Limitele RACI – și o modalitate mai bună de a lua decizii

Business Analysis – Managementul cerintelor

6-8 dec., 9:00-17:00
Grupă confirmată
Training cu prezență fizică

Mediul de afaceri ambiguu de astăzi necesită ca organizațiile să ia în considerare noi abordări pentru structurarea rolurilor decizionale.
Luarea și executarea deciziilor este fundamentul funcționării organizațiilor. Cu cât o companie poate adopta mai repede alegeri de înaltă calitate, cu atât mai multă valoare poate oferi. Cu toate acestea, un studiu recent a constatat că 80% dintre organizații raportează dificultăți în luarea deciziilor.
Multe organizații încearcă să clarifice drepturile de decizie folosind RACI, care reprezintă cele patru roluri pe care le joacă părțile interesate:

Executant (Responsible),
Responsabil (Accountable),
Consultat (Consulted) și
Informat (Informed).

Cu toate acestea, adesea modelul RACI mai degrabă înrăutățește lucrurile.

Mai jos, prezentăm patru capcane majore ale modelului:

Nu există un decident clar

Dacă ești nominalizat ca executant sau responsabil pentru o decizie, ai putea lua acea decizie? Dar dacă ai avea rolul de persoană consultată? Folosind modelul RACI, prea multe părți interesate ajung să aibă dreptul de a vota sau dreptul de veto. Deși este utilă implicarea oamenilor în decizii, acest lucru funcționează doar atunci când doar câțiva participanți au dreptul de a vota.

Restrângeți lista factorilor de decizie.

Orchestrarea slabă a părților interesate

Când a fost ultima data când, luând o decizie, ați planificat cine va avea ce fel de aport și când? RACI nu doar că produce ambiguități privind cine decide și ce fel de input este necesar, ci și când este necesar.
Aduceți părțile interesate pentru a oferi contribuția adecvată la momentul potrivit, fără a genera birocrația care diminuează calitatea deciziilor. Definiți mai întâi punctele cheie de colaborare și coordonare și planificați pornind de la acestea.

Practici slabe de delegare

Cu RACI, chiar și atunci când deciziile sunt delegate unor colegi mai puțin experimentați (o practică excelentă), ei de multe ori nu se simt împuterniciți să ia decizia finală – să nu mai vorbim de o recomandare – fără siguranța de a fi sprijiniți de toate părțile consultate și de a avea susținerea superiorilor lor. În cele din urmă, decizia delegată este adesea escaladată către nivelul managerial superior, generând pierderi de timp și frustrări legate de lipsa de putere.

Liderii ar trebui să participe doar la luarea deciziilor critice, să decidă în mod explicit în ce să fie implicați, apoi să delege restul. Pentru a face acest lucru, alegeți decidenți clari și responsabili și conveniți asupra protocoalelor de escaladare. Asigurați-vă că, dacă utilizați termenii de executant și responsabil, este clară semnificația acestora pentru toți cei implicați.

Management ineficient al întâlnirilor

În ciuda numărului de întâlniri „critice” la care liderii participă, cei mai mulți directori descriu experiențele ca fiind lipsite de valoare adăugată. Managementul ineficient al întâlnirilor generează întâlniri ineficace — multe puncte de pe ordinea de zi nu reușesc să clarifice dacă: e necesară o decizie, e necesar să fie dezbătute, sau sunt pur și simplu pentru a furniza informații. Această lipsă de claritate asociată cu RACI duce adesea la mai multe întâlniri, mai multe informații și mai multe prezentări.Este esențial ca organizațiile să includă câteva comportamente cheie atunci când planifică o întâlnire. În primul rând, clarificați scopul acesteia: luarea deciziilor (acțiunea), discuția (considerarea/rezolvarea problemelor) sau partajarea bidirecțională a informațiilor (conștientizarea). Şedinţele de decizie ar trebui să aibă în primul rând, dacă nu exclusiv, decizii pe ordinea de zi. De asemenea, amintiți-vă că nu orice decizie are nevoie de o întâlnire.

Un cadru alternativ

Pentru a evita aceste capcane, recomandăm o alternativă la RACI numită DIAE (DARE în engleză), care constă în alte 4 roluri:

Decidenți (Deciders)
Persoane de Influență (Advisers)
Persoane de Analiză (Recommenders)
Persoane de Execuție (Execution stakeholders).

Decidenții: “Noi luăm deciziile”

Sunteți singurii care aveți drept de vot (în multe situații există un singur decident);
Stabiliți dacă la momentul deciziei este necesară prezența altor roluri
Clarificați modul de interacțiune cu părțile interesate și dacă este necesară o întâlnire

Persoane de influență: „Avem o voce importantă în discuție”

Influențați decizia (adesea cu vehemență)
Nu puteți amâna decizia prin solicitarea de mai multe date, analize sau dezbateri

Persoane de Analiză : „Explorăm și identificăm opțiunile”

Efectuați analize, explorați variante și clarificați argumentele pro și contra
Oferiți mai multe opțiuni și perspective
Puteți invita și alți experți care să contribuie

Persoane de Execuție: „Noi ducem la îndeplinire deciziile”

Implementați decizia și, prin urmare, trebuie să fiți informați
Adresați întrebări de clarificare sau identificați provocări asociate implementării

Deși este contraintuitiv, poate fi utilă implicarea mai mulțor oameni în luarea unei decizii, dar numai atunci când rolurile sunt clar articulate.
Acordați mai multora dreptul de a contribui.
Dar doar câtorva dreptul de a vota.
Și nu folosiți RACI.

Adaptare după: The limits of RACI—and a better way to make decisions
https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/the-organization-blog/the-limits-of-raci-and-a-better-way-to-make-decisions

management, project management

by Mircea Mihai
12/03/2021

9 avantaje ale trainingului online

Avantajele principale ale trainingului online

Pregătirea online este arta transferului de cunoștințe prin internet, oriunde pe glob, către audiențe vizate care aleg să învețe un anumit subiect. Cursurile de formare online sunt de două tipuri – gratuite și plătite. Profesioniștii care excelează într-un anumit domeniu aleg să folosească pe lângă clasica metodă, fizică, de predare și varianta predării online. Notițele în PDF, documentele Word, tutorialele video și evaluările sunt oferite ca un pachet cu secvențe de instruire, ajutând astfel persoanele să învețe mai rapid și mai ușor. De asemenea, unele certificări care pot fi furnizate sunt foarte apreciate de diverse organizații. Unele companii oferă astfel de opțiuni de formare înainte definitivării angajaților pe un anumit post. Această pregătire nu se finalizează odată cu începerea noului rol, ci mai degrabă continuă prin cursuri online, astfel angajații dobândind concepte, tehnici și instrumente noi. Iată câteva avantaje ale pregătirii online care arată cum aceasta contribuie la îmbunătățirea vieții profesionale a angajaților:

1. Flexibilitate

Dinamica societății determină o nevoie permanentă de noi competențe și abilități. Acest lucru poate fi realizat numai cu formare și învățare continuă. În condițiile unei activități intense zilnice la serviciu, participarea la cursuri de perfecționare poate părea obositor dacă implică deplasarea la un centru de formare înainte sau după muncă. Iar dacă alegeți instruirea în weeekend, veți renunța la o mare parte din timpul liber. Cursurile de formare online pot fi organizate oricând, oriunde. Singura cerință ar fi o conexiune la internet. Urmărirea cursurilor online în confortul locuinței personale sau ascultarea de lecții audio, video în timp ce călătorești spre și de la locul de muncă sunt câteva dintre modalitățile prin care te poți instrui online fără să îți supraîncarci programul. Acest lucru asigură flexibilitate în alocarea de timp și efort.

2. Mobilitate

Un loc care are conexiune la internet este un loc de care poți profita. Pregătirea online și e-learning-ul ar necesita un proces tradițional de înregistrare, urmat de o pagină de conectare a utilizatorului, dar acum, din moment ce tehnologia a avansat considerabil browserele sunt disponibile pe telefoane, tablete și laptopuri, cursurile online nu sunt limitate numai la desktop-uri, cursurile fiind configurate la toate tipurile de dispozitive și astfel procesul devenind mai rapid și mai eficient pentru orice tip de program.

3. Accesibilitate

În comparație cu trainingurile tradiționale, cursurile online și documentele electronice pot fi salvate permanent pe dispozitivul pe care cursantul îl alege. Certificările sunt furnizate online, în format tipărit, cu recunoașterea finalizării cursului care poate fi partajată pe site-uri web de angajare, pe social media și multe altele. Videoclipurile de referință, materialele de curs și punctajele de examinare sunt salvate și pot fi vizualizate de mai multe ori, fără limită. Cursurile online sunt extrem de rentabile și creează un mediu mai eficient și mai permisiv de învățare.

4. Comunitate

Interacțiunea cu persoane noi, cu aceleați interese și aceleași curiozități legate de același subiecte nu se oprește pe site-urile de socializare, există și comunități online pe care cursurile le pun la dispoziție cursanților pentru schimburi de opinii, informații ș.a.m.d.

5. Online Support

Trainerii profesioniști caută întotdeauna să ajute și să motiveze persoanele. Formatorii de cursuri online pot trimite prin e-mail materiale, iar când cursanții au întrebări le pot adresa pe chat, astfel putând primi răspunsuri rapide din partea trainerului.

6. Raport de progres

Evaluările online stochează evoluția cursantului, în ideea de a îi oferi feedback și a face cursul mai eficient, testează capacitatea de a înțelege subiecte fără presiunea de a rezolva un examen contra-cronometru. Unele evaluări pot fi, de asemenea, refăcute dacă cursanții nu sunt mulțumiți de punctajele lor. Evaluările online justificate și marcate corespunzător determină un sistem corect de notare, care îi ajută pe cursanți să-și evalueze înțelegerea unui subiect dat.

7. Ușurință în accesare

Într-o lume aflată într-o continuă evoluție, accesul la informație se face mult mai ușor și rapid. Cursuri online ce pot fi descărcate, asistență online, interacțiune online, videoclipuri de instruire care pot fi redate și evaluări/chestionare care pot fi accesate oricând pe parcursul trainingului – ajută cursanții să învețe mai bine, mai repede și să pună accentul pe puctele pentru care au un interes mai ridicat.

8. Păstrarea informațiilor

Cursurile online le permit cursanților să revina la informații anterior învățate care poate au fost uitate sau pe care trebuie să le aprofundeze. Aspect care alături de imaginile ce pot fi atașate exemplelor constituie un sistem de învățare mai eficient, care are un impact mai bun decât predarea fizică unde din cauza altor factori externi, de distragere pot fi omise anumite aspecte. Păstrarea informațiilor din cursurile online sunt totale și pot fi revizuite oricând.

9. Critici constructive

Oferirea de critici constructive prin intermediul întrebărilor oferă cursanților capacitatea de a înțelege unde stau în termeni de cunoaștere. Alegerea multiplă și întrebările deschise pregătesc cursanții mai bine pentru a susține un examen. Corecțiile automate precum „răspuns greșit” și „răspuns corect” oferă cursanților posibilitatea să aprofundeze lacunele pe care le au și să revină asupra lor. Acest lucru economisește timp și efort în comparație cu testele fizice în care lucrările sunt trimise trainerului pentru corectare și după care se așteaptă notarea.

Cuvânt final

Orice fel de învățare este o investiție în tine, aspect care nu poate fi decât pozitiv. Aventajele pe care cursurile online le oferă sunt multiple și up to date, vin în sprijinul și la îndemâna oricărei persoane indiferent de tipul de program pe care aceasta îl are.

Pentru a vedea cursurile noastre open pe care le desfășurăm online, accesați https://exelo.ro/cursuri-open/

by Mircea Mihai
04/03/2021

Grija pentru sănătatea mintală a angajaților: ghid pentru perioada PANDEMIEI

Coronavirusul a trimis unde de șoc industriei și economiei, dar impactul său real a fost asupra oamenilor. Așadar, cum ar trebui să aibă grijă liderii de afaceri de angajați în timpul crizei provocate de acest virus global? Cum pot să ridice moralul și bunăstarea echipei?

Ce ar trebui să facă cu adevărat liderii de afaceri?

Abilitatea organizației de a combate scăderea moralului echipei, provocată de schimbările produse în mediul de lucru, constă în încurajarea adaptabilității, rezistenței și colaborării inter-umane. Acei angajatori care nu acordă prioritate sănătății mintale și bunăstării angajaților își pot deteriora reputația.

Cel mai important, liderii de afaceri trebuie să-și amintească faptul că grija pentru sănătatea mintală a angajaților este o responsabilitate comună – angajatorii, managerii și angajații înșiși joacă un rol la fel de important.

5 moduri concrete de a ajuta liderii de afaceri

Așadar, în calitate de lider ați ajustat operațiunile la realitatea crizei produse de epidemie, ați fost deschis cu personalul despre propriile lupte, dar ce acțiuni specifice puteți întreprinde pentru a ajuta sănătatea mintală a angajaților?

1. Comunică clar cu toată lumea

Modul în care comunici este la fel de important ca ceea ce comunici! Comunicarea regulată, deschisă este esențială. Cu atâta incertitudine, liderii trebuie să fie vocea calmă a rațiunii și să-i liniștească pe angajați.

2. Schimbă-ți stilul de conducere

Dacă de obicei ești un lider decisiv, autoritar, în timpul crizelor precum cea cu care ne confruntăm nu este întotdeauna abordarea potrivită când vine vorba de sănătatea mintală a angajaților. Liderii buni trebuie să poată să aprecieze ce ton se potrivește cel mai bine fiecărei ocazii.

3. Relaxează-ti regulile

Orice lider care nu reușește să recunoască impactul psihologic pe care îl are lucrul de acasă în contextul coronavirusului, nu va putea să gestioneze eficient personalul companiei. Nevoile, comportamentele și atitudinile lucrătorilor față de munca lor s-au schimbat.

Acest lucru este și mai relevant atunci când vine vorba de angajații care sunt părinți și trebuie să-și jongleze munca cu activitatea școlară la domiciliu a copiilor. Înainte de izbucnirea crizei pandemice, ne-am fi petrecut tot timpul acasă îngrijorându-ne de ce avem de rezolvat la muncă și tot timpul nostru de la serviciu îngrijorându-ne că nu petrecem suficient timp cu copiii noștri. Acum avem șansa de a găsi un echilibru.

4. Localizați resursele

Când vine vorba de gestionarea sănătății mintale a angajaților în timpul crizei epidemiologice, există situații la care pot contribui liderii de afaceri. Ca angajator, în această situație, cel mai bun lucru pe care îl poți face este să cunoști resursele disponibile și să comunici colegilor disponibilitatea acestora.

De asemenea, fă-ți timp să te educi și să investești în tine! Pentru că numai așa îți poți ajuta și angajații să se adapteze mai ușor, să fie mai eficienți și mai mulțumiți, date fiind condițiile ridicate de stres. EXELO a creat special pentru această perioadă cursuri adaptate nevoilor de dezvoltare personală și profesională a oamenilor, acestea desfășurându-se în mediul online. Poți vizualiza cursurile disponibile accesând link-ul următor: https://exelo.ro/cursuri-open/

Și nu uita: Educația în cunoaștere aduce cea mai bună dobândă.

5. Învață când să te dai deoparte

Și uneori, pasul cel mai îndrăzneț pe care îl poate face un lider este acela de a ști când nu este cea mai potrivită persoană pentru o anumită activitate. Timpurile fără precedent cer ca liderii să facă un pas îndrăzneț și să se implice din toată inima. Aceste perioade nu sunt pentru cei cu inima slabă și dacă cineva de lângă tine poate rezolva o sarcină și nu ești tu acela, ar trebui să ai curajul să te dai deoparte pentru a lăsa cealaltă persoană să îndeplinească respectiva sarcină.

3 moduri în care managerii își pot ajuta colegii în timpul crizei de coronavirus

Deși liderii de afaceri sunt cei mai în măsură să ofere direcție și claritate, managerii și șefii de departament pot oferi sprijin mai specific angajaților care se confruntă cu diverse probleme prin:

1. Încurajarea socializării între angajați

2. Inhibarea tendințelor accentuate pentru control

3. Alocarea de timp pentru activitatea de ascultare (a tuturor celor care simt nevoia de a comunica).

by Mircea Mihai
13/01/2021

7 greșeli comune de conducere și management

Experiența este numele pe care fiecare îl dă greșelilor sale. – Oscar Wilde

În acest articol, analizăm 7 dintre cele mai frecvente erori de conducere și management și evidențiem ce putem face pentru a le evita.

1. Absența feedback-ului

„Mihai este un reprezentant de vânzări talentat, dar are obiceiul de a răspunde la telefon într-un mod neprofesionist. Șeful lui este conștient de acest lucru, dar așteaptă momentul evaluării periodice a performanței sale pentru a-i spune unde greșește.” Din păcate, până ce lui Mihai nu i se va oferi feedback asupra situației, acesta va continua să alunge potențialii clienți.
Eșecul de a furniza feedback este cea mai frecventă greșeală pe care o fac liderii. Când nu oferiți feedback prompt oamenilor din echipă, îi privați de oportunitatea de a-și îmbunătăți performanța.

2. Timp insuficient alocat echipei

Când ești manager sau lider, este ușor să îți aloci foarte mult timp efortului și activităților personale în detrimentul celui pus la dispoziția echipei.
Da, ai proiecte pe care trebuie să le livrezi. Dar oamenii tăi trebuie să fie pe primul loc! Fără ca tu să fii disponibil atunci când au nevoie de tine, oamenii tăi nu vor știi ce să facă și nu vor avea sprijinul și îndrumarea de care au nevoie pentru a-și îndeplini obiectivele.
Evită această greșeală și alocă timpul necesar membrilor echipei și învață cum să-i asculți activ. Dezvoltă-ți inteligența emoțională, astfel încât să poți fi mai conștient de echipa ta și de nevoile ei și să ai un timp regulat în care „ușa este deschisă”, astfel încât oamenii tăi să știe când pot solicita ajutorul tău.

3. Ești prea delegativ

Una dintre echipele tale tocmai a finalizat un proiect important. Problema este că membrii echipei au înțeles greșit specificațiile proiectului, iar ulterior nu ați mai fost în contact. Acum, ei a finalizat proiectul într-un mod greșit și vă confruntați cu situația în care trebuie să explicați acest lucru unui client supărat.
Mulți lideri vor să evite micromanagementul, dar alegerea celeilalte extreme (anume un stil delegativ prin excelență) nu este o idee bună. Este important să menținem un echilibru corect.

4. Ești prea prietenos

Cei mai mulți dintre noi dorim să fim considerați prietenoși și abordabili pentru oamenii din echipa noastră. La urma urmei, oamenii sunt mai fericiți să lucreze pentru un manager cu care se înțeleg. Cu toate acestea, uneori va trebui să iei decizii dure în ceea ce privește colegii din echipă, iar unii membri ai acesteia vor fi tentați să profite de relația voastră. Asta nu înseamnă că nu poți socializa cu subordonații tăi, dar trebuie să obții un echilibru între relația de prieten și cea de șef.

5. Stabilești obiective vagi

Când oamenii tăi au obiective ambigue, nu pot fi productivi deoarece nu au o idee clară privind direcția de acțiune și ce contribuție aduce munca lor. De asemenea, aceștia nu își pot prioritiza activitățile și gestiona eficient timpul de lucru, ceea ce înseamnă că proiectele și sarcinile sunt finalizate în ordinea greșită.
Poți evita această greșeală învățând cum să stabilești obiective SMART pentru tine și echipa ta și arată-le zonele în care pot aduce îmbunătățiri și ce resurse pot folosi.

6. Îți e neclar ce îi motivează cu adevărat pe angajații tăi

Știi ce îți motivează cu adevărat echipa? Mulți lideri fac greșeala de a presupune că echipa lor lucrează doar pentru recompensă financiară. Cu toate acestea, este puțin probabil ca acesta să fie singurul lucru care îi motivează.
De exemplu, persoanele care caută un echilibru mai mare între muncă și viață ar putea fi motivate de zilele în care lucrează de acasă sau de munca flexibilă. Alții vor fi motivați de factori precum realizarea, responsabilitatea suplimentară, lauda sau sentimentul de apartenență.

7. Eviți delegarea

Unii manageri nu deleagă, deoarece consideră că nimeni, în afară de ei înșiși, nu poate face treaba în mod corespunzător. Acest lucru poate provoca probleme uriașe, deoarece blocajele de lucru din jurul lor devin stresante și repetitive.
Delegarea necesită mult efort în primă instanță și poate fi greu să ai încredere în faptul că echipa ta pentru a face treaba corect. Dar, absența delegării va face să nu ai niciodată timp să te concentrezi asupra elementelor macro, de viziune, strategice, elemente de care sunt responsabili majoritatea liderilor și managerilor. Mai mult decât atât, nu vei reuși să îți dezvolți oamenii, astfel încât să îți poată prelua sarcinile.

Concluzie:

Toți facem greșeli și există unele greșeli pe care liderii și managerii le fac în special. Este adevărat că a greși poate fi o oportunitate de învățare. Însă, alocarea de timp pentru a recunoaște și evita greșelile obișnuite te poate ajuta să devii rapid productiv și de succes și să fii respectat de echipa ta și de organizația în care activezi.

management, project management

by Mircea Mihai
14/04/2020

Schimbarea începe cu tine

Schimbarea începe cu tine. Azi, simțim nevoia să reașezăm distanțarea socială. Să o exploatăm, să o punem în valoare. Să ne reinventăm. Să fim mai aproape unii de alții, dar mult mai conștienți. Să construim într-o manieră #selfaware.
Noi, EXELO, ne propunem să declinăm noua realitate pe care o trăim cu toții în cadrul unor webinarii #selfaware. Obiectivul? Apropierea digitală în ciuda distanțării sociale.
Momentele pe care le trăim azi ne împing către o reflectare individuală, dar și către una colectivă. Cine suntem? Ce putem face? Cum vom continua? Unde? Când vom reporni la drum?
Webinariile #selfaware ne pot ajuta să fim împreună în mod conștient, să acționăm împreună, să gândim împreună, să ne implicăm și să mișcăm lucrurile. ACUM este un bun moment de reflecție asupra noastră ca indivizi sau comunități.

Change your life!

”Dacă nu ne vindecăm azi ca o echipă, vom muri ca niște indivizi oarecare.” “And either we heal, now, as a team, or we will die, as individuals.” Pare-se că această frază este mai valabilă azi decăt oricând. (Al Pacino, ”Any Given Sunday”)

Invităm manageri de top si antreprenori care să împărtășească experiența “momentului COVID19” pentru ei, organizația lor și industria în care activează. Dar și idei privind viitorul, repoziționările, reinventările etc. În acest fel ne vom putea completa propria percepție asupra a ceea ce se întâmplă. Și poate, în timp, vom deveni o comunitate #selfaware.

Mai jos gășiți o selecție din activititile noastre - webinarii, workshopuri scurte, traininguri online - pregătite pentru perioada următoare și un link către blogul nostru, unde postăm săptămânal idei și recomandări pentru provocările acestei perioade.

Blog »