Evită capcanele!

Cât de bine îți administrezi timpul? Dacă nu ești o persoană de excepție, este posibil ca răspunsul tău va fi că se poate și mai bine! Poate că te simți supraîncărcat și de multe ori trebuie să lucrezi suplimentar pentru a respecta termenele limită.

Mulți dintre noi știm că ne-am putea gestiona timpul mai efficient, dar poate fi dificil să identificăm greșelile pe care le facem și să aflăm cum am putea să îmbunătățim abordarea. Cu toate acestea, atunci când ne utilizăm bine timpul, suntem excepțional de productivi la locul de muncă, iar nivelul nostru de stres scade. Putem dedica timp proiectelor interesante, cu beneficii mari, care pot face o diferență reală asupra carierei noastre. Pe scurt, devenim mai mulțumiți!

În acest articol vom analiza 10 dintre cele mai frecvente greșeli de gestionare a timpului, precum și identificarea strategiilor pe care le puteți utiliza pentru a le evita.

Greșeala nr. 1: Nu ai o listă cu activități (To-Do List)

Ai avut vreodată sentimentul acela înfiorător că ai uitat să faci o activitate importantă? Dacă da, probabil nu folosești o listă de activități pentru a ține evidența realizării task-urilor. (Sau, dacă o faci, este posibil să nu o utilizezi eficicace!)

Trucul în utilizarea listelor de activități constă în prioritizarea sarcinilor din lista ta. Multe persoane folosesc un sistem de codificare A – F (A pentru elementele cu prioritate ridicată, F pentru elemente cu prioritate scăzută). Alternativ, poți simplifica acest lucru folosind numere.

În plus, asigură-te că împarți sarcinile sau proiectele mari în pași specifici și acționabili – în acest fel nu vei trece cu vederea ceva important.

Greșeala 2: Nu-ți setezi obiective personale

Știi unde ai vrea să fii în șase luni? Dar anul viitor sau chiar peste 10 ani? Dacă nu știi, este timpul să-ți stabilești câteva obiective personale!

Stabilirea obiectivelor personale este esențială pentru a-ți gestiona bine timpul, deoarece obiectivele îți oferă o destinație și viziune pentru a lucra. Când știi unde dorești să ajungi, îți poți gestiona prioritățile, timpul și resursele pentru a ajunge acolo. Obiectivele te ajută, de asemenea, să decizi dacă merită să-ți petreci timpul realizând o anumită sarcină sau dacă aceasta este doar o distragere.

Greșeala nr. 3: Nu stabilești o listă cu priorități

Asistenta ta tocmai a intrat într-o problemă la care are nevoie ca tu să o ajuți chiar acum, dar ești în mijlocul unui proces de brainstorming pentru un nou client. Ești sigur că aproape ai venit cu o idee genială pentru campania lor de marketing, dar acum riști să pierzi firul gândirii tale din cauza acestei „urgențe”.

Uneori, este greu să știi să prioritizezi, mai ales atunci când te confrunți cu un potop de sarcini aparent urgente. Cu toate acestea, este esențial să afli cum să acorzi prioritate sarcinilor în mod eficient, dacă dorești să-ți gestionezi mai bine timpul.

Greșeala nr. 4: Eșuezi în gestionarea distracterilor

Știi că unii dintre noi putem pierde până la maximum două ore pe zi în urma distragerilor? Gândește-te cât de mult poți obține dacă ai avea acest timp înapoi!

Indiferent dacă provin de la e-mailuri, chat-uri instantanee, colegi care întâmpină probleme sau apeluri telefonice din partea clienților, distragerile ne împiedică să obținem o productivitate ridicată.

Dacă dorești să-ți câștigi controlul asupra zilei tale este vital să știi cum să minimizezi distragerile și cum să gestionezi întreruperile în mod eficient. De exemplu, oprește chat-ul atunci când trebuie să te concentrezi și anunță oamenii dacă te distrag prea des. De asemenea, ar trebui să înveți cum să îți îmbunătățești concentrarea, chiar și atunci când te confrunți cu distrageri.

Greșeala nr. 5: Ai tendința de a amâna

Procrastinarea apare atunci când întrerupi sarcini pe care ar trebui să te concentrezi acum. Când amâni, te simțiți vinovat că nu ai început; ajungi să te temi că nu vei putea face acea activitate; și, în cele din urmă, constați că nu reușești să finalizezi lucrările la timp.

De exemplu, o strategie utilă este să împarți activitățile pe proiect și să aloci timp pentru fiecare in ele. Adesea, cei care amână simt că trebuie să finalizeze o sarcină de la început până la sfârșit, iar această așteptare ridicată îi face să se simtă copleșiți și anxioși. În schimb, concentrează-te pe consacrarea unei cantități mici de timp pentru început. Asta e tot!

S-ar putea să-ți fie de folos să utilizezi planuri de acțiune. Acestea te ajută să divizezi proiectele mari în pași ușor de gestionat, astfel încât să-ți fie ușor să vezi tot ceea ce ai nevoie pentru a finaliza activitatea.

Greșeala nr. 6: Preiei prea multe sarcini

Ești o persoană care spune greu „nu” oamenilor? Dacă da, probabil că ai prea multe proiecte și angajamente de îndeplinit. Acest lucru poate duce la performanțe slabe, stres și moral scăzut.

Sau, s-ar putea să fii micromanager: cineva care insistă să controleze sau să facă singur toată munca, pentru că nu poate avea încredere în nimeni altcineva să o facă corect. (Aceasta poate fi o problemă pentru toată lumea, nu doar pentru manageri!)

Oricum ar fi, a accepta prea multe sarcini creează o utilizare ineficientă a timpului tău și îți poate oferi o reputație a unui om care face lucruri ede mântuială.

Pentru a stopa acest lucru, utilizați arta subtilă de a spune ,,da” persoanei, dar ,,nu” sarcinii. Această abilitate te ajută să te protejezi, păstrând totuși sentimente bune în cadrul grupului.

Greșeala nr. 7: Ești mereu „ocupat”

Unii oameni se grăbesc să fie ocupați. Termenele limită ce trebuie îndeplinite, e-mailurile nesfârșite, o grămadă de fișiere care au nevoie de atenție pe birou, o cursă frenetică la întâlnire … Ce cumul de adrenalină!

Problema este că o „dependență de ocupație” înseamnă rareori că ești eficient și poate duce la stres.

În schimb, încearcă să încetinești acest ritm alert și să înveți să îți gestionezi timpul mai bine.

Greseala nr. 8: Optezi pentru Multitasking

Să luăm un exemplu: Pentru a obține un volum de muncă crescut, Linda scrie în mod regulat e-mailuri în timp ce discută la telefon cu clienții. Cu toate acestea, în timp ce Linda crede că aceasta este o bună utilizare a timpului ei, adevărul este că poate dura cu 20-40 la sută mai mult timp pentru a termina o listă de activități atunci când face multitask, comparativ cu completarea aceleiași liste de sarcini în succesiune. În plus, se evidențiază și faptul că face ambele sarcini la un nivel de calitate redus – e-mailurile sale sunt pline de erori, iar clienții ei sunt frustrați de lipsa ei de concentrare.

Deci, cel mai bun lucru este să uiți de multitasking și, în schimb, să te concentrezi asupra unei singure sarcini. În acest fel, vei produce o muncă de calitate superioară.

Greșeala 9: Nu faci pauze

Este plăcut să crezi că poți lucra 8-10 ore neîntrerupt, mai ales când lucrezi pentru a îndeplini un termen limită. Dar este imposibil ca cineva să se concentreze și să producă o muncă cu adevărat de înaltă calitate, fără să-i ofere creierului ceva timp pentru odihnă și reîncărcare.

Așadar, nu considera pauzele drept „pierdere de timp”. Acestea oferă timp prețios, ceea ce îți va permite să gândești creativ și să lucrezi eficient.

Dacă îți este greu să te oprești din a lucra, atunci programează-ți pauzele sau setează-ți alarma ca memento. Mergi într-o plimbare scurtă, ia-ți o ceașcă de cafea sau pur și simplu stai și meditează în biroul tău. Încearcă să faci o pauză de cinci minute la fiecare oră. Și asigură-te că-ți oferi suficient timp pentru prânz – nu vei produce o muncă de cea mai bună calitate dacă îți este foame!

Greșeala nr. 10: Îți planifici ineficient sarcinile

Ești o persoană matinală? Sau îți găsești energia în timpul serii? Cu toții avem ritmuri diferite, adică momente diferite din zi când ne simțim cei mai productivi și energici.

Poți profita la maxim de timpul tău programând activitățile importante în timpul tău cu productivitate crescută și poți planifica activitățile cu un consum mai redus de energie (cum ar fi apelurile telefonice și verificarea e-mailului), în timpul în care consideri că ai o productivitate mai scăzută.

Puncte cheie

Una dintre cele mai eficiente metode de îmbunătățire a productivității tale este să recunoști și să-ți dorești să remediezi greșelile de gestionare a timpului.

Atunci când îți faci timp să depășești aceste greșeli, se va observa o diferență uriașă în productivitatea ta – și vei fi, de asemenea, mai fericit și mai lipsit de stres!

Când tastați „a lucra” în Google Images sau orice bază mare de imagini, veți vedea mii de fotografii care prezintă birouri.

Cu toate acestea, munca de birou nu trebuie să fie făcută în birou. Știați că multe companii tehnologice au echipe distribuite complet la distanță? Numărul celor care sunt nomazi digitali (cei care lucrează de acasă) sau care lucrează în spații de coworking continuă să crească în fiecare an. Fără navetă, fără zgomote în ”open space”, și fără ca nimeni să nu te oprească sau întrerupă. Nu este de mirare că niciun alt avantaj nu este solicitat la fel de des de către angajați, precum dreptul de a lucra de la distanță.

Este o provocare pentru angajatori, pentru că administrarea unei echipe distribuite sau virtuale este mai complexă decât situația în care toți angajații împart același spațiu fizic de lucru. Cea mai mare provocare este de obicei crearea unui sentiment adevărat de echipă, sentiment care este mult mai ușor de realizat prin colocare, decât prin lucrul online.

Ce este o echipă distribuită?

O echipă distribuită este un grup de colaboratori care lucrează de la distanță. Pot lucra în același oraș, dar de acasă, sau internațional. Ei comunică prin mijloace online și nu împart un spațiu de birou fizic.

Cum să gestionezi o echipă distribuită?

Pentru a facilita viața managerilor, am adunat 11 sfaturi pentru gestionarea unei echipe distribuite, explorând modalități de a face echipele la distanță să se simtă la fel de conectate ca și echipele care lucrează din același birou.

11 sfaturi pentru gestionarea unei echipe distribuite:

1. Organizați ședințe structurate săptămânal și zilnic
2. Creați un mediu de întâlnire utilizând mai multe canale
3. Nu vă bazați pe e-mail
4. Folosiți software-uri potrivite
5. Concentrați-vă pe rezultate
6. Definiți așteptările clar și realist
7. Găsiți oamenii potriviți
8. Acordați o atenție suplimentară consolidării echipei la distanță
9. Creați un sentiment real de echipă
10. Aveți încredere în echipa dvs., dar faceți check in din când în când
11. Puneți-vă de acord asupra respectării termenelor limită

 1. Organizați ședințe structurate săptămânal și zilnic

A rămâne conectat este crucial pentru fiecare echipă, dar este mai dificil pentru un birou virtual . Să fim sinceri: a pune întrebări spontane și a face schimb de idei este întotdeauna mai confortabil și mai natural atunci când suntem față în față. In cazul echipelor distribuite, folosim o cameră de conferință video cu membrii echipei lor. Nu este nevoie să vorbim tot timpul, dar știm că alții sunt acolo, în cazul în care vor să ceară ceva în mod spontan.

Dacă acest lucru este prea mult pentru echipa ta, întâlnirile periodice sunt obligatorii. În funcție de nevoile echipei tale, acestea pot fi zilnice sau săptămânale. De asemenea, poate fi o idee bună să ne vedem de două ori pe săptămână, de exemplu, luni, pentru a împărtăși ceea ce toată lumea va face pentru săptămână, iar vineri pentru a rezuma săptămâna.

Există o regulă de aur care funcționează pentru fiecare echipă: întotdeauna structurați-vă întâlnirile. Întâlnirile interminabile sau conferințele video fără agendă și niciun obiectiv sunt unul dintre cei mai mari și cei mai enervanți ucigași ai productivității. Evitați-le cu orice preț.

2. Creați un mediu de întâlnire utilizând mai multe canale

Întâlnirile și rămânerea în conexiune sunt esențiale pentru gestionarea echipelor la distanță. Canalele de comunicare trebuie să fie clare și ușor accesibile. De ce multi-canal? Deoarece chiar și la birou, oamenii folosesc adesea multe dispozitive, ca să nu mai vorbim când lucrează de la distanță sau din mers. Desktop, laptop, tabletă, telefon mobil, chiar și un ceas inteligent pot servi ca echipament de birou. Angajații susțin în mare măsură că se așteaptă să aibă o experiență digitală consistentă, indiferent dacă sunt acasă sau lucrează la birou.

Lucrul pe diferite dispozitive este util, însă colegii trebuie să lucreze împreună pentru a-și consolida echipa și a finaliza eficient proiectele. Este un lucru pe care managerii îl pot face datorită instrumentelor potrivite, cum ar fi spațiile virtuale, care permit angajaților să lucreze împreună la un proiect, folosind același sistem de operare de pe orice dispozitiv.

3. Nu vă bazați pe e-mail

Nu doar pentru că verificarea unei căsuțe poștale a companiei la fiecare cinci minute nu face ca o persoană să fie un angajat productiv, ci și pentru că e-mailul nu este cel mai eficient instrument de colaborare. Mail-urile interminabile sunt frustrante și greu de clarificat, iar atașamentele sunt greu de cercetat, editat și gestionat. Imaginați-vă o situație când primiți un document de la un client, dar doriți să lucrați la el cu un alt membru al echipei. Ați dori mai degrabă să descărcați un document Word tradițional de pe e-mail sau să aveți un link către același document Word din Cloud gata de a fi distribuit, editat, etichetat și comentat de alții? Cea din urmă situație este posibilă dacă creați un spațiu comun virtual al companiei.

4. Folosiți software-uri potrivite

Spațiile virtuale menționate mai sus, instrumentele software de colaborare all-in-one, software-urile de partajare a ecranului și software-urile de întâlniri video sunt esențiale pentru fiecare echipă de la distanță . Angajații și contractanții independenți trebuie să creeze și să editeze documente care sunt stocate în siguranță în Cloud, să le acceseze oricând și oriunde doresc, să le partajeze cu alții și să se asigure că sunt sincronizate pe fiecare dispozitiv pe care îl folosesc. Conform ”The Economist Intelligence Unit”, mobilitatea, performanța și gestionarea software-ului au un impact masiv asupra productivității în echipele tradiționale și distribuite.

5. Concentrați-vă pe rezultate

Este un mit că este mai dificil să urmărești și să controlezi rezultatele angajaților de la distanță. Totuși, nici partajarea unui birou fizic nu garantează productivitatea. Cel mai bun mod de a vedea dacă un angajat este performant este să vă concentrați pe rezultate, nu pe orele petrecute conectat sau pe disponibilitatea instantanee. Nu impuneți ore de lucru fixe atunci când acestea nu contează cu adevărat.

6. Faceți-vă așteptările clare și realiste

A crede că angajații pot citi mințile managerilor nu este realist. Cu toate acestea, comunicarea este de obicei mai ușoară la birou. Oamenii își pot interpreta limbajul corpului reciproc și pot oferi mai multe detalii. Într-un mediu distribuit, este mai ușor să ignorați sau să înțelegeți greșit o instrucțiune. De aceea, este crucial să scrieți și să vorbiți clar, în timp ce sunteți de acord cu sarcini și termene realiste.

Așteptările trebuie să poată fi măsurate, așadar stabiliți indicatori de performanță și termene clare . Angajații trebuie să știe care sunt sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească. Managerii trebuie să se asigure că sarcinile sunt precise și încadrate corect în timp. În caz contrar, fiecare proiect este în pericol.

7. Găsiți oamenii potriviți

A lucra de la distanță nu este pentru toată lumea și nu este nimic în neregulă cu acest lucru. Un stereotip obișnuit este acela că lucrul de acasă te poate distrage de la rezolvarea activităților. Dar un spațiu fizic de birou poate fi la fel de distractiv, mai ales dacă este un format open space. Stereotipurile au totuși o parte de adevăr. Lucrul de la distanță poate necesita o auto-disciplină care tinde să fie o provocare pentru unii dintre noi. Sarcina ta ca manager este să-i găsești pe cei care se bucură de munca la distanță și pe cei care înțeleg importanța acesteia. A avea câțiva ani de experiență ca freelancer sau angajat la birou de acasă este cu siguranță un semn bun atunci când aveți în vedere pe cine să angajați.

8. Acordați o atenție suplimentară consolidării echipei la distanță

Atunci când noii angajați se simt bineveniți și au acces la toate instrumentele și informațiile de care au nevoie, sunt mai implicați și mai eficienți. Este mai ușor de spus decât de făcut, în special cu lucrătorii aflați la distanță care nu sunt înconjurați de colegii cu care pot mânca prânzul sau cu care pot vorbi cu regularitate. În cazul angajaților la distanță, consolidarea echipei este un lucru foarte important care necesită multă atenție. De asemenea, este o idee bună să alocați un mentor pentru a ajuta un nou angajat la distanță să își înceapă munca fără probleme.

9. Creați un sentiment real de echipă

Munca de la distanță te poate face să te simți singur. Chat-urile de birou și pauzele lungi de prânz pot să te distragă și pot fi neproductive, dar, în același timp, fac parte din viața socială. Este mai greu să simți spiritul de echipă atunci când lucrezi de acasă. Cel mai ușor lucru este să folosiți instrumentele de colaborare nu numai pentru a executa activitățile aferente serviciului, ci și pentru a vă distra.

Folosiți instrumente software de colaborare în echipă , cum ar fi Slack, unde angajații pot comunica liber despre hobby-urile lor, noutăți și alte lucruri care nu țin de sarcinile organizaționale.

10. Aveți încredere în echipa dvs., dar verificați din când în când

Pentru echipele la distanță, instrumentele de colaborare sunt utile în ceea ce privește verificarea îndeplinirii sarcinilor și conectarea permanentă cu echipa. Nu este vorba despre micromanagement și lipsă de încredere, ci despre capacitatea de a reacționa dacă cineva nu se descurcă sau are nevoie de ajutor.

11. Puneți-vă de acord asupra respectării orelor de lucru

Când lucrezi de acasă 100% din timp, este mai greu să realizezi un echilibru muncă-viață. Când se termină munca și când începe din nou?

Nu toată lumea are luxul unui birou de acasă, iar majoritatea angajaților de la distanță au același laptop pentru muncă și uz personal. Astfel se îngreunează deconectarea la finalizarea sarcinilor de lucru. De aceea, este atât de important să stabiliți intervalele de lucru. Dacă munca necesită prezența seara sau la sfârșit de săptămână, fiți clar de la început cu acest lucru și oferiți timp la schimb.

Concluzii

Gestionarea unei echipe la distanță poate fi mai grea decât un rol de management tradițional, dar beneficiile depășesc adesea provocările. Din punct de vedere al angajatorului, echipele la distanță permit reducerea costurilor de birou. Din perspectiva angajatului, îi oferă flexibilitatea pe care o caută deseori.

În plus, este important de subliniat faptul că administrarea unei echipe (când dacă doar o persoană lucrează în afara biroului) necesită o stare de spirit diferită. Din fericire, folosind instrumentele potrivite și ținând cont de sfaturile menționate mai sus, este posibil să avem o echipă distribuită de succes.