Când tastați „a lucra” în Google Images sau orice bază mare de imagini, veți vedea mii de fotografii care prezintă birouri.
Typography
Cu toate acestea, munca de birou nu trebuie să fie făcută în birou. Știați că multe companii tehnologice au echipe distribuite complet la distanță? Numărul celor care sunt nomazi digitali (cei care lucrează de acasă) sau care lucrează în spații de coworking continuă să crească în fiecare an. Fără navetă, fără zgomote în ”open space”, și fără ca nimeni să nu te oprească sau întrerupă. Nu este de mirare că niciun alt avantaj nu este solicitat la fel de des de către angajați, precum dreptul de a lucra de la distanță.
Este o provocare pentru angajatori, pentru că administrarea unei echipe distribuite sau virtuale este mai complexă decât situația în care toți angajații împart același spațiu fizic de lucru. Cea mai mare provocare este de obicei crearea unui sentiment adevărat de echipă, sentiment care este mult mai ușor de realizat prin colocare, decât prin lucrul online.
Ce este o echipă distribuită?
O echipă distribuită este un grup de colaboratori care lucrează de la distanță. Pot lucra în același oraș, dar de acasă, sau internațional. Ei comunică prin mijloace online și nu împart un spațiu de birou fizic.
Cum să gestionezi o echipă distribuită?
Pentru a facilita viața managerilor, am adunat 11 sfaturi pentru gestionarea unei echipe distribuite, explorând modalități de a face echipele la distanță să se simtă la fel de conectate ca și echipele care lucrează din același birou.
11 sfaturi pentru gestionarea unei echipe distribuite:
- Organizați ședințe structurate săptămânal și zilnic
- Creați un mediu de întâlnire utilizând mai multe canale
- Nu vă bazați pe e-mail
- Folosiți software-uri potrivite
- Concentrați-vă pe rezultate
- Definiți așteptările clar și realist
- Găsiți oamenii potriviți
- Acordați o atenție suplimentară consolidării echipei la distanță
- Creați un sentiment real de echipă
- Aveți încredere în echipa dvs., dar faceți check in din când în când
- Puneți-vă de acord asupra respectării termenelor limită
1. Organizați ședințe structurate săptămânal și zilnic
A rămâne conectat este crucial pentru fiecare echipă, dar este mai dificil pentru un birou virtual . Să fim sinceri: a pune întrebări spontane și a face schimb de idei este întotdeauna mai confortabil și mai natural atunci când suntem față în față. In cazul echipelor distribuite, folosim o cameră de conferință video cu membrii echipei lor. Nu este nevoie să vorbim tot timpul, dar știm că alții sunt acolo, în cazul în care vor să ceară ceva în mod spontan.
Dacă acest lucru este prea mult pentru echipa ta, întâlnirile periodice sunt obligatorii. În funcție de nevoile echipei tale, acestea pot fi zilnice sau săptămânale. De asemenea, poate fi o idee bună să ne vedem de două ori pe săptămână, de exemplu, luni, pentru a împărtăși ceea ce toată lumea va face pentru săptămână, iar vineri pentru a rezuma săptămâna.
Există o regulă de aur care funcționează pentru fiecare echipă: întotdeauna structurați-vă întâlnirile. Întâlnirile interminabile sau conferințele video fără agendă și niciun obiectiv sunt unul dintre cei mai mari și cei mai enervanți ucigași ai productivității. Evitați-le cu orice preț.
2. Creați un mediu de întâlnire utilizând mai multe canale
Întâlnirile și rămânerea în conexiune sunt esențiale pentru gestionarea echipelor la distanță. Canalele de comunicare trebuie să fie clare și ușor accesibile. De ce multi-canal? Deoarece chiar și la birou, oamenii folosesc adesea multe dispozitive, ca să nu mai vorbim când lucrează de la distanță sau din mers. Desktop, laptop, tabletă, telefon mobil, chiar și un ceas inteligent pot servi ca echipament de birou. Angajații susțin în mare măsură că se așteaptă să aibă o experiență digitală consistentă, indiferent dacă sunt acasă sau lucrează la birou.
Lucrul pe diferite dispozitive este util, însă colegii trebuie să lucreze împreună pentru a-și consolida echipa și a finaliza eficient proiectele. Este un lucru pe care managerii îl pot face datorită instrumentelor potrivite, cum ar fi spațiile virtuale, care permit angajaților să lucreze împreună la un proiect, folosind același sistem de operare de pe orice dispozitiv.
3. Nu vă bazați pe e-mail
Nu doar pentru că verificarea unei căsuțe poștale a companiei la fiecare cinci minute nu face ca o persoană să fie un angajat productiv, ci și pentru că e-mailul nu este cel mai eficient instrument de colaborare. Mail-urile interminabile sunt frustrante și greu de clarificat, iar atașamentele sunt greu de cercetat, editat și gestionat. Imaginați-vă o situație când primiți un document de la un client, dar doriți să lucrați la el cu un alt membru al echipei. Ați dori mai degrabă să descărcați un document Word tradițional de pe e-mail sau să aveți un link către același document Word din Cloud gata de a fi distribuit, editat, etichetat și comentat de alții? Cea din urmă situație este posibilă dacă creați un spațiu comun virtual al companiei.
4. Folosiți software-uri potrivite
Spațiile virtuale menționate mai sus, instrumentele software de colaborare all-in-one, software-urile de partajare a ecranului și software-urile de întâlniri video sunt esențiale pentru fiecare echipă de la distanță . Angajații și contractanții independenți trebuie să creeze și să editeze documente care sunt stocate în siguranță în Cloud, să le acceseze oricând și oriunde doresc, să le partajeze cu alții și să se asigure că sunt sincronizate pe fiecare dispozitiv pe care îl folosesc. Conform ”The Economist Intelligence Unit”, mobilitatea, performanța și gestionarea software-ului au un impact masiv asupra productivității în echipele tradiționale și distribuite.
5. Concentrați-vă pe rezultate
Este un mit că este mai dificil să urmărești și să controlezi rezultatele angajaților de la distanță. Totuși, nici partajarea unui birou fizic nu garantează productivitatea. Cel mai bun mod de a vedea dacă un angajat este performant este să vă concentrați pe rezultate, nu pe orele petrecute conectat sau pe disponibilitatea instantanee. Nu impuneți ore de lucru fixe atunci când acestea nu contează cu adevărat.
6. Faceți-vă așteptările clare și realiste
A crede că angajații pot citi mințile managerilor nu este realist. Cu toate acestea, comunicarea este de obicei mai ușoară la birou. Oamenii își pot interpreta limbajul corpului reciproc și pot oferi mai multe detalii. Într-un mediu distribuit, este mai ușor să ignorați sau să înțelegeți greșit o instrucțiune. De aceea, este crucial să scrieți și să vorbiți clar, în timp ce sunteți de acord cu sarcini și termene realiste.
Așteptările trebuie să poată fi măsurate, așadar stabiliți indicatori de performanță și termene clare . Angajații trebuie să știe care sunt sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească. Managerii trebuie să se asigure că sarcinile sunt precise și încadrate corect în timp. În caz contrar, fiecare proiect este în pericol.
7. Găsiți oamenii potriviți
A lucra de la distanță nu este pentru toată lumea și nu este nimic în neregulă cu acest lucru. Un stereotip obișnuit este acela că lucrul de acasă te poate distrage de la rezolvarea activităților. Dar un spațiu fizic de birou poate fi la fel de distractiv, mai ales dacă este un format open space. Stereotipurile au totuși o parte de adevăr. Lucrul de la distanță poate necesita o auto-disciplină care tinde să fie o provocare pentru unii dintre noi. Sarcina ta ca manager este să-i găsești pe cei care se bucură de munca la distanță și pe cei care înțeleg importanța acesteia. A avea câțiva ani de experiență ca freelancer sau angajat la birou de acasă este cu siguranță un semn bun atunci când aveți în vedere pe cine să angajați.
8. Acordați o atenție suplimentară consolidării echipei la distanță
Atunci când noii angajați se simt bineveniți și au acces la toate instrumentele și informațiile de care au nevoie, sunt mai implicați și mai eficienți. Este mai ușor de spus decât de făcut, în special cu lucrătorii aflați la distanță care nu sunt înconjurați de colegii cu care pot mânca prânzul sau cu care pot vorbi cu regularitate. În cazul angajaților la distanță, consolidarea echipei este un lucru foarte important care necesită multă atenție. De asemenea, este o idee bună să alocați un mentor pentru a ajuta un nou angajat la distanță să își înceapă munca fără probleme.
9. Creați un sentiment real de echipă
Munca de la distanță te poate face să te simți singur. Chat-urile de birou și pauzele lungi de prânz pot să te distragă și pot fi neproductive, dar, în același timp, fac parte din viața socială. Este mai greu să simți spiritul de echipă atunci când lucrezi de acasă. Cel mai ușor lucru este să folosiți instrumentele de colaborare nu numai pentru a executa activitățile aferente serviciului, ci și pentru a vă distra.
Folosiți instrumente software de colaborare în echipă , cum ar fi Slack, unde angajații pot comunica liber despre hobby-urile lor, noutăți și alte lucruri care nu țin de sarcinile organizaționale.
10. Aveți încredere în echipa dvs., dar verificați din când în când
Pentru echipele la distanță, instrumentele de colaborare sunt utile în ceea ce privește verificarea îndeplinirii sarcinilor și conectarea permanentă cu echipa. Nu este vorba despre micromanagement și lipsă de încredere, ci despre capacitatea de a reacționa dacă cineva nu se descurcă sau are nevoie de ajutor.
11. Puneți-vă de acord asupra respectării orelor de lucru
Când lucrezi de acasă 100% din timp, este mai greu să realizezi un echilibru muncă-viață. Când se termină munca și când începe din nou?
Nu toată lumea are luxul unui birou de acasă, iar majoritatea angajaților de la distanță au același laptop pentru muncă și uz personal. Astfel se îngreunează deconectarea la finalizarea sarcinilor de lucru. De aceea, este atât de important să stabiliți intervalele de lucru. Dacă munca necesită prezența seara sau la sfârșit de săptămână, fiți clar de la început cu acest lucru și oferiți timp la schimb.
Concluzii
Gestionarea unei echipe la distanță poate fi mai grea decât un rol de management tradițional, dar beneficiile depășesc adesea provocările. Din punct de vedere al angajatorului, echipele la distanță permit reducerea costurilor de birou. Din perspectiva angajatului, îi oferă flexibilitatea pe care o caută deseori.
În plus, este important de subliniat faptul că administrarea unei echipe (când dacă doar o persoană lucrează în afara biroului) necesită o stare de spirit diferită. Din fericire, folosind instrumentele potrivite și ținând cont de sfaturile menționate mai sus, este posibil să avem o echipă distribuită de succes.
In aceste zile, dacă gestionați una sau mai multe echipe la distanță, sunteți doar unul dintre noi…😊 Sondajele anterioare arătau că peste 83% dintre manageri intenționează să crească utilizarea muncii de acasă, a consultanților sau a angajaților intermitenți în următorii trei ani. Doar că ”timpul nu mai avea răbdare” (precum spunea Marin Preda), iar în acest moment toți ne găsim în situația de a gestiona echipe la distanță.
Gestionarea echipelor la distanță poate fi o provocare deoarece trebuie să creați / mențineți cultura organizațională la distanță.
Iată 10 strategii pentru a construi cu succes o echipă la distanță care pot fi implementate imediat:
1. Definiți sisteme de lucru.
Oameni diferiți au modalități diferite de a îndeplini sarcini. Stabilirea standardelor poate scurta timpul necesar pentru a obține rezultatul dorit. Prin stabilirea standardelor și definirea sistemelor de lucru repetabile, echipa are în general mai puține întrebări și știe în cât timp ar trebui să rezolve anumite sarcini. Aceste sisteme de lucru trebuie să fie atât standardizate pentru a permite eficiență maximă, cât și adaptate pentru a permite libertatea necesară pentru a finaliza sarcina la cel mai bun nivel al abilității cuiva.
2. Stabiliți mai multe instrumente de comunicare.
Avantajele utilizării mai multor instrumente de comunicare sunt următoarele. În primul rând, echipa ta are o modalitate de a comunica imediat ceva ce este urgent către persoana potrivită. În al doilea rând, unifică procesele, cum ar fi ce să folosească pentru apeluri tip conferință, redări de ecran și așa mai departe. Este clar că utilizarea acelorași instrumente contribuie la crearea unui sentiment de apartenență și conectare.
3. Programați întâlniri periodice.
Programarea întâlnirilor curente în același interval orar, în aceeași zi din săptămână, contribuie la crearea unei rutine. Rutinele oferă echipei un sentiment de liniște, de familiaritate și predictibilitate. Acest lucru permite membrilor echipei să se simtă în largul lor și reduce stresul. Apelurile video sunt una dintre cele mai bune metode de a maximiza eficiența întălnirilor, deoarece recreează rutina de birou, astfel reducând senzația de înstrăinare a echipelor de la distanță.
4. Stabiliți rezultate clare și detaliate.
În perioadele de normalitate și cu echipe colocate, cu bucle de comunicare și feedback imediat, obiectivele pot fi setate mai general și recalibrate ulterior, Unii manageri evită să dea instrucțiuni cu prea multe detalii, tocmai pentru a evita micro-managementul.
Însă pentru echipele la distanță este mai bine să oferim descrieri mai detaliate ale sarcinilor, cu exemple despre cum ar trebui să arate rezultatul final. Oferim membrilor echipei libertatea de a executa sarcinile cum consideră, dar nu cu puține instrucțiuni care pot fi surse de potențiale neînțelegeri.
5. Asigurați-vă că orele de lucru se suprapun.
Aflați alte constrângeri ale membrilor echipei (activități part time, familie) și identificați cel puțin trei-patru ore pe zi în care cea mai mare parte a echipei este online în același timp. Chiar dacă este puțin probabil ca unii dintre membrii echipei să aibă nevoie unul de celălalt pentru a-și finaliza sarcinile, fiind online, în același timp, se îmbunătățește dinamica echipei și este cea mai rapidă soluție de rezolvare a problemelor care apar.
6. Creați un mediu de lucru profesional.
Ținuta profesională și un mediu de lucru fără elemente de distragere fac parte din orice cultură organizațională. În plus, stabilirea standardelor profesionale contribuie la eficiență și oferă oamenilor o gândire potrivită și pozitivă.
7. Alegeți modalitatea de comunicare: apeluri (audio și video), chat și e-mail-uri.
Dacă Skype-ul și e-mail-ul sunt disponibile și la îndemâna tuturor, este tentant să discutați prin mesaje text sau să trimiteți un e-mail ori de câte ori există ceva de discutat. Dar în acest fel pot apărea cu ușurință neînțelegeri și întârzieri. Cu echipele virtuale, apelurile video sau cel puțin apelurile obișnuite sunt mai mult decât o modalitate de a evita neînțelegerile. Conectează-te cu membrii echipei la un nivel cât mai personal.
8. Adaptați-vă oamenilor cu care lucrați.
Nu toată lumea se poate adapta ușor la munca de la distanță și nu toată lumea este la fel de potrivită acestui mod de lucru. Evaluați cât de bine se încadrează oamenii in echipă și identificați modalitatea optimă de lucru.
9. Stabiliți un sistem de meritocrație.
Meritocrația – sau procesul de recompensare și recunoaștere a oamenilor pe baza abilităților lor – îi stimulează pe oameni să muncească mai mult și mai bine. Asigurați-vă că o să configurați sisteme de recompense pentru a vă menține echipa motivată și pentru a identifica mai bine membrii echipei care pot prelua mai multe responsabilități.
10. Folosiți instrumente de gestionare a proiectelor.
Instrumentele de gestionare a proiectelor pot fi ideale pentru a urmări termenele. De asemenea, trimiteți alerte și reminder-e pentru termene și realizați o prezentare rapidă zilnică, săptămânală sau lunară a ceea ce trebuie făcut, de către cine și când. Instrumentele de partajare fișiere și aplicațiile de time management sunt de mare ajutor.
Zona de Stabilitate a lui Toffler
Cum să-ți găsești pacea în mijlocul haosului
Care este „Zona ta de Stabilitate”?
De câte ori ai avut una din „acele zilele”?
Ai simțit vreodată că toată viața ta se schimbă peste noapte? Apar idei noi la locul de muncă, proceduri noi de învățat, colegi noi de cunoscut sau o nouă locație cu care trebuie să te obișnuiești, iar lista nu se oprește aici!
La sfârșitul acestor zile abia aștepți să ajungi acasă! Intri pe ușă și lași tot stresul afară, ești înconjurat de apropiații tăi, de tot confortul oferit de lucrurile tale preferate. Acasă este locul tău sigur, iar când ești acolo tot stresul locului de muncă dispare.
Provocările cauzate de schimbare sunt comune. De fiecare dată când ne uităm în jur observăm cum tehnologia se schimbă, iar mulți oameni se simt presați să țină pasul cu lumea înconjurătoare, chiar dacă ritmul este mai alert decât sunt ei obișnuiți. Tu îți iei telefonul cu tine peste tot, chiar și în vacanță? În loc să te relaxezi seara îți folosești laptop-ul pentru a fi la curent cu tot ce se întâmplă?
Dacă și tu faci aceleași lucruri se poate să te simți copleșit, fără putere și suprasolicitat. Vestea bună este că îți poți crea propria ta „Zonă de Stabilitate” care să te ajute să faci față schimbărilor din viața ta. Locurile familiare, cum sunt propria casă sau cafeneaua favorită, pot deveni locuri necesare care să-ți lăse mintea și corpul să se reîncarce.
Alvin Toffler a prezentat pentru prima dată conceptul de „Zonă de Stabilitate” personală în cartea sa din anul 1970: „Future Shock”. Chiar dacă teoria nu a fost niciodată acceptată la nivel academic, este în continuare de interes și relevantă în relație cu societatea în care trăim.
Zona de Stabilitate a lui Toffler
Conceptul lui Toffler este relativ simplu, acesta definește Zonele de Stabilitate ca fiind locuri sau lucruri care vă fac să vă simțiți în siguranță și creează o atmosferă relaxantă.
În fapt, acestea nu se limitează doar la locuri specifice, ci pot fi:
- Persoane care creează o atmosferă relaxantă și de siguranță, ascultându-vă fără a vă critica, fapt pentru care simțiți că nu este nevoie să disimulați în preajma lor;
- Idei care oferă stabilitate emoțională; pot fi de natură religioasă, politică ori valori adânc înrădăcinate în conștiința dumneavoastră (ex.: protecția mediului);
- Locuri care creează un sentiment de siguranță, ca locuința personală (cel mai frecvent), o cafenea etc. (locurile sunt cele mai des întâlnite zone de stabilitate);
- Obiecte preferate, în preajma cărora vă simțiți relaxat și în siguranță;
- Organizații sau grupuri în care vă simțiți binevenit; de exemplu: un club favorit, un grup profesional sau chiar propria companie.
Ca angajator sau lider, este necesar să înțelegeți importanța Zonelor de Stabilitate pentru angajați și să vă încurajați echipa să le valorifice cât mai des. Această abordare este utilă și în gestionarea stresului specific activității curente, dar mai ales atunci când compania trece prin perioade de tranziție cu impact major, precum o fuziune.
Dacă lucrezi într-un mediu unde nu ai un loc al tău, stabil, s-ar putea să-ți fie greu să ai un loc pe post de Zonă de Stabilitate la locul de muncă. În această situație ai putea avea mereu cu tine obiecte care creează aceste zone, cum sunt fotografiile, sau ai putea să te bazezi pe lucruri mai puțin materiale, cum sunt oamenii sau ideile, care te pot ajuta să accepți schimbările.
Identificarea Zonelor tale de Stabilitate
Pentru a determina Zonele de Stabilitate personale este important să identificați două sau trei opțiuni pentru fiecare dintre cele cinci categorii de mai sus. Ulterior, selectați acea opțiune care oferă cele mai satisfăcătoare răspunsuri la întrebările de mai jos:
- Cât de stabile sunt? (spre exemplu persoana de stabilitate va fi întotdeauna alături de dumneavoastră?; cafeneaua preferată va exista pe termen lung?) Este important să alegeți persoane, locuri și obiecte care nu se vor schimba în același ritm cu restul lumii, pentru a vă asigura stabilitatea. Alegeți opțiunea optimă ținând cont de criteriile: consecvență, fiabilitate și confort.
- În ce măsură le puteți controla? Puteți implementa schimbări când doriți?
- Petreceți suficient de mult timp pentru a alimenta aceste zone de stabilitate? Va fi necesar să investiți timp în dezvoltarea și menținerea Zonelor de Stabilitate, în special când este vorba de persoane. Dacă nu dispuneți de timpul sau dorința de a investi în aceste relații, locații sau obiecte, este posibil să descoperiți că, în timp, acestea nu mai sunt atât de reconfortante precum erau inițial.
- Zonele de Stabilitate se vor menține constante și stabile în timp? Unicul element de care puteți fi sigur vreodată este schimbarea. Deși vă doriți elemente stabile în viața dumneavoastră, care să nu se modifice rapid, veți descoperi în timp că lucrurile se schimbă. Zonele de Stabilitate alese sunt capabile să treacă testul timpului?
Crearea de Zone de Stabilitate pentru echipă
Următorul pas – Crearea Zonelor de Stabilitate pentru echipa dumneavoastră este importantă în special în perioadele de schimbare. Pentru a face posibil acest lucru este important să aveți în vedere următoarele aspecte:
- Asigurați-vă că membrii echipei dumneavoastră își respectă pauzele de prânz;
- Încurajați membrii echipei să nu lucreze peste noapte și în weekend;
- Aveți în vedere furnizarea de seminarii de gândire pozitivă, leadership sau delegare;
- Luați în considerare oferirea de stimulente pentru ca membrii echipei să participe la exerciții fizice.
Puncte cheie:
Mediul social și cel de afaceri sunt foarte dinamice. Gestionarea acestor schimbări este o sursă semnificativă de stres și vă poate face să va simțiți copleșit. De aceea, având la dispoziție zone familiare și sigure veți putea gestiona mai ușor situațiile stresante. Zonele de Stabilitate vă pot oferi un sentiment de siguranță și vă pot proteja din punct de vedere psihologic împotriva impactului schimbărilor din jur.
În orice tip de activitate profesională, poate fi important pentru angajați să dispună de Zone de Stabilitate. Dacă sunteți responsabil pentru o echipă și aceasta se află în dificultate din punct de vedere al acceptării schimbării, atunci puteți informa membrii echipei în privinta zonelor de stabilitate și îi puteți susține în identificarea modalităților de a le valorifica în momente dificile. Făcând acest lucru, angajații își pot reînnoi energia cognitivă și vor putea face față mai ușor stresului generat de schimbare.
Adaptare după Toffler’s Stability Zones, https://www.mindtools.com
- Să adopți o metodologie de management de proiect și s-o aplici consecvent.
- Să implementezi o filozofie care impulsionează firma către maturitate în managementul de
proiect și s-o comunici tuturor. - Să-ți asumi datoria de a elabora planuri eficiente la debutul oricărui proiect.
- Să minimizezi schimbările aduse proiectului prin asumarea unor obiective realiste.
- Să înțelegi că managementul costurilor și cel al programării activităților sunt inseparabile.
- Să alegi persoana potrivită ca manager de proiect.
- Să le comunici factorilor de decizie informații elaborate pentru sponsor, nu informații de management de proiect.
- Să întăresti implicarea și sprijinul managerilor de linie.
- Să te concentrezi mai degrabă pe obiective decât pe resurse.
- Să cultivi comunicarea eficace, cooperarea și încrederea, pentru rapida maturizare a managementului de proiect.
- Să împarți meritul pentru succesul proiectului cu întreaga echipă de proiect și cu managerii de linie.
- Să elimini țedințele neproductive.
- Să te concentrezi pe identificarea și rezolvarea problemelor, repede și în condiții de eficacitate de cost.
- Să evaluezi periodic progresele realizate.
- Să folosesti softurile de management de proiect ca pe un instrument, nu ca pe un substitut al unei bune planificări sau al aptitudinilor interpersonale.
- Să institui un program de instruire deschis tuturor angajaților, cu actualizări periodice pe baza lecțiilor învățate și documentate.
Ce este Kanban-ul?
Metoda Kanban, așa cum a fost definită de David J. Anderson, este o metodă de schimbare incrementală, evoluționară a proceselor și sistemelor organizaționale.
Pe scurt Kanban-ul este:
- O modalitate de organizare a haosului, care însoțește activitatea multiplelor echipe de implementare, prin conștientizarea nevoii de prioritizare și de aliniere a eforturilor.
- O modalitate de descoperire a problemelor legate de procese și fluxuri de lucru, care permite rezolvarea acestora și livrarea de mai multă consistență pentru clienți si cumpărători.
Metoda Kanban atinge aceste obiective prin introducerea constrângerilor în sistem pentru optimizarea fluxurilor de valoare. Fluxul este în centrul atenției.
Este necesar să ne amintim că ne concentrăm pe fluxul de VALOARE! Dacă avem fluxuri performante, dar ceea ce se livrează nu este aducătoare de valoare, atunci toată activitatea a fost zadarnică.
Dacă nu putem identifica în mod consistent fluxul de valoare, atunci activitatea nu se desfășoară optim. Suplimentar, prin concentrarea pe flux, accentul va fi pus pe valoarea adusă prin finalizare, nu prin inițiere.
Să trecem de la inițierea cu orice preț, la finalizarea cu orice preț!
Pare de bun simț! Insistăm pe asocierea de valoare lucrurilor pe care le începem. Kanban ne reamintește că doar finalizarea aduce valoarea așteptată.
Kanban are 9 aspecte care trebuie cunoscute. Acestea sunt împărțite în 4 principii fundamentale (cum e nevoie să gândim) și 5 proprietăți fundamentale (ce e nevoie să facem)
Principii fundamentale
1) Începeți cu ceea ce știți
Metoda Kanban nu definește o anumită configurație sau o anumită procedură. Puteți suprapune proprietățile Kanban peste fluxul de lucru sau procesul existent pentru a reliefa problemele, astfel încât să puteți introduce schimbări pozitive în timp util. Faptul că nu este necesară implementarea de schimbări majore este un avantaj important asociat demarării unei implementări Kanban.
2) Agreați să urmați o abordare a schimbării incrementală și bazată pe evoluție
Metoda Kanban este o abordare a managementului schimbării gândită pentru minimizarea rezistenței la schimbare. Din acest considerent ea încurajează să dăm caracter de permanență micilor schimbări incrementale și evoluționare ale sistemului curent. Schimbările majore realizate într-un singur pas sunt descurajate deoarece, în general, se confruntă cu o rezistență crescută din cauza fricii sau a incertitudinii. Kanban poate fi numită și „metoda pașilor mici spre performanță!”
3) Respectați procesul curent, rolurile și responsabilitățile și titlurile
Metoda Kanban recunoaște că procesele, rolurile și responsabilitățile existente pot fi valoroase. Există elemente componente care funcționează bine și merită păstrate. Kanban-ul nu interzice schimbarea, dar nici nu o face obligatorie. Dacă faceți schimbări, atunci metoda Kanban recomandă să le faceți incremental. Schimbarea incrementală evită apariția fricii care împietează progresul, și în acest fel permite obținerea unui sprijin mai larg pentru implementarea Kanban. Corecțiile mici de direcție sunt în mod sigur mai ușor de realizat decât modificarea completă a unui proces.
Primele 3 principii au fost alese pentru a evita rezistența emoțională la schimbare – David J Anderson
4) Încurajați leadershipul la orice nivel.
Aceasta este cel mai nou principiu de bază al metodei Kanban! Este o abordare susținută de multe metodologii, iar metoda Kanban nu face excepție. Nu trebuie să fiți un conducător de echipă sau un manager pentru a fi lider. Unele dintre cele mai bune exemple de leadership provin din acțiuni de zi cu zi ale oamenilor de pe prima linie a echipelor respective. Toată lumea trebuie să încurajeze gândirea de îmbunătățire continuă (kaizen) pentru a vă atinge performanțele optime ca echipă / departament / companie. Aceasta nu poate fi doar responsabilitatea și activitatea managementului.
Caracteristici cheie
În cartea sa , Kanban – Schimbarea evoluționară de succes pentru organizațiile din domeniul tehnic, David Anderson identifică 5 caracteristici cheie care pot fi observate în implementările de succes ale metodei Kanban.
- Vizualizarea fluxului de lucru
Este necesar să înțelegem ce trebuie făcut de la cerere la finalizare. Obiectivul Kanban este de a face schimbări pozitive pentru a optimiza fluxul de lucru în cadrul sistemului. Doar după înțelegerea modului în care funcționează în prezent fluxul de lucru, puteți aspira să îl îmbunătățiți prin efectuarea ajustărilor corecte. Efectuarea de schimbări înainte de a înțelege fluxul de lucru înseamnă să puneți ”carul înaintea boilor” și vă poate determina să faceți alegeri care sunt, în cel mai bun caz, inutile și, în cel mai rău caz, dăunătoare.
Cel mai obișnuit mod de a vizualiza fluxul de lucru este să folosiți o reprezentare vizuală, cu coloane și carduri de activități. Fiecare coloană reprezintă un pas în fluxul de lucru.
De asemenea, recomandăm să extindeți acest pas și să vizualizați solicitările de activitate primite. Modurile în care se poate face acest lucru sunt la fel de variate ca și fluxurile de lucru.
Pentru activitatea tranzacțională, putem defini 4 categorii de servicii după costul asociat întârzierilor:
- Expediente – numai o solicitare este permisă la un moment dat.
- Cu dată fixă de livrare – se prioritizează în funcție de termen
- Cu termen de livrare standard – se aplica principiul ”primul venit, primul servit”
- Cu cost intangibil de întârziere – impactul este greu de evaluat, identitate de brand
Pentru activitățile de proiect, alte criterii, cum ar fi cele legate de piață, pot oferi mai multe informații atunci când se clasifică activitatea.
Categoriile de atribute legate de piață utilizate frecvent includ:
- Elemente de diferențiere – controlează alegerea clientului și profitului
- Elemente de aliniere – copiază un diferențiator al competiției
- Elemente de reducere de costuri – elemente care reduc costurile de producere, mentenanță sau service și care măresc marginea
- Elemente de menținere – atribute minimale necesare pentru menținerea în piată
Este important să înțelegem că nu există un flux de lucru ”corect” sau o modalitatea ”corectă” de categorisire a solicitărilor. Metoda Kanban nu prescrie un flux de lucru specific. Dacă alegem 5 persoane diferite, din 5 companii sau grupuri de companii, este foarte posibil ca ei să propună 5 fluxuri de lucru diferite. Și nu este nimic în neregulă cu această stare de lucruri.
2) Limitarea WIP (work in process – activități începute și neterminate)
Limitarea WIP implică existența unui sistem care să determine finalizarea activităților, ca parte a fluxului de lucru. Elementul critic al acestui sistem este faptul că în fiecare stadiu al fluxului de lucru pot staționa un număr limitat de componente, așadar pentru avansarea procesului este necesară trecerea la stadiul următor.
Aceste constrângeri de spațiu, vor reliefa ariile cu probleme și vor permite identificarea și rezolvarea problemelor. Limitarea WIP este elementul esential al metodei Kanban.
3) Managementul fluxului
Obiectivul primordial al unui sistem Kanban este să creeze o schimbare pozitivă. Înainte de a putea crea această schimbare este important să știți ce să schimbați. Veți descoperi acest lucru analizând modul în care valoarea se crează în sistem, analizând zonele cu probleme în care fluxul de valoare este blocat și definind, apoi implementând, schimbări. Apoi, repetați ciclul pentru a vedea ce efect au avut modificările asupra sistemului, deoarece trebuie să știți dacă modificările pe care le-ați făcut au avut un impact pozitiv sau negativ asupra lucrurilor pe care încercați să le schimbați. Și acest demers nu se finalizează niciodată. Dacă e să folosim un clișeu, este o călătorie. O afirmație des întâlnită este că atunci când rezolvați prima problemă, cea de a doua problemă este promovată.
Acesta este un excelent imbold pentru a căuta permanent să progresăm.
4) Faceți policile de proces explicite
După cum am spus și în secțiunea „Vizualizarea fluxului de lucru” de mai sus, nu puteți îmbunătăți ceva ce nu înțelegeți. Procesul trebuie definit, publicat și comunicat – explicit și succint. Fără o înțelegere explicită a modului în care lucrurile funcționează și a modului de lucru, orice discuție despre probleme are tendința de a fi emoțională, anecdotică și subiectivă (AKA o ”reacție pe genunchi”). Când toată lumea înțelege cu adevărat ce faceți și care sunt obiectivele, atunci puteți începe să luați decizii cu privire la schimbări care vă vor muta într-o direcție pozitivă. Alegerile vor fi o discuție mai rațională, empirică, mai obiectivă a problemelor. Acest lucru este mai probabil să faciliteze consensul cu privire la sugestiile de îmbunătățire.
Un exemplu de politică pe care o puteți face explicită este o definiție făcută. De fapt, puteți avea o definiție de făcut pentru fiecare pas din fluxul de lucru, ceea ce înseamnă că înainte ca un articol să poată fi gata să avanseze pe flux, trebuie să îndeplinească anumite criterii.
5) Imbunătățiți prin colaborare (folosind modele și metode științifice)
După cum s-a discutat, metoda Kanban încurajează mici schimbări continue, incrementale și evolutive care se completează între ele. Este posibil să auziți cuvântul Kaizen când citiți despre Kanban. Kaizen este un cuvânt care, în general, înseamnă o îmbunătățire continuă. Kaizen este o parte cheie a utilizării eficiente a Kanban.
Dacă nu îmbunătățiți continuu, dar faceți toate celelalte părți ale metodei Kanban, vă lipsește fundamentul. Este ca și când „a face” Agilitate, fără a fi agil.
Atunci când echipele au o înțelegere împărtășită a teoriilor despre activitate, flux de lucru, proces și riscuri, acestea sunt mai pregătite să poată construi o înțelegere comună a unei probleme și să sugereze acțiuni de îmbunătățire care pot fi convenite prin consens.
Metoda Kanban recomandă o abordare științifică pentru a implementa continuu, incremental și evolutiv schimbarea.
Addendum
Indiferent de modelele utilizate, aveți nevoie de bucle de feedback organizate în mod regulat.
Considerăm că aceasta ar putea fi cea de-a șasea caracteristică cheie a metodei Kanban. Incluse sau nu în metodă, buclele de feedback sunt cruciale pentru succes. Acest feedback nu se limitează la răspunsurile oamenilor. Acesta poate include analiza metricilor, obținerea de suport din partea echipei, recenzii ale clienților etc. Feedback-ul este orice lucru care vă oferă informații despre modul în care funcționează procesul vostru. Vom merge până la a spune că, dacă nu aveți feedback, nu încercați să îmbunătățiți. Aruncați ceva spre perete pentru a vedea dacă lipește.