o diferență în lume. Când nu avem instrumentele și suportul adecvat, suntem împiedicați să avem un impact semnificativ. Aceasta este o situație frustrantă și epuizantă emoțional în care ne putem afla.

Când membrii echipei tale au resursele de care au nevoie pentru a-și face bine munca, acesta este un semn de susținere și încredere nu numai din partea ta, ci și a organizației în ansamblu.  Această stare de lucruri este un motivator important!

Furnizarea de suport adecvat

Așadar, cum te asiguri că oamenii tăi au la dispoziție tot instrumentarul pentru a performa?

Poți urma cei șase pași descriși mai jos pentru a-ți pregăti echipa pentru succes.

Pasul 1: Întreabă

Este un lucru evident, dar una dintre cele mai bune metode de a afla care sunt nevoile membrilor echipei tale este să-i întrebi.

Uneori, a pune întrebări foarte specifice vă poate ajuta să identificați instrumentele și resursele de care au nevoie membrii echipei. Încercați să întrebați următoarele:

• Care sunt cele mai mari frustrări ale tale la serviciu?
• Aveți instrumentele fizice de care aveți nevoie pentru a vă face treaba?
• Adesea este necesar să apelați sau să căutați online informații cheie?
• Puteți contacta cu ușurință alți membri ai echipei?
• Este eficient fluxul de informații din departament sau echipă?
• Există anumite părți din timpul vostru de lucru sau din procesele fluxului de lucru care pot fi eficientizate?
• Ați primit pregătirea de care aveți nevoie pentru a putea performa?
• V-ar ajuta pregătirea suplimentară sau v-ar crește eficiența?
• Ce vă provoacă cel mai mult stres în timpul zilei?

Pasul 2: Monitorizează eficace activitatea

Cât de atent urmărești activitatea echipei tale? Un mod cheie prin care poți oferi sprijin este să rămâi implicat în sarcinile și proiectele echipei tale. Liderii vizibili sunt mai de încredere decât cei îndepărtați sau greu accesibili.

Deși trebuie să rămâi conectat la munca echipei tale, caută să eviți micromanagementul. Dacă îi urmărești prea frecvent sau dacă te implici prea mult în sarcinile lor, îi vei face să se simtă stresați. Caută să găsești echilibrul potrivit, verificând în mod regulat, afișând un interes sincer pentru ceea ce fac și oferind-le încredere pentru a-și face bine munca.

Un alt aspect critic al sprijinului este furnizarea de feedback regulat și eficient. Acest lucru oferă oamenilor tăi informațiile de care au nevoie pentru a-și îmbunătăți și pentru a crește performanțele. Dacă nu primesc feedback, ar putea începe să creadă că nu îți pasă sau că nu ești atent. În cel mai rău caz, ar putea considera că munca lor nu contează.

Pasul 3: Oferă suport managerial

Membrii echipei tale au nevoie și de sprijin din partea ta în calitate de manager. În primul rând, asigură-te că știu ce aștepți de la ei. Asigură-te că descrierile de responsabilități sunt clare. În plus, utilizează managementul bazat pe obiective, stabilește obiective SMART și ajută oamenii să rămână pe calea îndeplinirii acestor obiective.

Este esențial să oferi sprijin comunicând cu membrii echipei. Aceasta înseamnă să-i informezi despre situațiile stresante, să te asiguri că știu în ce stadiu se află inițiativele în care sunt implicați și să comunici eficient zi de zi.

Ca manager al lor, ar trebui să fii mereu în centrul echipei tale. Fă tot ce poți pentru a susține ideile, deciziile și inițiativele echipei tale.

De asemenea, membrii echipei tale trebuie să știe că ești încântat de ceea ce fac bine și că le vei susține eforturile. Spune „mulțumesc” și răsplătește adecvat echipa, acesta este un alt mod important de a oferi încurajare.

În cele din urmă, uită-te la pregătirea și abilitățile membrilor echipei tale. Au cunoștințele necesare pentru a-și face treaba în mod eficient? Dacă nu ești sigur, poți face o evaluare a nevoilor de instruire pentru a afla dacă au pregătirea de care au nevoie.

Pasul 4: Oferă un mediu de lucru sigur și sănătos

Oamenii tăi au nevoie și merită un mediu de lucru sigur și sănătos. Depinde de tine să te asiguri că sunt fericiți și confortabili, astfel încât să își poată face munca eficient.

E bine să treci frecvent prin birouri și departamente. Asigură-te că spațiul este curat, confortabil și bine luminat. Toate spațiile trebuie să fie aerisite și, în mod ideal, ar trebui să aibă un mediu de lucru vesel, confortabil.

De asemenea, uită-te la birourile și scaunele membrilor echipei tale. Se plânge cineva de disconfort? Dacă da, abordează problema împreună cu ei și găsiți soluții.

Pasul 5: Furnizează echipamente și consumabile

Echipamentele și consumabilele echipei sunt obiectele fizice de care au nevoie pentru a-și face bine munca.

Încearcă, ori de câte ori este posibil, să permiți membrilor echipei să aleagă instrumentele și echipamentele de care au nevoie pentru a-și executa sarcinile. Nu numai că delegarea acestei responsabilități le va oferi autonomie, dar este, de asemenea, mai eficientă: ei vor ști cel mai bine ce instrumente au nevoie pentru a-și face munca.

Pasul 6: Oferă suport emoțional

De asemenea, vor fi momente în care va trebui să oferi sprijin emoțional membrilor echipei. Uneori vor avea nevoie doar să fie ascultați, alteori, ar putea avea nevoie de tine pentru a-i ajuta să lucreze asupra unor chestiuni personale sau vor avea nevoie de sfaturi.

La urma urmei, toți avem vieți în afara locului de muncă, iar în acele vieți se pot întâmpla diverse lucruri. Uneori este posibil să fie necesar să arătați doar că vă pasă, alteori va fi necesar să vă ajutați oamenii când trec prin perioade cu adevărat dificile.

Ca parte a acestui lucru, asigură-te că manifești un interes adecvat pentru viața personală a angajaților, astfel încât să știi provocările lor.

Și asigură-te că știi să-i asculți pe alții atunci când vin către tine: folosește ascultarea activă și tehnici de ascultare empatică ori de câte ori cineva din echipa ta îți cere ajutorul. Amintește-ți, oamenii nu ar veni la tine pentru sprijin emoțional dacă nu ar avea încredere în tine. Onorează această încredere prin a fi acolo pentru ei atunci când au nevoie de tine!

Concluzii

Unul dintre cele mai importante roluri pe care le ai ca manager este să te asiguri că oamenii tăi au sprijinul, instrumentele și resursele de care au nevoie pentru a-și face treaba. Dacă vor avea tot ce le trebuie, vor fi mai fericiți și mai productivi și vor fi, de asemenea, mai puțin stresați.

Fă acești șase pași pentru a oferi sprijinul adecvat echipei:

1. Întreabă.
2. Monitorizează eficace activitatea.
3. Oferă suport managerial.
4. Oferă un mediu de lucru sigur și sănătos.
5. Furnizează echipamente și consumabile.
6. Oferă sprijin emoțional.

Conducerea echipelor la distanță

Angajații care lucrează de acasă au un program zilnic diferit față de cei care lucrează în contextul unui birou fizic. Acest lucru necesită un stil managerial diferit pentru a-i încuraja pe membrii echipelor să își atingă potențialul maxim.

În continuare, vom prezenta câteva recomandări privind ceaa ce trebuie să faci și ceea ce trebuie să nu faci pentru a gestiona eficient o echipă la distanță.

1. Ce să faci:

1.1. Să ai o comunicare structurată 

Angajații la distanță par să fie mai productivi decât omologii lor de la birou. Motivul este destul de simplu, au mai puține perturbări în timpul sarcinilor lor zilnice. Imaginează-ți o situație obișnuită la birou. Colegii sau șeful tău s-ar putea să îți pună o întrebare simplă sau să îți solicite ajutorul pentru o sarcină minusculă. Chiar și acea sarcină minusculă este suficient de mare pentru a te scoate din „zonă”. Dacă acest lucru se întâmplă de câteva ori pe parcursul unei zile, dintr-o dată nu vei avea suficient timp pentru a termina sarcinile care trebuie rezolvate. Acest fenomen se poate întâmpla, mai rar, și în cazul lucrului la distanță prin trimiterea unui mesaj sau prin apelarea angajaților.

Asigură-te că aveți o comunicare structurată. Dacă nu este o sarcină urgentă, în loc să trimiți imediat un mesaj pe SMS sau What’s up , poți opta pentru planificarea scrierii în ziua următoare a unui e-mail în care să oferi detaliile.

1.2. Explică în mod clar obiectivele și așteptările

Comunicarea neclară a obiectivelor și așteptărilor sau necomunicarea integrală a obiectivelor este o deficiență comună în activitatea de la distanță. Astfel de obiceiuri îi vor împiedica pe angajați să aibă o imagine de ansamblu și să înțeleagă rolul pe care îl au. Știrile despre cele mai recente evoluții sunt mai ușor de discutat la birou. Nu este cazul celor care sunt la distanță, de aceea este extrem de important să explicăm clar obiectivele și așteptările și modul în care sarcinile lor se încadrează în acea imagine. Când vor ști acest lucru, motivația lor va fi mai mare.

1.3. Utilizează o tehnologie potrivită

Tehnologia vă poate ajuta să aveți o imagine de ansamblu corectă: Utilizarea aplicațiilor de management de proiect care permit membrilor echipei să vadă exact în ce stadiu sunt proiectele și ce sarcini trebuie efectuate, poate fi un instrument de neprețuit pentru echipele de la distanță.

1.4. Deleagă către membrii echipei

Putem observa că persoanele care se descurcă bine în contextul de lucru la distanță sunt mult mai independente decât colegii lor. Acesta este un real beneficiu, pentru că acționează, în loc să aștepte instrucțiuni. Problemele apar atunci când ajung să aibă un supervizor care vrea să știe ce fac angajații în fiecare minut din zi. Ca manager, este de datoria ta să stabilești marjele, termenele și așteptările necesare și să-i lași pe lucrătorii de la distanță să-și aleagă propriile modalități de a-și îndeplini sarcinile. Delegarea este esențială, altfel oamenii pot deveni dezangajați.

2. Ce să nu faci:

2.1. Micromanagement

Dorința de control poate fi mare atunci când ai posibilitatea să vezi ceea ce fac angajații în fiecare minut. Iar când nu ai această posibilitate, poate fi și mai dificil. Controlul în fiecare minut este un obicei prost și nu ar trebui să cazi în această capcană. Doar pentru că nu poți vedea ceea ce fac, nu înseamnă că nu fac ceva util. Atât timp cât își termină sarcinile în termenele stabilite, nu ai de ce să îți faci griji.

2.2. Nu te aștepta ca angajații să fie disponibili 24/7

Chiar nu te aștepta ca angajații să fie disponibili 24/7, trimițându-le e-mailuri, texte sau mesaje instant în afara orelor de serviciu. Poți da sentimentul că te aștepți să răspundă imediat și acest lucru pune presiune asupra lor. Te-ai simți încântat să primești un e-mail de la șeful tău chiar înainte de miezul nopții? Probabil că nu. Respectă-le viața privată și fă tot posibilul pentru a-i ajuta să mențină un echilibru bun între viața profesională și cea personală.

2.3. Nu cere ore suplimentare angajaților

 Este foarte probabil ca angajații de la distanță să petreacă deja mult mai mult timp lucrând decât majoritatea angajaților care lucrează într-un birou tradițional. Încurajarea acestora să lucreze ore suplimentare nu va reduce decât timpul necesar pentru odihnă, reîmprospătare și reîncărcare. În loc să încurajezi angajații să lucreze mai multe ore, încurajează-i să lucreze mai inteligent.

2.4. Nu uita de spiritul de echipă

Gestionarea unei echipe la distanță vine cu propriul set de provocări care necesită soluții mult diferite. Trebuie să te asiguri că angajații de la distanță obțin tot ceea ce au nevoie pentru a-și îndeplini în mod adecvat munca și că simt că fac parte dintr-o echipă unită și productivă.